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  • 作成日 : 2024年8月2日

レスポンスが悪い人の特徴とは？仕事上のデメリットや早くするコツ

レスポンスが悪い人とは、仕事において迅速な対応ができない人のことです。レスポンスの遅さは、ビジネスシーンでさまざまなデメリットを引き起こします。

当記事では、レスポンスが悪い人の特徴と、その影響、そして早くするためのコツについて詳しく解説します。仕事仲間や取引先とのコミュニケーションが円滑になるよう、具体的な改善方法を見つけましょう。

レスポンスが悪い人の特徴

レスポンスが悪い人の特徴は、以下の通りです。

  • 真面目で熟考しがちな慎重派

慎重に時間をかけて物事を考える真面目なタイプの人は、メールの内容について熟慮し、丁寧に返信する特徴があります。また、不明点があると過去のデータ・資料などを納得するまで調べ、行動の根拠や今後の対策を添えて返事するため、レスポンスが遅くなります。慎重派の人からは、しっかりまとめられた長い文章のビジネスチャットやメールが返ってくる傾向があります。

  • 面倒くさがりな性格

面倒くさがりの人は、レスポンスが遅くなりやすい特徴があります。受け取った連絡に対して「後で返事しよう」「誰かが返してくれるだろう」と先延ばしする結果、いつまでもレスポンスが返ってきません。また、文章での連絡を億劫に感じ、電話や口頭での連絡を好む人もいます。面倒くさがりな人は多くの場合、返信を催促されないと動きません。

  • オンとオフをきっちり分けるタイプ

レスポンスが良いときと悪いときの差が大きい人は、オン・オフをきっちり分けているケースがあります。休みの日に仕事用のデバイスやツールを利用しない人は、レスポンスが悪いと思われがちです。オン・オフを分ける人の場合、休日に連絡を返さない一方で、就業時間中ならばレスポンスが良い傾向にあります。

仕事仲間や取引先のレスポンスが悪い場合、必ずしも本人の性格や仕事への向き合い方が理由とは限りません。理由が分かれば、ちょっとした工夫やルール作りによって改善できることがあります。

レスポンスが悪いことで仕事に与えるデメリット

レスポンスが悪いと、ビジネスシーンではデメリットが生じる場合があります。ここから紹介するのは、レスポンスが悪いことで起きる仕事上のデメリットです。仕事上のコミュニケーションに課題を抱えているときは、以下を見直しましょう。

クライアントや仕事仲間からの信頼を損なう

レスポンスが悪いと、クライアントや仕事仲間から不信感を持たれる恐れがあります。実際の人間関係において、返事しない人や返事を先延ばしにする人は「信頼できない」と感じます。ビジネス上でも、レスポンスが悪い人を「信頼できる」と感じる人は少数派です。

レスポンスの悪さによって信頼を損なうのは、期日があるにもかかわらず返事しない、催促を受けてから返事する、といったケースです。返信までに時間がかかる場合、「調査中です」「〇日までに経過を報告します」といった一言があるだけでも、相手は安心できます。

業務や問題解決に遅れが生じる

レスポンスが遅いと生じるデメリットの1つが、業務や問題解決に遅れが生じる点です。仕事は多くの場合、プロジェクトチームや複数のメンバーで取り組んでいます。1人のレスポンスが悪いと全体に影響が生じ、業務効率が下がります。自分の業務内容がチーム全体でどのように機能するのか意識し、問題解決に取り組む姿勢が大切です。

また、顧客対応が遅れると、レスポンスの悪さが二次クレームや悪評につながる恐れがあります。レスポンスの悪さは、新規顧客の獲得機会を逃したり、取引の取りやめにつながったりし、売り上げに悪影響を及ぼします。

ルーズ・優先度が低い印象を与える

レスポンスが遅いと、相手に「ルーズだ」「仕事の優先度が低い」といった印象を与えかねません。

メールやチャットでの連絡があったとき、返事があるまで相手は待っている状態です。レスポンスが悪いと相手の時間を奪うことになります。同じ行動を繰り返すと、相手に「低く見られている」と思われ、評価を下げられる可能性もあります。遅いレスポンスは、相手の不興を買うことになり、不快感やトラブルの原因です。

レスポンスを早くすることで得られるメリット

レスポンスを早くすると、業務やメンバー間のコミュニケーションにおいてさまざまな良い影響があります。ここから紹介するのは、レスポンスを早くすることで得られる3つのメリットです。

良好な信頼関係を築ける

レスポンスが早いと、クライアントや社内のメンバーから信頼を得やすくなります。対応の早さは、相手にとって「自分を優先してくれる」「大切にしてくれる」と感じる要素です。例えば、顧客からの問い合わせに対し、迅速に回答できれば「信頼できる会社だ」と思われる可能性が高まります。

なお、良好な信頼関係は、業務を進める上で重要です。信頼できる人は、仕事の相談がしやすい、新しい案件を任せやすいなど、頼れる存在として認識されます。レスポンスの早さは業務の質を上げ、チャンスを増やす意味でも欠かせません。

仕事がスムーズに進む

レスポンスが早いと、仕事がスムーズに進みます。仕事を進める上で重要なのは、円滑なコミュニケーションです。メンバーやクライアントときちんとコミュニケーションが取れれば、共通の認識で仕事が進められます。

相手の待ち時間を減らし仕事を効率良く進めるためにも、早めのレスポンスを心掛けましょう。

ミスの予防や早期発見につながる

早いレスポンスは、ミスを予防し、ミスが起きたとしても早期に発見できます。レスポンスが遅いとタスクが溜まり、早期に対応すべき案件が後回しになる恐れがあります。すぐにレスポンスするよう心がければ、案件が溜まりません。

また、ビジネスでは多くの場合、複数の業務を同時に行っています。1つの案件のレスポンスを待っている間に別の業務を行う機会も少なくありません。相手のレスポンスが遅延すると、やりとりしていた案件をうっかり忘れる可能性もあります。早いレスポンスのメリットは、自分のミスだけでなく、周囲のミスも防げることです。

レスポンスを早くするためのポイント

スピード感のあるレスポンスは、周囲との人間関係が良好になる、ミスを減らせるなど、さまざまなメリットがあります。ここからは、レスポンスを早くするために大切な3つのポイントを紹介するので、業務をスムーズに進めたい人は参考にしましょう。

タスクの優先順位を明確にする

業務で発生するタスクの処理方法を明確にすると、レスポンスが早くなります。タスクには優先順位をつけ、優先度の高いものから着手しましょう。例えば、返信を必要とするメールやチャットは優先順位を上げて処理するのがおすすめです。

タスクの優先順位は、連絡を受けた順にレスポンスを返すのが基本です。一方で、締め切りの期日が迫っている仕事や、これから関係を築きたい新規クライアントの案件は、優先順位を上げたほうが良いときもあります。タスクの優先順位の決め方は、業務内容や相手との関係性を考えることが重要です。

すぐ返信することを癖づける

見たらすぐ返信する癖をつけると、レスポンスが早くなります。真面目で慎重派の人ほど「正確な情報を伝えなければ」と意識するあまり、レスポンスが遅くなる傾向です。すぐに回答できない場面では「調査中です」など、一次返信するだけでも相手は安心できます。

また、「今は忙しいから後にしよう」と考えていると、うっかり返信を忘れるケースがあります。メッセージを確認した後は時間を置かず、すぐレスポンスするよう心がけましょう。

情報を整理整頓しておく

レスポンスの早さは、日頃の整理整頓に関係しています。必要な情報がどこにあるのか分かるよう、パソコンのファイルやフォルダ、デスク周りを整理しましょう。情報が整理された環境は、スケジュール管理・タスク管理がしやすくなるので、業務上のパフォーマンスも向上します。

情報を整理する上で大切なのは、自分にとって分かりやすい場所に収納・保管しておくことです。必要なときに必要な情報が取り出せると、操作性が向上し、レスポンスも早くなります。

迅速なレスポンスを心がけて良好な信頼関係を築こう

レスポンスが悪いことは、信頼関係の損失や業務効率の低下など、ビジネスに多大な影響を与えます。特徴を理解し適切な対策を講じれば、改善は可能です。

タスクの優先順位を明確にし、すぐに返信する習慣をつけ、情報を整理整頓することがポイントです。レスポンスを早くすれば、良好な信頼関係を築き、仕事をスムーズに進められるようになります。この記事を参考に、より良いビジネス環境を整えていきましょう。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

  • 監修：田島清子

    プロライター、ディレクター。大学で文芸を専攻し、大学卒業後は個人で執筆を続ける。出版業界を経てWeb業界に身を置き、法関連を中心に幅広い業界に関する記事を執筆・校閲。現在はプレイヤーとディレクターを兼任。

    特に起業・会社設立・確定申告・業務効率化分野の校閲に強みを持つ。

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