• 作成日 : 2024年4月11日

上手なメモの取り方とは？下手になる原因や聞きながらメモを取るコツを解説

仕事を効率的に進めて成果を上げたいなら、メモの取り方が重要です。聞きながらメモを取る習慣があるのに、仕事の成果が上がっていないなら、メモを取るのが下手なのかもしれません。

そこで本記事では、社会人に向けて上手なメモの取り方や聞きながらメモを取るコツをご紹介します。

メモを取る目的は？

漠然とメモを取っているだけで仕事に活かせないと、業務の進行に支障が出るかもしれません。メモの取り方のコツを知る前に、ビジネスシーンでメモを取る目的や役割、そのメリットを理解することが大切です。ここでは社会人としての基本スキルである、メモを取る目的をおさらいしましょう。

忘れないように残しておく

仕事の遂行上、大事だと思われることを忘れないために、メモを取ります。覚えておけばよいのでしょうが、目先の業務の処理や思索に追われるうちに、大事なことを忘れてしまうかもしれません。あやふやな記憶だけに頼るのは、うっかりミスの元です。一段落ついてからメモの内容を振り返ることで、落ち着いて業務を遂行できます。

情報を整理する

新しいアイデアを出すためには、最初に情報を整理する必要があります。会議での発言や資料から、要点となるキーワードを抽出したり情報を要約したりしながら、情報を整理しましょう。次にメモに残したキーワードを紐づけるなどして思考を整理し、新しいアイデアやコンセプトを生み出していくのです。

教わった内容を復習する

従業員教育を受けた際に、大事なポイントをメモに取っておけば、後から見返して復習する際に役立ちます。教わったことは、記憶に頼らずにメモを取って記録するようにしましょう。移動時間などを有効活用して、教わった内容を復習して自分のモノにしていくのがおすすめです。

疑問点を控える

上司からの指示やクライアントからの要望を一度聞いただけで、すべてを理解できるとは限りません。むしろ、後から疑問点が出てくることのほうが多いでしょう。そこで理解できなかった箇所や不明点などをメモに書き出すと、仕事を遂行する上で自分がつまずきそうな箇所を可視化できます。すぐに質問する時間的な余裕がなければ、後からメモを活用して上司やクライアントに疑問点を確認するようにしましょう。

安心感や信頼につながる

ビジネスシーンでメモを取るようにすると、聞き漏らさないよう細心の注意を払っているという姿勢を印象付けられます。そのため周囲からの信頼向上や、重要な仕事を任せても大丈夫だという安心感にもつながるのです。メモを取る行為は、上司やチームメンバーはもちろん、クライアントと基本的な信頼関係を築く際に役立ちます。

メモの取り方が下手になる原因

せっかく取ったメモを仕事で活かせずムダにしているなら、下手なメモの取り方をしている可能性があります。仕事でメモを活かせない大きな理由は、視認性の悪さです。ここではメモが下手になる原因を、4つご紹介しましょう。

箇条書きを利用していない

箇条書きを利用しないでメモを取ると、例えば仕事で今日中にやるタスクを把握するという単純作業でさえ時間がかかります。箇条書きは、いわゆる重要ポイントのリストであり、あらゆることを整理して明確に示す手法です。効率良く重要なポイントを把握できる箇条書きは、メモの取り方の基本だといえるでしょう。

字が読みにくい

メモを取るときは、じっくり時間をかけられないために、走り書きになりがちです。しかし判読できないほど読みにくいと、内容を理解できないことから、メモとしての役割を果たしません。自分のためだけのメモであっても、誤読によるミスを避けるために、判読できる字で書くようにしましょう。

同じページにメモしている

同じページにあらゆる情報がメモされていると、ほしい情報をすぐに見つけ出せません。メモを見たときに、瞬時にほしい情報を見つけるためには、最低限どこに何が書いてあるかわかるような工夫が必要です。ページの上部に日付を記載したり、タイトルをつけたりすることも検討しましょう。

内容のすべてをメモする

会議・商談中に得た情報や教わった内容のすべてをメモすると、見返したときに何が重要なポイントなのか把握できません。また書くことばかりに集中していると、話を理解できずに終わってしまいます。話を聞くときは、話し手の意図をつかむことに集中し、要点のみを抽出するよう心がけることが大事です。

上手なメモの取り方とは？

では社会人にとって、仕事で役立つ上手なメモの取り方とは、具体的にどうすればよいのでしょうか？ここではメモを取るときのコツをご紹介します。

1か所で管理する

メモが散逸してしまっては、探す労力がかかるために、必要なときにすぐに見返せません。そこでバラバラになるメモ用紙やコピー用紙を使うのではなく、手帳やノートを使って一元的にメモを管理するのがおすすめです。携行しやすいサイズの手帳やノートを選んで、メモを取るようにしましょう。

タイトルと日付を書く

効率良くメモを探し出せるように、メモの上部には内容がわかるタイトルをつけるようにしましょう。さらに参加した会議や打ち合わせの日付と、参加した他のメンバーの名前や場所も記録します。基本情報があると、話し合った内容を思い返しやすくなるのでおすすめです。日付は時系列で流れを見返す際に役立ち、同席者の名前は情報共有の際に共有モレを防いでくれます。

要点のみをまとめる

情報が多すぎると、内容を把握するのに時間がかかり、メモとしての機能を果たせません。そこでメモには、重要と思われる要点や大枠のみを書き留めるようにします。後で思い返しやすいように、会話や資料からキーワードを見つけ出すのがコツです。

追記できるよう余白を取る

メモを取る際には、ページをあえて埋めようとせずに、余白を残すよう心がけます。大きめの余白があるとメモの視認性が高まるほか、後からメモにコメントを追加できるからです。余白に気づきや浮かんだアイデア、後から調査した情報を加えることで、思考の整理に役立ちます。

文字色は3色までにする

3色ボールペンを活用して自己流のルールに則り文字色を変えると、後から見返しやすいメモになります。例えば、基本色の黒を使ってメモを取りながら、重要度や緊急性が高いトピックは赤でアンダーラインや囲いをつけ、自分のアイデアなどは青で追記するといったルールです。色が多すぎるとかえって視認性が悪くなるので、3色程度にするとよいでしょう。

不明点や専門用語はカタカナで控える

耳慣れない新しい専門用語などは、カタカナで「音」だけは正確に押さえるようにします。人名・地名などで不明点が生じた際も、同じようにカタカナで控えておき、質疑応答などのタイミングで、表記を確認するのがおすすめです。誤った綴り・漢字、あるいは読み方で覚えないためにも、メモを活用して確認作業を丁寧に行います。

話を聞きながらメモを取るコツ

話を聞きながらメモを取るコツは、主に2つあります。1つ目は文字だけに頼らないことです。文字だけで要点を記録しようとすると、話のスピードに追われて判読できない文字になってしまいます。そこで積極的に矢印や線、図や記号、略語などを、メモに取り入れるようにしましょう。

2つ目は、集中力を持続させるために、ストレスフリーな書き心地を得られる筆記用具を揃えることです。自分と相性の良いペンや紙質のほか、罫線・グリッド線などの好みのスタイルを探してみましょう。

素早くメモを取るコツ

素早く、効率良くメモを取るコツは、要点をつかむために必要な情報を事前に整理しておくことです。慣れるまでは、あらかじめ必須項目を書き出しておくと良いでしょう。仕事で要点を整理する手法として、例えば「5W1H」や「PREP法」が有名です。5W1HやPREP法を意識するだけで、素早くメモを取れるようになります。

5W1Hは、「いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように」を意識しながら情報を整理する手法です。PREP法は「結論、理由、具体例、結論」を意味する英語の頭文字からなる略語で、話し方や書き方のフレームワークとして知られています。

メモの取り方で悩んでいる社会人は、要点を書き出す際に5W1HやPREP法をぜひ実践してみてください。コツをつかむだけで、仕事がはかどるメモを作成できるようになるでしょう。

メモを取る際の注意点

メモを取ること自体を目的化させてはいけません。メモは、仕事を補佐する役割だということを忘れないようにしましょう。メモに頼りすぎて業務効率を悪化させるようでは、メモを取る意味がありません。

たしかに、メモの取り方が上手な人は、仕事ができる人であることが多いです。メモは「仕事に必要なすべてのことを記憶できない」という弱点を補い、脳の領域を空けて目の前にあるタスクに集中できるようにしてくれます。

しかし、だからといってメモに集中しすぎるあまり、目の前にいる上司やクライアントとのコミュニケーションが取れないようでは問題が生じます。機密情報であれば、社内ルールでメモによる記録が許されないケースもあるでしょう。メモを取ってよいか判断しづらい場合には、事前に許可を取る配慮も必要です。

メモ帳の選び方

近年では、さまざまなタイプのメモ帳が登場しています。ここでは、メモ帳を選ぶ際に意識したいポイント6つを見ていきましょう。自分にとって使い勝手の良いメモ帳を選ぶ際の参考にしてみてください。

仕事がはかどる上手なメモの取り方を実践しよう

上手なメモの取り方のコツをつかめば、仕事のレベルもワンランクアップします。1回で必要なことをすべて把握できるようになるため、何度も聞き直すことがなくなるからです。

とくに新社会人は、学校で通用していたやり方と、社会に出てから通用するメモの取り方は異なることを知っておきましょう。ぜひ本記事を参考に、ビジネスで役立つメモの取り方を実践してみてください。

• 監修：タキガワクミコ

  業務効率化ツールをインストールしたMacとiPhoneを活用し、日豪を拠点にワーケーションを実践するフリーランスライター。日程調整やPBXなどバックオフィス業務や物流・運行管理の効率化に役立つSaaS関連、DX・AI関連の記事を多数執筆。

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