• 作成日 : 2024年2月7日

グループセッションとは?グループウェアが増加の理由と無料機能の使い方

グループセッションとは?グループウェアが増加の理由と無料機能の使い方

グループセッションは、会社内のコミュニケーションを活性化できるグループウェアの一種です。スケジュールやワークフローを一元的に管理できるツールで、コミュニケーションの活性化と同時に、業務効率の改善に役立ちます。この記事では、グループセッションとはどのようなツールであるのかについて、詳しく解説します。また、グループセッションの導入事例についても取り上げるので、ぜひ参考にしてください。

グループセッション(GroupSession)とは?

グループセッション(GroupSession)とは、日本トータルシステム株式会社が運営する、無料でユーザ数無制限から始められるグループウェアのことです。

グループセッションには、「スケジュール」「掲示板」「ファイル共有」「稟議」などのさまざまな機能が備わっています。グループセッションは会社内のコミュニケーション、情報共有をスムーズにできます。組織規模や用途によって、無料版やクラウド型(byCloud)、エンタープライズZIONから選ぶことが可能です。

参考:無料ではじめるグループウェア|GroupSession

そもそもグループウェアとは?

グループウェアとは、会社内での情報共有や、コミュニケーションを活性化するために用いられるツールのことです。グループウェアはメールや社内SNSなど他の情報共有ツールとは違い、スケジュールやワークフローなどを一元管理できるため、業務効率化につながります。

グループウェアは多彩な機能により幅広く業務をサポートできる万能ツールであるため、部署やチーム、プロジェクトなどで取り入れられています。

グループウェアツールを導入する企業が増えている理由

グループウェアツールを取り入れて、活用する企業が増えている理由は以下の3点です。

  • スムーズに情報を共有できる

    グループウェアツールによって、リアルタイムで情報を共有できます。例えば、中小企業は少数精鋭で業務をこなしていることが多いため、連絡をとるタイミングが限られます。しかし、グループウェアツールを使えば、相手の状況に影響されることなく情報共有が可能です。

  • 会社内のコミュニケーションを円滑化できる

    グループウェアツールはメールなどとは違うコミュニケーション機能を使って複数人での連絡をしたり、社内SNSで全社に対して情報発信したりできます。

  • 業務を効率化できる

    グループウェアツールを使うことで、他の社員のスケジュールを確認できます。現場にいない時も意見を交換・すり合わせ可能です。

上記のように、社員同士がお互いの業務状況が分かるようになるため、フォロー体制をとることも容易になります。

グループセッションの導入はこんな企業に最適

グループセッションなどのグループウェアツールは、中小企業で導入するのが最適と言えるでしょう。実際に、中小企業でのグループウェア導入が増えていて、今後も導入されていくと見込まれています。中小企業は社員一人ひとりの負担が大きい傾向にあります。グループウェアツールを使えば、業務状況をスムーズに把握して、指示体制の統一などもできるため、仕事の負担軽減につながるでしょう。

また、中小企業は少しのミスが大きなトラブルを生むこともあります。グループウェアツールによって情報共有を円滑にしてミスを防ぎ、ビジネスの活性化を図れるでしょう。

グループセッションを導入するメリット

社内の生産性を上げるためには、コミュニケーションや情報共有がスムーズに行われることが大切です。特に現代では離れた場所で働くリモートワークが増えているため、顔を合わせない相手ともスムーズにコミュニケーションをとり、情報の共有を促進することが重要です。

最近はさらに社内のコミュニケーションを活性化させようと、グループセッションのようなグループウェアの導入実績のある企業が増加しています。ここでは、グループセッションを企業が導入するメリットをご紹介します。

無料・ユーザ数無制限のグループウェア

グループセッションは無料・ユーザ数無制限で始められることが大きなメリットと言えるでしょう。グループウェアは無料で使えるものがあるものの、機能や利用可能人数に制限がかかることが多くあります。

一方で、グループセッションはユーザ数や期間に対して制限がなく、無料で利用可能です。無料版であっても、スケジュール機能や掲示板機能、ファイル共有機能などのグループウェアに備わっている基本機能が使えます。グループセッションならコストをかけることなく幅広い機能を使えて、業務の効率化を目指せるでしょう。

リモートやペーパーレス化に対応

グループセッションの掲示板や社内SNSなどの機能を使えば、リモートワークでのコミュニケーションを活性化できます。また、スケジュール管理機能やファイル共有機能などで、リモートでも業務状況の確認や資料の受け渡しが可能です。

グループセッションはペーパーレス化にも役立ちます。ワークフローやタイムカード、ファイル管理、電子回覧板などを使えばペーパーレス化ができて、トナーや用紙などの費用を削減できるでしょう。

企業に必要な情報ツールが20種以上

グループセッションは、企業の業務を効率化するために必要な情報ツールが20種類以上もあります。20種類以上の機能の中には、スケジュールやワークフロー、WEBメールなどの情報共有や業務の効率化に役立つツールが豊富です。グループセッションに備わっている多彩な機能は、最新情報や利用者に向けた通知を一目で確認できます。たくさんの機能を管理して使いこなせるか不安な人も、重要な情報を見落とす心配は少ないと言えます。

グループセッションのメイン・ポータルや在席管理、アンケートなどのツールは自由にカスタマイズして使えるため、導入した後はさらなる業務効率化に役立つでしょう。

日本企業向けのためシステム操作がわかりやすい

グループセッションは国産のグループウェアであるため、日本企業で利用されることを前提とした機能が備わっています。

例えば、アクセス権限や承認経路(ワークフロー)など、日本の文化・風習に合わせて細かく設定できる機能があります。また、在席管理や稟議の作成送信、災害時の安否確認、RSSリーダーの登録などは海外のITツールにはなく、日本的な機能と言えるでしょう。

日本の企業が操作しやすいツールであるため、日系企業や初めてグループウェアを導入しようとしている企業におすすめです。

スピーディーな導入が可能

グループセッションは、スピーディーに導入できることも魅力の1つです。グループセッションを導入する際は自社でのインストールとセットアップが必要で、担当者にはある程度のITリテラシーが求められます。しかし、グループセッションの公式サイトには、インストールガイドがあります。インストールガイドは分かりやすい説明があるため、初めて使う人でもスピーディーに導入できるでしょう。

グループセッションは導入した後もシステムがシンプルで使いやすいため、特にマニュアルがなくても直感的に使えます。すぐに導入できて、誰でも使いやすいツールであることは大きなメリットになるでしょう。

カスタマイズフリーで機能が追加できる

グループセッションはソースコードを公開していることから、システム自体を自由にカスタマイズできて、新しい機能を追加できることも魅力です。他のグループウェアには備わっていないような特殊な機能を追加できる上に、自社に合ったシステムを作ることもできます。

グループセッションではカスタマイズや機能追加の依頼も受け付けているため、自社にエンジニアが在籍していないという場合も安心です。

クラウド版でさらに便利

グループセッションは、クラウドでグループウェアを使えるようになる「GroupSession byCloud」という有料のプランが用意されています。GroupSession byCloudは無料版よりも便利な機能やオプション機能が備わっているプランです。有料版ではあるものの、スマートプラン30日間の無料トライアルがあるため、しっかり無料版と比べてからグレードアップするべきかを判断できます。

GroupSession byCloudは申し込みして使えるようになるまで最短60分であり、すぐに導入できます。また、PCの他にスマホアプリでも利用できるため、リモートワークに合っていると言えるでしょう。

グループセッション無料版の主要機能

グループセッション無料版は、豊富な機能が備わっています。以下で、無料版の7点の主要機能をご紹介します。

  • 掲示板

    さまざまなテーマで複数の掲示板を作成して運営可能です。掲示板は社内全体、または任意のメンバーによって情報共有できます。

  • スケジュール

    自分だけではなく、他のユーザーの予定も、日間・週間・月間の単位で管理・共有可能です。

  • 施設予約

    会議室・備品などの予約と状況確認ができて、スケジュールに合わせた活用が容易になります。

  • ファイル共有

    ユーザ間でファイル共有できます。アクセス権限の設定やファイル検索機能を使い、任意のユーザーがすぐに資料を確認できることが特徴です。

  • 稟議(ワークフロー)

    用途に合った申請フォームを簡単に作成して、状況確認や代理人設定でスムーズに承認できます。

  • 日報

    日報を登録して、週間、月間、タイムラインの単位で確認可能です。

  • チャット

    リアルタイムでメッセージのやり取りができます。プッシュ通知機能付きです。

上記以外にも、グループセッションの無料版にはさまざまな機能が備わっています。多彩な機能を備えたグループセッションを使えば、社内の情報共有をスムーズにして、業務効率化が図れるでしょう。

グループセッション(GroupSession)の使い方

グループセッションは、組織・チームワークを重視した豊富な機能が備わっています。豊富な機能を活用するためには、機能の使い方を知っておくことが大切です。ここでは、グループセッションの機能である「スケジュール」「施設予約」「稟議」の使い方をそれぞれ解説します。

スケジュールー日間、週間、月間の単位で確認

スケジュールは、日々の予定を登録して、日間、週間、月間の単位で確認できる機能です。部署やプロジェクトなどの表示グループを切り替えることで、スケジュールを調整できます。在席・不在も一目で分かるため、確認する手間が省けます。また、閲覧や編集の権限を設定できることも特徴です。

スケジュール登録の際には、会議室や社用車、備品などを予約できる上に、ユーザや施設の空き状況を一覧で確認できます。同時登録ユーザに出欠確認をとれるため、参加人数を把握して、事前準備に役立てられるでしょう。

施設予約ー会議室の予約と状況確認

施設予約は、会議室・備品などの予約と状況確認ができて、同時にスケジュール登録もできる機能です。

施設予約機能は、空き状況検索をすれば空き施設が一覧表示されます。他にも、施設の利用状況を検索で照会すると一覧表示されて便利です。重複登録可否設定を使えばダブルブッキングを防止できます。

予約状況をしっかりと把握したい施設・備品の場合は、「承認」が必要な設定にするとよいでしょう。

稟議ー各種申請をデジタル化

稟議(ワークフロー)は、各種申請をデジタル化して送信できて、申請から承認・確認までの流れを滞りなく行える機能です。稟議機能は自分が対応するべき申請が一目で分かる上に、コメント欄に差し戻し理由や備考などを記載できます。

内容が似ている申請の場合は、複写して新規作成すれば再利用可能です。稟議では、会社オリジナルの申請フォーム・経路も、項目をドラッグ&ドロップするだけで簡単に作成できます。申請者はテンプレートを選択して簡単に申請可能です。

また、管理者設定には、迅速な承認のために「代理」「後閲スキップ」などの機能があります。PDFやCSVに出力して、印刷や他システムでの利用もできます。

グループセッションのログイン方法・始め方

グループセッションを始める際には、使用承諾書の同意とライセンス登録が必要です。グループセッションの始め方・ログインの手順は、下記の通りです。

1インストールする
グループセッションの無料ダウンロードページにて、インストールを行います。
2ユーザIDとパスワードの設定をする
インストールしたら、ユーザIDとパスワードなどの基本情報を入力しましょう。
3Webブラウザにてログインする
Webブラウザのログイン画面で、ユーザIDとパスワードを入力して、「ログインボタン」を押せばログイン完了です。

グループセッションは上記の流れでログインできます。しかし、インストールを難しく感じる人もいるため、ITツールにあまりなじみがないという場合は注意しましょう。

グループセッション(GroupSession)のプラン・料金

グループセッションは、無料版とbyCloud、ZIONの3つのプランから選べます。それぞれのプラン・利用料金については下記の通りです。

  • 無料版

    基本料金無料で、ユーザー数無制限のプランです。モバイルでの使用やサポート契約など、有償オプションもあります。

  • byCloud

    クラウド版のbyCloudは、すべてお任せで月額300円から、最短60分で始められるプランです。料金にはオプションやサポートが含まれているため、お得で手軽に利用できます。

  • ZION

    ZION(ジオン)はエンタープライズ型グループウェアとして、大きな組織に対応しているプランです。初年度の価格には、インストールなどの初期設定費用やオプションのサポートサービス、GSモバイル、CrossRideが含まれています。次年度以降もサポートサービスを契約した場合、GSモバイルとCrossRideが無料で利用可能です。

グループセッションのプランはそれぞれサービス内容が異なるため、企業の規模やニーズに合わせて採用するとよいでしょう。

グループセッションの企業の導入事例

グループセッションを導入したことでスムーズなコミュニケーション・情報共有ができたり、業務の効率化を進められたりした企業は多くあります。ここでは、グループセッションの企業の導入事例について解説します。

さっぽろ創世スクエア

さっぽろ創世スクエアは、公共施設と民間施設で構成された複合施設です。グループセッションを導入した理由は、施設全体の情報共有や、異なる会社同士での業務連携を活性化させるためです。採用したプランはbyCloudスマートプランで、手軽に使えるコミュニケーションツールであり、簡単に導入できるため選ばれました。

byCloudはチャットやショートメールなど情報共有機能があり、特にスケジュールや掲示板などの活用が分かりやすいと社内で評判です。グループセッションによって、施設内の異なる会社の人と簡単にコミュニケーションが図れるようになりました。

出典:無料グループウェア GroupSession「byCloudご利用さっぽろ創世スクエア様」

株式会社C3アドバンステクノロジー

株式会社C3アドバンステクノロジーは、IT業界でコンサルティングとマネジメントをメイン事業としている企業です。

グループセッションを導入した理由は、社内のコミュニケーションツールとして、安価で安定運用できるグループウェアを探していたためです。採用したプランはbyCloudスマートで、機能面と価格面で条件をクリアしていて、サーバーや管理担当者がいなくても活用できる上に管理コストを削減できるため選ばれました。

社内では情報共有のためのコミュニケーションツールとして、スケジュールやショートメール、ファイル管理機能などがよく利用されています。

出典:無料グループウェア GroupSession「byCloudご利用株式会社C3アドバンステクノロジー様」

株式会社DMM.comラボ

株式会社DMM.comラボは、総合エンターテイメントサイト「DMM」の運営や、サイト開発、新規サービス開発を行っている企業です。

グループセッションを導入した理由は、DMMクーポンの運営で通常のグループウェアの機能だけでは作業が捗らなかったためです。クーポン運営専用にカスタマイズされたグループウェアを活用したかったため、低価格で柔軟なカスタマイズ対応ができるグループセッションの利用を開始しました。

クーポン運営では、必要な機能を一通りカスタマイズして使っています。カスタマイズは希望していた内容に開発されていたため、以前使っていたグループウェアよりも運営作業の効率アップができたという声が挙がっています。

出典:無料グループウェア GroupSession「無料版カスタマイズの株式会社DMM.comラボ様」

社内のコミュニケーションを活性化するグループセッション

グループセッションを活用することで、会社内のコミュニケーションを活発にすることができます。基本的には無料で使用でき、操作も直感的で使いやすいツールです。無料版だけではなく、グループセッションには有料プランも用意されています。グループセッションの使いたい機能から、どのようなプランが最適なのか考えてください。


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