作成日 : 2025年2月6日

伝わる展示会の案内状の書き方、無料テンプレート、来場客アップのコツを解説

展示会の来場者を集めるには適切な案内状を作成しましょう。案内状には興味を持つ人の来場を促し、展示会の成功につながります。しかし、どのように書けば効果的なのか、どんな内容を入れればよいのか迷うこともあるでしょう。この記事では、展示会の案内状の基本から、来場者を増やすためのアイデア、無料で使えるテンプレート、例文、マナーまで詳しく紹介します。

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展示会の案内状とは？
伝わる展示会の案内状の書き方
展示会の案内状の無料テンプレート（ワード）
展示会の来場者を増やす案内状アイデア
使える！展示会の案内状の例文
展示会の案内状を送るときのマナー
展示会を成功させる案内状を作ろう

展示会の案内状とは？

展示会の案内状は、ターゲットとなる人に展示会の開催を知らせ、来場を促すために送ります。ただ単に「開催します」と知らせるだけではなく、「来場するとこんなメリットがありますよ」と伝えることが大切です。

展示会の案内状を送るメリット

来場者を増やせる：事前に案内を送ることで、ターゲットに展示会の存在を知ってもらえます。
ビジネスチャンスが広がる：興味を持つ企業や個人が集まり、商談やネットワーキングの機会が生まれます。
ブランド認知度を高められる：展示会の情報を発信することで、企業や商品の認知度を向上させる効果があります。

伝わる展示会の案内状の書き方

展示会の案内状は、送る目的や相手に応じて書き方を工夫することが大切です。

ビジネス文書の基本構成で作成する

展示会の案内状は、ビジネス文書としての形式を守りながら、読みやすくわかりやすい内容にすることが重要です。基本的な構成は以下のとおりです。

以下のような要素をしっかりと盛り込みましょう。

日付：案内状を送る日付を書きます。
宛名・宛先：会社名や担当者名を記載します。
差出人：自社の会社名・担当者名を記載します。
件名・タイトル：一目で内容が伝わるタイトルをつけます。
挨拶文・時候の挨拶：「拝啓」「時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」など、フォーマルな挨拶を書きます。
案内の内容：展示会の概要、出展内容、来場メリットなどを記載します。
返信のお願い：出欠の確認や事前登録のお願いを明記します（必要な場合）。
結びの言葉：「皆様のご来場を心よりお待ちしております」などで締めます。
連絡先・問い合わせ先：不明点があれば問い合わせできる連絡先を記載します。

展示会の情報は「記」にまとめる

本文の中に会場や日程の詳細を埋め込むと、情報が埋もれてしまうことがあります。そのため、展示会の詳細は「記」として本文の後にまとめるのが一般的です。

その際に、ドレスコードがある場合は漏れなく伝えましょう。来場者が適切な服装を選べるようにします。例えば、「ビジネスカジュアルでお越しください」などと記載すると、相手が迷わず準備できます。

記載例）

記

【展示会名】○○展示会 2024
【開催日時】2024年3月10日（日）10:00～17:00
【会場】東京ビッグサイト ○○ホール
【出展内容】最新アパレル製品、技術紹介
【アクセス】○○駅から徒歩5分

尚、ご来場の方には、ノベルティグッズをご用意しております。
ご出席いただける場合は、〇月〇日までにご返信いただけますと幸いです。

以上

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宛名・宛先の書き方

社外向けの案内状では、「〇〇株式会社〇〇部〇〇様」などのように正式な宛名で記載します。部署や団体宛ての場合は、「〇〇株式会社〇〇部御中」のように「御中」を使用します。ただし、「御中」は個人名には使わず、個人宛ての場合は「〇〇様」を使います。

社内向けの場合は、「〇〇課各位」など適切な表記を選びます。部署全体に宛てる場合は「各位」を使用し、特定の個人に送る場合は「〇〇様」を用います。社内向けでは「御中」は使用せず、役職名を明記するのが一般的です。

挨拶文・時候の挨拶の書き方

ビジネス文書では、冒頭で用いる敬語「拝啓」と結びの言葉「敬具」が使われます。取引先や社外向けの案内状を作成する際に使用されます。

また、季節の挨拶（時候の挨拶）を加えることで、文章に温かみが生まれます。例えば、春なら「春暖の候」、夏なら「盛夏の候」、秋なら「秋冷の候」、冬なら「厳寒の候」などを使用します。

「拝啓　春暖の候、貴社ますますご繁栄のこととお喜び申し上げます。」
「拝啓　紅葉の候、平素より格別のご愛顧を賜り、誠にありがとうございます。」

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返信が必要な場合は明記する

出欠確認が必要な場合は、「ご参加いただける場合は〇月〇日までにご返信をお願いいたします」といったように、明確に伝えます。文書で郵送する場合は返信用のハガキを同封しましょう。

展示会の案内状の無料テンプレート（ワード）

展示会の案内状のテンプレートを利用すると、簡単に作成できます。マネーフォワードクラウドでは、今すぐ実務で使用できる、テンプレートを無料で提供しています。シーンに合わせてカスタマイズしながらお役立てください。

テンプレートは以下のリンクから無料でダウンロードいただけます。

展示会案内状のテンプレート

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展示会の来場者を増やす案内状アイデア

展示会の成功には、より多くの来場者を集めることが欠かせません。単に案内状を送るだけではなく、ターゲットに魅力を伝え、関心を引く工夫が必要です。ここでは、来場者を増やすための具体的なアイデアを紹介します。

大切なのは、展示会の来場者にとって「行く価値がある」と思ってもらうことです。

来場にとってのメリットを伝える

Point来場のメリットアイデア例

新商品をいち早く体験：新製品の展示会では、一般公開前の新製品を直接触れるという機会でもあります。いち早く体験できるメリットを伝えましょう。
専門家の講演：業界の専門家によるセミナーや講演を開催し、最新のトレンドや技術について学べるセミナーを開催しましょう。
限定キャンペーンを実施：展示会場限定の特別割引やキャンペーンで、来場者にとって特典があることを伝えます。

来場者が喜ぶ特典を用意する

Point来場者の特典アイデア例

ノベルティ（オリジナルグッズ）：企業のロゴ入りのグッズやサンプル品を提供することで、来場者の満足度を高められます。
割引クーポンの配布：展示会場限定の割引クーポンを提供し、来場者の購買意欲を刺激します。
先着特典：早めに来場した人への特典を用意し、会場の混雑時間を分散させる工夫をします。

SNSやオンライン招待で参加者を増やす

PointSNSやオンライン招待のアイデア例

招待コードでプレゼント：SNSやメールで特定の招待コードを発行し、来場者がそのコードを提示すると特典を受けられる仕組みを作ります。
SNSフォローで特典：展示会の公式SNSアカウントをフォローした来場者に限定プレゼントを提供します。
同行者特典：友人や同僚を誘って来場すると追加の特典がもらえる仕組みを作り、来場者数を増やします。

メールやダイレクトメールで効果的に告知する

Pointメール・ダイレクトメールでのアイデア例

ターゲットに合わせたDMを送る：展示会の内容に関心を持ちそうなターゲット層を絞り込み、個別に案内状を送付。
リマインドメールを活用する：開催日が近づいたら、再度案内メールを送り、来場を促します。
QRコードを活用する：展示会の特設サイトや事前登録ページに直接アクセスできるQRコードを案内状に記載し、参加をスムーズにします。

使える！展示会の案内状の例文

さまざまなシチュエーションに対応した展示会の案内状の例文を紹介します。テンプレートを活用し、内容をカスタマイズしてご利用ください。尚、挨拶文から記載しています。

1. 新製品発表展示会の案内状

拝啓　時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
さて、弊社では、新製品【製品名】の発表を記念し、展示会を開催する運びとなりました。
当日は、製品の実演をはじめ、特別講演や試用体験コーナーをご用意しております。

ご多忙の折とは存じますが、ぜひお立ち寄りいただきたく、ご案内申し上げます。

敬具

記

【展示会名】○○新製品発表会
【開催日時】2024年○月○日（○曜日） ○○:○○～○○:○○
【会場】○○ホール（○○駅徒歩5分）
【出展内容】最新モデルの体験・専門家による解説
【来場方法】添付の招待状をお持ちいただくか、受付にてお名刺をお渡しください。

ご来場の際には、本状をご持参ください。心ばかりの粗品を進呈いたします。

【お問い合わせ先】
〇〇株式会社（担当：〇〇）
TEL: 〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇 / Email: info@〇〇〇〇.co.jp

以上

2. 企業向けBtoB展示会の案内状

拝啓　貴社ますますご繁栄のこととお慶び申し上げます。
弊社では、貴社のビジネスを支援するため、最新の業務ソリューションを紹介する展示会を開催いたします。

当日は、実際のデモンストレーションや個別相談会も実施いたします。

貴社の業務効率向上に資する内容となっておりますので、ぜひご参加いただきたく、ご案内申し上げます。

敬具

記

【展示会名】○○ビジネスフェア
【開催日時】2024年○月○日（○曜日） ○○:○○～○○:○○
【会場】○○カンファレンスセンター
【出展内容】最新の業務ソリューション・実演・個別相談会
【来場方法】下記URLより事前登録をお願い申し上げます。

ご来場の際には、本状をご持参ください。心ばかりの粗品を進呈いたします。

何卒、ご来臨賜りますようお願い申し上げます。

【お問い合わせ先】
〇〇株式会社（担当：〇〇）
TEL: 〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇 / Email: info@〇〇〇〇.co.jp

以上

3. 作品展の案内状（アート・写真展など）

拝啓　皆様にはますますご健勝のこととお慶び申し上げます。
このたび、【作家名】による作品展「○○展」を開催する運びとなりました。
本展示会では、新作を含む代表作をご高覧いただけます。

ぜひご高覧賜りたく、ご案内申し上げます。

敬具

記

【展示会名】○○作品展
【開催日時】2024年○月○日（○曜日）～○月○日（○曜日）
【会場】○○ギャラリー
【出展内容】絵画・写真・インスタレーション
【来場方法】下記URLより事前登録をお願い申し上げます。

入場無料でございますので、ぜひご来臨ください。

何卒、皆様のご来場をお待ち申し上げます。

以上

4. アパレル店向け展示会の案内状

拝啓　貴社ますますご隆盛のこととお慶び申し上げます。
このたび、弊社の最新アパレルコレクションを発表する展示会を開催する運びとなりました。
新シーズンのトレンド商品をご紹介し、ご商談の機会も設けております。
貴社の発展に寄与できる内容となっておりますので、ぜひご来場ください。

敬具

記

【展示会名】○○アパレル展示会
【開催日時】2024年○月○日（○曜日） ○○:○○～○○:○○
【会場】○○展示ホール
【出展内容】最新ファッションアイテム・商談コーナー
【来場方法】添付の招待状をお持ちいただくか、受付にてお名刺をお渡しください。

ご来場の際には、本状をご持参ください。ノベルティグッズを進呈いたします。

以上

5. 地域イベント向け展示会の案内状（フェス・ワークショップ）

拝啓　皆様におかれましてはますますご健勝のこととお慶び申し上げます。
このたび、地域活性化イベント「○○フェス」にて、弊社も出展する運びとなりました。
地元の特産品や体験型ワークショップなど、楽しいコンテンツをご用意しております。

ご家族・ご友人お誘いあわせのうえ、ぜひご来場ください。

敬具

記

【展示会名】○○フェス
【開催日時】2024年○月○日（○曜日） ○○:○○～○○:○○
【会場】○○広場
【出展内容】地元特産品の販売・ワークショップ

入場無料でございますので、ぜひご来臨ください。

何卒、皆様のご来場を心よりお待ち申し上げます。

以上

展示会の案内状を送るときのマナー

案内状を作成する際には、相手に失礼がないようにマナーを守ることが大切です。ここでは、押さえておきたいマナーについて説明します。

展示会の案内状は1カ月前に送る

来場者も開催者もスケジュールを調整しやすくするために、遅くとも1カ月前には案内状を送付しましょう。

メールで送る場合は件名などを工夫する

メールで展示会の案内状を送る場合は、受信者がスムーズに内容を把握できるよう工夫する必要があります。

Pointメールで展示会の案内状を送るポイント

PDF形式で添付する：PCやスマホなどどの環境でも表示できるように、PDF形式で添付するのが一般的です。
件名をわかりやすく：件名を【】でくくると目に留まりやすくなります。
例）
「【○○展示会】貴社向け特別招待のご案内」
「【招待状】○○展示会（○月○日開催）」
差出人名を明確にする：送信者情報を明確にし、信用を高めましょう。
宛先の管理を適切に：一斉送信ではなく、個別の宛先設定で送ることで、受信者のプライバシーを保護し、誤送信を防ぐことができます。

追加情報は自社サイトへ誘導

案内状にすべてを盛り込まず、詳細情報は自社サイトのURLを記載し、誘導するようにしましょう。

Point自社サイトの活用方法アイデア

展示会特設ページを作成する：出展内容、アクセス情報、事前登録フォームなどをまとめた専用ページを作成します。
QRコードを活用する：印刷物の案内状にもQRコードを添付し、スマートフォンから簡単にアクセスできるようにします。
SNSシェアボタンを活用する：特設ページにはSNSシェアボタンを設置し、来場者が簡単に情報を拡散できるようにします。

来場後のフォローを忘れない

来場者には展示会終了後、お礼のメールを送りましょう。適切なフォローを行うことで、来場者との関係を維持し、次回のイベントにもつなげることができます。

Point来場後のフォロー

お礼のメールを送る：翌日にはお礼メールを送りましょう。
例）「○○展示会へご来場いただき、誠にありがとうございました。」
「○○展示会のご参加のお礼とアンケートのお願い」
アンケートの依頼を行う：満足度調査を実施し、次回の展示会改善に活かします。
例）「展示会の感想をお聞かせください。回答者には抽選でプレゼント！」
次回の展示会情報をお知らせ：：「○月○日に次回の展示会を開催予定です」など次回の情報をあわせて送り、リピート来場を促進します。