• 作成日 : 2024年2月7日

社内wikiとは?メリットや失敗する原因と対策、おすすめ7選を比較

社内wikiとは?メリットや失敗する原因と対策、おすすめ7選を比較

社内wikiとは、ウィキペディアのように組織内で情報共有できるツールです。情報を一元管理でき、業務の属人化を防げる特徴があります。本記事では、社内wikiの概要やメリット、失敗する原因や対策、onenote、teamsなどのツールを説明します。無料で利用できる社内wikiも紹介するため、業務効率化したい方は参考にしてください。

社内wikiとは?

社内wikiとは、組織内で情報共有するための情報管理・共有システムです。従業員がもつ知識や経験、業務ノウハウを一元化でき、誰でも見られる形で保存できます。

リアルタイムでの編集や更新もでき、常に最新の情報を掲載できます。それにより、業務において情報を参照しやすくなり、素早い問題解決が可能になるでしょう。

昨今、社内wikiは多くの企業で利用されています。株式会社インプレスのアンケート調査によると、回答者の9割が所属組織に社内wikiのようなナレッジ共有の仕組みがあると報告しました。

1人の従業員が知識や経験をもつだけでなく、組織の中で共有することで、チーム全体の成長を促せるでしょう。

参考:株式会社インプレス アンケート結果から紐解く、組織に「ナレッジシェア文化」を浸透させる際の課題と対策

社内wikiとほかの情報共有ツールとの違い

社内wikiとほかの情報共有ツールには、以下のような違いがあります。

ツールの種類特徴使用例
社内wiki社内の情報やノウハウを蓄積・共有するツールプログラミング技術や営業ノウハウなど
社内チャット社内での業務に関わる内容に特化したチャットツールWebミーティングやタスク管理、ファイル共有など
プロジェクト管理プロジェクト進行を管理するツール進捗管理やスケジュール管理、案件管理など
オンラインストレージクラウド上にデータを保存できるサービス自動バックアップやファイル転送・共有など

社内wikiは、組織内の情報を有効活用するツールなのに対し、社内チャットは業務に関わるコミュニケーションをとるツールです。

また、プロジェクト管理は案件の進行を管理するツールであり、オンラインストレージはクラウド上にデータを保存するサービスです。

それぞれのツールには異なる特徴があるため、目的にあったシステムを利用しましょう。

社内wikiを導入するメリット

社内wikiには、さまざまなメリットがあります。

例えば、社内wikiを利用すると、顧客情報やプロジェクトの進捗などを一元管理できます。それにより、ファイルをやり取りする手間がなくなり、従業員の負担が少なくなるでしょう。

そのほか、社内wikiで従業員の成功事例を共有すると、業務品質や生産性が向上する効果も期待できます。

本項では、社内wikiを取り入れるメリットを紹介します。

ナレッジを一元管理、共有できる

社内wikiは、ナレッジを一元管理・共有でき、情報の見える化が可能になります。具体的には、業務マニュアルやプロジェクトの進捗などをまとめて管理可能です。

その結果、部署ごとに情報をもっているよりも、情報を参照する際の効率が上がります。

頻繁に利用するデータや更新されやすい情報などは、それぞれの部署で保管するよりも社内wikiに入れる方が効率が良いでしょう。

業務の属人化を防ぐ

社内wikiを導入すると、業務の属人化を防げ、どの従業員が行っても品質が向上します。

1人の従業員のみが行える業務は、その従業員が辞めた場合に担当できる人材がいなくなるため、社内wikiでの共有が必要です。

そのため、自身やチームメンバーが行える仕事は、社内wikiにノウハウを蓄積しておきましょう。

業務品質・生産性が向上する

業務品質や生産性が向上する点も社内wikiを取り入れるメリットです。

理由は、成功パターンを言語化して共有すると、ほかの従業員もノウハウを取り入れられ、質の高い仕事ができるようになるためです。

それにより、従来よりも少ない時間で最大限の成果を出せるようになるでしょう。

また、自身の成功パターンを取り入れるだけでなく、ほかの従業員のノウハウも確認するようにしてください。

人材育成コストの削減につながる

新人教育や転職者研修に必要なマニュアルを社内wikiで共有しておけば、ほかの従業員が教えなくても自己解決できるようになります。

特に、簡単な業務や社内ルールなどは「社内wikiを読んでおくように」と伝えると、教育のための工数を減らせます。

人材育成コストを削減したい場合は、重要な業務を研修で直接指導して、そのほかの業務を社内wikiで学習するように伝えておきましょう。

社内wikiの導入で失敗する原因と対策

社内wikiを導入しても失敗する場合があります。

理由は、社内wikiが周知されておらず、ナレッジ共有の文化がない点が挙げられます。そのため、社内wikiへの投稿をルール化するといった方法を取りましょう。

また、社内wikiが使いにくい点も理由の1つです。必要なページが出てこない状況であれば、次第に使われなくなります。

本項では、社内wikiの導入で失敗する原因と対策について解説します。

社内wikiが浸透していない

「従業員に対して社内wikiの存在が周知されていない」「ナレッジ共有の文化がない」という場合は、浸透しない可能性があります。

その対策として、以下のような内容をルール化しましょう。

  • 成功した事例があれば社内wikiに共有
  • 勉強した内容を記載する
  • 営業研修に参加したら、その内容を記載する

あらかじめ社内wikiの記載をルール化し、具体例を挙げることで従業員は使用しやすくなります。

社内wikiの精査や更新が滞る

社内wikiは情報の最新性や正確性が必要です。しかし、社内wikiの運用体制が整っていない場合には、情報の精査や更新が止まる場合があります。

そのため、定期的に、従業員に対して情報のチェックや社内情報の更新などを行うように呼びかけてみましょう。

また、投稿した人へのインセンティブを設けるなどの方法も試してみてください。

社内wikiツールが使いにくい

「文書の書き方がわからない」「検索しても必要なページが出てこない」などの理由により社内wikiが浸透しない場合があります。

そのような失敗を防ぐためには、操作性が良い社内wikiの利用を推奨します。口コミや評判を見たり、無料トライアルを利用したりして操作性を確かめてみましょう。

後述する「社内wikiツール おすすめ7選(無料あり)」で紹介するツールは操作性が良いため、ぜひ利用してみてください。

社内wikiツールの選定ポイント

社内wikiを選ぶ際には、自社が求めている機能が備わっているかを確認する必要があります。あらかじめ必要な機能を相談してからツールを探すようにしましょう。

また、料金体系も必ず確認してください。社内wikiは、基本的に長期間利用するツールであるため、費用対効果が高いものを選びましょう。

本項では、社内wikiツールの選定ポイントを紹介します。

社内で必要な機能が備わっているか

社内wikiを選ぶ際には、社内でどのような機能を求められるのかを話し合ったうえで、必要な機能があるかを確認してください。

一般的な社内wikiツールには、情報の作成や管理・検索機能などが備えられています。もちろん、そのほかにも便利な機能も備えられているため、事前に確認しておきましょう。

社内wikiツールを導入する前に、ツールを提供している会社に「どのような機能があるのか」を確認することも可能です。

料金体系がマッチしているか

社内wikiツールを導入する際には、料金が利用目的に対して適正であり、費用対効果が高いのかも重要なポイントです。

社内wikiは長期的に使う場合が多いため、料金体系が自社にマッチしているかが重要です。

無料トライアルから利用できるツールもあるため、試験的に導入して価格に見合った機能かを確かめてみましょう。

操作しやすい、使いやすいか

全従業員が使いやすいツールかどうかも社内wikiツールを導入する際に重要なポイントです。社内wikiは、全従業員が情報の入力・共有・閲覧をする必要があるためです。

そのため、パソコン操作が苦手な従業員でも使いやすい操作性の優れたものを選んでください。

また、パソコンだけでなく、スマホやタブレットでも扱える方が外出中でも使いやすいでしょう。

セキュリティが高いか

社内wikiは、知識や経験だけでなく、顧客情報や従業員の情報、会社のノウハウなどを入力する場合があるため、セキュリティレベルがどの程度かを確認してください。

ツールのセキュリティレベルを見るには、提供企業が情報セキュリティマネジメントシステム(ISMS)に関する国際規格であるISOの認証を取得しているかを確認しましょう。

情報漏洩して会社の信用を落とさないためにも、セキュリティレベルが高いツールを選んでください。

社内wikiツール おすすめ7選(無料あり)

社内wikiにはさまざまな機能を有したツールがあります。

例えば、ほかのツールとの連携性が高い機能やチームでの作業に適している社内wikiツールがあります。

そのほかにも、カスタマイズでき、社内の業務に合わせて利用できるツールや音声ノートを保存できるシステムもおすすめです。

本項では、無料から始められる社内wikiツールを紹介します。

Kibela(キベラ)

Kibelaは、社内の情報格差をなくし業務効率化につなげられるツールです。ほかのツールから簡単にインポートでき、一元管理が可能になります。

また、編集履歴の確認とロールバック機能(操作や更新前の状態にコンピュータを戻す操作)も備えているため、間違えて記載した場合でもすぐに作業前に戻せます。

チームユーザーは5人まで無料のため、まずは少ない人数から試してみましょう。

参考:Kibela

NotePM(ノートピーエム)

登録企業7,000社突破のNotePMは、ITreviewで「チームコラボレーションマニュアル編集・作成部門使いやすさNo.1」を獲得しています。

特徴は、Web上で簡単にマニュアル作成できる点です。パソコンに詳しくない人でもテンプレート機能を用いて執筆できるため、ナレッジの属人化も解消できるでしょう。

無料トライアルが利用できるため「少し気になる」という方も利用をおすすめします。

参考:NotePM

welog(ウィーログ)

welogは、中小企業の情報共有を円滑にするドキュメント共有ツールです。

メンバーのノウハウやナレッジを見える化できるため、知識の共有がスムーズになります。

また、必要なファイルを瞬時に検索できる点もメリットです。実際に、welogを利用して、マニュアルを探す時間を90%削減できたという声も挙げられています。

閲覧期限も設定できるため、セキュリティリスクを抑えて利用できるのもメリットです。

0円から利用できるため、気軽に利用できるでしょう。

参考:welog

Confluence(コンフルエンス)

Confluenceは、AIを活用して書類を作成・整理・共有できる社内wikiツールです。

個別に作成できる「ページ」やチームで作成できる「ホワイトボード」など多種多様な形で情報を記録できるのが特徴です。

特に、ホワイトボードは、付箋を貼れたり動画を添付できたりして使いやすいでしょう。

ユーザー10名まで無料です。

参考:Confluence

Notion(ノーション)

Notionは、全世界のユーザー数3,000万人以上を誇るツールです。

カスタマイズが容易であり、自分が操作しやすいようにデザインやボタンの位置を変更できます。

例えば「社内マニュアル一覧ページ」に「電話対応マニュアル」「操作マニュアル」を作成できます。想像できる機能を自身で作成できるため、オリジナルの社内wikiを利用できるでしょう。

フリープランでは、10名のゲストを招待できるため、チームで社内wikiを利用したい際に効果的です。

参考:Notion

Scrapbox(スクラップボックス)

Scrapboxは、社内に必要な情報を何千何万単位で管理できる社内wikiツールです。

最大の特徴は、ページが単語のリンクを通じて自動でつながりあい、簡単に検索できる状態にしてくれる点です。そのため、管理方法を考える必要もなくなるでしょう。

地図や動画を貼れるため、文章だけでなく視覚的にわかりやすく情報を共有したい方におすすめできます。

参考:Scrapbox

OneNote(ワンノート)

OneNoteは、複数のノートブックやセクションページにまたがって内容を整理できる社内wikiツールです。

見逃したくないノートを「重要」や「タスク」などのシールで目立たせられるため、欲しい情報をすぐに見つけられます。

さらに、ノートに蛍光ペンやインクを使って情報を残すことで、視覚的にわかりやすく記録できます。

参考:OneNote

社内wikiを活用してノウハウを情報共有しよう

社内wikiとは、組織内で従業員がもつ知識や経験などの情報を共有するためのオンライン情報管理システムです。

各従業員が得たナレッジを共有できたり、人材育成コストを削減できたりするメリットがあります。

社内wikiに興味がある方は、本記事で紹介した7つの社内wikiツールを利用して、情報をスムーズに共有できるようになりましょう。


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