- 作成日 : 2024年12月27日
シフト提出用の無料テンプレート7選!ツールやアプリも紹介
シフト表の作成を効率化したい方向けにおすすめのテンプレート・ツール・アプリを紹介します。シフト表の作成方法をおさらいし、自社に最適な手段で業務に利用できるシフト表の作成に役立つ情報を網羅しています。ぜひ参考にしてみてください。
目次
シフト表を作成するには?
シフト表の作成方法について紹介します。自分に合った作成方法を考える際の参考としてみてください。
Excel・スプレッドシートで作成する
まず考えられるのは、Excel・スプレッドシートで作成する方法です。ツールやアプリとは異なり、設計やデザインをゼロベースで考える必要がありますが、作成コストがかからない点やカスタマイズ性に優れている点がメリットです。
初心者でも、既存のテンプレートを活用することで、短時間でシフト表を作成できます。例えば、Microsoft ExcelやGoogleスプレッドシートには、シフト表のテンプレートが用意されており、シフト表作成の効率化を図れます。
シフト作成ツールを利用する
シフト作成ツールは、従業員の勤務希望や条件をもとに、最適なシフト表を自動的に作成・管理するソフトウェアです。各従業員のシフト情報を収集し、シフト表の作成・共有までを一元管理でき、作業時間を大幅に短縮できます。
また、シフトを表に反映させる過程は煩雑化しやすいため、ツールの導入が手作業での入力ミスや伝達漏れを防ぐことにもつながります。ツールを利用するには、導入コストや維持コストがかかるため、費用対効果を算出したうえで、検討することが重要です。
スマホ用アプリで作成する
スマホアプリでもシフトを作成・管理できます。従業員の勤務希望や条件を入力し、最適なシフトを自動的に作成・調整する機能を備えています。
スマホから気軽にシフトを確認できたり、シフト希望を入力できたりするため、従業員にとって利便性が高いといえます。アプリによって機能性や操作性が異なるため、自社の業種や勤務形態に合ったアプリを選ぶことが重要です。
シフト表の種類
シフト表は、多くの業種で利用されていますが、シフト表の種類は、主に3つに分類されます。ここでは、シフト表の種類を解説します。
タイムシフト
タイムシフトは、従業員の毎日の勤務時間を記載したシフト表です。誰がいつ勤務するのかを一目で把握することを目的としており、分単位での従業員の勤務時間を明確化できます。
タイムシフト表は、特に複数のスタッフが異なる時間帯で勤務する職場でのシフト管理に効果的です。
週間シフト
週間シフトは、1週間単位で従業員の勤務スケジュールを管理するためのシフト表です。各従業員の勤務日や勤務時間を週ごとにまとめることで、短いスパンにおけるシフトをスムーズに作成できます。
飲食店やイベントスタッフなど、学生アルバイトが多く突発的な休みが多く発生する可能性のある職場において、週間シフトは大きな役割を果たします。
月間シフト
月間シフト表は、1ヶ月単位で従業員の勤務スケジュールを管理するシフト表で、長期的な人員配置や業務計画を立てる際に有効です。タイムシフトとは異なり、時間単位ではなく、日勤、夜勤、公休などの区分によって管理します。
コメディカル職やアパレルをはじめとする対人接客業務など、交代制を敷く職種に採用されていることが多いです。
シフト提出用の無料テンプレート8選
ここからは、無料で利用できるシフト提出用のテンプレートを8選ご紹介します。
【Microsoft】月別・日別のシフト管理表
Microsoftは、Excelで月別・日別のシフト管理表を提供しています。日別シフト管理では時間帯別の実働人数を確認できたり、従業員の労働時間がグラフで可視化されて直感的に勤務状況を把握できたりする点が便利です。
シフトの登録や初期化もクリック1つで容易に操作でき、シートの編集も効率化。Excelでシフトを管理したい場合におすすめのテンプレートです。
勤務時間を自動計算するシフト表
勤務時間を自動計算できるシフト表のテンプレートです。1日単位の30分単位で勤務時間を入力できます。「再計算」ボタンを押すことで、勤務時間と勤務人数が自動で算出されます。
1日単位のシフト表としては、シンプルな設計で使いやすい仕様となっているため、飲食店のアルバイトのシフト表の作成などにおすすめです。
週間シフト表(1日当たり5人分)
テンプレートBANKでは、10名以下の小規模な店舗運営におけるシフト作成にぴったりの週間シフト表のテンプレートをダウンロードできます。エクセルの場合は、勤務時間帯を条件付き書式などで色付けでき、カスタマイズしやすいシンプルなテンプレートとなっています。
週間シフト表(コンビニなどの業種向け)
コンビニや小規模な店舗運営などの業種に適した週間シフト表です。従業員ごとに業務時間帯を色付けし、わかりやすく管理できます。また、月間シフト表もダウンロード可能なため、併用することでより効率的なシフト管理を実現できるでしょう。
ガントチャート式のシフト表
月曜から土曜の6日間のシフト表
週6日営業の職場のシフト作成に適したテンプレートです。従業員20名まで管理できるようになっています。
シンプルな作りなので、従業員数に合わせて行を減らしたり、時刻ではなく「早番」「遅番」などシフトで記載するようにしたりなど、自由にカスタマイズが可能です。
従業員別シフト表(A4縦)
従業員別のシフト表も無料テンプレートとして提供されています。A4縦と横の3種類のダウンロードが可能で、年月を入力すると、自動的に曜日が表示され、毎月の用紙作成の手間を省けます。
出金日数の合計や時間外勤務の合計を算出する際には、関数を入力することで、効率化できます。自由度高くカスタマイズできるため、Excelでテンプレートを作成する場合の参考となるでしょう。
シフト希望表(1ヶ月)
従業員向けのシフト希望表も、無料テンプレートを活用すると簡単に作成できます。稼働時間帯に合わせて、スケジュールの書き換えや決まっているスケジュールの塗りつぶしなど、カスタマイズできます。
シフト表作成に役立つ関数
シフト表の作成において、Excelの関数を活用することで、作業効率の向上やミスの削減が期待できます。
DATE関数とWEEKDAY関数を組み合わせて日付と曜日を自動入力したり、COUNTIF関数で特定のシフトに割り当てられた人数を集計したりすることが可能です。
DATE関数は、セルA1に年、セルB1に月が入力されている場合、DATE(A1, B1, 1)と入力すると、その月の1日の日付が表示されます。合わせて、日付が入力されたセルの下に=WEEKDAY(日付セルの番号)を入力すると、日付に対応した曜日が表示されます。
COUNTIF関数は、指定した範囲内で、特定の条件を満たすセルの数を数える関数です。例えば、範囲内で「早番」と入力されているセルの数を数える場合、=COUNTIF(範囲, “早番”)と入力することで、早番の人数を算出できます。
その他、条件付き書式やデータ入力規則を併用することで、視覚的にわかりやすいシフト表を作成できます。
シフト提出を効率化するシフト作成ツール
シフト作成・管理を効率化したい場合には、ツールを導入することもおすすめです。ここでは、おすすめツール5選を紹介します。
マネーフォワード クラウド勤怠
マネーフォワード クラウド勤怠は、株式会社マネーフォワードが提供する従業員の出退勤や休暇管理を効率化するための勤怠管理システムです。出退勤打刻から働き方改革対応まで、勤怠管理に係る業務を包括的にデジタル移行可能です。
複数の勤務パターンやフレックスタイム制など、企業の多様な勤務形態に対応したシフト管理が可能です。また、シフトの自動作成機能も備えており、シフト作成の手間を大幅に削減します。
料金体系は、各プランの基本料金がスモールビジネスプランが月額2,980円(税抜)、ビジネスプランが月額4,980円(税抜)となっています。基本料金に加え、従量課金、オプション料金が加算される仕組みです。
実際のシフト管理画面の操作を知りたい方は、以下ページよりご確認ください。
ジョブカン勤怠管理
ジョブカン勤怠管理は、株式会社Donutsが提供するクラウド型の勤怠管理システムです。企業の多様な勤務形態に対応し、出勤管理やシフト管理、休暇・申請管理、工数管理などの機能が充実しています。
中・小規模企業向けには、出勤管理、シフト管理、休暇・申請管理、工数管理の4つの機能を組み合わせて利用可能です。料金は、月額最低利用料金は2,000円(税抜)で、初期費用・サポート費用は無料。機能1種類:ユーザー1名につき月額200円(税抜)〜となっています。大企業向けは別途お見積りが必要です
機能を組み合わせて利用できるシステムのため、自社のニーズに合わせて最適なプランを選択することをおすすめします。
oplus (オプラス)
oplus (オプラス)は、Oplus株式会社が提供するマルチデバイス対応で無料のシフト・勤怠管理サービスです。シンプルで直感的な操作が可能なUI/UXとなっており、ITツールに不慣れな方でも簡単に利用できるのが特徴的です。
また、SMSを利用してスタッフをoplusに招待することで、スタッフ自身が基本情報を登録でき、管理者の負担軽減を期待できます。
ニーズに合わせて、スタンダードプラン、Proプラン、Pro+勤怠プランが用意されており、スタンダードプランは上限100ユーザーまで無料、Proプランは、100円/1ユーザー、Pro+勤怠プランは、200円/1ユーザーとなっています。
無料プランから高度な機能を備えた有料プランまで、企業の規模やニーズに合わせて柔軟に選択できる点が魅力的です。勤怠管理をこのサービスで実施したい場合は、Pro+勤怠プランの導入をおすすめします。
ハーモス勤怠
ハーモス勤怠は、株式会社ビズリーチが提供する勤怠管理システムです。人事実務の専門家と共同開発しており、実務面で使いやすいシステムとなっています。
PC、スマートフォン、タブレット、ICカード、QRコード、Slack、LINEなど、さまざまなデバイスやツールでの打刻が可能で、リモートワークや多様な勤務形態に柔軟に対応可能です。
利用人数30名以下なら無料プラン(一部機能制限あり)、利用人数31名以上なら100円/1人有料プランが提供されています。コストを抑えつつ、シンプルで使いやすい勤怠管理システムを求める企業に適したシステムといえるでしょう。
TIME CARD
スマレジ・タイムカードは、株式会社スマレジが提供する従業員の出退勤管理、シフト管理、休暇管理など、人事・労務管理に関連する多彩な機能を備えた勤怠管理システムです。
勤怠管理に必要な機能に加え、労務アラートや有給取得義務化対応など、労務管理に関連する機能も搭載されています。サービス1つで従業員を一元管理できる点が魅力的です。
料金は、スタンダードプランの場合、従業員30名まで無料で利用可能です。31名以上の場合、月額1,210円(税込)に加えて、110円(税込)/1人が追加されます。その他、ニーズに応じて、プレミアム、プレミアムプラス、エンタープライズプランが提供されています。
人事・労務関連の業務を効率化したい企業は、導入を検討してみることをおすすめします。
【スマホ向け】シフト作成アプリ
シフト作成をスマホで作成したい方向けにおすすめのアプリをいくつか紹介します。
シフト表Lite(iPhone)
シフト表 Liteは、シフト制の職場で勤務スケジュールを自動作成・管理するためのスマートフォン向けアプリです。スタッフごとにスキルや勤務可能な曜日を設定し、ボタン1つでバランスの取れたシフト表を自動生成できます。
また、業種に応じて勤務体系を自由にカスタマイズ可能です。例えば、病院では「早番」「日勤」「遅番」「夜勤」、居酒屋では「キッチン」「ホール」などの設定ができます。
このアプリは、iOSデバイスに対応しており、iOS 8.1以降のiPhoneおよびiPod touchで利用可能です。アプリは無料でダウンロードおよび利用できますが、自動作成機能のカスタマイズなど、一部の機能は有料版でのみ利用可能です。
TapShift(iPhone)
TapShiftは、複数の従業員のシフト管理を効率的に行うためのアプリです。50件までのシフト入力を無料で作成でき、月ごとの勤務状況の確認や、その日に勤務する従業員一覧の表示が可能です。
iOSデバイスに対応しており、iPhoneやiPadなどで利用可能です。手軽にシフト作成・管理を行いたい管理者にとって、便利なツールといえるでしょう。
スマートシフト(iPhone / Android)
スマートシフトは、シフト管理をより簡単かつスマートに行うことを目的としたアプリです。カレンダーから日付をタップし、時間を選択するだけでシフトを選択できます。
また、連絡チャットや従業員一覧など、シフト管理に必要な機能が充実しているため、効率的な管理を実現できます。iOSとAndroidの両方に対応しており、無料で利用可能です。
効率よくシフト作成・管理することを念頭に!
シフトの作成・管理はテンプレートを活用し、効率よく進めることが重要です。また、働き方が多様化する現代において、従業員をはじめ、情報をスムーズに共有することも重視していく必要があります。
シフトの作成を効率化する場合には、ITツールやシステムを導入し、関連する業務の効率化や業務負担の削減の検討も求められます。企業と従業員がお互いにメリットのあるシフト作成・管理を図るうえで、本記事を参考としてみてはいかがでしょうか。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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