- 更新日 : 2024年9月11日
スプレッドシートでタスク管理するには？無料テンプレートからの作成方法
スプレッドシートでタスク管理を行う際は、無料テンプレートを活用すると効率的です。テンプレートをカスタマイズし、プロジェクトに合うタスク管理シートを作成しましょう。テンプレートを活用することで、時間や手間をかけずにタスク管理が可能になります。
本記事では、スプレッドシートを活用してタスク管理をする方法を具体的に解説します。
目次
スプレッドシートでタスク管理するには？
無料で利用できるスプレッドシートは、シンプルな操作性と豊富なカスタマイズ性が特徴で、個人からチームまで幅広く対応可能です。本章では、スプレッドシートの概要と必要性を解説します。
スプレッドシートとは
スプレッドシートとは、データを表形式で整理し、計算や分析を行うためのGoogleが提供するツールで、Googleアカウントがあれば誰でも無料で利用可能です。クラウド上で管理されるため、複数人での共有が簡単で、デバイスを問わず閲覧・編集が行えます。
また、プロジェクト管理や優先順位の把握に役立つテンプレートや便利な機能も備えており、タスク管理に活用することで、業務の効率化が図れます。
タスク管理の重要性
タスク管理は、仕事を効率的に進めるために欠かせないスキルです。タスクの優先順位を設定したり、チームメンバーの進捗状況を共有したりすることで、何をいつまでに行うべきかが明確になり、作業効率が向上します。
スプレッドシートを活用すれば、複数人の進捗を一目で把握でき、プロジェクトの進行がスムーズになるでしょう。スプレッドシートの基本機能を理解し、適切に活用することで、効率的なタスク管理が可能になります。
スプレッドシートでタスク管理するメリット
スプレッドシートを利用することで得られる具体的なメリットは主に、以下の7点が挙げられます。
- 共有が簡単
- 複数人が同時に作業できる
- 無料で利用できる
- エクセル（Excel）とほぼ同様
- テンプレートが豊富
- Googleカレンダーと連携がスムーズ
- 機能の拡張ができる（アドオン）
共有が簡単
スプレッドシートはクラウド上でデータを管理するため、URLを共有するだけで誰とでも共有できます。複数人で同じシートを使ってタスク管理を行うことで、プロジェクトの進捗状況をリアルタイムで共有でき、進行管理がスムーズになるでしょう。
さらに、スプレッドシートのコメント機能を利用すれば、フィードバックや質問を直接行えるため、メールや別のチャットツールを使う必要がありません。チーム全体が同じデータを基に作業を進めることで、情報の行き違いが起こりにくくなります。
複数人が同時に作業できる
スプレッドシートは、複数のメンバーが同時に閲覧・編集できるため、常に最新の情報が共有されます。ほかのメンバーが編集中でも、待つ時間やタイミングを気にする必要がありません。余分なコミュニケーションを減らせるため、作業効率化が向上するでしょう。
無料で利用できる
スプレッドシートは、Googleアカウントを持っている方なら誰でも無料で利用できるツールです。追加料金なしで新しい機能や改善が提供されるため、常に最新のツールを利用できる点がメリットとして挙げられます。
さらに、関数やグラフ作成、ピボットテーブルなどの高度な機能を備えており、専門的なデータ分析や複雑な計算にも対応可能です。
初期費用や月額利用料がかからず、インストールや特別な設定が不要でブラウザから簡単にアクセスできるため、導入もスムーズに行えるでしょう。
エクセル（Excel）とほぼ同様
スプレッドシートは、エクセルと非常に似た機能を提供しているため、エクセルになじみがあるユーザーも移行がスムーズにできます。メニューやツールバーの配置も直観的であり、操作に迷うことが少ないでしょう。
たとえば、エクセルの基本的な機能である、セルの書式設定や関数の利用、フィルタリングなど、スプレッドシートでもほぼ同様に使用可能です。互換性もあり、エクセルで作成したスプレッドシートをそのままGoogleスプレッドシートで利用できるケースがほとんどです。
テンプレートが豊富
スプレッドシートは、エクセルと非常に似た機能を提供しているため、エクセルに慣れているユーザーもスムーズに利用できます。メニューやツールバーの配置が直感的で、操作に戸惑うことも少ないでしょう。
たとえば、セルの書式設定や関数の利用、フィルタリングといったエクセルの基本機能は、スプレッドシートでもほぼ同様に使用可能です。また、エクセルで作成したファイルをそのままGoogleスプレッドシートで利用できるケースも多く、互換性の高さも魅力です。
Googleカレンダーと連携がスムーズ
Google Apps Script（GAS）を活用すれば、スプレッドシートとGoogleカレンダーを連携できます。GASとは、Googleが提供する自動化・連携を行うためのローコード開発ツールです。
GASで連携すれば、スプレッドシートで管理しているタスクが自動的にカレンダーに表示されるため、一日のスケジュールや進捗状況を視覚的に確認できるようになります。
また、複数人で共有すれば、チーム全員が同じスケジュールを確認できるうえに、協力してタスクを進められ、作業効率の向上が期待できるでしょう。Googleカレンダーとスプレッドシートを組み合わせることで、タスク管理をより効率化し、生産性を向上させることが可能です。
機能の拡張ができる（アドオン）
スプレッドシートには、新たな機能を追加できる「アドオン」機能があります。アドオンを利用して、必要な機能を組み合わせてカスタマイズすることで、自社に最適なタスク管理シートを作成可能です。
アドオンはスプレッドシートのアドオンストアから取得でき、多くのアドオンが無料で利用できます。キーワード検索やカテゴリーから、さまざまなアドオンを探すことが可能です。アドオンを活用することで、スプレッドシートによるタスク管理の幅が大きく広がるでしょう。
スプレッドシートのタスク管理に役立つテンプレート
スプレッドシートを使ったタスク管理は、無料で利用できる豊富なテンプレートを活用することで、管理シートを素早く作成可能です。管理シートの作成に役立つテンプレートは、主に以下の4つが考えられます。
- ガントチャート
- ToDo
- スケジュール
- プロジェクトのトラッキング
ガントチャート
ガントチャートは、プロジェクトの全体像を把握し、スケジュールを視覚的に管理する表のひとつです。複数のプロジェクトが同時進行している場合でも、各プロジェクトのタスクの進捗状況をひと目で確認できるため、プロジェクト管理を効率化できます。
スプレッドシートでガントチャートを作成すると、タスクの開始日や終了日を変更するだけで、タスクの期間が自動的に更新されるため、手作業による入力の手間を省けます。また、目的に応じてカスタマイズできるため、使いやすいプロジェクト管理シートを作れるでしょう。
ToDo
ToDoリストは、タスクを「やるべきこと」として明確化する、シンプルかつ基本的な方法です。タスク名や優先度をリストにすることで、優先順位を把握したり、作業の抜け漏れ防止に役立ったりなど、業務の効率化につながるでしょう。
スプレッドシートで作成するToDoリストは、直感的に操作できるシンプルな構造でありながら、柔軟なカスタマイズが可能です。項目の追加・削除やフォーマットの変更も簡単に行えるため、目的に応じた管理シートを自由に作成できます。
スケジュール
スケジュールは、日々のタスクから長期的なプロジェクトまで、幅広い範囲で活用できます。横軸に日付、縦軸に時間が表示されており、一日単位・週単位で「何にどれくらい時間をかけるか」といったスケジュールを視覚的に管理できるため、計画的な作業が可能になります。
スプレッドシートでスケジュールを作成することで、時間単位や色分けをカスタマイズでき、目的に合う効率的な時間管理ができるでしょう。重要なタスクには色分けやフォントの変更などを行い、視覚的に分かりやすい工夫を行うとより効果的です。
プロジェクトのトラッキング
プロジェクトのトラッキングは、業務効率化を目指す際に活用される表のひとつです。タスクの進捗確認だけでなく、完了率や費用、作業時間などの管理にも適しており、生産性の管理に広く利用されています。
スプレッドシートで作成し便利機能と併用することで、リソースの最適化や各項目の分析が行いやすくなり、効率的な管理につながるでしょう。
タスク管理（エクセル）のテンプレート（無料）
以下より無料のテンプレートをダウンロードしていただけますので、ご活用ください。
スプレッドシートのタスク管理に役立つ便利機能
スプレッドシートの基本的な使い方だけでなく、便利な機能を活用することで、タスクの整理や進捗の管理がより効率的に行えます。本章では、スプレッドシートでのタスク管理に役立つ便利機能について解説します。
プルダウン
プルダウンは、セルにあらかじめ設定された選択肢を表示し、選択肢の中からひとつを選べる機能です。
設定方法は、以下の手順です。
1.メニューバー「挿入」→「プルダウン」をクリックする
2.適用範囲の確認・設定を行う
3.プルダウンに表示させたいテキストを入力する
タスクのステータス管理で活用する場合は「未着手」「進行中」「完了」などのプルダウンを作成して活用すれば、進捗状況が確認しやすくなり、効率的に作業が進められます。
プルダウンを利用するメリットには、入力ミス防止やデータの統一性、作業効率化が挙げられます。選択肢から選ぶため誤入力が減り、全員が同じ選択肢を使用することでデータが統一されるため、フィルタリングを行えば情報の整理が行いやすくなるでしょう。
また、同じ選択肢を繰り返し入力する必要がなくなるため入力作業もスムーズです。
フィルタリング
フィルタリングは、スプレッドシート内のデータを特定の条件で絞り込んで表示する機能です。ひとつのスプレッドシートでタスク管理を行う際、重要なタスクや緊急度の高いタスクがわかりづらくなることがありますが、フィルタリング機能を使うことで効率的に管理できます。
設定方法は、以下の手順です。
1.絞り込みたいセルの見出しをクリックする
2.メニューバーの「フィルタアイコン」をクリックする
3.見出しに表示された「フィルタアイコン」をクリックする
絞り込みたい見出しにフィルタが表示できたら「条件でフィルタ」「値でフィルタ」「並べ替え」などを活用して情報を絞り込むことで、必要な情報のみ表示することができます。さらに、プルダウン機能と組み合わせることで「今日中に終わらせるタスク」や「担当者が山田さんのタスク」といった必要な情報だけを表示することが可能です。
チェックボックス
チェックボックスは、セル内に表示される小さな四角いボックスで、チェックを入れることでタスクの完了状況を視覚的に確認する管理方法です。
設定方法は、以下の手順です。
1.チェックボックスを作成したいセルを選択する
2.メニューバー「挿入」→「チェックボックスを」クリックする
タスク管理では、各タスクの横にチェックボックスを配置し、完了したタスクにチェックを入れるだけで「完了」か「未完了」かを明確にする役割があります。作業全体の進捗状況を一目で把握できるうえに、作業漏れも防止できるでしょう。
入力規則をカレンダー表示
タスク管理をする際、入力規則を使ってカレンダー表示を設定することで、管理しやすいシートを作成可能です。セルをダブルクリックするだけでカレンダーが表示されるため、複数人の予定を効率的に管理できます。
設定方法は、以下の手順です。
1.カレンダー表示したいセルを選択する
2.メニューバー「データ」→「データの入力規則」をクリックする
3.「データの入力規則」が表示されたら「条件」のリストから「日付」をクリックする
たとえば、タスク管理でカレンダー表示を活用する際は、開始日や終了日、締切日を入力するセルにカレンダー表示を設定しておくと便利です。日付の表記を統一し、入力ミスを防げるため、検索機能やフィルタリングを活用し必要な情報を探しやすくなるでしょう。
条件付き書式
スプレッドシートの条件付き書式は、特定の条件を満たすセルに自動的に色付けしたり、フォントを変えたりできる機能です。条件付き書式機能を活用すると、視覚的に分かりやすく効率的にタスク管理ができます。
設定方法は、以下の手順です。
1.条件付き書式を設定したいセルを選択する
2.メニューバー「表示形式」→「条件付き書式」をクリックする
3.「条件付き書式設定ルール」の「書式ルール」から設定したい条件を選択する
4.付けたい色やフォントを選択する
たとえば、締切日が過ぎているタスクに色付けをする設定を行えば、一目でタスク漏れや納期遅れを把握できるでしょう。ほかにも、担当者・商品ごとに異なる色で表示することで、分析しやすくなるメリットもあります。
スプレッドシートのタスク管理表を共有する際の注意点
タスク管理に便利なスプレッドシートですが、活用するうえで注意点もあります。
情報漏えいや作業の抜け漏れにつながる可能性があるため、注意を払いましょう。
アクセス権・共有範囲の設定
スプレッドシートの共有設定では、共有範囲を設定し、許可した人のみが閲覧・編集できるようにすることが重要です。URLを知っているユーザーが誰でも閲覧・編集できる場合、不正アクセスや変更の恐れがあります。「閲覧のみ」「コメント可能」「編集可能」など、権限を明確に設定し、必要以上に多くの人に編集権を与えないように注意しましょう。
スプレッドシートでは、ユーザーごとに編集権限や閲覧権限を設定できるため、必要なメンバーだけがデータを編集できるようにすることで、データの機密性や安全性が保たれます。
リマインダー機能がない
スプレッドシートには、タスクの期限が近づいた際に自動で通知してくれるリマインダー機能がありません。そのため、共有相手に期限を周知するため、定期的にスプレッドシートを確認してもらうよう声をかけたり、チーム内で共有のルールを設けたりすることが重要です。
また、Googleカレンダーなどのリマインダー機能を持つツールと連携することで、期限の通知を自動化する方法をとることも有効な対策です。
スプレッドシート以外のタスク管理に役立つ管理ツール
タスク管理ツールを選ぶ際には、目的を明確にしどのような機能を重視したいかが重要です。業種や社内の体制を考慮し、最適なツールを選択しましょう。
Trello（トレロ）
Trello（トレロ）は、視覚的にタスクを管理できるツールです。カンバン方式のボード、リスト、カードを使って、プロジェクトの進捗を簡単に把握できます。無料プランでも基本的な機能が利用可能で、さまざまなプロジェクトやタスクの管理が可能です。
また、連携できるツールの種類が多くTrelloを開いたままさまざまな作業が進められるため、効率的にタスクを進行できるでしょう。
| 料金プラン |
※税抜き表記 ※年契約の場合 |
|---|---|
| 主な機能 |
など |
| 連携できる他ツール |
など、約200種類のアプリと連携可能 |
| 運営会社 | Atlassian（アトラシアン） |
| 公式サイト | Trello公式サイト |
※2024年8月12日現在、1$＝147.01円の場合
Asana（アサナ）
Asana（アサナ）は、プロジェクト管理に特化したツールで、無料プランでも多機能です。プロジェクトの全体像を把握しやすく、タスクのスケジュール管理や進捗状況の可視化が行えます。また「Asana AI」というAI機能を搭載しているため、最新の進捗状況の要約やデータの可視化などを効率的に進められるでしょう。
| 料金プラン | Personal ￥0 Starter ￥1,200/月 /ユーザー Advanced ￥2,700/月 /ユーザー ※税抜き表記 ※年契約の場合 |
|---|---|
| 主な機能 |
|
| 連携できる他ツール | Slack Google Drive Dropbox Microsoft Teams Loom など、約150種類のアプリと連携可能 |
| 運営会社 | Asana, Inc. |
| 公式サイト | Asana公式サイト |
※2024年8月12日現在
Stock（ストック）
Stock（ストック）は、情報を簡単に整理・共有できる日本発のツールです。シンプルなUI（ユーザーインターフェース）で、ノートやタスク、チャットを一元管理できるため、チームでの情報共有がスムーズに行えます。無料プランでも十分な機能を備えており、タスク管理やプロジェクトの進行を効率化できます。
| 料金プラン |
※税抜き表記 ※年契約の場合 |
|---|---|
| 主な機能 |
|
| 連携できる他ツール |
など |
| 運営会社 | 株式会社Stock |
| 公式サイト | Stock公式サイト |
※2024年8月12日現在
スプレッドシートで効率的なタスク管理を始めよう
スプレッドシートは、導入コストがかからず誰でも利用できるため、複数人でのタスク管理に最適です。さらに、便利な機能を活用することで、効率的にタスクを管理できるでしょう。無料テンプレートやスプレッドシートの便利機能を活用し、プロジェクトや業務形態に合わせた最適なタスク管理シートを作成してみてください。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
※本サイトは、法律的またはその他のアドバイスの提供を目的としたものではありません。当社は本サイトの記載内容（テンプレートを含む）の正確性、妥当性の確保に努めておりますが、ご利用にあたっては、個別の事情を適宜専門家にご相談いただくなど、ご自身の判断でご利用ください。
関連記事
チェックリストとは？メリットやミスを防止するための作り方を解説
ビジネスシーンでは、チェックリストが頻繁に用いられます。本記事では、チェックリストの重要性について解説します。タスク管理に困っている企業や個人に向けて、チェックリストの効果的な使い方を示し、生産性向上やタスクの効率化に役立つ情報をお届けしま…
詳しくみるロードマップとは？ビジネスでの意味や作成手順を7つのステップで解説
ビジネスにおけるロードマップは、プロジェクトの全体把握やタスクを遂行するうえでの道標となるものです。プロジェクトがスムーズに進行しない場合、ロードマップを作成することで改善できる可能性があります。 本記事ではロードマップの重要性から作成方法…
詳しくみるエクセルでチェックリストを作成する方法、無料テンプレートも紹介
エクセルでは、タスク管理やプロジェクトの進行管理などに役立つチェックリストを作成できます。導入や教育のコストがほとんどかからず、簡単に作成できる点がメリットです。 本記事では、エクセルのチェックリストを作成する方法や、複製・削除などのやり方…
詳しくみるAsanaとは？無料プランの機能やガントチャートの作り方も解説！
Asanaはタスクやプロジェクトを一元管理するための仕事管理ツールです。初めて使う人でも利用しやすいUIのため、最近利用者が増えています。 本記事では、個人利用も法人利用もできるAsanaの料金プラン、無料でできることやガントチャートの作り…
詳しくみる営業管理とは？売上目標を達成する5つの項目と効率的に管理するツール
売上目標を達成するために営業活動を効率化するマネジメントのことを「営業管理」と呼びます。営業活動を進める際には、目標や進捗状況、顧客情報など多くの情報をチームの中で共有しなければなりません。営業管理は、これらの情報共有やリソースの効率的な配…
詳しくみる業務日誌とは？メリットや書き方、無料フォーマットを紹介
業務日誌とは、その日の業務を振り返って作成する書類です。業務の進捗管理や上司への報告などが主な目的として挙げられます。 業務日誌に記載する項目は、業務内容や進捗状況などです。また、業務の合間に小分けに書くことや箇条書きを用いることなどを心が…
詳しくみる