作成日 : 2025年2月6日

情報共有ツールとは？選ぶポイントやおすすめのツールを紹介

情報共有ツールとは、社内・社外に情報を共有するために使用するツールです。コミュニケーションや情報共有を効率化でき、業務効率の向上に役立ちます。

この記事では、業務効率化を図りたい方に向けて、情報共有ツールの概要や主な機能などについて解説します。情報共有ツール導入のメリットや注意点、おすすめのツールも取り上げているため、ぜひ参考にしてください。

情報共有ツールとは
- 社内情報共有ツール
- 社外情報共有ツール
主な情報共有ツールの機能
情報共有ツールの導入がおすすめなケース
情報共有ツールを導入するメリット・注意点
- メリット
- 注意点
情報共有ツールを選ぶポイント
おすすめの情報共有ツール
情報共有ツールで業務効率化を実現

情報共有ツールとは

情報共有ツールとは、その名の通りチーム内や部署内、個人間で、情報共有するために使用するツールのことです。情報共有ツールは、大きく分けて社内で情報を共有するものと社外に情報を共有するものがあります。それぞれについて解説します。

社内情報共有ツール

社内情報共有ツールとは、主に社内で行う業務に必要な情報をオンライン上に集約し、関係者がリアルタイムで更新・確認できるツールのことです。たとえば業務マニュアルを共有する、会議の議事録を共有するといったことができます。社内の情報共有の一元化が可能となるため、業務効率化にもつながるでしょう。

社外情報共有ツール

社外情報共有ツールとはその名の通り、取引先や協力会社など社外の人に情報を共有するためのツールです。具体的にはメールやチャットツール、ファイル共有サービスなどの各種ツールが挙げられます。オンラインでのやり取りができるため、情報共有の手間が省ける点が特徴です。ただし、誤操作や誤送信などには注意しなければなりません。

主な情報共有ツールの機能

ここでは情報共有ツールがどういった機能を持っているのか解説します。各ツールによって機能や特徴が異なるため、自社には何が適しているのか参考にしてください。

チャット・Web会議などのコミュニケーション機能

情報共有ツールの中でもチャットやWeb会議システムはコミュニケーション機能を備えています。文章によるコミュニケーションというとメールが一般的ですが、メールだとどうしても挨拶文から始まるなど堅苦しくなりがちです。一方でチャットであれば、実際に会話している感覚でポンポンとテンポよくやり取りができます。

Web会議システムは会議参加者が遠隔地にいてもお互いの顔を見ながら会議ができるため、移動の手間などをかけることなく対面と同じような形で会議ができます。

スケジュール・タスク管理機能

情報共有ツールの中にはスケジュールやタスクの管理に対応しているものもあります。基本的にスケジュールは関係者に共有されるため、事前にスケジュールを入力しておけば、その人が何をしているのか同僚たちはすぐに把握できます。直行・直帰と入力しておけばオフィスに出社していなくても誰も疑問に思いません。

また、タスクを割り当てることも可能です。この場合、各タスクを担当者に割り当てておき、タスクが完了したらステータスを変更するようにしておけば進捗状況の把握がしやすくなります。

オンラインストレージ機能

情報共有ツールは、オンラインストレージ機能を備えているケースが多いため、ストレージを経由して各種ファイルを共有できます。ドキュメントや画像、動画など業務で使用する資料を事前にアップロードしておけば、共有もスムーズでしょう。メールやチャットに添付して送るよりも手間がかかりません。

ドキュメント作成機能

ドキュメント作成機能を備えたツールもあります。このようなツールであれば、議事録などの作成も簡単です。また、共同編集が可能なツールでは、複数人が同時並行で編集して作成することも可能です。

ノウハウ蓄積機能

Wikiのような感覚で業務に関連するノウハウを蓄積することも可能です。業務によっては特定の人しか進め方を把握しておらず、属人化しているケースが少なくありません。そのようなときに、情報共有ツールにノウハウや作業の進め方を記載しておけば、誰でもその業務を担当できるようになります。

情報共有ツールの導入がおすすめなケース

ここでは情報共有ツールの導入がどういった場面で必要なのか解説します。興味があるものの、導入するべきかどうか迷っている方はぜひ参考にしてください。

業務効率化を実現したい

業務効率化を図りたい企業にとって情報共有ツールは非常に役立ちます。たとえば、業務で必要な資料をオンラインストレージにアップロードしておけば、関係者は時間のある時に確認できるため手間がかかりません。また、Web会議を行えるようになれば、移動の手間がかからないため、より効率よく働けるでしょう。

コミュニケーションを活発にしたい

コミュニケーションを活発にしたいときにも、情報共有ツールの導入がおすすめです。たとえば、チャットツールはメールのような堅苦しいやり取りではなく、LINEのような気軽なやり取りを促進してくれます。リアクションによるコミュニケーションも取れるため、コミュニケーションの活性化につながるでしょう。

ノウハウを蓄積・共有したい

先ほども説明したように、情報共有ツールにはノウハウ蓄積機能がついているため、業務に関するノウハウや業務の進め方を共有したいといった場合は導入を検討してみてください。ノウハウを蓄積しておけば、新入社員教育に役立つほか、異動や退職に伴い担当者が変わったときでも、業務のクオリティを下げてしまう心配がありません。

情報共有ツールを導入するメリット・注意点

情報共有ツールを導入することでさまざまなメリットを得られる一方で、いくつかの注意点があることも覚えておかなければなりません。ここでは具体的にどういったメリットや注意点があるのか解説します。

メリット

情報共有ツールを導入するメリットとしては、業務に関連する情報に簡単にアクセスできるようになることです。たとえば、業務で使用するファイルはストレージにアクセスすれば簡単にチェックできるでしょう。

また、上司や同僚のスケジュールもツール内で確認可能です。必要な情報にすぐにアクセスできるようになることで業務効率も高まります。ノウハウやマニュアルを蓄積することで、業務の属人化解消にもつながるでしょう。

注意点

情報共有ツールの注意点としては、自社のニーズに適したツールを選ばないとかえって業務効率が落ちる可能性があることです。情報共有ツールと一言でいってもその種類はさまざまであり、機能はそれぞれ異なります。自社に必要ない機能が多い、直感的に操作できないなど自社に合っていないツールを導入すると、使いにくさから業務効率が落ちてしまいかねません。

また、導入および運用にあたってはコストがかかることも注意点です。予算を確保したうえで導入を検討しなければなりません。

情報共有ツールを選ぶポイント

情報共有ツールを選ぶ際には、いくつかのポイントがあります。ここではツールを選ぶ際に押さえておきたいポイントを紹介します。

目的や課題解決にマッチする機能を搭載している

情報共有ツールは、ツールの種類によって機能が異なるため、自社に必要な機能を事前に明確にしておく必要があります。たとえばコミュニケーションの活性化を目的としているのであれば、チャットツールやWeb会議システムがついている方がいいでしょう。

情報の検索性や操作性に優れている

情報共有ツール内にはさまざまな情報が蓄積されているため、必要な情報にすぐにアクセスできるようにするためにも、検索性に優れているかどうかは重要なポイントです。また、検索機能を含めて、ITツールの扱いに慣れていない人でも直感的に扱えるような優れた操作性を備えているかどうかもチェックしておきましょう。

費用対効果が見合う

情報共有ツールは無料プランのものもありますが、企業で導入する場合基本的には有料プランを選択することとなります。そのため、費用対効果が見合っているかどうかをチェックしておきましょう。たとえば、高額な月額料金を支払っているものの、使用している機能が少ないと費用対効果は低くなってしまうかもしれません。