• 作成日 : 2024年1月23日

Googleドライブ(Google Drive)とは?機能や使い方、ビジネスでの注意点

Googleドライブ(Google Drive)とは?機能や使い方、ビジネスでの注意点

Google社が提供するクラウドストレージGoogleドライブ(Google Drive)は、手持ちのデバイスから手軽に使えるオンラインストレージです。Word感覚で使うGoogleドキュメントやExcelとして使うGoogleスプレッドシートで触れた経験のある方もいるのではないでしょうか。今回は、Google Driveの使い方やビジネスでの注意点などを解説します。

Googleドライブ(Google Drive)とは?

Googleドライブ(Google Drive)は、パソコンやタブレット、スマートフォン上で利用できるオンラインストレージのことです。デバイス内のファイルやフォルダをオンライン上に共有・共有編集および保存ができます。

Googleドライブの認知度

Googleドライブは、文部科学省による教育現場のIT化「GIGAスクール構想」で配布したChromebookが認知度を上げる要因となっています。全国の小中高生は、GoogleクラスルームでGoogleドライブ上のフォルダやファイルを共有していることから、身近なシステムとしても知られているでしょう。

また、IT製品をレビューする投稿サイトにおいても、Googleドライブはオンラインストレージ部門で認知度の高さを示しています。

  • Googleドライブ
  • Dropbox
  • OneDrive for Business
  • BOX
  • AOSBOX Business

オンラインストレージ(クラウドストレージ)を利用するメリット

オンラインストレージとは、インターネットを介してサーバー上に保存しているフォルダやファイルを共有・保存できる仕組みです。クラウドストレージも同じ意味を持ちます。

ペーパーレス化が推奨される現代では、書類の電子化や共有の部分はメリットとなるでしょう。また、災害時のバックアップの役割としても有効です。

Googleドライブ(Google Drive)の基本の使い方

Googleドライブの特徴は、基本機能や使い方にあります。ここでは、その機能を活用した具体的な使い方を紹介しましょう。

無料で15GBのストレージ容量

Googleドライブの利用者は、無料で15GBのストレージ容量が割り当てられます。Googleドライブは、クラウドストレージサービスのGoogle Oneでまとめて保存されます。Google Oneは、次のGoogleサービスなどのデータを保存するクラウドストレージサービスです。

  • Googleドライブ内のファイルやフォルダ
  • Gmail内のメール
  • Googleフォト内の画像や動画ファイル

これらのサービスで保存するデータ容量が15GB以内であれば、Googleドライブを無料で使い続けられます。

オンラインで写真、書類などのデータを管理

Googleドライブの特徴は、オンラインストレージで写真や書類などのデータを管理できる点です。例えば、自宅のパソコンに保存されている写真データは、そのパソコン上でなければ確認できませんが、データをGoogleドライブで保存しておくと、別のパソコンでも写真データが確認できます。

クラウドストレージは、インターネット経由でサーバーにアクセスすることで、異なるデバイス端末からのアクセスを実現します。写真や書類などのデータは、パソコン内蔵のストレージではなく、クラウド上で管理できれば機器の持ち運びが不要となるでしょう。

WordやExcel、PowerPoint対応ファイルを共有・共同編集

Googleドライブは、Microsoft Office製品のWordやExcel、PowerPointなどで作成したファイルを保存できます。

ファイルの保存方法は、ブラウザやアプリからGoogleドライブにアクセスして、デバイス内にあるWordファイルやExcelファイルなどをアップロードするだけです。Googleドライブ上に保存したファイルは、削除しない限りストレージ内に残ります。

また、Googleドライブに保存したファイルはアクセス許可のあるユーザーとの共有や共同作業が可能です。ファイルの共有や共同編集は、Microsoft Office製品との互換性があるツール上で実行できます。

  • Word→ドキュメント
  • Excel→スプレッドシート
  • PowerPoint→スライド

コメント機能でコミュニケーション

前項で紹介したドキュメントやスプレッドシートなどは、共同編集作業においてコメント機能を活用すればコミュニケーションを取ることが可能です。WordやExcelの場合、オフラインでコメントを記入できますが、その都度送信する手間が発生します。

Googleドライブ上で活用するドキュメントなどの場合は、追加されたコメントをリアルタイムに複数のメンバーで共有・共同編集ができます。複数のメンバーがひとつのコンテンツを作成する作業に最適な機能ではないでしょうか。

相手や権限を選んで共有

Googleドライブ内のファイル(ドキュメントやスプレッドシートなど)で共有および共同編集する場合は、ファイルURLを知る人に異なる権限が与えられます。相手に与える権限を選べることで、活用の幅も広がるでしょう。

例えば、関係者以外は編集不可の仕様書に対して、外部業者は「閲覧のみ」に設定して、同じ部署の担当者は「編集者」の権限を与えるなど自由な設定ができます。一般的なアクセスに設定できる権限の内容は次の通りです。

  • 制限つき:アクセス権のあるユーザーに限りファイルを開くことが可能
  • リンクを知っている全員→閲覧者
  • リンクを知っている全員→閲覧者(コメント可)
  • リンクを知っている全員→編集者

共有機能を「リンクを知っている全員」に設定した場合は、リンクURLを知っている人であれば誰でも権限通りに実行できます。

ファイルやフォルダの検索がスムーズ

Googleドライブの管理画面上部中央には、「ドライブで検索」と表示された検索窓があります。この検索窓を使うことで、ファイルやフォルダの検索がスムーズに見つけられます。検索窓でスムーズに見つけられるポイントは、次の通りです。

検索窓をクリックするだけで探しているファイルやフォルダのタイプを候補から指定できます。

  • ドキュメント
  • スプレッドシート
  • プレゼンテーション
  • フォーム
  • フォルダ
  • PDF
  • 動画

表示されたタイプの候補をクリックすることで、選んだタイプのファイルだけに絞られます。※動画を選択すればドライブ内の動画ファイルだけを表示

また、検索窓をクリックすると表示される「検索オプション」を設定することで詳細な検索も可能です。

  • 種類:ファイル形式
  • オーナー:全員、自分がオーナー、自分以外がオーナー、特定のユーザー
  • 含まれている語句:ファイル内に含まれている語句
  • アイテム名:ファイル名と部分的に一致するキーワード
  • 場所:全ての場所、マイドライブ、共有アイテム、その他の場所など
  • 更新日:全期間、今日、昨日、過去7日間、過去30日間、過去90日間、カスタム
  • 承認:承認待ち、自分のリクエスト
  • 共有先:名前又はメールアドレス
  • フォローアップ:指定なし、提案のみ、自分に割り当てられたコメントのみ

スムーズな検索は、保存するファイル数や外部共有者が増えれば必要性も高くなるでしょう。

さまざまなアプリと連携

Googleドライブは、Googleが提供するさまざまなアプリと連携できます。連携できる主なアプリは、次の通りです。

  • Gmail :メールサービス
  • カレンダー:スケジュール設定、共有
  • Keep:簡単なメモやリスト作成
  • ドキュメント:ワープロ作成、Word互換
  • スプレッドシート:表計算、Excel互換
  • スライド:プレゼンテーション、PowerPoint変換
  • フォーム:フォーム作成、回答をスプレッドシート集計
  • Chat:1対1、グループチャット、チャットルーム作成
  • Meet:ビデオチャット(最大100名まで参加可能)
  • サイト:サイト作成ツール
  • 管理コンソール:管理者専用のアプリやアカウント管理

これらのアプリは、ブラウザ経由(パソコンの場合)でアクセスできるため、OSや端末の異なる相手との連携も可能にします。

スマホやタブレットなどからもアクセス

Googleドライブは、スマートフォンやタブレット端末からもアクセスできます。スマートフォンやタブレット端末などのモバイル機器の場合は、専用のアプリを導入しなければなりません。

Googleドライブアプリは、Google PlayストアもしくはApp Storeから無料でインストールして使います。モバイル機器に導入することで、ブラウザ上と同じようにアプリ内で利用できます。

会社でGoogleドライブ(Google Drive)を使う時の注意点

会社でGoogleドライブを使う際は、次のポイントに注意が必要です。

共有ドライブの管理者を決めておく

会社でGoogleドライブを使う場合は、プロジェクトごとに共有ドライブを使うことが考えられます。共有ドライブを使う場合は、メンバーだけではなく管理者の特定が必要です。

共有ドライブの管理者は、共有ドライブに参加するメンバーの追加や削除ができ、共有ドライブ内に保存するコンテンツに制限をかけることも可能です。

Googleドライブの共有ドライブは、最大で600人のメンバーと100個のグループを割り当てられます。共有ドライブ内のグループやメンバーが増えてくれば、メンバー不在の稼働していないドライブも存在するかもしれません。

会社で使う場合は、グループ数やメンバーが増えることを考慮して、管理者が誰なのか明確にしておくことも必要です。

ファイルの共有設定が正しいか確認

会社で使うGoogleドライブは、社内だけではなく外注の事業者や顧客なども活用する場合があります。それぞれ立場の異なるアクセスユーザーが増えることでファイルの共有設定を間違える可能性も出てくるでしょう。

  • 閲覧者
  • 閲覧者(コメント可)
  • 編集者

Googleドライブでは、制限付き以外では、3つの共有項目で権限を付与します。共有設定で権限を与える際は、設定が正しいか確認しましょう。

外部と共有する場合はGoogleアカウントへのログインを義務づける

Googleドライブを会社で利用する際は、セキュリティへの配慮が必要です。特に、外部の相手と共有する場合は、その都度Googleアカウントへのログインを義務づけましょう。

外部との共有では、ログインしたままで利用した場合に「乗っ取り」のリスクも考えられます。複数のユーザーが共有する環境だと、リスクも高くなるため、安全な使い方を定着させましょう。

2段階認証を設定しておく

複数のユーザーが共有する会社のGoogleドライブは、セキュリティの観点からも2段階認証の設定をおすすめします。2段階認証は、使用するユーザーの手間がかかりますが、不正ログインのリスクを下げられるでしょう。

2段階認証の設定は、Googleドライブのアクセスで使うGoogleアカウント上で設定します。設定手順は、次の通りです。

  1. Googleドライブの管理画面右上のGoogleアカウントを開く
  2. 左側ナビゲーションパネルから「セキュリティ」を選択
  3. 「Googleにログインする方法」→「2段階認証プロセス」→「使ってみる」を選択
  4. 指示に従って完了させる

出典:Googleアカウント ヘルプ|2段階認証プロセスを有効にする

2段階認証の設定は、パスワード認証のみよりも安全性の強化を期待できます。

データのバックアップを取っておく

Googleドライブのデータ保存は、クラウドストレージに保存してあっても注意が必要です。会社などの複数ユーザーが扱う環境では、万が一誤ってデータを削除してしまうかもしれません。複数のユーザーが使う環境では、データのバックアップを取っておきましょう。

公衆Wi-Fiに接続しない

Googleドライブは、外出中に開く必要のある場合もあります。その際、インターネットに接続する目的で公衆Wi-Fiを使うことは、避けるべきでしょう。公衆Wi-Fiは、パスワードが不要な接続もあります。簡単にアクセスできる接続環境では、不正アクセスのリスクも高くなるでしょう。そのため、公衆Wi-Fiに接続した利用はおすすめしません。

他のアプリとの連携に注意する

最近のアプリは、アカウント作成時にGoogleアカウントなどで簡単に設定できるようになってきました。中には、アカウント作成時にGoogleドライブへのアクセス権を求めてくるアプリもあります。

そのようなアプリを使う際は、Googleドライブ内のデータを不正に変更されるかもしれません。会社のアカウントで他のアプリから共有を求められた場合は、連携しない判断も必要です。

Googleドライブ(Google Drive)の料金・プラン

Googleドライブの利用は、容量が15GB以下であれば無料で使い続けられます。ただし、保存するファイル量が15GB以上になれば、容量を拡張するための料金が必要です。

Googleドライブのデータ保存容量は、GmailやGoogleフォトなどのデータと一緒にGoogle Oneで容量をまとめて計測されます。Google Oneの料金プランの種類は、次の通りです。

利用可能なクラウドストレージ保存容量月単位契約による月額利用料金年単位契約による月額利用料金
通常のアカウント15GB無料無料
ベーシックプラン100GB250円2,500円
スタンダードプラン200GB380円3,800円
プレミアムプラン2TB1,300円13,000円

出典:Google One

Google Oneの有料プランはいつでも解約できる

Google Oneの有料プランは、月単位で契約する形式のため、年単位契約でなければいつでも解約できます。ただし、有料プランを解約した場合は、無料で利用できる範囲の15GBの容量(通常のアカウント)に戻ります。

Googleドライブは利用環境のリスクに配慮しよう

Googleドライブは、ドキュメントやスプレッドシートの共有編集などからも便利なクラウドストレージとして重宝する保存ツールです。個人で使う場合は、データが15GB以内で収まれば無料のまま利用できます。

会社で使う場合は、アクセス環境や外部アプリなどに注意しましょう。複数のユーザーによるファイル共有や編集の際は、2段階認証の導入をおすすめします。Googleドライブは、利用環境に配慮することが大切です。


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