• 作成日 : 2025年2月4日

テレワークとは簡単に言うと何? 導入のメリットや成功のポイントを解説

テレワークは、従業員がオフィス以外の場所で働くことを可能にする柔軟な働き方であり、最近では企業の働き方改革の一環として注目を浴びています。

本記事では、テレワークの定義からそのメリット、導入時の注意点、成功させるためのポイント、必要なツールについて詳しく解説します。

テレワークとは

まず始めに、テレワークとはどのような働き方を指すのかを確認し、働く場所により3種類に分けて違いを見ていきましょう。

テレワークとリモートワークの意味はほぼ同じ

テレワークとは、「離れた」を意味するTeleと「働く」のWorkを組み合わせた造語です。

「情報通信技術を活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方」をさします。

なお、テレワークとリモートワークは、基本的に同じ概念を示す言葉です。どちらも職場から離れた場所で勤務を行う形態を表し、主に自宅やカフェなどのオフィス外での働き方を指します。

テレワークは、一般的に「遠隔で働くこと」を強調した用語です。特定の場所に縛られずに業務を遂行できる柔軟性を示します。一方、リモートワークは、「遠く離れた場所から働く」という意味合いが強く、主にオフィス以外の場所で働くことを指します。

テレワークが普及する中で、リモートワークという言葉も一般的になりました。2020年以降の新型コロナウイルスの影響でリモートワークが急増し、多くの企業がこの働き方を導入しています。

在宅勤務

在宅勤務は、自宅を主な作業場所として業務を行う働き方を指します。2020年には新型コロナウイルスの影響で、多くの企業が在宅勤務を取り入れました。

在宅勤務では、従業員が自宅で直接仕事を行うため、通勤時間を削減できるというメリットがあります。日本では平均通勤時間が片道約通勤時間が約40分とも言われ、これを無くすことにより、余暇時間の確保や家庭との両立が可能になります。小さなお子さんがいる家庭や介護が必要な家族がいる場合には柔軟な働き方ができるようになることで、ストレスが軽減され、より仕事に集中しやすくなるでしょう。

サテライトオフィス勤務

サテライトオフィス勤務は、企業が自社オフィスの近くに設置した小規模なオフィスで働くスタイルを指します。サテライトオフィスは、通常のオフィスからのアクセスが簡単で、通勤時間の短縮や、集中して仕事に取り組む環境を提供できる場所が選ばれます。従業員は自宅やメインオフィスから離れたオフィスを利用することで、効率や仕事の満足度向上を体感できます。

さらに、チームのメンバーが同じスペースで働けば、対面でのコミュニケーションが促進されます。リモートワークの普及に伴い、社内のつながりが希薄になることが懸念されていますが、サテライトオフィスを活用することで、同僚との交流を簡単に実現できるのです。

従業員の働きやすさやチームの結束力を高める効果から、企業におけるテレワークの一環として、サテライトオフィス勤務が注目されています。また、地域活性化や地方創生の観点からも、サテライトオフィスの設置が推進されています。

モバイルワーク

モバイルワークは、自宅やオフィスの外で自由に働くスタイルです。スマートフォンやタブレット、ノートパソコンの普及によりどこでもインターネットにアクセスできる環境が整ったことで、カフェや公共交通機関で、また移動中にも仕事ができるようになりました。

出先での待機時間を有効に活用し、移動時間を短縮できるため、効率的に業務をこなすことができます。従業員によっては、クリエイティビティやモチベーションも向上するでしょう。

企業がテレワークを導入するメリット

企業がテレワークを導入することで得られるメリットは以下のとおりです。

従業員の通勤時間や負担の軽減

テレワークの導入により、従業員の通勤時間や負担が軽減されます。

まず、通勤時間の削減について考えてみましょう。通勤時間を短縮することで、従業員はその時間を仕事やプライベートに充てられます。通勤ラッシュのストレスや心の負担も大きく軽減されます。

また、長時間の移動や混雑した公共交通機関での移動は、身体にも負担です。オフィス勤務で感じる疲労感を軽減できるため、従業員は仕事に集中しやすく、結果的に生産性の向上につながるでしょう。

さらに、テレワークの導入により通勤で発生するCO2排出や交通渋滞を軽減することができ、環境にも配慮した働き方が実現できます。

地方の優秀な人材の獲得

テレワークは、地方に住む優秀な人材を企業が獲得するためにも効果的です。エンジニアやデザイナーには、優れたスキルを持った人材が地方にも多数存在しており、彼らを積極的に採用できます。

地方在住の人材は、企業にとっては優秀な人材を採用できる可能性が高まります。さらに、地域に根付いた視点や多様なバックグラウンドを活かし、新しいマーケットの開拓やビジネスの発見に役立つアイデアを得ることもできるでしょう。このように地方の人材の獲得は企業にとって競争力向上につながります。

交通費やオフィスコストの削減

テレワークの導入で、企業は交通費やオフィスにかかるコストを大幅に削減することができます。

まず交通費について見ていきます。従業員が自宅で仕事をすれば、通勤に必要な交通費を削減できます。都市部において従業員へ高額な通勤費を払っている場合には大きな利点です。

次にオフィスコストです。従業員が自宅やサテライトオフィスで勤務するため、広いオフィスを構える必要がなくなります。オフィスの面積を縮小することで、賃貸料や光熱費、備品管理などの運営コストを削減できます。

また、オフィスの維持に必要な人件費も軽減されます。清掃や設備管理、人事などの業務が少なくなることで、さらにコストを抑える効果が期待できます。

災害時における事業継続性の確保

災害時における事業継続性の確保は、企業にとって重要です。災害発生時、オフィスへのアクセスが困難になっても、テレワークを通じて従業員は自宅や安全な場所から業務を続行することが可能です。情報管理ツールや通信手段を整備しておくことで、スムーズに従業員同士でコミュニケーションを図りながら業務を継続できます。

また、リモート作業が可能になることで、災害時の人員配置に対しても柔軟に対応できるようになります。特定の地域での災害により、オフィスの活動が制約される場合でも、他の地域で業務にあたれます。このような体制を整えておけば、経済的損失を最小限に抑えることができるのです。

企業がテレワークを導入する注意点

企業がテレワークを導入する注意点を紹介します。

勤怠管理や労働実態の把握が難しい

テレワークでは、従来のオフィス勤務とは異なり、従業員が物理的に離れた場所で働くため勤怠管理や労働実態の把握が困難になります。

例えば、従業員が自宅で作業をしている場合、業務が本当に行われているのかどうかの確認が難しくなります。また、在宅勤務では自己管理が重要になるため、従業員によっては勤務時間が不規則になったり、過労のリスクが増加したりすることもあります。

加えて、労働実態を正確に把握するためのデータ収集が難しくなります。従業員からの業務報告の仕組みが構築不十分だと、実際の労働状況と報告内容の食い違いが発生しやすいです。

勤怠管理システムや労務管理ツールを導入し、リアルタイムでデータを確認しながら労働状況を可視化していくことが求められます。

情報漏洩のリスクが大きい

テレワークには情報漏洩のリスクが伴います。個人のデバイスや公共のネットワーク環境で業務を行うことが増えれば、機密情報や顧客データが外部に漏れやすくなるからです。例えば、自宅のWi-Fiが不正アクセスされると、重要なデータが外部の危険にさらされることになります。

また、社内情報を含むメールの誤送信、重要な戦略や個人情報を含んだファイルの共有などの恐れもあります。リスクを軽減するためには、定期的な情報セキュリティの研修や、セキュリティルールの策定が必要です。

生産性が低下する恐れがある

テレワークは生産性が低下するリスクを抱えています。

在宅勤務では、家事や子供の世話など、仕事に関連しない事柄が業務の邪魔になることがあります。特に小さな子供がいる家庭では、集中力を維持することが難しいと感じる人が多いです。

また、コミュニケーション不足も大きな影響を与えます。対面でのやり取りが減少すると情報共有や問題解決のスピードは遅くなります。ニュアンスも伝わりにくいため、誤解を招くことも考えられます。

さらに、自己管理の難しさも生産性の低下を引き起こす要因です。オフィス環境ではある程度のルーチンが整っているため、業務へ集中しやすいですが、在宅勤務ではルーチンが崩れがちです。自己管理が苦手な人にとって、適切な作業の進め方を維持するのが大変になることがあります。

導入コストがかかる

テレワークの導入には一定のコストがかかることが多いです。企業がテレワークを実施するためには、必要な設備やシステムの整備が求められます。VPNやクラウドサービスなど新たな技術やツールの導入のためには、初期投資が発生します。

また、ソフトウェアの導入に伴うライセンス料や、専門的なITサポートの外部委託もコスト要因として考えられます。例えば、ビデオ会議ツールやプロジェクト管理ツールなどが必要になる場合、それぞれに月額の利用料が発生します。

長期的に見ればテレワークにはコストを上回るメリットが期待できますが、コストをどのように賄うか、どの程度の導入費用が必要なのかをしっかりと把握しておくことが大切です。

テレワークの導入を成功させるポイント

テレワークの導入を成功させ、定着させるためのポイントを解説します。

従業員間のコミュニケーションや交流の場を設ける

従業員間のコミュニケーションや交流の場を設けることは、テレワークの導入において重要です。リモートワーク環境では、対面での接触が減少し、情報共有や意見交換が難しくなりがちです。オンライン懇親会や定期的なチーム会議などを企画することが効果的です。こうした場を通じて、従業員は互いの顔を見てコミュニケーションを取りやすくなり、孤立感が和らぎます。

さらに、コミュニケーションツールの活用も重要です。ビジネスチャットやオープンな掲示板などを利用することで、日常的な情報共有が促進されます。

従業員同士のコミュニケーションや交流を積極的に促すことで、リモート環境においても一体感が醸成され、全体のパフォーマンスに良い影響を与えるでしょう。

テレワークに対応した評価基準を策定する

従来のオフィス勤務とは異なり、テレワーク環境では従業員の顔が見えないため、評価基準の見直しが必要です。業務の成果や貢献度を正しく測るために、これまでとは違う指標の導入や透明性の確保が重要です。

テレワーク環境下での評価基準は、オフィスワークとは異なるアプローチが求められます。具体的には、勤務時間よりも成果物の質と量など成果重視の評価や、オンラインでの意思疎通能力や情報共有の適切さといったコミュニケーション能力の評価、さらには時間管理やタスク管理の能力といった自己管理能力の評価などが重要です。

また、テレワーク独自の評価項目として、オンライン会議への貢献度、デジタルツールの活用能力、セキュリティ意識などへの考慮が求められます。例えば、オンライン会議での発言の質や頻度、資料の準備状況、各種ソフトウェアやクラウドサービスの効果的な利用、チームプロジェクトでの貢献度や協調性、情報セキュリティガイドラインの遵守状況、急な変更や新しい働き方への適応能力などを評価項目に加えることが必要です。

従業員が自分の評価がどのように決まるのかを理解できるようにし、納得感を持てるようにすることが、モチベーションの向上につながります。

セキュリティ対策を強化し、従業員にルールを周知する

セキュリティ対策を強化し、従業員にルールを周知することは、極めて重要です。対策を講じることによって、サイバー攻撃や情報漏洩のリスクを軽減し、安全に業務を行うための土台を築けます。

社内におけるセキュリティポリシーを明確に制定し、従業員に周知することが大切です。ポリシーは、パスワードの管理方法、データの扱いに関するガイドライン、リモートアクセスのルールなどを含みます。

さらに、定期的なセキュリティ研修を実施することも効果的です。例えば、フィッシング攻撃の手口やマルウェアの危険性についての知識を共有することによって、実際に被害を防ぐための行動を促すことができます。

また、ITインフラの整備も不可欠です。VPNを導入することによって、外部からのアクセスを安全に管理することが可能になります。さらに、必要に応じて多要素認証を導入することで、セキュリティを一層強化できます。技術的な対策を講じることにより、企業全体のセキュリティは飛躍的に向上します。

テレワークに適したオフィス環境を整備する

テレワークに適したオフィス環境を整備することも、生産性や働きやすさをアップするために重要です。不要な固定デスクを減らし、作業内容や時間に応じて席を選べるフリーアドレス制を採用することで、業務の効率性が向上します。また、Web会議用の個室ブースや集中できるスペース、リラックスできるエリア、コミュニケーションスペースを設けることで、従業員のワークライフバランスを保つことができます。

椅子やデスク、屋内の明るさや温度の管理に配慮すれば、職場のモチベーション維持にも役立ちます。

テレワークの導入に必要なツール

最後に、テレワークを効果的に進めるために必要になってくるツールを見ていきましょう。

Webミーティングツール

Webミーティングツールは、オンラインでの会議や打ち合わせを円滑に行うためのソフトウェアです。地理的な制約を受けずにメンバー全員が集まるために利用されます。例えば、東京にいる社員と大阪にいる社員が同時に画面を見ながら議論できるため、地元に生まれ育った優秀な人材を活かす企業戦略が実現します。さらに、資料を簡単に共有し、リアルタイムで情報を交換できるため、意思決定も迅速に行うことが可能です。

機能としては、画面共有、録画機能、チャット機能などがあります。特に画面共有は、プレゼンテーションやデモを行う際に非常に便利であり、視覚的な情報提供が効果的に行えます。また、録画機能を活用すれば、参加できなかった社員も後で会議内容を確認できるため、時間管理の助けにもなります。

Webミーティングツールにはさまざまなタイプが存在し、Zoom、Microsoft Teams、Google Meetといったメジャーなものから、業種特化型のツールまでさまざまです。自社のニーズに最も適したツールを選ぶことで、生産性の向上やコミュニケーションの質を高めることができます。

ビジネスチャットツール

ビジネスチャットツールは、チーム内の円滑なコミュニケーションを実現するための重要なツールです。主な機能としては、メッセージの送受信だけでなく、ファイルの共有やビデオ通話、グループチャットなど多岐にわたります。例えば、SlackやMicrosoft Teamsなどのツールは、特にテレワーク環境において高い人気を誇っています。プロジェクトごとにチャンネルを設けることができ、関連する情報を一元管理することが可能です。

対面での会話ができない環境においても、チームのつながりを維持し、職場の雰囲気を高める要素となります。ビジネスチャットツールをタスク管理やカレンダー機能と連携すれば、チームの進捗状況を把握しやすくなります。

タスク・スケジュール管理ツール

タスク・スケジュール管理ツールは、業務の効率を向上させるために大切です。

タスク管理ツールは、個々の業務を可視化し、優先順位をつけて進行具合を確認することをサポートします。プロジェクトの進捗状況や各メンバーの担当タスクが一目で把握でき、業務の効率化に欠かせません。

次に、スケジュール管理ツールは、会議や重要な締切を見逃さないために利用します。テレワークの環境では、各自が異なる場所で働いているため、コミュニケーションの頻度が低下しがちです。スケジュールを共有し、チームの活動を統括することで、協力し合う環境が生まれます。

人気のあるツールとしては、TrelloやAsana、Notionなどがあります。これらのツールは視覚的にタスクを管理でき、チームメンバー間での連携をスムーズに進める機能が搭載されています。また、Google カレンダーやMicrosoft Outlookとの連携も可能で、スケジュールの管理がより簡便になります。

スマートフォンやタブレットに対応しているものを選べば、外出先でも容易にタスクの確認や修正ができます。

労務管理ツール

労務管理ツールは、企業が従業員の労働時間や勤怠を効率的に管理するために用います。勤怠の打刻を自動で集計したり、労働時間や休憩するタイミングを分析できるツールを選べば、管理者もタイムリーに労働状況を把握することができます。

テレワークに活用できる労務管理ツールの具体例として、以下のようなものがあります。

  • ジョブカン勤怠管理:多様な打刻方法に対応し、テレワーク環境での勤怠管理に適しています。プロジェクトの工数管理や超過労働への対策機能も備えています。
  • KING OF TIME:柔軟な勤務スケジュールに対応し、在宅勤務やテレワークの勤務時間管理を効果的に行えます。GPS情報を利用したスマートフォン打刻にも対応しています。
  • MITERAS勤怠:PCの利用状況から各従業員の業務内容を可視化し、テレワーク環境での労働実態を正確に把握できます。
  • freee人事労務:クラウド型のサービスで、テレワーク環境でも簡単に勤怠管理や給与計算が可能です。
  • マネーフォワード クラウド勤怠:リアルタイムで勤怠状況を確認でき、テレワーク中の従業員の労働時間管理に役立ちます。

まとめ

テレワークは、現代の働き方において重要な選択肢となっています。在宅勤務やリモートワークを通じて、企業は従業員の通勤負担を軽減し、優秀な人材を地方からも招聘することが可能です。しかし、導入には情報管理やコミュニケーションの課題も伴います。成功させるためには、適切なツールを活用し、従業員間の結束感を高める工夫が必要です。

今後の企業戦略において、テレワークの導入を見逃さず、競争力を高める手段として活用していくことが求められます。


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