- 更新日 : 2024年10月21日
アジェンダとは？意味や事例、会議で重要な理由と作成方法を解説
アジェンダ（agenda）とは、議題を意味する言葉です。会社の会議や打ち合わせなどにおいて活用します。
アジェンダは、ビジネスシーンで情報を事前に共有したり、会議の目的をはっきりさせたりするために重要です。本記事では、アジェンダの作成方法やSDGsとの関係性についても詳しく解説します。
目次
アジェンダとは？
アジェンダとは、ビジネスにおける会議などで使用したり耳にしたりする言葉です。ここでは、アジェンダの意味や関連用語との違いについて詳しく解説します。
アジェンダの意味
英語でアジェンダ（agenda）は、課題や議論、スケジュールなどを意味する言葉です。日本語でアジェンダを使う場合も、議事日程や会議の予定表などの意味で使います。
ビジネスシーンで会議を進めるにあたって、アジェンダは大切な資料のひとつです。「アジェンダを用意する」「アジェンダを配布する」などの文脈で使われます。
議案・議事との違い
「議案」とは、「〇〇の選任について」のように、会議で審議したり決定したりするための原案のことです。アジェンダは決める内容が決定していないものにも使うのに対し、議案は具体的な内容が決まっているものを指す点が異なります。
また、「議事」とは会合で審議することや、その内容のことです。アジェンダの中に、議案や議事が含まれると考えることもできるでしょう。
レジュメとの違い
「レジュメ」は元々フランス語で、要約や摘要などを意味する言葉です。一般的に、大学の授業や講演、演説などにおいて、話の内容を手短にまとめて配布する資料のことを指します。
アジェンダは主にこれから話し合う題目や議題について端的に示したものに対し、レジュメは話の肝となる部分をまとめた資料である点が主な違いです。
会議スケジュールと会議アジェンダの違いは？
1. 会議スケジュール
- 意味: 会議の開始時間、終了時間、そしてそれがいつ行われるのかを記載したもの。
- 内容: 日付、時刻、会議場所などの基本的な情報。
- 目的: 会議がいつ、どこで行われるかを知らせ、参加者がスケジュールを調整できるようにする。
2. 会議アジェンダ
- 意味: 会議の進行に沿って、議論すべきトピックや議題をリストアップしたもの。
- 内容: 議題のリスト、各議題の担当者、議論にかかる時間の目安など。アジェンダは、会議の目的と重要な項目を明確にし、効率的な進行を助けるためのものです。
- 目的: 会議でどのような内容を話し合うかを示し、会議が計画的に進行するようにする。
違いのまとめ
- 会議スケジュールは「会議の時間や場所」に関する情報。
- 会議アジェンダは「会議で話し合う具体的な内容や議題」を示すもの。
それぞれの役割を明確に理解することで、会議の準備や進行がスムーズになります。
アジェンダの使われ方、事例
アジェンダが用いられる場面は、さまざまです。ここでは、具体的な事例として社内会議やSDGsに関する場面での使われ方を解説します。
社内会議でアジェンダを使う
社内会議の案内に、アジェンダを添付することがあります。アジェンダを作成するのは、主に会議を進行する部署の社員です。
担当者が社内会議の前にアジェンダを参加者に配布し、場所や日時の詳細、会議の目的などを伝えます。参加者があらかじめ準備して万全の状態で会議に臨めるように、ギリギリのタイミングではなく、余裕を持って配布することが大切です。
SDGsにも「アジェンダ」が使われている
国連のサミットでも「アジェンダ」という言葉が使われた事例はあります。2015年9月25日から27日にかけて国連本部で開催された「国連持続可能な開発サミット」では「我々の世界を変革する：持続可能な開発のための2030アジェンダ」（2030アジェンダ）が採択されました。
2030アジェンダには、SDGs（持続可能な開発目標）やターゲット、実施手段などについての内容が盛り込まれています。
会議でアジェンダが重要な理由
会議において、アジェンダが重要とされる主な理由は以下のとおりです。
- 会議の内容を事前に共有するため
- 会議の目的をはっきりさせるため
- 会議を予定通りに進行するため
それぞれ解説します。
会議の内容を事前に共有するため
アジェンダが重要なのは、会議の内容を事前に参加者と共有するためです。あらかじめ「いつ」「どこで」「誰が」「何を」「何のために」「どのように」実施するかをアジェンダを通して伝えることで、参加者は事前に会議の内容をイメージして準備できます。
アジェンダを事前に配布することで、より会議が有意義なものになるでしょう。
会議の目的をはっきりさせるため
会議の目的をはっきりさせるためにも、会議を進める指針となるアジェンダを配布しておくことが重要です。
業務の効率化を図るには、業務のムダをなくさなければなりません。アジェンダを使って会議の方向性を示しておけば、本来の目的と異なる方向に話が進むことを防げます。その結果、集中して効率的な話し合いを進められるでしょう。
会議を予定通りに進行するため
会議を予定通りに進行するためにも、アジェンダが重要です。
アジェンダには場所や議題を知らせる役割だけでなく、計画表やスケジュール表としての役割もあります。アジェンダの中に盛り込んだ計画表に基づき会議を進行していけば、予定していた時間に会議を終わらせられるでしょう。
なおアジェンダには、各議題にかけられる時間をあらかじめ記載しておくことがポイントです。
アジェンダの作成方法、書き方
ここから、アジェンダの作成方法や書き方を紹介します。
アジェンダの構成・内容
アジェンダを構成する要素は、主に以下のとおりです。
- 会議名
- 開催日時
- 開催場所
- 開催目的
- 議題
- 参加者
進行の遅れを防ぐため、各議題の横にかっこ書きで所要時間を加えます。たとえば、「〇〇について（30分）」などです。
そのほか、配布漏れやダウンロード漏れを防ぐために、事前に配布する資料についても記載しておくとよいでしょう。
アジェンダの記載例
アジェンダの構成に従って、記載例を以下に作成しました。
＜第三回営業推進会議＞
開催日時：2023年◯月◯日（金） 13:00〜14:30
開催場所：2階会議室B
開催目的：下半期営業推進方法について
議題内容：
- 上半期の結果について（10分）
- 下半期の営業目標について（20分）
- 目標達成のための新規施策について（30分）
- 下半期の役割分担について（20分）
- 営業部長による総括（10分）
配布資料：上半期業績資料、下半期予定表
アジェンダ作成のポイント・注意点
アジェンダを作成するにあたって、必要事項を漏れなく記載しましょう。もし場所や時間などの記載が漏れていた場合、参加者から別途質問を受けるため、業務効率が下がります。
また、議題は詰め込みすぎないようにしましょう。議題が多いと資料を読み上げるだけの会議になり、非効率です。ひとつの議題に20分から30分かかる想定で計算すれば、2時間の会議でも5個前後しか話し合いできません。
何が目的の会議なのかを意識しながら、議題を絞り込むことが大切です。
アジェンダ・議事日程のテンプレート（無料）
以下より無料のテンプレートをダウンロードしていただけますので、ご活用ください。
アジェンダで会議の生産性を高めよう
アジェンダとは、議事日程や会議の予定表などを意味する言葉です。内容を事前に共有したり、予定通りに進行したりするために、アジェンダは会議で重要とされています。
アジェンダを作成する際は、会議名・開催日時・開催場所・開催目的・議題・参加者などの内容を漏れなく記載することがポイントです。今後会議を実施する際は、アジェンダを活用しましょう。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
※本サイトは、法律的またはその他のアドバイスの提供を目的としたものではありません。当社は本サイトの記載内容（テンプレートを含む）の正確性、妥当性の確保に努めておりますが、ご利用にあたっては、個別の事情を適宜専門家にご相談いただくなど、ご自身の判断でご利用ください。
関連記事
営業報告書（営業日報）の書き方は？無料テンプレート・例文つき
営業報告書とは、営業担当者が日々の営業活動の記録を残すための報告書です。では、営業報告書を書くうえでどのような目的を持って取り組めばよいのでしょうか。 本記事では、営業報告書の書き方と記載すべき項目、ポイント、注意点などを解説します。 営業…
詳しくみる取材依頼書とは？書き方のポイントや作成に役立つテンプレートも紹介
取材依頼書は、インタビュー取材を希望する相手に内容を正確に伝えるための大切な文書です。取材の目的や背景、希望日時を具体的に記載することで、相手にスムーズに意図を伝えられます。 当記事では、依頼書作成に必要な基本項目や書き方のポイント、テンプ…
詳しくみるビジネス向けのお歳暮のお礼状テンプレート・書き方と例文を紹介
日本では、1年間お世話になった相手へ感謝の気持ちを伝えるためにお歳暮を贈る風習が古くから存在しています。お歳暮は年末の挨拶も兼ねた季節の贈り物であり、贈る相手は取引先や恩師、親戚など多岐にわたります。 お歳暮を贈られた際は、受け取った後にお…
詳しくみる物流・運送業界の2024年問題とは？働き方改革関連法や対策も解説！
2024年問題は働き方改革関連法改正により懸念される問題で、物流・運送業界の経営に大きく関わります。早めに対策を練らなければ、ドライバー不足や利益の減少などが生じます。損失を避けるには問題の本質を理解し、自社にどのような対策が必要か考えるこ…
詳しくみる先祖返りの意味とは？ビジネスで起こる原因・対策・ツールを紹介
先祖返りは、ビジネスやIT、生物学などのさまざまな分野で異なる意味をもつ現象です。ビジネスやITの領域では、データやソフトウェアが古いバージョンに戻る問題を指し、生物学では先祖の形質が子孫に再出現することを意味します。 当記事では、先祖返り…
詳しくみる働き方改革とは？具体例と対策の仕方、進め方をわかりやすく解説
働き方改革とは、働く形態や労働環境を改善する取り組みを指します。テレワークやフレックスタイム制などの柔軟な働き方を導入することで、生産性と働く人々の満足度を高めることが可能です。働き方改革を促進するためには、具体的な施策と進め方を社員全員が…
詳しくみる