• 作成日 : 2024年2月22日

確認不足はなぜ起こる?ミスの原因と具体例、対策方法・ツールを紹介

確認不足はなぜ起こる?ミスの原因と具体例、対策方法・ツールを紹介

確認不足によるミスは、業務効率の低下や品質の低下を引き起こす原因になります。重大なミスが起こる前に根本的な対策を実施し、確認不足が生じない職場づくりを進めることが大切です。

本記事では、確認不足が起こる原因や具体的なヒヤリハットの例、対策方法やおすすめのツールを紹介します。

確認不足とは?

確認不足とは、必要な情報や事実を十分に確認しなかったために、誤解や間違いが生じることです。「契約書の条項について、確認不足が原因で後から予期せぬ費用が発生した」「プロジェクトのスケジュール計画における確認不足が遅延の原因になった」などのように使われます。

ビジネスにおいて確認不足が起こると、プロジェクトの失敗や意思決定の誤り、顧客とのトラブル、品質問題など、さまざまなネガティブな結果を引き起こす可能性があります。

確認不足の言い換え

確認不足の言い換えには、次のようなものが挙げられます。

  • 検証不足
  • チェック不足
  • 確認漏れ

いずれも「確認すべき事項について、十分な情報を得る過程が不足していた」という意味合いで用いられる言葉です。

確認不足によるヒヤリハットの事例

確認不足によるヒヤリハットの事例には、次のようなものがあります。

  • オフィスの障害物による転倒
  • 高所に置かれている荷物の落下
  • 不注意による漏電でブレーカーが遮断
  • 悪天候時の足元不良による転倒
  • 信号待ち中のブレーキ不足による追突未遂
  • 清掃作業中の衝突事故

ここでは、上記の6つのヒヤリハットの事例について紹介します。

オフィスの障害物による転倒

オフィス内での転倒事故は、確認不足による代表的なヒヤリハット事例の一つです。例えば、通路に不注意に置かれた荷物やケーブルなどの障害物が原因で発生します。例えば、繁忙期や締め切りに追われているときなどで忙しい場合、他のことに注意が行き届かなくなっている場面で障害物に気がつかず転倒するリスクが高まります。

このような事故を防ぐためには、オフィス内の通路を常に整理整頓し、障害物がないか定期的に確認することが重要です。

高所に置かれている荷物の落下

高所に不安定に置かれた荷物が落下し、下にいる人にけがをさせる事例も確認不足から生じるヒヤリハットの一つです。

荷物を高所に置く際、その安定性や重量分配を十分に確認する必要があります。確認を怠り、安定感のない荷物や重い荷物を置いてしまうと、振動や衝撃によって荷物が落下し、重大な事故につながる恐れがあるので、定期的な安全確認と、荷物の安全な保管方法の徹底が必要です。

不注意による漏電でブレーカーが遮断

オフィスや工場において、電気設備の不適切な使用により漏電が発生し、ブレーカーが遮断した事例があります。その一例として「照明の電源スイッチを切らずに蛍光灯を交換した」などの状況が考えられます。

定期的な設備のメンテナンスと使用前の確認を徹底することで、このようなヒヤリハットを未然に防ぐことが可能です。電気設備を使用する際には、取扱説明書に従った正しい操作を心がけることが重要といえるでしょう。

悪天候時の足元不良による転倒

雨や雪といった悪天候時には、屋外の足元が滑りやすくなり、転倒事故が発生しやすくなります。特に入り口付近や階段といった人の出入りが多い場所での転倒は、確認不足による事故の一例です。悪天候時の事故を防ぐためには、悪天候が予想される場合に事前に滑り止めマットを設置したり、注意喚起のサインを出したりするなどの対策が必要です。併せて、定期的に床の状態を確認し、水たまりができていないかなど、安全管理を徹底することが大切です。

信号待ち中のブレーキ不足による追突未遂

信号待ちなどで停車している際に、ブレーキの確認不足により車が徐行し、前にいる車に追突しかけるヒヤリハットもあります。このような状況の原因は、ドライバーの注意散漫やブレーキの故障です。ドライバーは常に安全距離を保ち、ブレーキペダルに足を置くなどの注意が求められます。また、車両の定期的な点検を行い、ブレーキシステムの不具合がないかを確認することが重要です。

清掃作業中の衝突事故

清掃作業中に、作業員が周囲の確認不足により、通行人や他の作業員と衝突する事例も発生しがちです。特に、狭い通路や見通しの悪い場所での作業時には、事故のリスクが高まります。

作業員には、作業を開始する前に周囲の状況を確認し、必要に応じて作業エリアを明示するなどの対策が求められます。通行人への注意喚起や作業時の適切な保護具の着用を促すのも事故を防ぐうえで重要な要素です。

確認不足はなぜ起こる?ミスが起きる原因

確認不足が起こる背景には、確認時間の不足や作業手順の誤り、ダブルチェック体制が整っていないなどの原因が考えられます。ここでは、確認不足によるミスが起こる5つの原因を解説します。

確認時間の不足

一つの作業に対する確認時間が不足していると、確認不足は起こりやすくなります。特に締め切りに追われていたり、複数のタスクを同時に処理していたりする場合、細部にわたる確認作業がおろそかになりがちです。作業プロセスの見直しや、時間管理の改善、優先順位の明確化によって、確認の時間を十分に確保することが大切といえるでしょう。

作業手順の誤り

作業手順の誤りも確認不足を引き起こす要因です。特定のタスクにおいて正しい手順や方法が守られていない場合、重要なチェックポイントを見落としたり、間違った操作を行ったりする可能性があります。

特に作業手順が複雑な場合や、新しい業務に取り組む際にミスが発生しがちです。正確な作業手順の確立と遵守、手順書やチェックリストの活用が、確認不足を防ぐための鍵となります。

ダブルチェックをしていない

ダブルチェックの体制が整っていないと、確認不足によるミスが起こりやすくなりがちです。一度のチェックでは見落としがある場合が多く、重要な業務においては、ダブルチェックによる第三者による確認が推奨されます。

ダブルチェックをシステム化し、業務プロセスに組み込むことが、ミスのリスクを軽減する効果的な手段です。

慣れによる見落とし

長期間同じ作業を続けることで生じる「慣れ」は、確認不足の一因となります。慣れにより、緊張感が緩みがちになり、細かなミスや異常を見落としやすくなるのです。日常的に行うルーティンワークでは慣れによる見落としの甘さが顕著に現れるので、未然に防ぐためにも定期的な業務の見直しが有効です。

聞き逃しや思い込み

コミュニケーションの過程での聞き逃しや思い込みも、確認不足によるミスを引き起こす原因です。情報の伝達時に十分な注意を払わず、重要な点を見落としたり、誤解したりすることで思わぬミスにつながります。

また、過去の経験や先入観に基づく思い込みによって、実際の状況や要件と異なる判断を下してしまう場合もあります。コミュニケーションを取る際には明確かつ具体的な情報交換を心がけ、必要に応じて確認を繰り返すことが重要です。

確認不足を防ぐ対策

確認不足を防ぐためには、ミスの原因分析やフールプルーフの実行、作業工程の見直しなど、さまざまな観点から対策に取り組む姿勢が求められます。

ここでは、確認不足を防ぐために今すぐできる10個の対策を紹介します。

ミスの原因を分析

確認不足によるミスを防ぐためには、ミスの根本原因を正確に分析することが重要です。ミスが発生した際には、単に表面的な原因を特定するのではなく、なぜそのようなミスが起こったのかを深く掘り下げて理解する必要があります。

併せて、ヒューマンエラーの背景にある作業環境やプロセス、コミュニケーションの問題点も見逃さないようにしましょう。これらの分析を通じて、ミスを防ぐための具体的な対策を立てることができます。

フールプルーフ(ミスを起こさない設計)

フールプルーフとは、ミスを物理的またはシステム的に防ぐための設計思想です。例えば、機械の部品を一方向にしか組み立てられないようにする、ソフトウェアに入力エラーを自動で検出する機能を設けるなどがフールプルーフの一例です。

フールプルーフの考え方を業務プロセスや作業環境に取り入れることで、ミスの可能性を最小限に抑えることができます。特に、繰り返し発生するミスに対しては高い効果を発揮します。

作業工程の見直し

作業工程の複雑さや非効率性が確認不十分によるミスを引き起こしている場合は、作業工程を定期的に見直し、不必要な箇所を削減したり、よりシンプルで理解しやすいプロセスに改善したりすることが重要です。作業の各段階で必要な確認ポイントを明確にし、チェックリストの使用などを通じて確認作業を効率化する取り組みも有効といえるでしょう。

マニュアルの作成

作業手順や確認事項を明確に記載したマニュアルの作成は、確認不足を防ぐための基本的な対策の一つです。作業者が自立して問題解決できるよう、マニュアルには作業の流れだけでなく、注意点やトラブルシューティングの方法も入れましょう。マニュアルの内容に変更があった場合は、作業環境やプロセスの変更に合わせて内容を最新の状態に保つことが大切です。

ダブルチェック

重要な作業や決定事項に対しては、ダブルチェックのシステムを導入することが効果的です。自己確認に加えて、別の人が確認作業を行うことで、見落としや誤りを大幅に減少させることができます。ダブルチェックのプロセスを業務に組み込む際には、確認作業に責任を持つ人の役割を明確にし、確認結果の記録を残すことも忘れずに行いましょう。

仕事量の調整

過剰な仕事量は確認不足を引き起こす原因の一つです。業務の負担が適切なレベルに保たれるよう、従業員の仕事量を把握し、調整することが求められます。タスクの優先順位をつけ、緊急性や重要性に応じて業務を配分し、作業者が各タスクに十分な注意を払える環境を整えましょう。また、ピークタイムの業務負荷を分析し、必要に応じて追加のリソースを確保するのも有効です。

声がけやコミュニケーション

日々の業務の中で積極的な声がけやコミュニケーションを行うことも、確認不足を防ぐために有効な取り組みです。チームメンバーや関係者間での定期的な情報共有や、作業上の注意点の確認を促すことで、ミスのリスクを減らせます。他にもオープンなコミュニケーション環境を作ることで、問題点が早期に把握でき、迅速な解決につながるでしょう。

情報共有・注意喚起

情報の共有や注意喚起は、確認不足によるミスを防ぐための重要な手段です。業務関連の重要な更新情報や、過去に発生したミスから学んだ教訓を定期的に共有し、全員が同じ認識を持てる環境を整えましょう。リスクが高い作業や頻繁にエラーが発生する作業に対しては、こまめに注意喚起を行い、具体的な対策を講じることが重要です。

教育や研修の実施

定期的な教育や研修を通じて、従業員のスキルや知識を向上させることも、確認不足を防ぐために効果的です。

例えば、新入社員や新しい業務に就く従業員に対し、業務の基本からリスク管理、確認作業の重要性に至るまで、幅広い内容の研修を実施するとよいでしょう。学習機会を継続的に提供することで、従業員が業務を遂行する能力を高められるとともに、組織全体の品質に対する意識の向上を図れます。

確認不足対策におすすめのツール

確認不足対策を徹底するなら、業務効率化ツールを導入するのがおすすめです。ここでは、確認不足対策におすすめの3つのツールを紹介します。

Checkmate

Checkmateは、業務マニュアルや作業のチェックリスト、教育資料の作成と点検・確認作業を効率化するためのツールです。作業漏れや確認漏れを防ぎ、作業内容を写真やコメントで記録できます。

マニュアルは写真・動画を用いて直感的に作成可能であり、スマートフォンやダブレットなど複数のデバイスに対応しています。更新されたマニュアルはすぐにチームに共有され、ペーパーレスで最新情報を確認できます。

参考:Checkmate (チェックメイト) | かんたんマニュアル作成ツール | チェックリスト機能でもれなく作業

Create!JobStation

Create!JobStationは、社内の定型業務を標準化し、業務の可視化、属人化の解消、品質均一化を実現するツールです。業務フローの全体像を可視化し、タスクや履歴を管理することで、進捗状況の共有や作業の漏れ防止をサポートします。

また、業務内容に応じた作業と手順を自動で判断し、マニュアル一体化のチェックリストや期日設定でタスク管理を強化できる点も特徴の一つです。必要な作業を自動的に絞り込むルール設定をしておけば、複雑な業務でも正確に進められます。

参考:業務標準化ならジョブステ – Create!JobStation|インフォテック株式会社

アニー

アニーは、業務の見える化、品質向上、標準化を実現するクラウド型業務管理ツールです。マニュアルとチェックリストを組み合わせた形式で、業務の手順抜けやミスを防ぎ、どんなスタッフでも同じ作業ができる環境を整えます。

業務改善、新人教育の時間短縮、属人化の解消、採用・雇用の課題解決、書類作成のミス削減などに効果を発揮し、従業員の即戦力化や業務の進捗共有に役立ちます。

参考:クラウド型チェックリストシステム アニー|チェックシート型業務マニュアルを作成|チェックリストシステムアニー

確認不足が生じる原因を知り、ミスにつながる前に具体的な対策を

確認不足によるミスはさまざまな場面で起こり得ますが、適切な対策を行い、業務改善に特化したツールを用いることでリスクを減少させることが可能です。

確認不足によるミスを根本から解決するためには、組織全体での意識改革と継続的な見直しが必要になります。本記事で紹介した原因分析から始まる具体的な対策方法や、おすすめのツールも活用しながら、ミスにつながる前に具体的な対策を講じることが大切といえるでしょう。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

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