• 作成日 : 2024年7月4日

手書き文字をデータ化したい！そんなときはOCRサービスがおすすめ

手書き文字をデータ化する頻度が高い場合、最も効率的な方法は、手書き文字を瞬時にデジタルデータに変換できるOCR（光学文字認識）サービスの活用です。

手書きの請求書や納品書をデジタルデータに変換する作業は手間と時間がかかりますが、OCRを活用すれば入力や管理の手間が省けるため、業務効率の向上が期待できます。

手書き文字をデータ化する方法

手書き文字をデータ化する方法は主に、以下の3つがあげられます。

• 自分で手入力する
• 代行サービス会社に依頼する
• OCRを利用する

自分で手入力する

短い文章や数枚の書類をデータ化するなら、文字をキーボードで直接打ち込む方法が最も簡単です。ツールやアプリを開いたり、間違いを修正する手間も必要ありません。

しかし、大量の書類や長文をデータ化する場合、手入力ではミスが起こったり、時間がかかったりするため、業務効率が悪くなるでしょう。人によってはデータ入力に時間がかかり、メイン業務に支障がでる可能性があるためです。

代行サービス会社に依頼する

手書き文字のデータ化を代行サービス会社に依頼する方法があります。大量の書類や専門的な処理を必要とする場合は、外部に委託することで業務の効率化を図れるでしょう。

また、多くの代行サービス会社は、最新の技術とノウハウを駆使してデータ化を行うため、手書き文字だけでなく、印刷文字や画像内の文字のデータ化など、さまざまなニーズに柔軟に対応可能です。

しかし、データ化する量によっては、自社にシステムを導入した方がコストパフォーマンスが良くなる場合もあります。代行サービス会社に委託する場合は、費用や品質、業務効率など、さまざまな面から検討するべきでしょう。

OCRを利用する

毎日もしくは毎月のように、手書き文字をデータ化する場合、OCR（光学的文字認識）を利用するとよいでしょう。手書き文字を手入力していた時間が削減されるため、業務効率や生産性が上がり、本来すべき業務に集中できます。

OCRには、無料版と有料版があります。無料版はコストがかからないため手軽に導入できますが、文字を読み取る精度は有料版に比べて劣る点がデメリットです。

一方で有料版は、月に数万円のコストがかかりますが、文字の読み取り精度は高くなります。また、文字のデータ化以外にも、書類を種類ごとに振り分けたり、業務ソフトと連携したりできるため、業務効率の向上をより期待できるでしょう。

手書き文字をデータ化するOCRとは？

OCRとは「Optical Character Recognition（光学的文字認識）」の略で、手書きや印刷の文字を読み取り、自動で文字データに変換してくれる機能です。書類をスキャナーやカメラアプリでスキャンするだけで正確にデータ化できるため、入力の手間を減らしてミスを防げます。

OCRには、従来型のOCRとAI（人工知能）技術を活用したAI-OCRの2種類があります。AI-OCRを活用した場合、読み取りを行うたびにAIが学習するため、従来のOCRよりも読み取り精度が高く、クセのある文字や発注番号のように複雑な文字も識別がしやすくなるでしょう。

手書き文字をデータ化するOCRのメリット

手書き文字をOCRでデータ化するメリットは多く、企業の生産性や業務効率の向上に大きく影響を与えます。

主なメリットは、以下の6つが考えられます。

• 入力の時間を短縮できる
• きれいにデータ化できる
• データの検索や活用がしやすくなる
• ペーパーレス化が進む
• メイン業務に集中できる
• 管理の手間がかからない

入力の時間を短縮できる

請求書や納品書、発注書などの帳票類を手入力するのは、貴重な時間や人材の浪費につながります。OCRを活用すれば、今まで手入力にかかっていた時間や人材を削減できるため、ほかの重要な業務にリソースを割けるでしょう。

リソースの最適化は人件費の削減や生産性の向上が期待できるため、OCR導入の効果は入力時間の短縮だけにとどまりません。

きれいにデータ化できる

文字を手入力して書類をデータ化する方法では、転記ミスや入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する恐れがあります。

OCRを活用すれば、従業員は確認や修正のみに集中できるため、正確にデータ化できるでしょう。OCRではCSVでのデータ出力もできるため、業務ソフトやExcelへインポートし、業務の効率化や分析なども可能です。

しかし、OCRも100％の読み取り精度ではありません。書類の読み取りが多い業種では、認識精度が99％に近いAI-OCRを活用すれば、確認や修正の手間も削減できます。

また、書類をそのままスキャンしても画像としてデータ化できますが、手書き文字のままだと、人によって文字のクセがあり読みづらい場合もあるでしょう。OCRで文字をデータ化した方が、きれいなデータとして残すことができます。

データの検索や活用がしやすくなる

OCRで文字をデータ化する方法は、情報の整理や検索がしやすいため、書類の活用がしやすくなります。

手書きの書類の場合「多くの書類の中から必要な書類を見つける労力がかかる」「社外では書類を確認できない」といった問題があります。また、書類を画像データとして保管してクラウドで管理しても、書類内の文字では検索できないため、ファイルを一つずつ開いて探す必要があるでしょう。

OCRの場合、検索機能や仕分け機能などを使用できる上に、社外からもアクセスできるため、どこからでも必要な情報をすぐに抽出できます。

ペーパーレス化が進む

OCRを活用してペーパーレス化を推進するメリットは、大量の書類を分類して収納する手間や、管理するためのスペースが必要ないことです。紛失や劣化を防ぐこともできる上に、必要であれば永久に保管できます。

また、役職や部署ごとに承認が必要な書類などは、紙ベースであれば手渡しする手間がありますが、ペーパーレス化すればデータ上でやり取りが可能です。

書類を保管するためにかかるコストや、書類の回覧にかかる手間を削減できるでしょう。

メイン業務に集中できる

手書き文字をデータ入力する時間は、メイン業務の生産性向上を阻む業務です。リソース不足や人件費の負担に悩む企業の場合、OCRを導入してノンコア業務にかける時間を削減すれば、大幅に業務改善を図れるでしょう。

自社の人材は売上や利益に関わることに集中させ、業務管理はツールを使うと効率的です。雑務が減り重要な業務のみに時間を使えるため、従業員のモチベーションアップや人件費の削減にもつながります。

管理の手間がかからない

紙の書類は、分類後に一定の期間保管し、廃棄しなければなりません。廃棄の際には、企業の帳票はシュレッダーにかける必要があるため、時間も手間もかかります。

OCRでデータ化された書類であれば、サーバー上やクラウド上で保存・削除が簡単にできるため、物理的な手間が不要です。

手書き文字をデータ化するOCRの注意点

業務効率化を図る上でメリットが多いOCRの導入ですが、業種や業務内容によっては合わない場合があります。OCRを導入する前に、利用する際の注意点を知っておくことが大切です。

OCRで手書き文字をデータ化する注意点は、以下の6つが考えられます。

• テキスト化の精度を確認する
• 読み取り設定は使いやすいか？
• データ化で効率化したい業務に対応しているか？
• 自社のセキュリティポリシーと合致しているか？
• 導入コストがかかる
• 修正に時間がかかる

テキスト化の精度を確認する

OCRは無料版と有料版、AI-OCRなど種類があり、読み取り精度が異なります。たとえば無料版では、クセのある文字や日本語と英語が混在する文章などを正しく認識しづらい場合があります。

一方で、有料版やAI-OCRの場合、読み取り精度に優れているツールが豊富で、複数人の手書き文字のクセや専門用語の多い文章でも認識が可能です。

データ化したい書類の種類とOCRの相性によっては読み取りがうまくできず、活用しづらくなるため、テキスト化の精度を確認しましょう。

読み取り設定は使いやすいか？

OCRで文字を読み取る際、スキャンするだけでなく、文字を読み取らせたい部分をフォーマットごとに設定する必要があります。

ツールによって設定方法は異なるため、読み取らせたい書類のフォーマットに合うツールを検討するべきでしょう。

データ化で効率化したい業務に対応しているか？

OCRの種類によっては、フォーマットが決まっている定型文書でないと読み取れない場合や、入力は自動化できても確認・修正に多くの手間がかかる場合があります。「OCRを活用してどのような業務を効率化したいか」を具体的に考えた上で、自社に合うOCRを選ぶと良いでしょう。

また、OCRを活用した業務効率化には業務システムとの連携可否も重要です。書類の管理だけでなくデータを活用することを視野に入れ、会計管理システムや顧客管理システムなど、ほかのツールとの連携ができるかも確認してください。

自社のセキュリティポリシーと合致しているか？

OCRには、インターネットを経由する「クラウド型」と企業のネットワーク内を経由する「オンプレミス型」があります。

オンプレミス型は適切な管理が行えれば外部に情報が漏えいするリスクが少ないため、クラウド型よりもリスク強度は高いといえるでしょう。

クラウド型は、インターネットに接続できる環境さえあれば場所を問わずに利用できる点や、メンテナンスの手間が少ない点がメリットです。ただし、金融機関や保険会社のような業種では、個人情報や機密事項を扱うため会社の規定でクラウド上にアップロードできない場合があります。

自社のセキュリティポリシーを確認し、条件に合うOCRツールを選んでください。

導入コストがかかる

有料版OCRの導入は、買い切り型もしくはサブスクリプション型でコストがかかる上、初期費用が必要な場合があります。

費用の目安としては、初期費用が0～30万円前後、サブスクリプション型は月額利用料3万～10万円前後、買い切り型は1万円前後です。買い切り型は、パソコンに1台ずつインストールする形式のため、少ない台数であればコストを抑えられます。従業員数や業務プロセスに応じて検討してください。

無料版のOCRでは、読み取り精度やフォーマットの対応数の関係で、業種によっては業務効率化を期待できない場合があります。

有料版の方が無料版よりも精度が高く機能が多いため、データ入力を外部委託するコストや従業員の業務時間を削減できます。要件によっては有料版でも費用対効果が高い場合もあるでしょう。

修正に時間がかかる

精度の高いOCRでも間違いがないとは言い切れないため、必ず目視で確認し、ミスがあれば修正する必要があります。確認する項目が多い場合、ミスを見落としてしまったり、時間がかかったりすることもあるでしょう。

OCRの導入で確認・修正の手間まで削減したい場合は、AI技術を取り入れているOCRが向いています。また、修正サービスが付いているOCRもあるため、手放したい業務に合わせてOCRツールを検討してください。

OCRサービスの選び方

OCRサービスは多くの企業が提供しており、企業によってサービス内容はさまざまです。
自社に合うOCRを選ぶためには、以下の3つについて検討してみてください。

• 目的や利用シーンは？
• 自社で行うか外注するか
• サポート体制が整っているか

目的や利用シーンは？

OCRを活用する理由が「単に書類の保管のためにデータ化したいだけなのか」「データ化した情報を活用したいのか」によっても、選び方が変わります。

たとえば、紙の書類を保管するためにデータ化したいのであれば、スマホの無料アプリでもOCR処理が可能です。しかし、事務作業を効率化させたい場合は、読み込んだデータを整理して出力したり、ほかのシステムと連携させたりする機能が必要になります。

幅広い業務に対応できるOCRが最も便利ですが、代わりに導入コストも増えるでしょう。利用目的を整理し、機能面とコスト面のバランスを考慮してください。

自社で行うか外注するか

OCRは、代行サービスを提供する企業に外注する方法もあります。たとえば書類を読み込んだあとに、正しく認識されているか確認したり、ミスを修正したりする作業も効率化したい場合は、外注がおすすめです。

外注する場合は、社内の情報を他企業が確認・修正するため、セキュリティ規定に注意してください。

また、データ化したい書類の枚数が多い場合は、1枚当たりで課金されるため、自社でOCRを導入するよりもコストが上がることがあります。外注費用・OCRの利用料・人件費などを比較して、自社で行うか、外注するか決めましょう。

サポート体制が整っているか

OCRサービスを提供している企業によって、サポート内容が異なります。サポートの内容や体制などを比較し、自社で運用する際にしっかりと活用できる環境を選びましょう。

たとえば、操作方法のサポートや業務改善につながる使用法のアドバイスをしてくれるサポートがあると安心して導入できます。

また「サポート窓口がメールや電話に対応しているか」「24時間対応か」など、緊急時に安心してサポートを受けられる体制があるかどうかも重要です。

おすすめのOCRサービス10選

おすすめのOCRサービスは、以下の10種類です。

料金や読み取り精度、機能面などを比較し、自社に合うOCRサービスを検討してください。

• LINE WORKS OCR（LINE WORKS株式会社）
• CaptureBrain（キヤノンITソリューションズ株式会社）
• Tegaki（株式会社コージェントラボ）
• SmartRead（株式会社コージェントラボ）
• スマートOCR（株式会社インフォディオ）
• AI-OCRらくスルー（関西ビジネスインフォメーション株式会社）
• AI よみと～る（東日本電信電話株式会社）
• invoiceAgent AI OCR（ウイングアーク1st株式会社）
• DEEP READ（株式会社EduLab）
• DynaEye 11（株式会社PFU）

LINE WORKS OCR（LINE WORKS株式会社）

LINE WORKS OCRは、OCRの認識精度を競う世界的コンペで世界No.1を獲得した正確性の高いOCRです。クラウド型のアプリケーションなので、2日～1週間程度で導入でき、導入後はすぐに利用が開始できます。

また、月額料金のほかに1項目ごとに費用が発生するOCRサービスが多いなか、LINE WORKS OCRは1枚ごと（最大50項目）の課金となります。項目が多い帳票を読み取る場合、コストを抑えられることがメリットです。

※2024年6月8日現在

CaptureBrain（キヤノンITソリューションズ株式会社）

CaptureBrainは、独自のイメージング技術を導入しており、OCRの認識精度が高いことが特徴です。スキャンをするときに歪みや傾きがあっても、取り込み画像を補正してくれるため、再スキャンの手間を削減できます。

また、スキャナーや複合機などと連携し、遠方地にある複合機からでも読み取りが可能です。複合機に強みを持つキヤノンITソリューションズだからこそできるサービスです。

※2024年6月8日現在

Tegaki（株式会社コージェントラボ）

Tegakiは、AI技術を活用したディープラーニングを採用しており、手書き文字の認識率99.22%を誇るOCRです。フォルダ連動アプリケーションにより、スキャンからフォルダへの格納、テキスト化までワンストップで実行が可能になります。

※2024年6月8日現在

SmartRead（株式会社コージェントラボ）

SmartReadは、「Tegaki」の機能上位版にあたるOCRです。手書き文字の読み取りを行う「Tegaki」の機能に加え、文書を分類して仕分ける機能を追加しています。

※2024年6月8日現在

スマートOCR（株式会社インフォディオ）

スマートOCRは、AI技術によるディープラーニングを活用し、手書き文字や非定型帳票などにも対応した高精度の読み取りが可能です。

株式会社インフォディオは、スマートOCR以外にも請求書特化型や決算書特化型などのさまざまなOCR関連サービスを行っているため、削減したい業務に合わせてサービスを検討してください。

※2024年6月8日現在

AI-OCRらくスルー（関西ビジネスインフォメーション株式会社）

AI-OCRらくスルーは、AI技術によるディープラーニングを活用しており、96.71%の高い確率で読み取りが可能なOCRです。

帳票の読み取りたい箇所をドラッグ＆ドロップするだけの簡単操作で設定が完了するため、OCRを導入したことがない企業でもスムーズに活用できます。

※2024年6月8日現在

AI よみと～る（東日本電信電話株式会社）

AI よみと～るは、96.71％と高い読み取り精度を実現したOCRです。直感的で使いやすい画面とマウスだけの簡単操作のため、システムの利用に詳しい従業員がいなくても利用可能。

「おまかせRPA」 と連携すれば、自社システムへ自動で入力でき、稼働時間の削減を期待できます。

※2024年6月8日現在

invoiceAgent AI OCR（ウイングアーク1st株式会社）

invoiceAgent AI OCRは、独自の処理機能によって、読み取りの正確性向上と目視確認の作業コスト削減を両立したOCRです。また、WebAPIやRPAと連携が可能で、業務自動化を目指した運用が期待できます。

また、5つのAI OCRエンジンの中から最適なOCRを設定できるので、読み取り精度や歪み・傾きの補正力などが高くなります。

※2024年6月8日現在

DEEP READ（株式会社EduLab）

DEEP READは、独自の研究開発を経て、業界トップクラスの水準で手書き文字の認識が可能なOCRです。認識精度の高さから、金融機関や医療機関、学校法人など、機密情報を扱う業種も活用しています。

また、帳票全体を見ながらキーボードの操作のみで確認や修正ができるため、修正がしやすいのが特徴です。

※2024年6月8日現在

DynaEye 11（株式会社PFU）

DynaEye 11は、AI技術を活用した文字認識精度99.2%のOCRで、手書き文字や活字だけでなく、バーコードにも対応しています。枠外にはみ出した文字や、取り消し線や押印を含む文字など、認識が困難な文字も高精度に認識可能です。

また、読み取り枚数の制限がないため、ランニングコストが明確なので安心して利用できます。

※2024年6月8日現在

OCRサービスを活用して生産性向上を目指そう

手書き文字をデータ化するなら、OCRサービスの利用が最適です。紙ベースの書類を手動でデータ化する時間を削減し、リソースの最適化を行いましょう。

また、データ化の手間を削減するだけでなく、業務システムとの連携や情報共有がしやすくなります。企業全体の業務が効率化することで、人件費の削減や生産性の向上も期待できるでしょう。

おすすめのOCRサービスを比較し、自社が削減したい業務に合うツールを探してみてください。

• 監修：江副杏菜

  IT企業の社内SEとして主にITインフラやクラウド運用、ヘルプデスク業務を経験。その後ソフトウェア開発・DXコンサルティング会社にてコンテンツマーケティングを担当。現在はフリーライター・ディレクターとしてITジャンルをメインにコンテンツ制作に携わる。

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