• 作成日 : 2024年4月3日

無料Web会議ツールを比較!社内への導入方法や活用法・注意点を解説

無料Web会議ツールを比較!社内への導入方法や活用法・注意点を解説

Web会議ツールは、テレワークを導入している企業や他社との会議が多い企業におすすめのツールです。さまざまなベンダーから提供されており、無料でダウンロードできるものもあります。

本記事では無料から使えるおすすめのWeb会議ツールや、Web会議ツールの活用方法を紹介します。

Web会議ツールとは?

Web会議ツールとは、インターネット環境下で映像や音声をリアルタイムに共有しながら会議を行えるツールです。直接会わなくても会議を開けるため、在宅勤務の多い職場や他社との会議が多い場合に適しています。

以下では、Web会議ツールの種類やテレビ会議との違いについてそれぞれ詳しく解説します。

Web会議ツールの種類

Web会議ツールには、クラウド型とオンプレミス型の2種類があります。それぞれの特徴をまとめると次の表の通りです。

サーバーの形態メリットデメリット
クラウド型ベンダーのサーバーにアクセスする・すぐに利用開始可能
・初期費用やメンテナンスの手間が少ない
・カスタマイズできない部分が多い
オンプレミス型自社内にサーバーを設置してアクセスする・自社の基準にセキュリティを合わせられる
・柔軟にカスタマイズできる
・初期費用やメンテナンスの手間がかかる

初期費用を抑えたい場合はクラウド型がおすすめですが、セキュリティを重視する場合はオンプレミス型を検討するとよいでしょう。

Web会議とテレビ会議の違い

Web会議とテレビ会議は混同されがちですが、接続の仕方や利用に適したシーンが異なります。

Web会議では、基本的に通信環境とパソコン、またはスマートフォンがあれば会議ができます。必要なものが少ないため、自宅やカフェなどオフィス以外のさまざまな場所から会議に参加可能です。ただし、通信環境が整っていない場所では映像や音声が途切れがちになることがあります。

テレビ会議では、専用のインターネット接続回線と機器が必要です。設置しなければいけないものが多いため、会議室からの参加が基本となります。場所は限られるものの高画質で安定した接続ができるので、重要度の高い会議での利用がおすすめです。

Web会議とテレビ会議それぞれに適した使い方があるので、利用シーンに合わせて使い分けましょう。

無料から使えるWeb会議ツール

Zoom(ズーム)

Zoom(ズーム)はベーシックプランなら無料で利用可能です。ただし、Web会議は最大40分しかできないので、1時間程度の会議をする場合は有料プランに加入しましょう。100人を超える大規模な会議を実施する場合は、ビジネスプラン以上のものがおすすめです。

料金プラン(ユーザー1人当たり)・ベーシック:無料
・プロ:年間21,250円
・ビジネス:年間29,990円
・ビジネスプラス:年間34,380円
・エンタープライズ:要問い合わせ※税込み表記
利用可能人数・ベーシック:100人
・プロ:100人
・ビジネス:300人
・ビジネスプラス:300人
・エンタープライズ:1,000人
画面共有機能
録画機能
チャット機能
最大利用可能時間・ベーシック:40分
・プロ:30時間
・ビジネス:30時間
・ビジネスプラス:30時間
・エンタープライズ:30時間
セキュリティ・暗号化
・ミーティングのロック
・録画の無効化
・パスコード
サポート・チャットボット
・ナレッジベース
・ライブチャットのサポート(有料プラン)
運営会社Zoom Video Communications, Inc.
公式サイトhttps://zoom.us/ja

※2024年3月18日現在

Microsoft Teams(マイクロソフト チームズ)

Microsoft Teams(マイクロソフト チームズ)は、有料プランに加入すると24時間年中無休でカスタマーサポートを受けられます。有料プランは、月額550円(税込み)から提供されています。

料金プラン(ユーザー1人当たり)・Microsoft Teams:無料
・Microsoft 365 Personal:月額1,490円
・Microsoft 365 Family:月額2,100円
・Microsoft Teams Essentials:月額550円
・Microsoft 365 Business Basic:月額825円
・Microsoft 365 Business:月額1,716円※税込み表記※年契約
利用可能人数・Microsoft Teams:60分
・Microsoft 365 Personal:30時間
・Microsoft 365 Family:30時間
・Microsoft Teams Essentials:30時間
・Microsoft 365 Business Basic:30時間
・Microsoft 365 Business:30時間
画面共有機能
録画機能
チャット機能
最大利用可能時間・Microsoft Teams:100人
・Microsoft 365 Personal:300人
・Microsoft 365 Family:300人
・Microsoft Teams Essentials:300人
・Microsoft 365 Business Basic:300人
・Microsoft 365 Business:300人
セキュリティ・暗号化
・OAuth
・トランスポート層セキュリティ (TLS)
・セキュアリアルタイム転送プロトコル (SRTP)
サポート24時間年中無休の電話/Web サポート(有料プラン)
運営会社日本マイクロソフト株式会社
公式サイトhttps://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software

※2024年3月18日現在

Google Meet(グーグル ミート)

Google Meet(グーグル ミート)は、Googleアカウントがあれば誰でも利用できるWeb会議ツールで無料版でも1対1の会議は最大24時間続けられますが、3人以上で1時間を超える会議をする場合は、有料プランへの加入が必要です。

料金プラン(ユーザー1人当たり)・無料版:Googleアカウントがあれば利用可能
・Google Oneベーシック:月額250円
・Google Oneプレミアム:月額1,300円
・Google OneAI プレミアム:月額2,900円
・Business Starter:月額680円
・Business Standard:月額1,360円
・Business Plus:月額2,040円
・Enterprise:要問い合わせ※税込み表記
※年契約の場合
利用可能人数・無料版:100人
・Google Oneベーシック:100人
・Google Oneプレミアム:1,000人
・Google OneAI プレミアム:1,000人
・Business Starter:100人
・Business Standard:150人
・Business Plus:500人
・Enterprise:1,000人
画面共有機能
録画機能〇(Business Starterは不可)
チャット機能
最大利用可能時間・無料版:60分
・Google Oneベーシック:24時間
・Google Oneプレミアム:24時間
・Google OneAI プレミアム:24時間
・Business Starter:24時間
・Business Standard:24時間
・Business Plus:24時間
・Enterprise:24時間※モバイルおよび1対1の通話の場合は時間制限なし
セキュリティ・2段階認証プロセス
・高度な保護機能プログラム
サポート24時間365日のサポート
運営会社Google LLC
公式サイトhttps://workspace.google.com/intl/ja/products/meet/

※2024年3月18日現在

Webex Meetings(ウェブエックス ミーティングス)

Webex Meetings(ウェブエックス ミーティングス)は、ライブQ&A機能があるWeb会議ツールです。参加者は会議中に質問を送信でき、主催者は質問をフィルタリングして現在のトピックに関係のあるものだけを取り上げられます。また、ほかの参加者も「賛成投票」することでその質問の重要性を主催者に知らせることができます。

料金プラン(ユーザー1人当たり)・Webex Free:無料
・Webex Starter:月額1,700円
・Webex Business:月額2,700円
・Webex Enterprise:要問い合わせ※税込み表記
利用可能人数・Webex Free:100人
・Webex Starter:150人
・Webex Business:200人
・Webex Enterprise:1,000人
画面共有機能
録画機能
チャット機能
最大利用可能時間・Webex Free:40分
・Webex Starter:24時間
・Webex Business:24時間
・Webex Enterprise:24時間
セキュリティ・高度なプライバシー機能
・暗号化
サポート・チャット
・ナレッジベース
運営会社シスコシステムズ合同会社
公式サイトhttps://www.webex.com/ja/video-conferencing.html

※2024年3月18日現在

Skype(スカイプ)

Skypeは、無料で最大24時間のWeb会議ができるツールです。最大で100人まで参加できます。トラブルや不明点がある場合は、マイクロソフトの営業時間内でサポートを受けられます。

料金プラン(ユーザー1人当たり)無料
利用可能人数100人
画面共有機能
録画機能
チャット機能
最大利用可能時間24時間
セキュリティ・暗号化
・パスワード
サポート平日9~18時、土日10~18時問い合わせ可能
運営会社日本マイクロソフト株式会社
公式サイトhttps://www.skype.com/ja/

※2024年3月18日現在

どこでもSHOWBY

どこでもSHOWBYでは、最大6人までWeb会議ができます。進行役とゲストを明確に分けられ、進行役は参加者を強制退場させたり発言者を拡大表示したりできます。比較的少人数で効率的な会議をしたいときにおすすめです。

料金プラン(ユーザー1人当たり)・無課金タイプ:無料
・ユーザー課金タイプ:月額1,980円
・ルーム課金タイプ:月額5,500円(部屋追加毎に5,500円)※税込み表記
利用可能人数6人
画面共有機能
録画機能
チャット機能
最大利用可能時間・無課金タイプ:月間20商談まで(1回5分未満はノーカウント)
・ユーザー課金タイプ:無制限
・ルーム課金タイプ:無制限
セキュリティ・2段階認証
・エントランスの鍵
サポート電話サポート
運営会社株式会社かんざし
公式サイトhttps://www.showby.cloud/detail/

※2024年3月18日現在

Whereby (ウェアバイ)

Whereby (ウェアバイ)は、有料プランなら時間制限なくWeb会議ができます。画面共有はFreeプランでも可能ですが、録画機能を使いたい場合は有料プランへの加入が必要です。

料金プラン(ユーザー1人当たり)・Free:無料
・Pro:月額8.99ドル
・Business:月額11.99ドル※税込み表記
利用可能人数・Free:100人
・Pro:100人
・Business:200人
画面共有機能
録画機能〇(Freeは不可)
チャット機能要問い合わせ
最大利用可能時間・Free:45分
・Pro:無制限
・Business:無制限
セキュリティ暗号化
サポートBusinessプランは優先サポートあり
運営会社Whereby AS
公式サイトhttps://whereby.com/

※2024年3月18日現在

BizMee (ビズミー)

BizMee (ビズミー)は、無料で6人までWeb会議ができるツールです。会員登録不要で利用できます。画面共有はパソコンからしかできないため、出先からモバイル端末で参加する際は注意しましょう。

料金プラン(ユーザー1人当たり)無料
利用可能人数6人
画面共有機能〇(モバイル端末は不可)
録画機能×
チャット機能×
最大利用可能時間要問い合わせ
セキュリティ要問い合わせ
サポートなし
運営会社株式会社grabss
公式サイトhttps://bizmee.net/

※2024年3月18日現在

Web会議ツールの比較ポイント

Web会議ツールを選定するときは、次の点を比べて検討しましょう。

  • 最大利用可能人数
  • 最大利用可能時間
  • 映像・音声の質
  • 操作性
  • セキュリティ
  • サポート体制

最大利用可能人数や最大利用可能時間は、会議の形態に合わせて選びましょう。数百人規模のWeb会議の場合は、有料プランのことがほとんどです。

映像・音声の質や操作性は、無料版や無料お試し期間を利用して実際に確かめてみてください。

セキュリティは、パスワードや暗号化などの対策が行われているかチェックしましょう。また、サポートはトラブルが起きたときに直接問い合わせられるものが便利です。

Web会議ツールの導入方法

ここからはWeb会議ツールの導入方法について解説します。

  • Web会議ツールの選択
  • 機材の設置や通信環境の設定
  • セキュリティの確保
  • 操作マニュアルの整備

上記それぞれのポイントを解説するので、Web会議ツール導入の具体的な流れの参考にしてください。

Web会議ツールの選択

まずはどのWeb会議ツールを導入するか選択しましょう。あらかじめツールが必要な人数と予算を明確にしておき、各Web会議ツールの特徴やプランを比較してください。

無料で使えるものもありますが、最大人数や時間に制限があることが多い点に注意しましょう。

機材の設置や通信環境の設定

Web会議に必要な機材や通信環境の準備も行いましょう。

Web会議ツールの利用には、最低限通信環境とパソコンやスマホなどの端末が必要です。パソコンにカメラとマイクが内蔵されていない場合は別途購入してください。

インターネットの通信速度は、上り・下りともに3Mbps以上を目安にしましょう。会議中にファイルのアップロードやダウンロードをする場合は、より速度の高い回線を用意するのがおすすめです。

セキュリティの確保

Web会議では機密情報を扱うことが多いため、セキュリティの確保が重要です。ツールの選択段階で、暗号化やIPアドレス指定などの対策が行われているかチェックしましょう。

また、出先から参加する場合は、画面をほかの人に見られないように注意してください。必要であれば参加場所をオフィスと自宅に限定する、フリーWi-Fiの利用を禁止するなどの対策も取るとよいでしょう。

操作マニュアルの整備

Web会議ツールを導入する前に、操作マニュアルを整備しましょう。

パソコンを使い慣れていない社員でも迷わず会議に参加できるよう、ログイン方法や会議の始め方の手順を解説してください。起こりがちなトラブルへの対処法やよくある質問なども載せるとよいでしょう。

Web会議ツールの導入後に追記すべき項目が見つかることもあるので、導入後しばらくはすぐにマニュアルをアップデートできるよう準備しておくのがおすすめです。

Web会議ツールの活用方法

Web会議ツールを使うときは、ホワイトボード機能や全体と共有できるメモ機能などを積極的に活用しましょう。

ホワイトボード機能やメモ機能を使うと、共有画面上で各自が意見やアイディアを書き込めます。参加者の積極性を促し有意義な会議にするためにも、自由に書き込みしてもらうようにしましょう。

図や表が書き込めることもあり、言葉だけでは説明しにくい事柄をわかりやすく伝えることも可能です。

実際に会議室でホワイトボードを使っている感覚でぜひ活用してみてください。

Web会議ツール利用時の注意点は?

Web会議ツールを利用するときは、以下の2点に注意しましょう。

  • 会議の進行が通信環境に左右されることがある
  • 表情や雰囲気が伝わりにくい

Web会議ツールの利用には、インターネットへの接続が必須です。通信環境が悪いと音声が途切れたり資料のアップロードに時間がかかったりして、会議の進行を妨げてしまうことがあります。事前に通信環境を整えておきましょう。

画面上では表情や雰囲気が伝わりにくいため、ぶっきらぼうに思われたり、不機嫌だと勘違いされたりする恐れもあります。リアクションはいつもより少しおおげさに取り、表情や声のトーンに気を配りましょう。

Web会議ツールを使ってオンラインでも会議を開こう

Web会議ツールを使うと、自宅やカフェなどさまざまな場所で会議に参加できます。多数のWeb会議ツールがあるので、まずは無料版で使い勝手や機能などを確認してみることがおすすめです。

導入前は通信環境を整え、操作マニュアルを準備しておくと、スムーズに利用開始できます。ぜひWeb会議ツールを比較して導入を検討してみてください。


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