• 更新日 : 2024年1月18日

ToDoリストアプリの人気7選!無料でタスク管理、共有できるおすすめの選び方

ToDoリストアプリの人気7選!無料でタスク管理、共有できるおすすめの選び方

ToDoリストアプリは、やることが可視化されるほか予定管理にも役立つなどのメリットがあります。作業の抜け漏れ防止やチーム全体の情報管理にも活用できるため、作業効率化につながるでしょう。この記事では、ToDoリストアプリを利用するメリットや選び方、おすすめのアプリ、効果的なToDoリストの作り方などを紹介します。

目次

ToDoリスト(To Do List)とは?

ToDoリストとは、作業の抜け漏れの防止と業務進捗を管理する目的で作られる一覧表です。ToDoリストの「ToDo」は期限が決まっておらず、いつかはするべきことを指す言葉です。ToDoはトゥードゥーと発音します。具体的には、社内向けの資料作成やポートフォリオの作成などの業務がToDoに当てはまります。

ToDoリストを活用すると、やらなければならない業務だけでなく、しなくてもよい業務も分かり、無駄を省くことが可能です。

タスク管理との違い

ToDoリストと同じような意味合いで使われる用語に「タスク管理」があります。タスク管理の「タスク」とは、厳密に期限が決まっているやらなければならないことです。

ToDoリストとタスク管理の違いは、業務に明確な期限が設定されているかどうかです。ToDoリストは締め切りが決まっていない業務などを管理するのに対して、タスク管理は期限を守るために今やるべき業務に優先順位を付けて管理します。

ToDoリストアプリを利用するメリットは?

ToDoリストをスマホやパソコンで作れるアプリは数多くリリースされており、それぞれ機能性や利用するメリットが異なります。

以下では、ToDoリストアプリを利用する代表的なメリットを解説します。

やることが可視化される

ToDoリストアプリを活用すると、これからやるべきことの可視化が可能です。仕事では、メールやチャットなどのさまざまな媒体を使用して連絡を取り合います。そのため、業務に関する情報が分散し、仕事の効率が落ちる可能性があります。ToDoリストアプリでやるべき業務をまとめて可視化すると、仕事の効率アップにつながります。

また、ToDoリストを頭の中で管理すると、新しい業務が増えたときに、ほかの業務を忘れるケースも考えられるでしょう。ToDoリストアプリを利用すると、目に見える形でToDoを保管できるため、忘れる心配はありません。

計画通りにタスクを完了できる

ToDoリストアプリは、予定管理にも役立ちます。ToDoリストにある業務を確認し、作業工数や完了までにかかる時間を見積もると、おおよそのスケジュールが把握可能です。アプリによっては分単位のスケジュールの作成も可能なので、業務効率化を図れます。

また、ToDoリストアプリの活用は、業務の優先順位付けの習慣を身につけ、業務に着手するまでの時間を短縮可能です。優先順位が分からず、手が止まってしまう時間をなくせるため、計画通りのタスク完了につながります。

作業の抜け漏れを防止できる

ToDoリストアプリをこまめに利用すると、やるべき作業の抜け漏れを防止できます。

複数の業務に携わっていたり膨大な仕事量があったりすると、自身の業務をすべて頭の中に入れておくことは不可能です。ToDoリストアプリを利用し、すべての業務を見返せる状態にしておくと、作業の抜け漏れが防げます。

ToDoリストアプリは、やるべき作業を管理する手間が省けるため、マルチタスクをこなす必要がある社会人には不可欠なアプリと言えるでしょう。

チームで情報を共有しやすい

ToDoリストアプリは、チーム全体の情報管理に役立ちます。チーム全体でToDoリストアプリの管理をすると、進捗状況をはじめとした業務に必要な情報をチームに共有することが可能です。チーム内での進捗状況の共有は、全体の作業効率化につながります。

また、進捗状況がすぐに確認できる状態にあると、チームリーダーは誰にどのタイミングで仕事を依頼するかを的確に判断できます。ToDoリストアプリでは、業務を行う上での課題も共有でき、プロジェクトを成功に導くカギとなるでしょう。

ToDoリストアプリの選び方

ToDoリストアプリは機能やデザイン、価格帯などそれぞれ特徴が異なります。ToDoリストアプリを選ぶ際には、自分に合ったものを選ぶことが大切です。

以下では、ToDoリストアプリを選ぶときのポイントを5つ紹介します。

スマホやパソコンなどとクラウドで同期できるか

スマホやパソコンなど複数のデバイスを使用する方は、それぞれのデバイスにクラウド同期できるかチェックしておくことがポイントです。クラウドで同期できるアプリであればスマホで操作でき、外出先でもリストに追記したり業務の確認をしたりできます。

また、スマホでのクラウド対応ができるアプリは、スマホで操作する際に画面のレイアウトのずれや操作性が悪いなどのストレスを感じることなく利用できます。デバイスが限定されるアプリよりも、複数のデバイスで利用できるアプリのほうが、使い勝手がよいと言えるでしょう。

有料か無料か、本当に必要な機能かを確認

ToDoリストアプリをビジネス用に使用する場合、自分の業務だけを管理するのであれば、無料のアプリが適しています。個人用に使用するときは、機能が多すぎる有料アプリは使いにくさを感じる可能性があります。

一方、会社のチーム全体で業務の情報共有のためにアプリを利用する場合は、有料のアプリがおすすめです。無料のアプリは利用できる人数が制限されていたり、使えない機能があったりして不便を感じるケースがあります。一定の料金がかかるアプリは、チームの生産性を上げる機能が充実しているのが特徴です。

日時指定のタスクにはリマインダー機能つきを選択

期限が決まっているタスク管理を兼ねたToDoリストアプリを探している場合は、リマインダー機能付きかどうかの確認が必要です。リマインダー機能付きのアプリであれば、期限が迫ってくると通知が送られてくるため、業務の抜け漏れを防止できます。

リマインダー機能付きのアプリの中でも、通知のタイミングを選べるものもあります。確実にスケジュールを管理したい方には、通知機能のタイミングを選択できるアプリがおすすめです。

複数人でシェアする場合は共有機能の有無を確認

複数人でシェアしながらToDoリストアプリを利用する際には、共有機能の有無を確認することが重要です。共有機能が充実しているアプリは、お互いの予定や業務の進捗状況などのチェックがスムーズに行えます。

アプリによっては、タスクにコメントを付ける機能があり、申し送り事項を共有しやすいというメリットがあります。また、アプリにURL発行機能があれば、メンバーの招待や情報共有のときにURLで共有できるので便利です。

シンプルなデザインで操作しやすいものがおすすめ

操作しやすいToDoアプリを探している方には、シンプルなデザインで広告も少ないアプリがおすすめです。シンプルなアプリは機能も多くないため、操作性がよいのがメリットです。ToDoリスト管理に集中しやすく、余計な操作や入力は必要ありません。

ただし、使い勝手のよさや画面の見やすさは、人によって異なります。まずは実際に操作をしてみて、気に入ったアプリを探してみるとよいでしょう。

無料で高機能!ToDoリストアプリのおすすめ7選

ToDoリストアプリには、高機能でありながら無料で使用できるものが多く登場しています。

ここからは、ビジネス向けのおすすめアプリを7つ紹介します。それぞれのToDoリストアプリの機能や特徴を紹介しますので、アプリの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。

Google ToDo リスト:グーグル提供のタスク管理アプリ

Google ToDo リストは、Googleのアカウントがあれば、誰でも無料で利用できるToDo管理ツールです。GmailやGoogleカレンダーとも連携できるため、スムーズにタスク管理ができます。操作画面はシンプルで、簡単にタスクの操作ができます。

Google ToDo リストは、ToDoリストを作成するだけでなく、ジャンルごとのタスクの分類やメインタスク・サブタスクの作成が可能です。タスク共有機能もあり、シンプルで使いやすいアプリです。

参照:Google ToDo リストの使い方 – パソコン – Google Tasks ヘルプ

Trello(トレロ):外部ツール連携と共有、ガントチャート生成

Trelloはボードやリスト、カードなどを使用してタスクを視覚的に管理しやすいアプリです。ドラック&ドロップだけでタスクを管理でき、進捗管理をしやすいという特徴があります。

また、ジャンルやプロジェクト別にToDoリストを作成してボードで管理できるため、チームでの情報共有が必要なときやタスクが多いときに活躍します。

さらに、Google DriveとDropboxから添付ファイルをダウンロードできたり、オフラインでの作業後に、次回接続時に自動で同期されたりする便利機能があるのがポイントです。

参照:どこにいてもチームのプロジェクトを管理 | Trello

Todoist(トゥドゥイスト):タスクをグラフで確認

ToDoistは、世界で3,000万人以上が利用しているToDoリストアプリです。シンプルなデザインで、タスクの追加や整理が簡単にできます。音声入力にも対応しており、操作性のよさが魅力です。

リマインダー機能が付いているので、タスク漏れを防げます。タスクの繰り返し機能やタスクの共有機能など、タスク管理するために必要な機能はほぼ揃っています。納期の記録や完了したタスクのチェック機能もあり、タスク消化の効率化が図れるでしょう。

参照:Todoist | ToDo リストで仕事と生活を整える

Any.do(エニードゥ):タスクの外部共有&連携、リマインド機能

Any.doは、3,000万人以上の人々が利用している海外製のToDo管理アプリです。対応端末にはWindowsやMacだけでなく、iphoneやAndroidなどのスマートフォンも含まれています。リマインダー機能があり、タスクの抜け漏れを防げるのがメリットです。

Any.doの有料プランは、チャット機能を備えています。タスクなどの情報共有だけでなく、業務に関する連絡もアプリ内でできるので、やりとりをすべてアプリ内で完結させられます。

参照:A simple to do list for you and your team

Focus To-Do(フォーカス・トゥ・ドゥ):ポモドーロ技術でタスク管理

Focus To-Doは、業務の効率化に役立つポモドーロ技術とタスク管理を1つにしたToDoリストアプリです。ポモドーロとは、タスクの実行時間を設定し、時間制限を設けてタスクに取り組むことです。タスクを行える時間が決まっているため、集中してタスクに取り組めます。

ToDoリストの作成以外にも、リマインダー機能やカレンダー機能などのタスク管理機能が充実しています。複数のデバイスで同期できるので、いつでも操作や管理ができるアプリです。

参照:Focus To-Do – Pomodoro Technique & Tasks

Notion(ノーション):メモ、タスク、Wiki、共同編集が可能

Notionは、ToDoリスト作成だけでなく、メモ機能やデータベース管理などの豊富な機能を提供するアプリです。シンプルなチェックリストから詳細なプロジェクトボードの作成まで、業務に合わせたToDoリストが作成できます。

また、Notionは共同作業をしやすいように、情報の共有機能と複数人で編集できる機能があります。権限レベルも設定できるため、チームで作業をする方に向いているアプリと言えるでしょう。

参照:メモ、ドキュメント、タスクがつながるコネクテッドワークスペース | Notion (ノーション)

Nozbe(ノズビー):タスク・プロジェクト管理と主要デバイスに対応

Nozbeは2007年にリリース以降、世界中で70万人以上に利用されているToDoリストアプリです。マルチデバイスに対応しており、インターネット環境さえあればスマホやタブレットなど複数のデバイスで使用できます。

NozbeのToDoリストは、タスクごとに細かく条件が設定可能です。タスクにコメントを付ける機能もあり、アプリ上での円滑なコミュニケーションに役立ちます。ファイル添付機能もあり、チームでToDoリストを管理するのにおすすめのアプリです。

参照:Nozbe – 一番いいコラボレーションとプロジェクト管理ツール

Googleカレンダー:シンプルな使いやすさ

Googleカレンダーは、Google社が提供するスケジュール管理アプリです。Googleアカウント同士であれば、カレンダーの情報共有ができます。個別にアカウントの権限も設定できるため、チームで利用しやすいのが魅力です。

Googleカレンダーは、パソコンだけでなくスマホやタブレットでも使用できます。複数のデバイスで行った編集は、すべて同期されているため、複数のデバイスを使用する方に適しています。

参照:共有できるオンライン カレンダーとスケジュール設定 – Google カレンダー

効果的なToDoリストの作り方

ToDoリストは、やるべきことをリストアップするだけでは、うまく有効活用できません。以下では、ToDoリストを作る際に大切な4つの手順を解説します。

1.ToDoをリストアップする

ToDoリストに記載する予定のToDoをすべてリストアップします。リストアップする際には、具体的な内容や目標とともに、紙などに書き出すとよいでしょう。

2.ToDoをジャンル別に分ける

次に、リストアップしたToDoをジャンル別に分けます。ジャンルを分ける方法には、緊急度と重要度別に分ける方法や、クライアント別・案件別に分ける方法などさまざまです。

3.ToDoの優先順位をつける

ジャンル別に分けたToDoに、優先順位を付けます。ToDoの優先度は、緊急度と重要度の2つの軸を用いて決めていきます。

基本的な振り分け方は、下記の4通りです。

  • 緊急度と重要度がどちらも高い
  • 重要度が高く、緊急度が低い
  • 緊急度が高く、重要度が低い
  • 緊急度と重要度がどちらも低い

上にいくほど優先順位の高いタスクとなります。ToDoがどの軸に当てはまるか確認しながら優先順位を決めていきましょう。

4.ToDoに締め切りを設ける

最後に、ToDoにそれぞれ締め切りを設定します。締め切りを設定する際には、休憩や移動時間などを含めて、余裕のあるスケジュールを組むことがポイントです。

業務を可視化するためにToDoリストアプリを活用しよう

ToDoリストとは、業務進捗の管理や作業の抜け漏れ防止を目的に作られる一覧表のことです。ToDoリストアプリには、これからやるべき業務を可視化したり、計画通りにタスクを完了できたりするメリットがあります。ToDoリストアプリを選ぶ際は、共有機能の有無やスマホやパソコンなどとクラウドで同期できるかなどを確認し、自分に合ったものを選ぶようにしましょう。


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