• 更新日 : 2023年7月31日

アジェンダとは?意味や事例、会議で重要な理由と作成方法を解説

アジェンダとは?意味や事例、会議で重要な理由と作成方法を解説

アジェンダ(agenda)とは、議題を意味する言葉です。会社の会議や打ち合わせなどにおいて活用します。

アジェンダは、ビジネスシーンで情報を事前に共有したり、会議の目的をはっきりさせたりするために重要です。本記事では、アジェンダの作成方法やSDGsとの関係性についても詳しく解説します。

アジェンダとは?

アジェンダとは、ビジネスにおける会議などで使用したり耳にしたりする言葉です。ここでは、アジェンダの意味や関連用語との違いについて詳しく解説します。

アジェンダの意味

英語でアジェンダ(agenda)は、課題や議論、スケジュールなどを意味する言葉です。日本語でアジェンダを使う場合も、議事日程や会議の予定表などの意味で使います。

ビジネスシーンで会議を進めるにあたって、アジェンダは大切な資料のひとつです。「アジェンダを用意する」「アジェンダを配布する」などの文脈で使われます。

議案・議事との違い

「議案」とは、「〇〇の選任について」のように、会議で審議したり決定したりするための原案のことです。アジェンダは決める内容が決定していないものにも使うのに対し、議案は具体的な内容が決まっているものを指す点が異なります。

また、「議事」とは会合で審議することや、その内容のことです。アジェンダの中に、議案や議事が含まれると考えることもできるでしょう。

レジュメとの違い

「レジュメ」は元々フランス語で、要約や摘要などを意味する言葉です。一般的に、大学の授業や講演、演説などにおいて、話の内容を手短にまとめて配布する資料のことを指します。

アジェンダは主にこれから話し合う題目や議題について端的に示したものに対し、レジュメは話の肝となる部分をまとめた資料である点が主な違いです。

アジェンダの使われ方、事例

アジェンダが用いられる場面は、さまざまです。ここでは、具体的な事例として社内会議やSDGsに関する場面での使われ方を解説します。

社内会議でアジェンダを使う

社内会議の案内に、アジェンダを添付することがあります。アジェンダを作成するのは、主に会議を進行する部署の社員です。

担当者が社内会議の前にアジェンダを参加者に配布し、場所や日時の詳細、会議の目的などを伝えます。参加者があらかじめ準備して万全の状態で会議に臨めるように、ギリギリのタイミングではなく、余裕を持って配布することが大切です。

SDGsにも「アジェンダ」が使われている

国連のサミットでも「アジェンダ」という言葉が使われた事例はあります。2015年9月25日から27日にかけて国連本部で開催された「国連持続可能な開発サミット」では「我々の世界を変革する:持続可能な開発のための2030アジェンダ」(2030アジェンダ)が採択されました。

2030アジェンダには、SDGs(持続可能な開発目標)やターゲット、実施手段などについての内容が盛り込まれています。

参考:国際連合広報センター 「2030アジェンダ」

会議でアジェンダが重要な理由

会議において、アジェンダが重要とされる主な理由は以下のとおりです。

  • 会議の内容を事前に共有するため
  • 会議の目的をはっきりさせるため
  • 会議を予定通りに進行するため

それぞれ解説します。

会議の内容を事前に共有するため

アジェンダが重要なのは、会議の内容を事前に参加者と共有するためです。あらかじめ「いつ」「どこで」「誰が」「何を」「何のために」「どのように」実施するかをアジェンダを通して伝えることで、参加者は事前に会議の内容をイメージして準備できます。

アジェンダを事前に配布することで、より会議が有意義なものになるでしょう。

会議の目的をはっきりさせるため

会議の目的をはっきりさせるためにも、会議を進める指針となるアジェンダを配布しておくことが重要です。

業務の効率化を図るには、業務のムダをなくさなければなりません。アジェンダを使って会議の方向性を示しておけば、本来の目的と異なる方向に話が進むことを防げます。その結果、集中して効率的な話し合いを進められるでしょう。

会議を予定通りに進行するため

会議を予定通りに進行するためにも、アジェンダが重要です。

アジェンダには場所や議題を知らせる役割だけでなく、計画表やスケジュール表としての役割もあります。アジェンダの中に盛り込んだ計画表に基づき会議を進行していけば、予定していた時間に会議を終わらせられるでしょう。

なおアジェンダには、各議題にかけられる時間をあらかじめ記載しておくことがポイントです。

アジェンダの作成方法、書き方

ここから、アジェンダの作成方法や書き方を紹介します。

アジェンダの構成・内容

アジェンダを構成する要素は、主に以下のとおりです。

  • 会議名
  • 開催日時
  • 開催場所
  • 開催目的
  • 議題
  • 参加者

進行の遅れを防ぐため、各議題の横にかっこ書きで所要時間を加えます。たとえば、「〇〇について(30分)」などです。

そのほか、配布漏れやダウンロード漏れを防ぐために、事前に配布する資料についても記載しておくとよいでしょう。

アジェンダの記載例

アジェンダの構成に従って、記載例を以下に作成しました。

<第三回営業推進会議>

開催日時:2023年◯月◯日(金) 13:00〜14:30

開催場所:2階会議室B

開催目的:下半期営業推進方法について

議題内容:

  1. 上半期の結果について(10分)
  2. 下半期の営業目標について(20分)
  3. 目標達成のための新規施策について(30分)
  4. 下半期の役割分担について(20分)
  5. 営業部長による総括(10分)

配布資料:上半期業績資料、下半期予定表

アジェンダ作成のポイント・注意点

アジェンダを作成するにあたって、必要事項を漏れなく記載しましょう。もし場所や時間などの記載が漏れていた場合、参加者から別途質問を受けるため、業務効率が下がります。

また、議題は詰め込みすぎないようにしましょう。議題が多いと資料を読み上げるだけの会議になり、非効率です。ひとつの議題に20分から30分かかる想定で計算すれば、2時間の会議でも5個前後しか話し合いできません。

何が目的の会議なのかを意識しながら、議題を絞り込むことが大切です。

アジェンダで会議の生産性を高めよう

アジェンダとは、議事日程や会議の予定表などを意味する言葉です。内容を事前に共有したり、予定通りに進行したりするために、アジェンダは会議で重要とされています。

アジェンダを作成する際は、会議名・開催日時・開催場所・開催目的・議題・参加者などの内容を漏れなく記載することがポイントです。今後会議を実施する際は、アジェンダを活用しましょう。


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