- 更新日 : 2024年9月11日
会議の進め方を徹底解説｜基本的な流れと結論を出すためのコツ
有意義な会議を開催するためには、基本的な進め方を理解しておくことが大切です。進め方を理解していないまま開催してしまうと、方向性がずれる可能性や意味のない会議になってしまうおそれがあります。
当記事では、会議の基本的な進め方と、結論を出すためのコツを解説します。会議をスムーズに進めるためのコツや成功させるために身に付けたいスキルについてもまとめているので、会議を開催する機会がある人はぜひ参考にしてください。
目次
【3STEP】基本的な会議の進め方
会議を有意義なものにするには、会議を何のために行うのかを参加者が理解して、積極的に意見を交換し、結論を出して次回につなげるのが重要です。
会議の進め方が分からない人に向けて、基本的な会議の進め方を3ステップで解説します。
STEP1：会議を開催する目的を共有する
会議を開催するときは、参加者に目的を共有することから始めましょう。開催目的を理解していないと、方向性がずれてしまう可能性があるためです。
会議の冒頭で「何を目的に開催する会議なのか」を共有化することで、参加者から目的に沿った意見が出やすくなります。
最終的な目的に加えて、会議で話し合う議題や時間配分などを伝えておくこともポイントです。冒頭で目的や議題、時間配分を伝えることで、参加者が会議の進行状況を把握しやすくなり、より円滑に会議を進められるでしょう。
STEP2：参加者間で意見を交換する
参加者の意見を集めるだけではなく、参加者同士で意見交換することが会議では重要です。
情報や意見を伝える、資料に書かれている内容を読むだけなら、メールやチャットで目的を果たせます。一方通行の情報伝達であれば、わざわざ複数の人が集まる必要はありません。
会議を開催する意味は、参加者同士がアイデアを出し合い、意見を交換することにあります。そのため、適宜質問を投げかけたり、意見を深く掘り下げたりして、参加者が積極的に話し合える雰囲気を作りましょう。
参加者からの意見が飛び交うような会議を開催できると、新たなアイデアや解決策が生まれやすくなります。
STEP3：出し合った意見をまとめて結論を出す
最後に参加者が出し合った意見をまとめ、会議の結論を出しましょう。
さまざまな意見の中から結論を出す際は、投票をして多数決で決める方法や、リーダーが最終的な結論を判断する方法が多く用いられます。異なる意見を調整したり、組み合わせたりして、結論を導き出す方法もおすすめです。
結論を出す場合は、会議に参加している全員の合意を得ることが重要です。合意を得ることで結論に対する納得感が高まり、実行に移しやすくなります。
会議の目的がアイデア出しの場合は、結論を1つに絞る必要はありません。
会議をスムーズに進めるためのコツ
同じ時間をかけても、スムーズに会議が進むか、あるいは脱線や沈黙の結果無駄な時間が生まれるかどうかで会議の生産性は大きく変わります。円滑に会議を進めるコツを押さえれば、、よりスムーズに進められるでしょう。
以下では、会議をスムーズに進めるためのコツを6つ解説します。
ファシリテーターを決める
会議を成功させるには、ファシリテーターの存在が欠かせません。
ファシリテーターとは、課題の解決・目的の達成に向けて集団活動を円滑にし、理解の促進や認識の共有をサポート（ファシリテーション）する人のことです。会議の司会進行役だけでなく、参加者に発言を促したり、中立の立場で会議をまとめたりする役割を担います。
会議で発言しやすい雰囲気を作ることや、参加者が分かりにくいと感じる意見をまとめて伝えることもファシリテーターの重要な役割です。会議の進行がスムーズになり、より多くの意見が集まりやすくなるでしょう。
ファシリテーターを決めることで、短時間でより質の高い議論ができるため、会議の目的を達成しやすくなる効果が期待できます。
事前にアジェンダを配布する
作成したアジェンダは、会議前に配布すると効率よく会議を進められます。
アジェンダとは、会議で話し合う議題の要点をまとめたものを指します。開催前にアジェンダを配布すれば、参加者は発言したい意見やアイデアを検討してから会議に出席できます。事前準備をして意見をまとめる時間を確保することで、より効率的に会議を進められるでしょう。
会議が始まってからアジェンダを配布すると、参加者が内容に目を通している間に時間が経過し、会議の進行が遅れる可能性があります。スムーズな会議を進めるためには、事前にアジェンダを配布することが重要です。
以下よりアジェンダ・議事日程の無料のテンプレートをダウンロードしていただけますので、ご活用ください。
ツール・機材の使い方を確認する
時間になったらスムーズに会議を開始できるよう、ツールや機材の使用方法は必ず会議開始前に確認しましょう。準備が不十分だと、会議の開始が遅れかねません。
WEB会議の場合は、参加者ごとに準備を行う必要があるため注意が必要です。操作方法が分からないことで当日参加できない人が発生するおそれがあるため、使用するツール・機材の使い方を共有し、参加者に問題がないか確認しましょう。
具体的には、パソコンの設定や通信環境、使用するアプリのインストール、マイクやカメラの動作などが挙げられます。
使い慣れていないツールや機材を使うときは、使い方のマニュアルを作成し、事前配布しておくこともおすすめです。
会議の時間を決める
会議の効率を高めるには、開始時間と終了時間を明確に設定することが重要です。アジェンダをもとに、会議のタイムテーブルを作成しておきましょう。
開始の時間が周知されていない場合、開始時間になっても人が集まらずに時間のロスが発生します。終了時間を決めずに会議を進めると、時間に対する意識が薄れ、議論がまとまりなく続くことや、なかなか意見が出ないケースが考えられるでしょう。
会議が長引くと集中力が低下し、会議の効率が下がります。議題ごとにかけられる時間を明確にして、参加者が意識しながら会議を進めることが大切です。
会議の進行が遅れそうなときは、ファシリテーターが進行を促す必要があります。ただし、議論の途中で次の議題に進むことは、参加者の混乱につながるため避けましょう。議題ごとに一定の結論を出してから、次のステップに移るのが理想です。
参加メンバーを絞る
会議に参加するメンバーは、目的ごとに意見を求めたい社員に絞って招集することが重要です。幅広い意見を集めようとして、必要以上にメンバーを集めることは避けましょう。
会議に多くのメンバーが参加すると、発言するだけで時間がかかるため、一つひとつの意見を深く掘り下げることが難しくなります。また、会議中に発言しない人が出たり、意見がまとまりにくくなったりする可能性が高まります。
情報共有が会議の目的である場合は、会議修了後に決定事項を他の社員に伝えることも忘れないようにしましょう。会議の参加有無にかかわらず、会議でまとまった情報をきちんと伝える仕組みを整えることで、参加人数を最小限に抑えられます。
アイスブレイクで話しやすい雰囲気を作る
アイスブレイクとは、簡単な自己紹介や会話クイズなどでコミュニケーションを取り、雰囲気を和ませて、参加者同士がスムーズに会話できるようにする方法です。会議の導入でアイスブレイクを行うと、参加者の緊張をほぐして、発言しやすい雰囲気を作り出せます。
静まり返った堅い雰囲気で会議が始まると、発言しづらく、積極的に会議に参加しにくくなるでしょう。アイスブレイクで参加者の緊張をほぐし、リラックスした状態で会議に臨むことで、参加者同士の距離を縮めて積極的に意見を言いやすくなる効果が期待できます。
特に、初対面の人が集まる会議や堅苦しい会議の際は、アイスブレイクを取り入れると効果的です。
アイスブレイクには、自己紹介の方法を工夫したものや、体を動かすものなど、さまざまな方法があります。ただし、時間をかけすぎたり、あまり砕けた雰囲気になったりしないように注意しましょう。
会議の目的や参加者の関係性などを考慮し、無理のない方法でアイスブレイクを行うことが大切です。
会議を成功させるために身に付けたいスキル
会議を成功させるために、身に付けておきたいスキルもあります。特にファシリテーターを担当する方は、以下のようなスキルを身に付けておくと、会議をスムーズに進めて目標を達成しやすくなるでしょう。
傾聴力
傾聴とは、相手の発する言葉に耳を傾けて深く理解し、受け入れることです。聞く側が共感して信頼を示すことで、相手は「理解されている」と感じ、より深い内容や真意を打ち明けられる関係性を築けます。
話す側が自らの感情や言葉を表に出すことで、自分の意見を整理し、改善や解決に向けた思考に移る効果も期待できます。
ただ話を聞くのではなく、相手が伝えたい内容に集中して正しく理解することが大切です。自分の感情や意見を排除して、話している相手の立場に立って物事を見ることで、相手を深く理解でき、誤解やすれ違いを防げます。
会議では、分からないことや思いついたことがあっても、周りの参加者にどう思われるか気にして発言を躊躇するケースがあります。しかし、「相手が自分の発言に耳を傾け、理解しようとしてくれる」という信頼があれば、発言しやすくなるでしょう。
活発な意見交換が行われる会議にするためには、ファシリテーターや参加者が傾聴力を身に付ける必要があります。参加者が安心して意見を出し合うことで、より生産性の高い議論につながります。
ロジカルシンキング
ロジカルシンキングが身に付くと、会議の進行がスムーズになり、効率化できます。
ロジカルシンキングとは「論理的な思考」という意味の言葉であり、物事を整理して筋道を立てて考えることを指します。発言した人の意見が分かりづらい場合に、相手の意図をくみ取って意見を整理し、分かりやすく伝えられるため、会議で非常に役立つスキルです。
ロジカルシンキングの中でも、会議ですぐに取り入れられる手法が下記の3点です。
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ロジカルシンキングは、スキルの内容を理解し、日頃から意識して繰り返すことで身に付きます。さまざまなビジネスシーンで役立つスキルのため、積極的に習得しましょう。
会議の進め方を理解して有意義なものにしよう
有意義な会議を開催するためには、進め方の理解が欠かせません。基本的には、会議を開催する目的を共有する、参加者間で意見を交換する、出し合った意見をまとめて結論を出すという3ステップを抑えておけば、有意義な会議を開催できるでしょう。
会議をスムーズに進めるためには、ファシリテーターを決める、事前にアジェンダを配布するといった手段があります。会議の生産性を高めるためにも、スムーズに進めるためのコツを押さえて実践することがおすすめです。
傾聴力・ロジカルシンキングを身に付けておくと会議で役立つでしょう。傾聴力は、参加者が安心して発言できる関係性を築くために役立ち、ロジカルシンキングは物事を整理して筋道を考えるスキルです。
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