• 更新日 : 2024年1月16日

Zoomとは?Web会議を導入するメリットと基本の使い方を解説

Zoomとは?Web会議の導入するメリットと基本の使い方を解説

Zoom(ズーム)とは、オンライン上でテレビ会議のようにミーティングができるWeb会議ツールです。誰でも簡単にWeb会議に参加できる点が、導入するメリットとして挙げられます。

搭載されている機能は、ビデオ・音声通話、社内研修、オンラインセミナーなどさまざまです。本記事では、Zoom会議の始め方や使い方を解説します。

Zoom(ズーム)とは?

Zoom(ズーム)は本来「拡大・縮小する」ことを意味する言葉ですが、現在はWeb会議ツール・アプリケーションを指す言葉として用いられることが一般的です。オンライン上でミーティングできるため、さまざまなビジネスシーンで活用されています。

ここから、Zoomの特徴やSkype(スカイプ)との違いを確認していきましょう。

Web会議ツール「Zoom」の特徴

Web会議ツールであるZoomの特徴は、以下のとおりです。

  • 大人数でも同時にビデオで通話できる
  • チャットでやり取りできる
  • Windows・MacOS・Android・iOSなどさまざまなOSに対応している
  • 比較的簡単に使用できる

なお、NRI(野村総合研究所)が2021年に実施した調査では、日本でオンライン会議ソフトとしての利用率が最も高いのが「Zoom」(78.4%)でした。

参考:NRI 2021オンライン会議ソフト日中比較研究

Skypeとの違い

Skypeも、音声通話やビデオ通話などが可能なソフトウェアです。ZoomとSkypeの主な違いとして、使い方が挙げられます。

一般的に、Zoomがビジネスで複数人が参加する会議を前提としているのに対し、Skypeは主に1対1のやり取りを中心としたツールです。以前は、ビジネス向けの「Skype for Business Online」が存在していましたが、2021年7月に提供が終了されました。

ZoomをWeb会議に導入するメリット

ZoomをWeb会議に導入するメリットは、以下のとおりです。

  • URLをクリックするだけで簡単に参加できる
  • 接続の遅延が起こりにくい
  • 背景画面を変えられる

各メリットを解説します。

URLをクリックするだけで簡単に参加できる

URLをクリックするだけで、誰でも簡単に参加できる点がZoomをWeb会議に導入するメリットです。

Zoomを利用するにあたって、参加者はアカウントを用意する必要がありません。参加者は、主催者(ホスト)から送られてきた招待メールに記載されたURLをクリックすれば、すぐにWeb会議に参加できます。

とくに、急遽Web会議を開催しなければならない場面で、Zoomが役立つでしょう。

接続の遅延が起こりにくい

一般的に、接続の遅延が起こりにくいとされている点も、Zoomのメリットです。

音声が途切れたり、接続が途中で切れたりするとWeb会議がスムーズに進みません。参加者のストレスも溜まるでしょう。接続の遅延が起こりにくいとされるZoomなら、効率的な会議進行を期待できます。

なお、Zoomの発表によると、他のツールからZoomに切り替えた利用者のうち、95%がパフォーマンスの向上を報告しているとのことでした。

参考:Zoom ミーティング

背景画面を変えられる

背景画面を変えられる点も、メリットです。

Zoomでは、自分の好みの画像にWeb会議中の背景を変更できます。自宅や外出先の様子を映さないようにしてプライバシーを確保できるため、どこにいるときも安心してWeb会議に参加できるでしょう。

既定画像だけでなく、自分で作成したオリジナルの画像も背景に利用できます。

Zoomでできること、主な機能

Zoomでできること(主な機能)は、以下のとおりです。

  • ビデオ・音声通話
  • 社内研修
  • オンラインセミナー(Webセミナー)

それぞれ解説します。

ビデオ・音声通話

Zoomでは、ビデオ(Web会議)や音声通話ができます。

Web会議中に、チャットでやり取りできる点も便利です。他のメンバーが発表している最中に気になったことがあった場合に、発表者の発言を遮らずにチャットで質問できます。

また、イメージやファイルなどを共有できるため、スムーズなWeb会議を進行可能です。

社内研修

予算や時間的制約により、メンバーを一か所に集めることが難しい場合でも、Zoomを使ってオンライン上で社内研修を実施できます。自由に情報をまとめられる機能、「ホワイトボード」を使えば、実際に講義室を利用して研修しているような雰囲気を出せるでしょう。

また、「ブレイクアウトルーム」の機能も活用すれば、社内研修のメンバーを複数のグループに分けて、ディスカッションを促せます。

オンラインセミナー(Webセミナー)

Zoom Webinar(Zoom Sessions・Zoom Events)を使えば、オンラインセミナー(Webセミナー)も実施できます。

Zoom Webinarsとは、セミナーに特化したZoomのプランです。Zoom Webinarsを使用すれば、視聴者(登壇者以外の参加者)の名前や顔などのプライバシーを守り、セミナーを実施可能です。ただし、Zoom Webinarsを利用するにあたって、主催者側に別途料金がかかります。

参考:Zoom プランと料金:ビジネス

Zoomの始め方

Zoomを始めるには、以下の作業が必要です。

  • Zoomアカウントの作成
  • アプリのダウンロード

それぞれの方法について、解説します。

Zoomアカウントの作成方法

パソコンでZoomのアカウントを作成するには、まずZoomの公式ホームページにアクセスします。続いて、「無料でサインアップ」をクリックしましょう。

Zoomアカウントの作成方法①

続いて、「年齢の確認」が表示されるため、生まれた年を入力して「続ける」をクリックします。

Zoomアカウントの作成方法②

その後、メールアドレスを入力して「続ける」をクリックします。AppleやGoogleなどのアカウントでも作成可能です。

入力後、登録したアドレスにメールが届きます。指示に従って作業していけば、アカウントの登録完了です。

Zoomアカウントの作成方法③

なお、スマホでアカウントを作成する場合は、事前にアプリのダウンロードが必要です。ダウンロードしたアプリ内で「サインアップ」をタップし、パソコンと同様に必要情報を入力していきます。

Zoomアカウントの作成方法④

参考:Zoom 公式HP

Zoomアプリのダウンロード方法

パソコンでデスクトップアプリ(デスクトップクライアント)をダウンロードするには、まずZoomの公式HPにアクセスします。続いて、ページ上部の「リソース」をクリックし、「ダウンロードセンター」を選択しましょう。

Zoomアプリのダウンロード方法①

ダウンロードセンターが表示されたら、「ダウンロード」を選択して完了です。

スマートフォンにダウンロードする場合は、App StoreもしくはGooglePlayで「Zoom」と検索し、ダウンロード(インストール)ボタンをタップします。

参考:Zoom インストール

Zoomの使い方(Web会議)

ZoomでWeb会議をするには、以下の操作方法を理解しておくことが大切です。

  • Zoomミーティングへの参加方法
  • Zoomミーティングを開催する方法
  • Zoomミーティングを終了する方法

パソコンもスマートフォンも基本的な流れは同じため、パソコン(デスクトップクライアント)の例を中心に解説します。

Zoomミーティングへの参加方法

Zoomミーティングに参加するには、いくつか方法があります。参加リンクでミーティングに参加する場合は、招待リンクをクリックする(もしくはブラウザに貼り付ける)だけのため簡単です。

また、デスクトップアプリ(デスクトップクライアント)から参加する場合は、サインインしてから「参加」ボタンをクリックしましょう。

Zoomミーティングへの参加方法①

その後、ミーティングIDを入力して、「参加」をクリックすれば、参加できます。

Zoomミーティングを開催する方法

自分が開催者(ホスト)になり、Zoomミーティングを開催する場合、デスクトップクライアントにサインインしてから「新規ミーティング」をクリックしましょう。

Zoomミーティングを開催する方法

ただし、この段階ではまだ自分しか参加していないため、「招待」をクリックしてメンバーを招待します。

Zoomミーティングを開催する方法②

なお、上部の「ミーティング」を選択し、「編集」をクリックして日時情報などを入力して「保存」すれば、将来のミーティングも設定可能です。

Zoomミーティングを終了する方法

Zoomミーティングを終了させるには、自分自身で退出する方法とホストが退出操作する方法があります。自分自身で退出する場合は、画面右下にある「終了」(モバイルアプリは「退出」)ボタンをクリックし、「ミーティングを退出」を選択するだけです。

Zoomミーティングを終了する方法

ホストが退出させる場合は、画面下部の参加者をクリックし、対象のユーザーにカーソルをあわせて「詳細」を選択してから「削除」をクリックします(モバイルアプリは対象ユーザーをタップしてから「削除」)。

Zoomでよく使う機能

Zoomでよく使う機能は、以下のとおりです。

  • 音量・ビデオのオン、オフ
  • チャット
  • 画面共有
  • ホワイトボード
  • ブレイクアウトルーム

それぞれの概要と、操作方法を紹介します。

音量・ビデオのオン、オフ

相手に自分側の音声を聞こえないようにしたいとき、自分の姿を映したくないときには、音量やビデオのオン・オフを使います。

ミーティング中に画面左下の「ミュート」(ミュートの解除)をクリックすれば、音量のオフ(オン)が可能です。また、その右隣にある「ビデオの停止」(ビデオの開始)を押せば、ビデオをオフ(オン)にできます。

チャット

ミーティングを遮らずにメッセージのやり取りをしたい場合に、チャットを使用します。

チャットを利用する際は、画面下部の「チャット」をクリックしましょう。チャットのポップアップウィンドウが表示されるため、送りたいメッセージを入力し、送信ボタンを押してください。送信先を選択すれば、希望する相手にだけメッセージを送れます。

画面共有

Web会議中に資料を表示させたい場合に、画面共有が役立ちます。

画面下部にある「画面共有」ボタンをクリックしましょう。現在自分が開いている画面の一覧が表示されるため、共有したい画面を選択します。その後、「共有」をクリックすれば、参加者全員に自分の画面が表示されるでしょう。

なお、参加者が画面を共有する際は、ホストからの許可が必要です。

ホワイトボード

Zoomでホワイトボードを使えば、図やイラストを自由に書き込めます。

すでにホワイトボードを作成している場合は、画面共有で対象のホワイトボードを選択しましょう。また、画面下部の「ホワイトボード」ボタンをクリックして「新しいホワイトボード」を選択すれば、ミーティング中に作成できます。

なお、iPhoneのZoomアプリでは、ホワイトボードの共有ができません。

ブレイクアウトルーム

ブレイクアウトルームでは、ミーティングを最大50セッションに分割できます。ブレイクアウトルームを利用すれば、全体会議からより細かい会議・打ち合わせにスムーズに移れる点がメリットです。

ブレイクアウトルームは、ホストだけが実施できます。利用にあたって、ホストはZoomのWebサイトで「アカウント管理」「アカウント設定」をクリックしてから「ミーティング」タブを選択して、「ブレイクアウトルーム」を有効にしておかなければなりません。

ミーティング開始後、画面下部の「ブレイクアウトルーム」をクリックすれば、作成したいルーム数や割り当てる参加者を決定できます。

Zoom無料版と有料版の違い

Zoom無料版(ベーシック)と有料版の主な違いは、1度にできるミーティング時間の長さです。有料版では最大30時間可能であるのに対し、無料版では40分間に限定されています。

また、無料版ではクラウドレコーディングができません。クラウドレコーディングとは、クラウドサーバーに録画データを保存することにより、使用しているデバイスの容量を節約できる機能です。

なお、有料版にもプロ・ビジネス・ビジネスプラス・エンタープライズの種類があり、それぞれ料金や機能が異なります。たとえば、プロは無料版と同様に参加者が100名に限定されているのに対し、ビジネス・ビジネスプラスは300名が参加可能です(エンタープライズは1,000名)。

参考:Zoom プランと料金:ビジネス

Zoomとは複数人で同時に利用できる会議ツール

Zoomとは、複数人で同時に利用できるWeb会議ツールのことです。Zoomのアカウントを持っていなくても、招待された人はURLをクリックするだけで簡単にWeb会議へ参加できます。

また、ホワイトボードやチャットなどさまざまな機能を利用できるため、会議をスムーズに進められる点もZoomの強みです。Zoomを使いこなして、業務の効率化を図りましょう。


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