• 作成日 : 2024年1月23日

Dropbox Paperとは?使いづらい?使い方や企業の導入ポイントを解説

Dropbox Paperとは?使いづらい?使い方や企業の導入ポイントを解説

Dropbox Paperは、Dropbox内で使用できる機能の一つです。ドキュメントの作成や共同編集ができるほか、ドキュメントをそのままプレゼンテーションにも使用できるなど利便性に優れているツールです。この記事では、業務効率化を考えている方に向けてDropbox Paperの概要や主な機能、料金プランなどについて解説しています。

Dropbox Paper(ドロップボックスペーパー)とは?

Dropbox Paperとは、ファイルの保管や管理、共有ができるストレージサービスであるDropbox内で使用できる機能の一つです。ドキュメント作成やチームでの共同作業などに活用できます。ここではDropbox Paperで具体的にどういったことができるのか解説します。

ドキュメントの作成

Dropbox Paperでは、ドキュメントの作成ができます。ドキュメントというとワードのようなものをイメージするかもしれませんが、Dropbox Paperで作成するドキュメントにはページによる区切りが存在せず、Webサイトのように縦長になっている点が特徴です。

文字を装飾できるほか、画像や表を挿入できるなどビジネスレベルでも十分活用できます。また、コメントも残せるためフィードバックを受ける際などにも役立つでしょう。

ドキュメントの共同編集

作成したドキュメントは共同編集もできます。編集は同時に最大50人まで可能であるため、チームでの作業などにも適しているでしょう。なお51人目以降は、編集ができる閲覧のみとなります。編集した内容はリアルタイムで反映されるためスムーズです。また、編集を間違えてしまった場合は、前の状態に戻すこともできます。

プロジェクトの進捗を管理

Dropbox Paperでは、タスクの確認ができるため、プロジェクトメンバーのタスクを設定しておくことでプロジェクトの進捗状況を把握・管理ができます。昨今ではリモートワークをする人も増えたため、進捗状況の管理をスムーズに行うことは一つの課題だといえるでしょう。

Dropbox Paperであれば、インターネット環境があれば誰でも簡単にアクセスできるため、リモートワーク中でもタスクの管理がしやすくなります。また、To-Doリストを相手に送ることや期日の設定ができるほか、ガントチャートによる進捗状況の管理なども可能です。

動画や音楽・さまざまなメディアの追加と共有

Dropbox Paperには動画や音楽といった各種メディアを追加することも可能です。例えば、YouTubeのURLをDropbox Paperに貼り付けるだけで自動的に動画が表示されます。これによって、メールやチャットでURLを送信し、ブラウザで視聴してまたメッセージを確認するといった手間が省けます。

そのほかにも、GoogleマップのURLを貼り付ければ、そのままDropbox Paper上で地図を確認することもできます。

ドキュメントがプレゼンテーション資料に変換

Dropbox Paperで作成したドキュメントは、そのままプレゼンテーションの資料として使うこともできます。Dropbox Paperでプレゼンモードを選択すると、プレゼンテーションで使用できる大きさの文字で表示されます。

また、プレゼンモードを使用している最中でもドキュメントの編集はできるため、例えばチーム内の会議でプレゼンをしつつ意見をそのまま反映させることも可能です。ただし、プレゼンモード中に編集した内容に関してはプレゼンモードには反映されないため注意してください。

Dropbox Paperは使いやすい?使いづらい?

ここでは、Dropbox Paperに関する口コミや評判を紹介します。ポジティブな意見・ネガティブな意見それぞれが存在しますが、多くの人は使いやすいと感じているようです。それぞれの主な口コミ・評判は以下の通りです。

ポジティブな意見

  • マークダウン機能でH1などを作成できて便利
  • タスクの管理・割り振りがしやすい
  • YouTubeをはじめとしたWebページの埋め込みが便利
  • 見出しをたためる点が気に入っている
  • 議事録の共有として活用できる
  • ウェビナーのまとめなど、ナレッジを共有する際にも役立つ
  • パソコンに不慣れな人でも比較的扱いやすい など

ネガティブな意見

  • 文字にマーカーを引くのではなく文字の色を変えられるようにしてほしい
  • 絵文字を挿入できるといい
  • 文字サイズや行間設定ができると便利 など

ネガティブな意見に関しては、何かが悪いというよりも、「こうしたらもっと良くなる」というものが中心です。

Dropbox Paperの使い方

ここでは、Dropbox Paperの主な機能の使い方を紹介します。コメントの挿入やファイルの挿入など使用頻度の高い機能の使い方を取り上げているためぜひ参考にしてください。

コメント機能

Dropbox Paperではコメントを残せます。コメントをした部分はテキストがハイライトされる仕組みです。また、誰がコメントを残したのか、コメントに対する対応が行われたのかどうかといったステータスの設定もできます。

コメントを挿入する場合、挿入したいテキストを選択し、表示されるツールバーの右端にあるアイコンをクリックしてください。そうするとコメントを残せるようになります。

ファイルの挿入機能

Dropbox Paperでは、ファイルを挿入することもできます。Dropboxにはプレビュー機能がついており、例えば、IllustratorやPhotoshopのデータを追加した場合、取引先がこれらのアプリをインストールしていなくても閲覧できます。

ドキュメントをよりわかりやすいものにするためにも、視覚的に訴求するためにもファイルを挿入する機会は多くなるでしょう。Dropbox Paperにファイルを挿入する場合、ドキュメントを開き挿入したいファイルをドラッグするだけで行えます。ドラッグすると青い線が表示され、そこにファイルが挿入されることとなります。

また、手動による挿入も可能です。ドキュメント内の何もない行をクリックし、表示されるメニューから「メディアを追加」をクリックし、追加したいファイルを選んでください。

You Tubeリンクの表示

先述の通り、Dropbox PaperではYouTubeのような動画を表示することもできます。動画を掲載したい箇所にURLを貼り付けるだけで簡単に動画が表示され、閲覧できるようになります。

ドキュメントの復元

Dropbox Paperでドキュメントを編集中、誤って操作してしまうこともあるでしょう。そのようなときは、前のバージョンのドキュメントに復元できます。

復元する場合、Dropbox Paperの右上にある「…」アイコンを選択し、「ドキュメントの履歴」をクリックしてください。あとはどのバージョンに戻すのか選択するだけです。

ダークモード、プレゼンモード

Dropbox Paperでは編集中のドキュメントをそのままプレゼンテーションに使用することもできます。プレゼンで使用するには、「プレゼンモード」を選択してください。プレゼンモードを選ぶと新しいウィンドウが開き、プレゼンができる状態で画面が表示されます。

また、ダークモードを利用することも可能です。Dropbox Paper以外のツールをダークモードで使用している人はダークモードで揃えた方が統一感があり、作業もしやすくなるでしょう。

多数のテンプレート から選ぶ

Dropbox Paperではさまざまなテンプレートが用意されており、作業内容や目的に応じて使い分けることができます。例えば、テンプレートの中には議事録のテンプレートもあるため、会議の際に活用できるでしょう。テンプレートを使用することでフォーマットが統一されるため、業務効率の向上も期待できます。

テンプレートを利用する場合、Dropboxで左上のアイコンをクリックし、メニューから「Paper」を選択してください。その後「テンプレートを使用して作成」を選択するとテンプレートが表示されるため、使用したいものを選んでください。

企業のDropbox(ドロップボックス)導入ポイント

ここでは、企業がDropboxを導入するにあたって押さえておきたいポイントや注意点を紹介します。実際に導入を検討している企業の担当者はぜひ参考にしてください。

ファイルの保存先がDropboxのみになる

Dropboxを利用するようになると、ドキュメントやファイルの保存先はDropboxのみになります。これは、Dropbox Paperでドキュメントを編集した場合も同じです。そのため、ファイルやドキュメントの保管・管理をDropboxメインで使用するようにしないと、かえって不便になる可能性があるでしょう。

また、チームでDropboxを使用するとファイルやフォルダが多くなるため、必要なものがすぐに見つけられない事態になる恐れがあります。そのため、導入にあたっては事前に管理のルールを決めておく必要があるでしょう。

操作に慣れるまでに時間がかかる可能性がある

Dropboxは、シンプルな構造となっているため、直感的に操作できる人も多いと予想されますが、パソコンやITツールの利用に慣れていない場合、操作に慣れるまでに時間がかかる可能性があります。そのため、導入にあたっては時間に余裕を持たせるようにしてください。従来のシステム・ツールからDropboxへの移行期間を設けるとスムーズです。

Dropboxの料金・プラン

Dropboxは無料で利用することもできますが、使用できるストレージ容量に限りがあるため、企業で導入する場合は有料プランがおすすめです。

有料プランにはいくつかの種類があり、それぞれ料金やプラン内容に違いがあります。具体的なプラン内容は以下の通りです。

プラン料金プラン内容
Plus(個人用)1,500円/月(年間払いなら1,200円/月)
  • ユーザーは1 人のみ
  • 2TBのストレージを利用可能
  • 2GBまでの大容量ファイルを転送できる
  • 30日以内に削除されたファイルを復元できる
Essentials
(プロフェッショナル向け)
2,700円/月(年間払いなら2,200円/月)
  • ユーザーは1人のみ
  • 3TBのストレージを利用可能
  • 100GBまでの大容量ファイルを転送できる
  • 180日以内に削除されたファイルを復元できる
  • ファイルエンゲージメントの追跡ができる
  • 署名依頼の件数は無制限
  • PDF編集ができる
  • 動画の録画、レビュー、編集ができる
Business
(チーム向け)
1ユーザーあたり2,900円/月(年間払いなら1ユーザーあたり2,400円/月)
  • ユーザーは3人以上
  • チーム全体で9TBのストレージから利用できる
  • 100GBまでの大容量ファイルを転送できる
  • 180日以内に削除されたファイルを復元できる
  • ファイル エンゲージメントの追跡ができる
  • 署名依頼の件数は無制限
  • PDF編集ができる
  • 動画の録画、レビュー、編集ができる
  • 管理者の設定ができる
  • 共有されたコンテンツを把握できる
Business Plus(企業向け)1ユーザーあたり3,600円/月(年間払いなら1ユーザーあたり3,000円/月)
  • ユーザーは3人以上
  • チーム全体で15TBのストレージから利用できる
  • 250GBまでの大容量ファイルを転送できる
  • 1年以内に削除されたファイルを復元できる
  • ファイルエンゲージメントの追跡ができる
  • 署名依頼の件数は無制限
  • PDF編集ができる
  • 動画の録画、レビュー、編集ができる
  • 管理者役割の階層化の設定ができる
  • 不審なアクティビティにはアラートが起こる
  • コンプライアンスのトラッキングができる

参考:Dropbox「Dropboxの全プランを比較」

Dropboxの登録方法

Dropboxを利用するためには、アカウントを作成する必要があります。具体的な手順は以下の通りです。

  1. dropbox.comのトップページ「登録」をクリックする
  2. メールアドレスを入力する
  3. 名、姓、および一意のパスワードを入力する
  4. チェックボックスをクリックして、Dropbox の規約に同意する
  5. 有料プランを選択する、もしくは「Dropbox Basic プラン(2GB)を継続」をクリック
  6. ユーザー基本設定を選択する

なお、Dropboxは、ユーザーごとの課金となるため利用するユーザーの数が多いとその分コストもかかるため注意してください。

Dropbox Paperでチームでの作業効率を高めよう

今回は、Dropbox Paperの概要や主な機能、口コミ・評判などについて解説しました。

Dropbox Paperは、Dropboxで使用できる機能の一つであり、ドキュメントの作成や共同編集ができる便利なツールです。画像や動画の挿入のほかドキュメントをそのままプレゼンテーションにも使用できるなど、利便性に優れているといえます。

企業で導入する場合、より多機能な有料プランの利用がおすすめです。プロジェクトなど複数人で作業する場合など、業務効率を高めたい場合には、ぜひDropbox Paperの利用を検討してみてください。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

※本サイトは、法律的またはその他のアドバイスの提供を目的としたものではありません。当社は本サイトの記載内容(テンプレートを含む)の正確性、妥当性の確保に努めておりますが、ご利用にあたっては、個別の事情を適宜専門家にご相談いただくなど、ご自身の判断でご利用ください。

関連記事