• 作成日 : 2023年12月26日

手順書とは?マニュアルとの違いや作成のコツ、おすすめツールを紹介

手順書とは?マニュアルとの違いや作成のコツ、おすすめツールを紹介

社員間で業務の生産性にばらつきがある場合には、マニュアルを整備することで業務を平準化できます。

この記事では手順書の定義から作成時のポイント、そしておすすめの手順書作成ツールを解説。手順書作成によって業務を改善していきたい方に必見の情報をお届けします。

手順書とは?

手順書とは、作業の進め方や作業工程を示し、作業者の業務をサポートするものです。作業の具体的な流れや手順の詳細が明記されており、誰が作業しても同じ結果となることを目指して作成されます。

例えばWebデザインを作成する手順書であれば、用いるツールやデザインの大きさなど細かな情報まで網羅されています。

業界によって、作業手順書や標準作業手順書(SOP)など呼称が異なりますが、どれも業務手順の明確化を目的として作成されるものです。

手順書とマニュアルの違い

手順書と似ている資料にマニュアルがあります。マニュアルは、業務全体の概要や流れ、そしてルールの明文化を目的としたものです。手順書の内容に関連する業務や、業務を進める中で意思決定が必要となった場合に参照となる情報を盛り込みます。

マニュアルは、組織の中のノウハウや暗黙知をまとめて明示し、社員全体に共有することで企業の成長を促す効果があります。手順書と比べると伝える情報の範囲が広いといえるでしょう。

わかりやすい手順書の作成ポイント

手順書失敗の原因を踏まえた上で、わかりやすい手順書作成のポイントをいくつか紹介します。手順書をこれから作成予定の方は、ぜひチェックしてください。

作業全体の流れを把握しやすいようにする

作業全体の流れを把握しやすいような手順書を意識しましょう。手順書の冒頭から各作業工程の具体的な説明に入ってしまうと、読み手が理解するのに時間がかかります。

最初に作業の目的を示し、作業の全体像を読み手に伝えることが大切です。また各工程を説明する際には、全体の工程の中でどの部分の作業をしているのか明確にわかるようにして、読み手が作業の現在地点や役割を把握できるようにしましょう。

画像や動画でわかりやすくする

手順書の内容を視覚的に理解できるような工夫も重要です。作業のイメージや業務の流れの理解を促すフローチャートを適所に挿入することで、よりわかりやすい手順書となるでしょう。

画像や動画を入れすぎると逆にわかりにくくなってしまうため、テキストとのバランスを考えながら作成するのがポイントです。また、デザインにこだわりすぎると読み手の注意が散漫となってしまうことがあるため、シンプルに伝えたい内容を表現しましょう。

簡単な言葉を使う

手順書の読み手は、初心者であることが多いです。そのため、専門用語は使用せずに簡単な言葉に置き換えて、初心者でも理解できるように説明することが大切です。

またテキストの書き方も、箇条書きを用いる、文章は一文一意になるよう端的にまとめるなど、要件がわかりやすいように工夫するとよいでしょう。

手順書失敗の原因

手順書を作成しても業務の生産性が高まらなかったり、工数が減らなかったりと効果が表れないときは、手順書の内容に原因がある可能性が高いです。代表的な手順書失敗の原因を取り上げて解説します。

スケジュールや要件定義が曖昧になっている

手順書に記載されたスケジュールや要件定義の情報が曖昧だと、読み手の理解を共通化できず、スケジュールにズレが生じたり、成果物が想定と異なるものとなってしまったりするリスクがあります。

具体的に手順書を書くには、5W1H(What、Who、Where、Why、When、How)を満たす内容を盛り込むことです。スケジュールにおいては、特定の日付を記載することで誤解が生まれにくくなります。

タスクの更新漏れや共有の遅れ

手順書を作成しても、運用面でタスクの更新漏れや共有の遅れが起こると、作成した手順書を業務に活かせません。手順書は作成して終わりではなく、日々の業務の中でどのように運用していくか方針を立てる必要があります。

手順書のアップデートやタスクの更新や対象範囲に共有されている環境を整備しておくことが大切です。また、手順書の内容と実際のタスクに相違がないか整合性を図ることも定期的に行うとよいでしょう。

進捗状況が可視化されていない

手順書に記載されているタスクが可視化できると、手順書をもとにタスクを共有し、組織の生産性向上が図れます。

チームで作業をする場合は作業を分担することが多いため、個人のタスク進捗状況を把握し、メンバー同士で連携を取る必要があります。手順書にはメンバーの作業進捗を記載する部分を作り、毎日チェックする習慣が身につくような工夫を施すことがポイントです。

仕事で使える手順書作成ツール

手順書作成をサポートするツールについて紹介します。手順書の作成に工数を割いてしまうと、コア業務に支障をきたすリスクがあるため、効率よくわかりやすい手順を作成したい方はツール導入を検討してみてください。

Teachme Biz(ティーチミー・ビズ)

Teachme Bizは誰もが簡単にマニュアルや手順書を作成できるツールです。アプリには作成フォーマットが用意されており、手順を見やすくステップ構造で表示できるのが特徴です。また、手順書の活用度を測る効果測定機能も搭載されており、手順書の運用面もサポートしてもらえます。

その他、動画編集機能、自動翻訳機能、トレーニング機能など生産性を高める機能が充実しており、職場環境に合わせたカスタマイズが可能です。スタータープラン(59,800円/月)、ベーシックプラン(119,800円/月)、エンタープライズプラン(319,800円/月)の中から最適なプランを選べます。

NotePM(ノートピーエム)

NotePMは、手順書をはじめ、社内Wikiや各種マニュアルの作成を効率化するツールです。テンプレートやエディタが充実しており、言語化したい情報を目的に沿って作成可能。登録した文章の全文検索や絞り込み検索など、欲しい情報にすぐにアクセスできる点も魅力的です。

導入社数は7,000社を超えており、幅広い業界・業種の各種文書の作成に対応しています。料金は8ユーザー/80GBプラン・4,800円/月から提供されており、ユーザー数やストレージ量によってプランを拡張できる形態なので、無駄がありません。

Dojo(ドージョー)

Dojoは、マニュアルを自動作成できる便利なツールです。対象となるアプリやシステムを操作することで、自動的にアプリの種類や操作方法を説明文として作成できます。

作成ファイルの出力も静的ファイルから動的ファイルまでさまざまな形式に対応。紙媒体の作成のみならず、e-ラーニングやシミュレーションコンテンツの作成にもおすすめです。

料金プランは公式サイト上では公開されていないため、気になる方は問い合わせてみましょう。

Dropbox Paper(ドロップボックスペーパー)

Dropbox Paperは、ファイルを管理するDropboxユーザーが無料で使用可能な文書作成ツールです。表や画像を活用したわかりやすい手順書やマニュアルを作成できます。

Dropbox Paperの特徴は、ToDoリストやタイムライン機能が搭載されており、1枚のドキュメントにタスクやプロジェクト管理の要素と紐付けられる点にあります。チームで業務を進める際に、WordやExcelにはない文書の共有・連携が容易に実現でき、情報の共有が多く求められる業種にとっておすすめのツールです。

要点や目的を押さえて手順書を作成しましょう!

本記事では、業務で作成される手順書について解説しました。業務の課題感に応じて手順書を作成する目的を明確化することで、効果的な手順書の作成につながります。また、手順書の内容は誰が読んでもわかるように専門用語を使わず、要点をシンプルにまとめましょう。

手順書の作成工数を軽減したい方は、手順書作成ツールの使用もおすすめです。短時間でわかりやすい手順書が作成できるだけではなく、ツールを利用することで新しく業務フローの改善点が出てくることもあります。予算を確保できる方は、文書作成ツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。


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