- 更新日 : 2024年11月27日
日報フォーマット作成のコツ！無料のテンプレート、運用ポイント
日報フォーマットを作成すると、業務・作業日報・営業日報・店舗営業日報を効率よく記載できます。本記事では、エクセルやワードを活用した無料の日報テンプレートや週報との違い、フォーマットの簡単な作成方法、運用する際に知っておきたいポイントを解説します。日報を効率的に作成して業務効率化を図りたい方は参考にしてください。
目次
無料の作業日報フォーマット・テンプレート
本項では、無料で利用できる日報フォーマットやテンプレートを紹介します。
日報フォーマットは、業務内容を時系列順に細かく記載できます。計画していたスケジュールに遅れがないかも確認しやすいでしょう。
エクセルの日報フォーマット
ワードの日報フォーマット
作業時間や作業内容・進捗状況などを記載できるため「いつ・何があったのか」を報告する際に効果的です。
また、進捗状況に関しては、状況を数値化すると、どこまで進んでいるのかがわかりやすく、翌日以降の仕事に役立てられるでしょう。
日報とは？
日報とは、仕事における日々の業務や進捗などを報告する文書です。自身の業務の振り返りだけでなく、チームのメンバーが日々行っている業務を把握でき、全体の情報共有や目標達成などにつなげられます。
また、1日の業務を振り返られ、成長につながる気づきを得られたり、チームで課題を共有できたりするのがメリットです。
日報の役割
日報には、以下3つの役割があります。
- 1日の業務の振り返り
- 案件の進捗管理
- 知識の共有
日報に日々の業務内容を記録すると「いつ何を行ったのか」を把握できます。それにより、仕事の振り返りにつながり、改善点を翌日の業務に反映できるようになるでしょう。
また、業務内容を記載すると、現在進んでいる案件やこれから動く案件を把握できます。やるべきことが明確化され、業務をスムーズに進行しやすくなるでしょう。
そのほか、知識の共有ができるのも役割の一つです。業務においてうまくいった点を報告すると、メンバーが同じように仕事をこなせて、チーム全体での生産性アップが見込めます。
日報・週報の違い
日報は、1日単位で以下のように業務の詳細を記録します。
- その日にどのような作業をしたのか
- どのくらいの時間がかかったのか
- 改善すべき点はあるか
1日を細かく振り返られるのがメリットです。
一方で週報は、週の仕事を振り返り、目標や成果・課題点・解決策を記載します。1週間の仕事の流れを把握できるのが特徴です。
それぞれに異なる特徴があるため、記載できる時間があれば日報と週報どちらも取り入れるのがよいでしょう。
日報の主な種類
日報は、4つの種類があります。
| 種類 | 特徴 |
|---|---|
| 業務日報（作業日報） | 1日の活動内容を記載し、部署のメンバーに共有する |
| 研修日報 | 研修内容を振り返り成果を共有する |
| 営業日報 | 営業担当者が営業活動や成果・課題を報告する |
| 店舗営業日報 | ある売上や利益などを記載する |
この中で多くの企業で利用されるのが業務日報（作業日報）です。業務日報をもとに日々の仕事を振り返り、目標や課題点などの記載を記載しましょう。
日報のフォーマットを統一するメリット
日報は、単に文章化するのではなく、フォーマットに沿った記載を推奨します。なぜなら、日報を書くたびに項目を考える手間が省けるためです。
また、チーム内で書くべき内容を統一できるのもメリットといえるでしょう。
記載する内容は、今日の目標や課題、業務内容などが挙げられます。
さらに、フォーマットがあることで、日報に目を通す管理職も見るべき項目がわかりやすくなります。結果的に業務効率化にもつながるでしょう。
日報のフォーマット・テンプレートの作成方法
日報は、エクセルやワード、ツールなどを用いてフォーマットを作成できます。
エクセルやワードは、形式を統一しやすくメール添付もしやすいのがメリットです。ツールは、検索機能やコメント機能が優れています。
また、日報を作成する際には、目標や成果・達成率・課題・解決策などを記載してください。
本項では、日報を管理・共有する手段と記載項目について解説します。
日報を管理・共有する手段
日報を管理・共有する手段は以下のとおりです。
- エクセルやワード
- 紙
- 日報ツール
エクセルやワードは日報の形式を統一でき、プリントアウトして書面で提出できるのがメリットです。また、ファイルをメールに添付して提出できるのも使いやすい点といえるでしょう。
紙での日報作成は、テンプレートとしてあらかじめ印刷して、記載する方法が挙げられます。紙に慣れている方は作成しやすいですが「情報の検索ができない」「管理が大変」といったデメリットがあります。
さらに、日報の管理共有に特化したシステムやアプリケーションの利用もおすすめです。テンプレートや検索機能・コメント機能といった便利な機能が備わっているため、日報管理を効率的に行えるでしょう。
日報の記載項目
日報のフォーマットを作成する際には、以下の項目を記載しましょう。
| 項目 | 記載例 |
|---|---|
| 目標 | プレゼン資料を細かいところまでこだわり、商談に望む 次回の商談につなげる |
| 業務内容 | Zoomで顧客との会議、前回の反省点を踏まえた資料を作成 |
| 成果と達成率 | 顧客の反応が良く、次回の商談につながった |
| 課題 | 顧客からの質問に即答できなかった |
| 改善案 | 商材に関する知識をインプットする |
この中で、目標設定する際には、前日の反省や業務計画を踏まえて設定してください。業務内容は、5W1Hを意識しながら設定しましょう。
また、成果や達成率を記載するだけでなく、翌日以降につながる課題や改善策も考えることがおすすめです。
日報フォーマットを作成・運用するポイント
日報フォーマットを作成・運用する際には、気をつけるべきポイントがあります。
具体的には、業務内容を忘れないようにその日のうちに作成する点です。また、日報をチェックする管理者は、単に事実を確認するのではなく、チームメンバーが成長するフィードバックをしてください。
さらに、社員の業務が成功した際には、チームメンバーに対してナレッジを共有するのもおすすめです。
日報フォーマットを作成・運用するポイントを理解しましょう。
日報はその日のうちに作成する
日報は、基本的に当日中に作成してください。直帰する場合やリモートワークの場合でも、会社外で作成して、オンラインで当日中に提出するのが望ましいでしょう。
忙しいからといって翌日以降に日報作成を後回ししてしまうと、行った業務や工数を正確に記録できなかったり、気づきや課題などを忘れてしまったりする恐れがあります。
自分自身の仕事の改善や会社の成長につなげるためにも、当日で日報を記載して提出しましょう。
管理者はフィードバックを行う
日報は記載するだけでなく、管理者からのフィードバックがある方が成長しやすい傾向にあります。部下の業務内容に対して正確に評価することで、社員がモチベーションを感じ、仕事に誠実に取り組めるようになるためです。
ほかにも、上司と部下が直接話す機会が少ない場合でも、日報のコメントがあることでコミュニケーションが円滑に行えるようになります。
そのため、日報の項目を埋められているかだけを確認するのではなく、良いところを褒める点が重要です。
一方で、ミスをした事実を叱るのではなく「顧客の業務に寄り添った提案をすると、より商談の成功確率が高くなります」といったアドバイスを行ってください。
日報の目的を明確にする
日報を作成する際には、目的を明確にする点が重要です。社員が日報を書く目的を理解すると、モチベーションが上がり、より細かく記載するようになるためです。
そのため、日報の作成を依頼する場合には「自分自身の業務内容の振り返り」「上司などの責任者への業務報告」「チーム内での情報共有」などの目的を共有するようにしましょう。
日報のナレッジを共有する
日報は、個人で完結するのではなく、良かった点を社内で共有しましょう。成功事例として共有すると、ほかの社員が真似してさらなる好循環を生めます。
また、失敗事例も共有するのがよいでしょう。社員を責めずにチームメンバーに失敗事例を共有すると、学習できミスを減らせます。
共有する際には、社内で確認しやすい日報アプリやツールの利用がおすすめです。
日報のフォーマットを作成して、会社の生産性を高めよう
日報とは、日々の業務内容や進捗などを社内で報告するための文書です。
日報に項目を記載する際には、あらかじめフォーマットを作成しておくようにしましょう。チーム内で書くべき内容を統一できたり、日報を書くたびにフォーマットを作成する手間が省けたりします。
また、日報作成者はその日のうちに作成し、管理職はフィードバックを行うようにしてください。
日報のフォーマットをうまく活用して、会社の生産性を高めましょう。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
※本サイトは、法律的またはその他のアドバイスの提供を目的としたものではありません。当社は本サイトの記載内容（テンプレートを含む）の正確性、妥当性の確保に努めておりますが、ご利用にあたっては、個別の事情を適宜専門家にご相談いただくなど、ご自身の判断でご利用ください。
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