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  • 更新日 : 2024年12月12日

会議次第とは？書き方や作り方のポイント・無料テンプレートを紹介

企業の会議では当日集まって何を話すか決めるより、事前に会議の準備をしたほうが効率的で意味のある時間になります。そこで会議をスムーズに進めるために重要なのが、会議次第です。会議次第で議論すべき議題や時間配分などを事前に決めておくと、会議を始めたときから何を話し合うべきか、参加者全員が同じ方向を向いて会議を進められます。

当記事では、会議次第の意味や書き方、作成ポイントなどを解説します。会議次第のテンプレートを探している方も、ぜひご覧ください。

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会議次第とは？

会議次第とは、会議を円滑に進めるための資料です。参加者に会議の目的や議題を事前共有し、効率的に議論を進めることが目的です。議論に必要なプレゼンテーション資料やデータなどの資料も含めれば、参加者の議題への理解度も深められます。

会議次第に含める内容は、会議の種類に応じて調整しましょう。会議の目的は、主に4種に分けられます。プロジェクトなどの進捗報告やプロジェクトの方向性・方針を決める意思決定、課題の解決策を探る問題解決、長期的な戦略を練る戦略立案です。議題に適した資料か、時間内に終わる量かなどを検討した上で、会議の内容に合わせて添えるべき資料を準備しましょう。

会議次第は、会議の時間を最大限有効活用するために欠かせません。

会議次第の書き方

毎月や毎週の定例会議であったとしても、何を話し合うか決めて会議次第を作成しておけば、さらに意義のある会議にすることができます。ここでは、会議次第を作る上で欠かせない項目を紹介します。

目的・目標を明確にする

会議次第の冒頭には、会議の目的と目標を明確に記載しましょう。参加者全員で会議の方向性や期待される成果を理解すると、話が逸れたり、収拾がつかなくなったりするのを防げます。具体的に記載するのは、会議が開かれた背景や議題ごとの目標です。会議の目的や目標を可視化することで、会議の効率的な進行や目標達成に向けた建設的な議論が見込めます。

会議の議題や目標は、時間内で達成可能な分量に設定しましょう。内容が多すぎると、十分な議論ができなかったり、無理やり結論を出したりすることになりかねません。

必要事項を決定し記載する

会議次第に記載したい必要事項は、以下の通りです。

日時会議の日程や開始時刻だけでなく、終了予定時刻も明記しましょう。
場所開催場所の名称や、場合によっては地図なども記載します。
参加者と役割必要最低限の参加者を選定します。スピーカーなどの役割も記載すると、各自の事前準備に役立つでしょう。
議題と時間配分議題を目的や目標とともに記載します。時間配分も併記すると、会議の進行をイメージしやすくなります。
配布資料会議に必要な資料を記載します。複数の資料がある場合は、番号を振ると探しやすくなるでしょう。

表を活用した視認性の高い方法で記載するなど、参加者が必要な情報を参照しやすい工夫が必要です。

参考資料を作成する

会議次第には、議論に必要な参考資料を添付しましょう。複数の議題がある場合は、どの議題に対応する資料か分かりやすいように資料番号を振ります。参加者に資料の持参を依頼する場合は、当日資料を忘れたり、急な参加者が出たりした場合のために、資料は余裕を持たせた数を用意しましょう。

会議次第に添付する資料は、参加者に事前確認をお願いしたい資料に絞ります。会議次第の分量が増えすぎると、事前確認に時間がかかり、会議自体の生産性が低くなるためです。

会議次第を事前に配布する

会議次第と資料は、事前に参加者全員に配布します。目安は会議の2日前ほどです。会議次第の配布は、会議のリマインドも兼ねています。複数の会社から参加者が集まる場合は、営業日にも配慮して余裕をもって配布しましょう。

メールでの送付やクラウドでの共有、机上への配布など、参加者の属性に合わせた方法で配布します。web会議の場合は、同時にミーティングURLやパスコードなども共有しましょう。

会議次第の無料テンプレート

会議次第を作成する際は、必要事項があらかじめ配置されているテンプレートを活用するのがおすすめです。項目を編集するだけで、必要な情報を網羅できます。会議次第のテンプレートは、以下のリンクからダウンロード可能です。

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会議次第の作り方のポイント

会議次第は、さまざまなツールを使って作成できます。Microsoft WordやGoogleドキュメントなどの文書作成ソフトは、フォーマットを簡単に整えられ、共有もしやすいのがメリットです。さらに、タスク管理や参加者とのリアルタイムなコミュニケーション、情報共有などを円滑に行うために、会議管理アプリを活用する方法もあります。

ここでは、ツールを活用して会議次第を作成する際のポイントを紹介します。

会議の目標と目的を明確にする

会議次第に記載する必要があるため、まずは会議の目標と目的を明確にしましょう。主催者側であらかじめ議題を整理し、本題から逸れる議題は排除します。

参加者全員で会議の方向性と期待される成果を会議次第によって共有できると、建設的な議論につながり、効率の良い時間を過ごせます。会議が開かれた背景や議題ごとの目標は、会議次第に記述するだけでなく、会議開始時に改めて確認しましょう。

過去の議事録を確認する

過去の議事録の確認も、会議次第の作成に必要なステップです。前回の会議で出た課題や未解決の問題を把握し、今回の議題に含めることもできます。

過去の議事録からは、議論が停滞した形跡や紛糾した議題なども確認できるでしょう。前回の会議での決定事項や進捗状況によっては、今回の会議の時間配分や議題として取り上げる順番などを再考する必要が出てくるかもしれません。過去の議事録には、会議中のやり取りの記録だけでなく、今回の会議進行に役立つヒントが含まれています。

議題に優先順位をつける

議題によって重要度が異なる場合は、優先順位をつけましょう。重要度や緊急度に応じて議題を整理すると、時間切れで重要な議題に手を付けられない事態を避けられます。会議の時間を効率的に使うため、最も重要な議題を最初に取り上げる方法もあります。

遅刻や早退予定の参加者がいる場合は、議題の順番を入れ替えるなどの臨機応変な対応も必要です。議題のボリュームと優先度を主催者側で共有しておくと、限られた時間を最大限有効活用できるでしょう。

各議題ごとの担当者を記載する

議題ごとに担当者を明記すると、議論の責任者が明確になります。担当者には、議題の説明や進行だけでなく、資料に沿った補足説明も依頼しましょう。議題によって担当者が分かれると、司会進行以外の参加者に主体的に参加してもらえるメリットがあります。

専門性をもった担当者が議論を主導することにより、スムーズな課題解決も期待できるでしょう。あらかじめ各議題の担当者とは打ち合わせを行い、スムーズな会議進行を目指しましょう。

会議次第を作成して議論の効率を上げよう

会議次第は、会議の目的や議題、担当者、参考資料などを明確にするための重要な資料です。作成することで会議の方向性が理解でき、参加者が全員同じ方向を向いて議論を進められます。

作成する際には会議の目標と目的を明確にして、議題に優先順位をつけ、各議題の担当者を決めることなどが大切です。会議次第のテンプレートを利用すれば、フォーマットから作る必要がなく、効率的に会議次第が作成できます。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

  • 【監修】マネーフォワード クラウド 業務効率化の基礎知識 編集部

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