• 更新日 : 2024年1月18日

タスク管理ツールの選び方!業務効率が上がるおすすめ7選を比較

タスク管理ツールの選び方!業務効率が上がるおすすめ7選を比較

タスク管理ツールを導入すると、チーム全体でプロジェクトの進捗状況を共有できるメリットがあります。タスク管理をスムーズに進めるためには、タスク管理の進行を妨げている原因を明確にし、最適なツールを選択することが大切です。この記事では、タスク管理を効率化させたい方やツールの導入を考えている方向けに、タスク管理ツールのメリットやおすすめのツールを紹介します。

タスク管理とは?

タスク管理とは、業務を進めるにあたってやるべきことをピックアップして対応し、達成の進捗を管理することです。実情に即したタスク管理が実現すれば、業務の効率化や生産性の向上が期待できます。

無計画に業務を進めると、時間や人的資源をうまく利用できません。取り組むべきタスクがわからない、タスクの抜け漏れがあるなど、スムーズな業務進行を妨げる原因になります。

また、個人で業務を進める場合はもちろん、複数人が関わる業務を進行する場合は計画的なタスク管理が必須です。進捗が見える状態にすることで、納期までの工程も明らかになります。

タスク管理とプロジェクト管理の違い

タスク管理をスムーズに進めるには、プロジェクト管理との違いを理解することが大切です。タスク管理とプロジェクト管理は、管理する内容が異なります。

プロジェクト管理とは、プロジェクトの目指す目的を達成するために、ゴールまでの工程を計画、実行することです。一方、目的に到達するために必要な業務をピックアップして管理をするタスク管理は、プロジェクト管理をスムーズに稼働させるために必要な手段の1つとなります。タスクを漏れなく洗い出し、確実に実行できているかといった進捗状況をチェックすることが、プロジェクトを問題なく完了させる重要なポイントです。

タスク管理ツールを導入するメリット

プロジェクトの達成には、やるべきことをピックアップし、進捗を確認するタスク管理が欠かせません。しかし、管理方法をマンパワーに頼ると、十分にタスクをピックアップできない、タスク完了を見逃すなどのミスが起きる可能性があります。

ケアレスミスを防ぐためには、タスク管理ツールを検討するのがおすすめです。ツールを導入すると、さまざまなメリットを享受できます。ここからは、タスク管理ツール導入によるメリットを3つ紹介します。

チーム全体でプロジェクトの進捗状況を共有できる

タスク管理ツールを導入すると、プロジェクトに関わるチーム全体で進捗状況を共有できるメリットがあります。プロジェクトの進行には、多くの人や部門が関わるのが一般的です。関係する人数が多くなるほど、チームメンバーの一人ひとりがプロジェクトごとの進捗状況を明確に把握するのは難しくなります。

タスク管理ツールは、業務管理ツールとしての役割を担っており、プロジェクト達成までにどのタスクが完了しているかを一目で確認することが可能です。その結果、進捗状況を共有する時間コストや人的コストを省き、業務の効率化につながります。

優先順位などを視覚化できる

タスク管理ツールの導入によって、優先順位を視覚化できるのは大きなメリットになります。どのタスクを先に処理すべきかを決めることは、プロジェクトをスムーズに進めるために欠かせない業務です。優先順位を共有できると、同じような内容のタスクを複数人が進行するといった無駄を省けます。

また、プロジェクトが進行する過程では、新たなタスクが現れるケースが頻繁に起こります。チーム内で優先順位が共有できていれば、タスクを適切な箇所に割り振ることが可能です。

通知機能でタスクの抜け漏れを防止できる

タスク管理ツールを導入すると、ツールに付随する通知機能によってタスクの抜け漏れを防止できます。タスクをアナログで管理する場合、タスクの存在を見逃す危険性に注意が必要です。タスクの見逃しが重大な事故やクレームにつながる場合があります。

タスク管理ツールの通知機能が利用できれば、タスクの見逃しを簡単に防げます。その結果、見逃しによる混乱が解消され、スムーズなスケジュール管理が可能です。さらにタスク状況を工数管理するコストを省けることで、効率よく業務を進行できます。

ビジネスを効率化するタスク管理ツールの選び方

ビジネスを効率よく進めるためには、業務に最適なタスク管理ツールを選ぶのが重要です。近年ではさまざまなタイプのタスク管理ツールが開発されています。プロジェクトを遂行するために必要となるタスク管理のポイントを見誤ると、せっかく導入したにもかかわらず、機能を十分に利用できない状況に陥るケースに注意が必要です。

以下では、効率化に役立つタスク管理ツールの選び方のポイントを解説します。

タスクの登録や追加が簡単にできるか

タスク管理ツールを選ぶときは、タスクの登録や追加が簡単にできるかがポイントです。タスクの洗い出しがスムーズに進むほど、タスクの数は多くなるのが実情です。タスクを登録するとき、入力項目が多い、登録までの遷移がややこしいなど、登録手続きが複雑だと、タスク登録がプロジェクトチーム内に浸透しない可能性があります。

気軽にタスクを登録できずにメンバーがタスク管理を避けることで、本来登録すべきタスクが埋もれる危険性に注意が必要です。ITツールに慣れていないメンバーでも使いやすいタスク管理ツールを選びましょう。

チーム全体やメンバーのタスクが確認できるか

タスク管理ツールは、誰がどのようなタスクを担当しているかを確認できるツールを選ぶことが重要です。プロジェクトチーム全体のタスクや、個々のメンバーが担当するタスクが確認できると、タスク管理が格段にしやすくなります。タスクの進捗状況をメンバー同士で共有する時間を削減できるのが大きな理由です。

また、メンバー全員のタスク進捗を同時に確認できると、プロジェクトの管理者はリソースの確認やスケジュール調整を簡単に進められます。プロジェクトの全体感を一目で捉えられるタスク管理ツールがおすすめです。

クラウド・マルチデバイス対応か

選ぼうとしているタスク管理ツールがクラウドやマルチデバイスに対応しているかは大きなチェックポイントになります。クラウド型とは、インターネット上で提供されているサービスを利用するツールです。サーバーを経由するツールと比較すると、社内外からアクセスしやすいのが特徴です。

また、タスク管理ツールがマルチデバイスに対応している場合、パソコンからのアクセスだけでなく、スマートフォンやタブレットのアプリからも容易にアクセス可能になります。使いやすさを重視したタスク管理ツールを選ぶことが重要です。

視覚的にわかりやすいか

タスク管理ツールを選ぶときは、視覚的に見やすいツールを選択することが重要です。操作性が複雑なツールはプロジェクトメンバーに敬遠される原因になります。また、導入後の操作説明や問い合わせ対応による負担を軽減できるのもメリットです。

使いやすい操作性は利用者によって異なりますが、一般的には画面遷移がシンプルなもの、説明がなくても直感的に操作可能なものがおすすめです。本格的な導入の前に無料のトライアル期間を利用すると、実際の操作性を確認できます。

他のツールとも連携しているか

タスク管理ツールは、すでに利用しているツールとの連携が簡単にできるものを導入するのが大切です。導入によってすべてのツールを一新する場合、作業効率が下がったり導入のハードルが高くなったりする可能性があります。使い慣れている既存ツールをそのまま使用できれば、利用者に大きな負荷がかかりません。

既存のチャットツールやカレンダーとの連携機能を備え、タスクのリマインド機能をチャットで受け取る、タスク進捗期日をカレンダーで共有するといった連携ができれば理想的です。

タスク管理ツールのおすすめ7選

プロジェクト管理を有効に進めるために、自社のニーズに合ったタスク管理ツールを選ぶのが重要です。近年では、さまざまなタスク管理ツールのサービスが登場しています。スムーズなプロジェクト進行を妨げている原因を明確にし、最適なツールを選択しましょう。

以下では、おすすめのタスク管理ツールを7つ紹介します。

Backlog(バックログ)

Backlogは、チーム単位でのプロジェクト管理ツールとして最適なタスク管理ツールです。個人のタスク管理だけでなく、プロジェクト全体の進捗具合が共有できます。また、チームに所属するすべての人が使いやすい操作性と見やすい画面遷移も特徴です。

Backlogは、初期費用がかかりません。30日間の無料トライアル後は、月額2,970円のスタータープランを含めた4つのプランから選択できます。

参考:Backlog|チームで使うプロジェクト管理・タスク管理ツール

Group Task(グループ・タスク)

Group Taskは、誰でも簡単に使い続けられることを目指して開発されたタスク管理ツールです。シンプルな見た目を重視し、必要十分な管理機能で余分な操作性を排除しています。個人向けタスク管理ツールとして利用するほか、プロジェクト単位での活用もしやすいツールです。

Group Taskの料金プランは、フリーコース、スタンダードコース、プレミアムコースの3つです。広告表示のないスタンダードコースは1日10円程度で月額約310円、プレミアムコースは月額8,500円と手頃な価格設定も魅力となっています。

参考:Group Task|チームで使えるシンプルなタスク管理ツール!

Trello(トレロ)

Trelloは、ボード、リスト、カードの3つのアイテムでタスクを管理するツールです。ボードでタスクを整理し、リストでタスクごとの進捗を管理、カードで業務進行に必要な細かな情報を把握します。シンプルな画面遷移によって、業務の担当者や完了状況を一目で把握できるのが特徴です。

Trelloを利用する場合、無料で利用できるフリープランのほか、有料のスタンダードプラン、プレミアムプラン、企業プランが用意されています。

参考:どこにいてもチームのプロジェクトを管理 | Trello

Taskworld(タスクワールド)

Taskworldは、業種や企業規模を超えて業務管理の効率改善を目指したツールです。Taskworldの特徴は見やすい画面遷移にあります。多機能ツールにありがちなわかりにくさを取り除いた、直感的な操作が可能です。

Taskworldの料金は、最大15名までメンバーを増やせるフリープランから用意されています。有料プランの場合、プランのタイプと購入するライセンスの組み合わせで料金が決まる仕組みです。

参考:Taskworld

My Redmine(マイレッドマイン)

My Redmineは、プロジェクト単位で業務を管理できるツールです。課題管理、お問い合わせ管理から、システム開発やサポート業務まで、さまざまな用途で利用できます。社内のみならず取引先とも情報管理をしながら進捗を確認できるのが大きな特徴です。

My Redmineの料金体系は、民間企業や個人を対象にしたプランは月額税込11,000円のスタンダードプランから利用できます。

参考:【公式】My Redmine|運用不要のクラウド版Redmine – プロジェクト・タスク管理ツール

Asana(アサナ)

Asanaは、部門間を超えてタスク単位で情報を整理し可視化できるツールです。業務に必要な情報の収集や進捗管理は、想像以上に時間を取られます。Asanaの特徴は、タスク単位で情報、コミュニケーションの内容、書類を紐付けできるタスク管理機能です。可視化が進むことで生産性が向上し、業務効率化が実現します。

Asanaの料金体系は、個人や少人数のチームで利用する場合は無料版のPersonalが用意されています。本格的な利用を検討するときは、1ユーザーの利用で月額1,475円のStarterプラン、月額3,300円のAdvancedプランを選択するのがおすすめです。

参考:チームの仕事、プロジェクト、タスクをオンライン管理 • Asana

Stock(ストック)

Stockは、日々の社内業務で発生した情報を逃さず保管できるツールです。会議中のちょっとした提案やコミュニケーションツールでの会話を、シンプルな操作性によって記録できます。メンバー間でのメッセージのやりとりやタスク管理もツール内で完結できるなど、あると便利な機能付きです。

Stockは初期費用がかかりません。Stockを無料で試したい場合は、情報をストックするためのノートを累計20ノートまで使用できるフリープランがおすすめです。1ユーザーあたり月額500円のビジネスプランは、バックアップデータ保持機能、誤削除防止機能などがプラスされます。

参考:Stock(ストック)|チームの情報を最も簡単に残せるツール

タスク管理ツールで進捗状況を共有・優先順位などを視覚化しよう

タスク管理ツールを導入すると、チーム全体でプロジェクトの進捗状況を共有できるほか、優先順位などを視覚化できるメリットがあります。タスク管理ツールを選ぶときは、チーム全体やメンバーのタスクが確認できるものや視覚的にわかりやすいものを選ぶとよいでしょう。他のツールと連携できるものやクラウド・マルチデバイスに対応しているものを選べば、利用者に大きな負荷がかからず業務を進めやすくなります。


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