- 更新日 : 2024年12月12日
イベント企画書のスケジュールとは？記載方法や無料テンプレも紹介！
イベント企画書に記載するスケジュールは、イベントの立案から実施に至るまでの工程を整理し、実行可能な計画を明確化するための重要な項目です。スケジュールを記載することで、プロジェクト関係者全員が準備すべき内容や進行状況を把握しやすくなります。当記事では、イベント企画書の目的や記載するべき基本項目、そして具体的なスケジュール記載方法を詳しく解説します。
目次
イベント企画書に記載するスケジュールとは？
イベント企画書とは、イベントの企画者が新規プロジェクトのアイデアや計画、詳細を書き出し、誰もが理解できる形にまとめた文書のことを指します。イベント企画書に記載する項目の1つが、スケジュールです。スケジュールの項目では、プロジェクトの立ち上げから実施までのスケジュールを、社内環境やトラブルなどの仮定も踏まえて記載します。
なお、イベント企画書は提案書と混同されるケースが珍しくありません。提案書は顧客の課題や要望を整理・解決するための文書で、イベントの方向性やおおまかな費用、スケジュールなどを記載するのが一般的です。一方企画書では、提案書の記載項目を実務レベルまで落とし込み、スケジュールや費用対効果などをより詳しく記載することが求められます。
以下の見出しでは、イベントスケジュール作成の前提条件として、イベント企画書を作成する目的と記載する項目について詳しく見ていきましょう。
イベント企画書の目的
イベント企画書を作成する主な目的は、決裁者からイベント開催の承認を得ることと、イベント関係者やチーム内の認識を揃えることです。イベントを実現させるには、社内外の決裁者に企画内容を共有し、承認を得る必要があります。承認を得た後は、イベント企画書を通じて関係者全員の認識を揃え、実施に向けた準備を行います。
そのためイベント企画書作成を行うときは、作成の目的を認識した上で、読む人に内容が伝わりやすい資料に仕上げることが大切です。
イベント企画書に記載する項目
プロジェクトの内容にもよりますが、イベント企画書は主に以下のような項目で構成されます。
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特にスケジュールは、計画通りにプロジェクトを実施する上で重要な項目です。イベント開催には備品の調達や会場設営、集客などさまざまな準備が必要なため、企画書作成時は、重要なポイントごとに区切ってスケジュール管理を行うとよいでしょう。
企画書・イベントスケジュールの無料テンプレート
イベント企画書やスケジュールを作成する場合、自分で一から作成する以外に、企画書テンプレートを活用する方法があります。テンプレートを利用すれば、内容をアレンジするだけで書式の整った企画書を作れるため、ぜひ活用してみてください。
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イベント企画書にスケジュールを記載する方法
イベント企画書を作る際は、図や線表を活用して、視覚的に分かりやすいものを作成するのがおすすめです。以下の見出しでは、イベント企画書にスケジュールを記載する方法を6つ解説するため、イベント内容やスキルに応じて、適した作成方法を選んでみてください。
文章中に記載する
小規模なイベントの企画書であれば、文章でスケジュールを整理するだけでも問題ありません。文章で記載する場合、箇条書きや●、■などの記号を活用することで、視覚的に分かりやすくまとめられます。
【記載方法の例】
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文章のみでスケジュールを共有する場合でも、何をやるか、いつやるかが読み手に明確に伝わるよう、表現方法を工夫しましょう。
表で記載する
Excelなどのツールを使って、スケジュール表を挿入する方法もあります。基本的な操作方法を理解していればさほど難易度は高くないため、視覚的に分かりやすいスケジュールを作成したい方は、表機能を活用してみてください。
【スケジュール表の作成手順】
| 1 | 行と列の幅を使いやすい数値に調整する |
|---|---|
| 2 | 縦軸・横軸に必要な項目を並べ、データを入力する |
| 3 | 必要に応じて、関数や書式ルールを設定する |
縦軸と横軸の入力内容は、整理したい内容に応じてアレンジしましょう。例えば、縦軸に1か月分の日付、横軸に月を入力すれば、何月何日に何をするかという情報を表でまとめられます。
線表で記載する
PowerPointなどのツールを使って、線表（フロー）を作成するのもおすすめです。線表は、普通の表と比べて資料作成に手間がかかりやすいものの、時間経過を直感的に理解しやすく、込み入ったスケジュールの整理に適しています。
線表を作成する場合、横軸に時間や日程を記載し、縦軸に作業内容を記載するのが一般的です。横軸の幅を調整することで期間の長さを視覚的に表せるほか、縦軸に複数の作業項目を並べれば、作業の重複期間なども把握できます。
カレンダーで記載する
カレンダー形式の表でスケジュールを記載するのも1つの手です。カレンダー形式の場合、月単位、週単位、日単位の予定を一目で把握できる上、週をまたぐ作業を矢印で分かりやすく表現できます。デジタル環境で企画書を提出する場合は、カレンダーツールやアプリを使ってクラウド上でスケジュールを共有することも可能です。
ただし、日付ごとの記載スペースには限りがあるため、記載したい情報量が多いときや、複数担当者のスケジュールを同時に管理したいときには向きません。
箱図形式で記載する
WordやPowerPointで挿入できる箱型の図でも、スケジュールを記載できます。作成にはやや手間がかかりますが、スケジュールを複数のフェーズに区分して記載することで、実施までのプロセスをイメージしやすくなるのがメリットです。
箱図のデザインや色を工夫すれば、重要な情報を強調したり、プロセスの違いを分かりやすく区別したりと、幅広いアレンジができることも魅力の1つです。スケジュールを複数のフェーズに分けて伝えたい場合は、箱図形式を検討するとよいでしょう。
ガントチャートで記載する
ガントチャートとは、棒グラフを用いた表の1種で、主に作業工程や進捗の管理に利用されます。ガントチャートでは、横軸に作業の進捗状況、縦軸に作業内容や担当者、作業開始日、完了期日などを記載するのが一般的です。
ガントチャートを使うことで、プロジェクトに関連するあらゆるタスクを可視化し、リアルタイムで個々の進捗状況を共有できます。ただし、作成に時間と手間がかかりやすい点や、複雑なプロジェクトでは全体像を把握しにくくなる点には注意が必要です。
企画書にスケジュールを記入するポイント
企画書にスケジュールを記入するときは、余裕のある日程を組み、早い段階で企画書を提出しましょう。企画書作成後に方針変更・予期せぬトラブルで計画が遅延することや、1回の提出で決裁者の承認が下りないことは決して珍しくありません。しかし、4週間程度かかりそうな作業には5週間を割り当てるなど、スケジュールに余裕を持たせれば、イベント開催前の準備不足を防ぎやすくなります。
また、単純かつ短期のプロジェクトの場合は、PowerPointなどのオブジェクトを利用すると、フローをシンプルかつ分かりやすく伝えられます。一方、複雑かつ長期のプロジェクトの場合は、内容の変更・編集がしやすく、複雑な情報も整理しやすい表を活用するのがおすすめです。
適切な形式で企画書にスケジュールを記載しよう
イベント企画書にスケジュールを記載する際は、プロジェクトの規模や関係者が求める情報量に応じて、適切な形式を選ぶことが重要です。小規模なプロジェクトでは文章や簡単な表形式、大規模で複雑なプロジェクトではガントチャートや線表が有効です。また、スケジュールには余裕を持たせ、トラブル発生時にも対応できる計画を心がけましょう。
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