• 更新日 : 2024年7月3日

Boxの使い方！クラウドストレージでのファイル共有方法や便利な使い方

Boxとは、ファイルやフォルダをクラウド上にアップロードし、保存・共有を行えるサービスです。iOSアプリもリリースされているので、iPhoneやiPadからの利用も可能です。無料で使える機能を活用すれば、業務の効率化も期待できます。本記事では、Boxの概要や基本的な使い方、活用方法などを詳しく紹介します。

クラウドストレージ Boxとは？

ここでは、クラウドストレージBoxの概要を以下の3つに分けて紹介していきます。

クラウドストレージBoxについて詳しく知りたい方は、ぜひ参考にしてみてください。

クラウドストレージ（オンラインストレージ）とは

クラウドストレージとは、オンラインでファイルを共有できるサービスのことです。

ドキュメントファイルや画像、動画などのデータをアップロードでき、クラウド上で保存・共有が可能です。

インターネットに接続していれば、端末や接続元にかかわらずどこからでもアクセスできるので、リモートワーク中のデータ管理・共有にも適しています。

クラウドストレージを利用し定期的にアップロードすれば、パソコンの故障をはじめとしたデータの紛失も防げます。

Boxの特徴

クラウドストレージであるBoxとは、世界で使われているファイルアップロードや共有サービスです。

文書ファイルだけでなく写真や動画、スライド、PDFなどさまざまなデータのアップロードが可能です。

アクセス権限はユーザー単位で設定できるため、セキュリティ面の心配もありません。

Microsoft Office 365やOkta、Google Workspaceなど、さまざまなアプリと連携しているので、業務の効率化も期待できます。

このような理由から、セキュリティ面に優れているファイルの保存・共有ができるサービスを探している方にピッタリです。

政府や大企業がBoxを導入している理由

クラウドストレージであるBoxは、政府や大企業でも利用されているサービスです。

大企業は融資や失業保険の申請などの重要な業務を効率化し、リモートアクセスができる環境を整えられます。

行政機関が利用する場合、事案申請の受付・処理や給付金の申請業務などが効率化でき、情報漏えいのリスクも抑えられます。

政府や大企業が安心して使えるほどの利便性とセキュリティの高さを誇っているので、安全に使えるサービスを探している方におすすめです。

Boxの特徴・メリット

Boxの特徴やメリットは以下のとおりです。

それぞれの特徴やメリットについて詳しく紹介していくので、利用を検討している方はぜひ参考にしてみてください。

10GBまで使える無料プラン

Boxは無料プランが用意されており、費用を払わずに10GBまで使えるので、料金を気にせずお試しでの利用が可能です。

無料のプランは、メールアドレスとパスワードを登録すれば、10GBの容量が使用できます。

無料プランでもファイルの保存や共有、アプリ連携が可能であり、セキュリティ面の心配をせずに利用できます。

ビジネスシーンでよく使われるOffice 365やGoogle Workspace、Slackをはじめ、1,500以上のアプリをBox内で使えるので、生産性の向上が可能です。

容量が無制限の有料プラン

有料プランを利用すると、ストレージ容量が無制限になったり、管理機能が増えたりします。

有料のBusinessプランには、以下のようなものが用意されています。

※2024年1月18日時点

※金額は税込み表記

Business以上のプランであれば、最大ユーザー数に上限はなく、Box内でアプリに保存されたファイルの操作ができるエンタープライズアプリの統合も可能です。

7段階までアクセス権を設定可能

Boxでは、ユーザーごとに7種類のアクセス権を設定できます。

7種類のアクセス権の違いについて、一例を表にまとめました。

このように、細かく権限を分けられ、権限のないファイルやフォルダは画面に表示されることがないため、セキュリティ面の心配をする必要もありません。

社員ごとにアクセス権限を変更し、セキュリティ対策を細かく行いたい方におすすめです。

セキュリティが高い

Boxはセキュリティが高いサービスであり、秘密情報をはじめとした重要なデータを保護し、経済的損害や法的問題などのリスクを軽減できます。

多要素認証（MFA）ツールが搭載されているため、ユーザーのアクセスを細かく設定でき、情報漏えいを防げます。

Boxでは、以下のようなセキュリティ対策が可能です。

これらの設定により、セキュリティが高い状態でサービスを利用できます。

スマホ・タブレットからのアクセス

Boxにはスマホやタブレット用のアプリが用意されており、管理者は端末ごとにアクセス制御の設定ができます。

アプリからの設定を行えば、スマホやタブレットからアクセスする際の情報漏えいのリスクを防げて、安全性を高められます。

管理者はユーザーやファイルごとにアクセスの可否を制御でき、誰がいつアクセスしているかの確認も可能です。

アプリでは、紛失・盗難時に安全なリモートログアウトや2段階認証の設定も可能なので、セキュリティが高いファイル共有・管理サービスを探している方にピッタリです。

1,500を超えるアプリとの連携

Boxは1,500以上の業務アプリとの連携が可能であり、業務効率化が期待できます。

Boxで連携できるアプリの例は以下のとおりです。

コンテンツの履歴追跡やバージョン管理もできるため、使用中のアプリと連携できるサービスを探している方におすすめです。

Boxの使い方（基本編）

Boxの基本的な使い方を以下に分けて紹介します。

それぞれ詳しく紹介するので、ぜひ参考にしながら実践してみてください。

ファイル（フォルダ）の作成

Boxではファイルやフォルダの作成が可能です。

ファイルやフォルダの作成は以下の流れで行えます。

BoxではBox NoteやMicrosoft Officeファイル、Googleドキュメントなどのファイルが作成できます。

作成時には他のユーザー（コラボレータ）を招待でき、ファイルにアクセスできるようになります。

ただ、Boxアカウントを持っていない方の場合には、サインアップが求められ、企業ドメイン外の方はアクセスできません。

ファイル（フォルダ）のアップロード・ダウンロード

Boxでは、ファイルやフォルダの作成だけでなく、アップロード・ダウンロードも可能です。

ファイルやフォルダのアップロードは以下の流れで行えます。

上記の流れでファイルやフォルダのアップロードが行えます。

また、Boxに保存されているファイルやフォルダのダウンロード方法は以下のとおりです。

複数項目を選択すればZipファイルとしてまとめてダウンロードができます。

社内外へのファイル（フォルダ）共有

Boxでは、保存しているファイルやフォルダを社内外へ共有できます。

共有するためには、ファイルやフォルダの横にある「その他」をクリックし、「共有」を選択しましょう。

表示されたコンテンツマネージャーからファイルやフォルダの共有ができます。

コンテンツマネージャーでは、共有リンクやコラボレータの招待も可能であり、アクセス権の変更ができます。

ファイル（フォルダ）の削除

Boxに登録したファイルやフォルダは、Box上で削除することも可能です。

ファイルやフォルダの削除方法は以下のとおりです。

削除したファイルやフォルダは「ごみ箱」フォルダに表示され「元に戻す」を選択すると元に戻せます。

バージョン管理

Boxでは、一定の操作を行うごとにファイルのバージョンが更新されます。

具体的には、以下のような操作を行うと自動更新が行われます。

Enterpriseプランでは100世代まで、BusinessやBusiness Plusでは50世代までの保存や管理ができます。

メールの通知設定

Boxではファイルの共有や招待をされた際に、メールで通知する設定が行えます。

会社でメールフィルタを利用していて、メールの通知設定する際には、以下のメールアドレス・（サブ）ドメインを許可リストに登録しておく必要があります。

フォルダ固有のメールの通知設定もできるので、必要に応じてぜひ設定してみてください。

アクセス権限の管理

Boxでは、以下の7つのアクセス権限の管理が可能です。

アクセス権限ごとに、以下のような機能の利用を制限できます。

7つのアクセス権限ごとの違いは「7段階までアクセス権を設定可能」で解説しています。

Boxの便利な使い方

Boxの便利な使い方には、以下の5つがあります。

それぞれの使用方法について詳しく紹介するので、Boxを最大限に活用したい方はぜひ試してみてください。

Box Edit（ファイル編集）

Box Editとは、Boxで利用できるアドオン機能であり、保存されているファイルをデスクトップアプリで編集できる無料の機能です。

Boxに保存されていれば、さまざまなファイル形式でも直接編集できます。

Box Editを使用すると、ファイルのダウンロードやアップロードを繰り返す必要がなくなり、業務の手間を省けます。

Box Editの使い方は以下のとおりです。

上記の流れで利用できるので、作業を効率化したい方はぜひ利用してみてください。

Box Drive（デスクトップからのアクセス）

Box Driveとは、ブラウザを経由せずにBoxに保存されているファイルに直接アクセスできる機能です。

通常はBoxに保存されているファイルにアクセスする場合、Windows ExplorerやFinderなどのブラウザを開かなければなりません。

Box Driveを使用すればブラウザを開く必要がないため、ファイルを操作するまでの手間が省けます。

Box Capture（他デバイスからのアップロード）

Box Captureとは、スマホやタブレットで撮影した写真・動画をBoxにアップロードするための機能です。

iOSでのみ使えるアプリであり、どこからでも簡単にBoxへのアクセスが可能です。

Box Captureを使用するためには、スマホやタブレットの「ファイルとフォルダのオプション」を開きます。

「ライブラリに保存する」の設定を有効にすれば、アップロード可能になります。

Box Relay（ワークフローを作成・自動化・管理）

Box Relayは、ファイルやフォルダに関するワークフローの作成・自動化・管理ができる機能です。

ワークフローを整えることで、リモートワーク環境における業務効率の向上が期待できます。

ワークフローの作成は以下の流れで行えます。

上記の流れでワークフローの作成が可能であり、フローが足りない場合は「フローの追加」から追加できます。

一度設定すれば、ファイルやフォルダに対して実行した操作によって、次回以降のアクションを自動で進めてくれます。

各工程の管理や追跡も簡単に行えるので、ワークフローの作成・自動化をしたい方におすすめの機能です。

Box for Gmail、Box for Outlook（メールツールと連携）

Box for GmailやBox for Outlookとは、Boxに保存されているファイルやフォルダをメールで共有・管理ができる機能です。

具体的には、以下のような操作が可能です。

上記のように、Boxから簡単にファイルを添付したり、保存したりできるようになるため、メール機能を便利にしたい方はぜひ使ってみてください。

Boxの料金・プラン

Boxには複数のプランが用意されています。

具体的なプランやそれぞれの料金は以下のとおりです。

※2024年1月18日時点

※金額は税込み表記

プランによって、ストレージ容量が異なることに加え、最大ユーザー数や単一アップロード容量の上限が変わります。

使用する際の環境を想定し、必要な機能や容量に合わせてプランを選びましょう。

Boxを活用し業務の効率化をしよう

Boxとはオンラインでファイルを共有できるサービスのことであり、ドキュメントファイルや画像、動画などのデータをアップロードできます。クラウド上にアップロードしたファイルやフォルダを保存・共有ができ、業務効率の向上が可能です。

プランによって料金やサービス内容が異なっているので、興味がある方は公式HPから確認してみてください。

• 監修：川野真慶

  中途求人媒体の運営企業、派遣会社支援企業を経てフリーランスとして活動。派遣元責任者資格保有。IT業界を中心に採用フローや人事体制の構築、業務効率化システム導入のコンサルティング実績あり。中小企業を中心に中途求人メディアやビジネスSNSの運用代行を行い、企業トップや社員への取材や執筆、効果改善等の業務を担当。ライターとして転職やバックオフィス、システム系メディアを中心に幅広いジャンルの執筆も行っている。

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