• 更新日 : 2024年8月15日

アウトソーシング・RPAのコスト削減効果・コストメリットを解説！

アウトソーシングとRPAの導入は、企業の業務効率化に大きく寄与します。アウトソーシングは専門的な業務を外部に委託することで、RPAはロボットによる自動化で人件費の削減とミスの軽減を実現します。特にRPAの導入では、コスト削減だけではなく全体のコストメリットに注目することが大切です。この記事では、アウトソーシングやRPAの導入を検討している方に向けて、コスト削減効果やコストメリットを紹介します。

業務を効率化するには？

受注業務などを効率化する方法には、外部に業務を委託するアウトソーシングやロボットを用いるRPAなどがあります。以下では、アウトソーシングとRPAの概要や活用方法などについて詳しく解説します。

アウトソーシングを活用する

アウトソーシングとは、業務効率化などを目的に社内業務を外部の業者へ委託することです。社内業務の一部、または全部の委託が可能であり、企業の規模や状況に応じてアウトソーシングの活用方法は異なります。

アウトソーシングには、委託する業務によって異なる名称がついています。例えば、業務プロセスを一括して委託する「BPO」、情報システム業務を委託する「ITO」、知的業務を委託する「KPO」などです。

BPOでは通常、高い専門性が不要でパターン化している業務を委託します。具体的にはデータ入力やコールセンター、受付といった業務です。BPOを活用すると、専門性が高い業務に従業員が専念でき、業務効率化を図れます。

ITOの場合、情報システムの設計や開発といった高い専門性を要する業務をアウトソーシングします。専門的な知識や技術を持つ業者に委託することで生産性や品質を向上できるうえ、従業員に対する教育などが不要となりコスト削減につながる点はメリットです。

RPAを導入する

RPAとは、ロボットを活用してPC上の業務を自動的に遂行する技術です。RPAは「Robotic Process Automation」の略です。労働環境や生産性の向上を目指す働き方改革が推進され、人材不足が深刻化する昨今、業務効率化を実現するRPAは強い関心を集めています。

RPAにおけるロボットとは、機械的な動作作業を行うタイプではなく、PC上やクラウド上で業務を行うソフトウェアのタイプです。パターン化している業務や定期的に発生する大量の事務処理業務に関する作業工程を記憶し、遂行します。

RPAの導入は、業務の人事から財務、営業まで企業の多様な部門において可能です。データ入力・レポート作成・請求書発行・受注登録・勤怠管理・問い合わせ対応・ネット上の情報収集など、さまざまな業務に対応します。

人的なキーボード入力などをRPAによって高速化できれば、業務は大幅に効率化されます。ロボットは1日24時間、年間365日の稼働ができる点も人的な労働力との違いです。加えて、人的な操作で起こりがちなミスを削減できる点もメリットです。

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アウトソーシングのコストメリット検証

アウトソーシングには、企業にコスト削減効果ももたらすというメリットが伴います。ここでは、アウトソーシングのコスト削減効果と、コストメリットを得るための活用方法について詳しく解説します。

アウトソーシングのコスト削減効果

アウトソーシングによるコスト削減効果の1つは、人件費などの削減効果です。企業が従業員を雇用する際に必要となる給与・各種手当・福利厚生費などに加え、教育育成や労務管理などの業務に付随するコストの削減が可能です。

アウトソーシングの場合、労働力のリソースを必要とする時のみ活用できるというメリットがあります。業務の閑散期などもリソースを漫然と確保しておく必要がなく、人件費削減につながります。

企業の運用コストを縮小できる点も、アウトソーシングのコスト削減効果です。アウトソーシングの活用によって、オフィススペースやPC環境など社内インフラの整備を必要最低限に抑えられれば、導入や運用にかかる費用を削減できます。

また、専門性の低い業務を外部に委託すれば、従業員は企業成長に直結するコア業務に専心でき、それぞれの専門性を高められます。リソースの有効活用によって企業の生産性は向上し、コスト削減効果も表れるでしょう。

コストメリットを得るためのアウトソーシング

アウトソーシングにはさまざまなコスト削減効果を期待できる反面、活用次第でコストが増える可能性があります。効果的にコスト削減するには、どのコストをどのように削減すべきかを明確化することが大切です。

まず、自社で業務を行う場合のコストを把握してください。業務フローを作成して自社で業務を行う場合の人件費や設備費などを換算し、アウトソーシングにかかる費用と比較することが重要です。委託する費用のほうが高ければ、コストメリットは得られません。

アウトソーシングの活用によって業務や成果物の品質が向上するかという費用対効果を見極める必要もあります。例えば、専門性を要する業務を外部に委託し、迅速で高品質な結果を得られれば、コストメリットは高まります。

アウトソーシングで得られたコストメリットは持続するとは限りません。アウトソーシングを継続して活用する場合は、定期的に効果測定を行い、問題点の見直しや改善を通してコストメリットを最適化することも肝心です。

RPAのコストメリット検証

RPAは導入時や運用中に一定のコストが必要となるものの、ポイントを押さえて効果的に活用することでコストメリットが生まれます。ここでは、RPAのコスト削減効果とコストメリットを得るための活用方法について解説します。

RPAのコスト削減効果

RPAを導入すると業務は効率化され、人件費や残業代の削減を期待できる点はメリットです。人的に行っていた業務の作業工程をロボットに代替させるため、人員を減員でき、人件費を縮小できます。加えて、迅速な業務の遂行は残業代の削減にもつながります。

閑散期と繁忙期がある業務においてもRPAは有効です。人的なリソースは一時的な、または迅速な増減の調整が困難となるケースがあります。RPAを導入すれば、労働力の超過や不足といった課題の解決が可能です。

RPAはロボットが業務を行うため、人的な業務によるミスの発生を抑制し、ミスを修正するための時間やコストも不要となります。ミスが少なくなれば品質や生産性は向上し、企業の売上につながるでしょう。

RPAは離職者の食い止めにも貢献します。従業員が同じ作業の繰り返しに心身の負担を感じ、離職するケースは少なからずあります。RPAを導入すれば、従業員の負担軽減によって離職を防止するうえ、新たな人材採用費用などの人件費削減ができる点もメリットです。

コストメリットを得るためのRPA

RPAには、導入・初期費用や月々のランニングコストがかかります。RPAツールには、クラウド型・サーバ型・デスクトップ型などがあり、導入費用やランニングコストの相場は異なります。導入時は、国や自治体が実施している補助金制度の利用も可能です。

RPAを導入する際の注意点として、コスト削減ばかりに注目しないことをおすすめします。より効果の高いコストメリットを享受するためには、従業員満足度を重視した職場づくりをするよう心がけてください。

従業員満足度を大きく左右するのは、労働環境や職場の人間関係、自社に対する共感の度合いなどです。例えば、RPAを導入して単純作業の繰り返しをRPAに任せると、従業員はよりやりがいを感じる業務に専念でき、従業員満足度は向上します。

コストメリットを早い段階で享受できる仕組みづくりに欠かせない重要なポイントは、単純作業と重要な仕事を区別し、従業員満足度を確実に向上させることです。

RPAの導入ではコスト削減ばかりに注目しない

RPAの導入において、単にコスト削減だけを目的とするのではなく、業務の質や従業員満足度の向上を考慮することが重要です。RPAは繰り返し作業を自動化し、従業員がより価値の高い業務に集中できる環境を提供できるため、業務効率化と同時に従業員のモチベーション向上が期待できます。導入後も継続的な改善を行い、RPAの真の価値を最大限に引き出すことが成功の鍵となります。

• 監修：伊藤紗香

  プロライター・校閲者。2019年より地方の新聞社・整理部校閲班にて3年間校閲を担当。政治経済・スポーツ・文化・地域面などさまざまな分野の記事を校閲し、同時期にWeb媒体のライティング・記事校閲にも携わる。現在新聞社での実務経験を生かし、プロのライター・校閲者として業務を担う。