• 更新日 : 2024年1月23日

Chatwork(チャットワーク)の使い方10選!ビジネスへの便利な活用方法

Chatwork(チャットワーク)の使い方10選!ビジネスへの便利な活用方法

Chatwork(チャットワーク)とは、スマートフォン(iPhone、Android)やパソコンから手軽にチャットでコミュニケーションを図れるサービスです。今回は、チャットワークの使い方を10パターン紹介します。また、チャットワークを社内で使う便利な機能や、情報共有セキュリティ面についても解説するのでお役立てください。

Chatwork(チャットワーク)とは?

Chatwork(チャットワーク)は、社内外問わずにグループチャットでコミュニケーションを図れるクラウド型のビジネスチャットツールです。スマートフォンやパソコンなどのあらゆるデバイスで利用できます。Chatworkは、東京に本社のあるChatwork株式会社が提供するサービスです。スタンプを使ってコミュニケーションを図るLINEのようなグループチャットではなく、ビジネス目的で使う機能が搭載されています。

チャット画面では、新しいグループチャットへの招待を受けたり、招待したりして手軽にグループチャットが始められます。複数のビジネス案件を抱えているビジネスパーソンに役立つチャットツールといえるでしょう。

Chatwork(チャットワーク)のメリット

ビジネスチャットのChatworkの特徴は、簡単な操作で使いやすい点です。その特徴も含めたメリットとなる部分を紹介しましょう。

無料プランから始められる

Chatworkの便利な面は、気軽に無料プランから始められることです。無料のフリープランは、利用期間の制限はありません。そのため、無料のままでも使い続けられます。

ただし、無料プランの場合は、直近40日以前の投稿を閲覧できなくなる制限があります。無料プランのままだと過去のチャットをチェックできないため、有料プランへの移行が必要です。

また、無料プランは、40日以内でも投稿が最新で5,000件以上だと、閲覧制限がかかります。閲覧制限の解除には、有料プランへの移行が必要です。有料プランに移行しても、30日間は無料トライアルが利用できます。

簡単に情報共有できる

Chatworkを使うと、簡単に社内で情報共有ができます。ビジネスで大事な情報共有として、担当業務の「報・連・相」が挙げられますが、メールで報告する際に、宛先や件名、ファイルの添付などに手間がかかるでしょう。Chatwork上で報告すれば、グループからメッセージの相手を指定し、本題だけの内容で送信すれば効率的にコミュニケーションが図れます。

また、Chatworkは仕事上で使うExcelやPDFファイルなどの添付もクリックするだけで送信できるので、効率的な情報共有が期待できるチャットツールといえるでしょう。

使いやすい

Chatwork利用の対象者は、ITリテラシーの高いビジネスパーソンではなく、非IT系企業のビジネスパーソンもいます。そのため、チャット画面は、シンプルなデザインになっており、チャットだけであれば、LINEとさほど変わらない操作でやり取りができるでしょう。

メールを使ったコミュニケーションと比べれば、工数を少なくできる分、使いやすいのではないでしょうか。

スマホやタブレットなどパソコン以外で利用できる

Chatworkは、スマートフォン(iPhone、Android)やタブレットなどのパソコン以外でもアプリをインストールすれば同期した状態で利用できます。デバイスに依存することなく、利用できるクラウド型ビジネスチャットツールです。

連携できるアプリが豊富

Chatworkは、連携できる外部アプリが豊富にあります。連携できるアプリは次の通りです。

など、これらの外部アプリで新たな変更があったときに、Chatworkで通知を受け取れます。また、外部クラウドストレージサービスとの連携では、アプリの切り替えをせずChatwork上からのアクセスが可能です。

セキュリティ水準が高い

Chatworkのセキュリティ水準は、大規模な組織を想定した高さが期待できます。セキュリティ対策として運用体制に導入している取り組みは次の通りです。

  • 組織の情報資産に関わるリスクを適切管理する国際規格ISO27001(ISMS)認証
  • クラウドサービスのセキュリティ対策実施を証明する国際規格ISO27017認証
  • プライバシー保護の要求事項とガイドラインを規定する国際規格ISO27701認証

参照元:Chatwork「セキュリティ」

Chatworkは、操作がシンプルで使いやすいだけに、大企業や官公庁が導入するレベルの高いセキュリティ基準で利用できます。

Chatwork(チャットワーク)の使い方10選

Chatworkは、さまざまな場面で役立つビジネスチャットツールです。ここでは、基本的な使い方や便利な使い方などを解説します。Chatworkに搭載された機能により、トラブル防止に役立つ具体例などを交えて紹介しましょう。

社外の顧客と速やかな情報共有

社外の顧客とやり取りする方法は、メールや電話だと労力や時間を要します。メールで社外の顧客と情報共有する場合は、対応漏れで情報を二重送信することも考えられるでしょう。また、複数のメールに埋もれてコミュニケーションが遅くなったり、電話による情報共有で社員の工数が増えたりすることもあるので、非効率な対応になります。

Chatworkは、社外の顧客と速やかな情報共有を実現します。速やかな情報共有ができるよう、外部アプリとの連携によって、あらゆる情報をチャットに通知が可能です。また、必要に応じて電話対応を内製ではなく、電話代行サービスに切り替えることで、Chatworkとの連携もできます。このように外部サービスとの連携で速やかなコミュニケーションが期待できるでしょう。

グループチャット:チーム内の進捗報告や情報共有

Chatworkのグループチャット機能は、チーム内の進捗報告や情報共有を効率化し、複数人のユーザーを任意に招待するグループチャットの作成が可能です。また、作成したグループには、制限なくユーザーを追加できます。

グループチャットでは、チームごとに作成する場合に具体的なチャット名が設定できます。また、チーム参加者はアイコンを設定することで「誰からのメッセージか」も判断しやすくなるでしょう。メッセージは、「To」や「Re」などのフラグが入るため、送信と返信を素早く判別できます。スクロールするだけで時系列にチェックできる点も効率的な要素です。

ビデオ/音声通話でWeb会議

Chatworkでは、ビデオ通話や音声通話を活用してWeb会議が開催できます。Chatworkのビデオ通話や音声通話は、Chatwork Liveを活用します。Chatwork Liveでできることは、次の通りです。

  • 通話相手と画面の共有が可能
  • 音声のミュートやビデオのオフを自由に切り替えられる

Chatwork Liveは、マイチャット以外のグループチャットかダイレクトチャットにあるメッセージ作成フォーム上部の「ビデオ」ボタンを選択すると始められます。

また、Chatwork Liveは、無料プランでも利用可能です。無料プランによるビデオ通話は、1対1で最大2名という制限がかかります。有料プラン(ビジネスプラン、エンタープライズプラン)に移行すれば、最大14名までのWeb会議の開催が可能です。

タスク管理:タスクの進捗や期限を確認

Chatworkでは、グループチャットのメンバーごとにタスクを割り当てられます。タスクは、グループチャットごとに作成でき、タスク管理ページで確認や差し戻し(未完了)が可能です。例えば、チーム(グループチャット)に参加する各メンバーにタスクを割り当てた場合、次の機能が使えます。

  • タスクの追加:タスク内容・タスク担当者、締め切り日時の指定
  • タスク管理ページ:未完了タスクと完了タスクの把握
  • タスク管理ページ:完了から未完了に変更
  • タスク管理ページ:未完了から完了に変更

タスクの状態を未完了から完了に変更した場合は、時系列表示の最新のアクションとして扱われます。

Gmailに届いた重要なメールをChatworkに通知

外部アプリとの連携が特徴となるChatworkは、Gmailとの連携が可能です。Gmailとの連携では、次の使い方ができます。

  • Gmailに新規メールが届くたびに自動で通知される
  • Gmailに添付メールが届いたときだけ自動で通知される
  • 指定した宛先やラベル、キーワードを含むメールのみ自動で通知される

Chatworkに確認が必要なメールだけを通知できれば、Gmailを毎回開いて確認する必要がありません。Gmailと連携することで、不要なメールチェック業務を効率良く行えます。

Googleカレンダーの予定をリマインド

チームでイベントを企画している場合は、Chatwork上のGoogleカレンダーの連携が効果的です。Googleカレンダーとの連携では、グループチャットのメンバーに設定したスケジュールの予定開始前からリマインド通知を届けられます。

リマインドを使った通知は、予定前だけではなく、予定時刻や予定終了時、新規のイベント予定が追加された場合などで活用できます。Googleカレンダーとの連携は、予定したイベント参加者へのリマインド作業を自動化するため、イベント開催者の負担軽減になるでしょう。

会計ソフトとの連携で申請承認がスムーズ

これまでの会計ソフトの多くは、組織のメンバーから経費精算の承認申請などが届き、担当者は定期的に経理業務の確認で会計ソフトを開かなければなりません。

一方、Chatworkは、会計ソフトとの連携が可能であり、連携すると会計ソフト上で発生するアクションごとにChatworkへの通知が設定できます。なお、会計ソフトからの通知を受けるときは、次の通りです。

  • 各申請でチャットメンバーが承認者として割り当てられたとき
  • チャットメンバーの申請が承認されたとき
  • 申請内容にコメントが付与されたとき

クラウド型の会計ソフトには、自動入力機能を持ったサービスがあります。ビジネスチャット上で自動通知機能が実現できれば、さらなる効率化を期待できます。

受付システムとの連携で受付業務の自動化→来訪の通知

受付システムは、コロナ禍の「三密」回避を背景に普及したサービスです。受付サービスの活用は、応対業務の効率化やコスト削減につながります。Chatworkでは、受付システムとの連携でさらなる受付業務の自動化を実現します。

受付業務の自動化とは、受付システムから来訪者の通知を自動で受け取ることです。自動通知機能の活用は、来訪者の記録をChatwork上にも時系列で残せます。Chatworkでリアルタイムな確認ができれば、関係者への取り次ぎも速やかに進められるでしょう。

プロジェクト管理システムとの連携で迅速な状況を把握

Chatworkは、プロジェクト管理システムとの連携が可能です。連携することにより、Chatwork上で次の通知を受け取れます。

  • プロジェクトの課題に変更があったとき(作成、更新、削除など)
  • コメントが追加されたとき
  • コメントにお知らせを追加したとき

複数のプロジェクトがある組織では、プロジェクトごとにChatworkの通知先を設定できるため、特定のチームに絞った活用ができます。

スマホやタブレットで外出先からも対応

Chatworkは、スマートフォンやタブレットにアプリをインストールすれば、外出先でも利用できます。

例えば、出先でスマートフォンやタブレットのChatworkアプリにメッセージアラートが届く場合もあります。メッセージの内容によっては、早急に返答が必要な場合もあるので、手持ちのスマートフォンやタブレットでも何らかの対応が必要です。

Chatworkは、外出先でスマートフォンから操作したチャット内容がほぼ同じタイミングでパソコンのChatworkにも反映されます。そのため、チャットの確認やメッセージの送信などは、使う場所を選ばない対応が可能です。

Chatwork(チャットワーク)の料金・プラン

Chatworkの料金プランは、無料で利用できるフリープランと有料のビジネスプラン、エンタープライズプランがあります。プラン内容の違いは、次の通りです。

プラン名フリープランビジネスプランエンタープライズプラン
月間契約の月額料金
※1ユーザー単位
0円840円(税抜)1,440円(税抜)
年間契約の月額料金
※1ユーザー単位
0円700円(税抜)1,200円(税抜)
ユーザー数の上限100人なしなし
※最小ユーザー数5人以上
コンタクト数の上限なしなしなし
ストレージ利用量5GB/1組織まで10GB/1ユーザーまで10GB/1ユーザーまで
チャット参加数制限なしなしなし
複数名参加のグループチャット機能ありありあり
1対1ダイレクトチャット機能ありありあり
マイチャット利用ありありあり
メッセージ閲覧制限直近40日以内の投稿が最新5,000件まで閲覧可能なしなし
メッセージ保存制限なしなしなし
メッセージの検索表示可能件数最大200件まで最大200件まで
※検索オプションあり
最大200件まで
※検索オプションあり
メッセージのブックマークありありあり
タスクの追加と完了ありありあり
タスク担当者設定ありありあり
ファイル管理(共有・保存・表示)ありありあり
ファイル保存容量の追加なし追加オプション
※別途参照
追加オプション
※別途参照
ビデオ通話と音声通話1対1最大14人まで可能最大14人まで可能
画面の共有ありありあり
ユーザー管理制限範囲内ありありあり
チーム管理ありありあり
チャットログのエクスポートなしなしあり
2段階認証アプリ認証アプリ認証またはSMS認証アプリ認証またはSMS認証
社外のユーザー制限なしなしあり
モバイル端末制限なしなしあり
ファイル送信の禁止なしなしあり
シングルサインオンなしなしあり
IPアドレスによる制限なしなしあり
専用URL接続なしなしあり
広告表示表示非表示非表示
メールサポートなしありあり
チャットサポートなしなし管理者のみ対応
サービス品質保証なしなしあり
外部サービスとのAPI連携ありありあり
トライアル(無料)期間なし1カ月1カ月

参照元:プラン・料金|Chatwork

※別途参照

ビジネスプラン以上でストレージ容量を追加する場合は、次のオプションが申し込めます。

容量月額契約料金年間契約料金
ストレージ100100GB2,000円(税抜)20,000円(税抜)
ストレージ200200GB4,000円(税抜)40,000円(税抜)
ストレージ400400GB6,000円(税抜)60,000円(税抜)
ストレージ10001000GB10,000円(税抜)100,000円(税抜)

参照元:Chatwork(チャットワーク)でストレージ容量の管理方法と容量を追加する方法|Chatwork

Chatworkは無料で試してから導入を判断しよう

Chatworkは、単なるチャットツールではありません。ビジネスに必要な要素を取り入れたクラウド型ビジネスチャットツールです。チャットでやり取りをしながら、タスク管理も可能です。グループチャットは、チーム全体のチャットから少人数のチャットなどを複数作成できます。

また、Chatworkは無料プランで使い続けることも可能です。新規登録をしても使い始めるのに面倒な設定がないという観点でも使いやすいチャットツールといえるでしょう。


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