• 作成日 : 2024年4月3日

引継ぎメール(担当変更)の書き方とは?社外向けの例文をシーン別に紹介

引継ぎメール(担当変更)の書き方とは?社外向けの例文をシーン別に紹介

引継ぎメールとは、異動や退職、長期休暇の際に担当者の変更を取引先やクライアントに説明するメールです。後任者の紹介や引継ぎのタイミングを記載します。

適切な引継ぎメールを送ることで、会社同士の信頼関係を維持し、スムーズに後任者へ業務を引き渡すことが可能です。

この記事では、引継ぎメールの書き方と例文を、シーン別にご紹介します。引継ぎの際はぜひ参考にしてください。

引継ぎメールとは?

引継ぎメールとは、一般的には異動や退職、長期休暇の場合において、担当者の変更を取引先やクライアントに説明するメールです。業務を離れる理由と、後任または代理の担当者を紹介する内容を記載します。

たとえば、急に連絡なく担当者が変更された場合、連絡の行き違いなどが生じる恐れもあるでしょう。関係者にマイナスな印象を与え、会社同士の取引の信頼性に影響する可能性も少なくありません。

引継ぎメールにて後任者が明確になると、担当者の変更後においても滞りなく業務を行えるため、安心です。引継ぎメールは、後任者へスムーズに引継ぐために重要です。

引継ぎメールの書き方

引継ぎメールの書き方を紹介します。メール作成時は、下記5点を意識するとよいでしょう。

  • 件名
  • 文頭のご挨拶
  • 引継ぐ理由・タイミング
  • 後任者の紹介
  • 感謝のメッセージ

引継ぎメールにおいては、各ポイントを押えて記載することで、読みやすく好印象なメールとなります。具体的な内容は以下をご確認ください。

件名

件名には要件と送信者名を記載することで、受信者はメールを開封せずに、概要を把握できます。以下はシーン別の件名の具体例3つです。

シーン件名
異動異動のご挨拶/社名 氏名
退職担当者変更のご連絡/社名 氏名
長期休暇不在のご連絡(8/10〜8/16)/社名 氏名

関係者は通常業務で忙しい中、メールを確認します。メールの件名を見たときに、内容の把握につながるよう、簡潔に記載しましょう。

文頭のご挨拶

一般的なビジネスメールにおいては、文頭に挨拶文を記載します。以下は文頭挨拶のよい例と悪い例です。

よい例悪い例
◯ いつもお世話になっております。× 突然のご連絡失礼いたします
◯ 平素より弊社製品をご利用いただき、誠にありがとうございます。× はじめまして

一般的な挨拶文から始まるメールは読み進めやすいと考えられます。取引先やクライアントとの関係を考慮し、読み手に配慮した記載が好ましいでしょう。

引継ぐ理由・タイミング

引継ぎの理由とタイミングは端的、かつ、正確に記載します。引継ぐタイミングが明確でない場合、前任者に連絡する期間と、後任者に連絡する期間が曖昧になり、関係者が混乱する原因のひとつです。

理由は詳細を記載する必要はありませんが、以下の単語を入れると明確に伝わりやすい傾向です。

  • 異動
  • 退職
  • 長期休暇

異動や退職は「◯月×日(付け)」長期休暇は「◯月×日〜◯月△日」というように日時や期間を正確に記載しましょう。

後任者の紹介

前任者は後任者を紹介し、取引先やクライアントとの関係をスムーズに構築できるようにリードしましょう。

具体的には、業務を引継ぐ後任者について以下の情報を記載します。メールのCCに後任者のアドレスを入れることも有効です。

  • 所属部署
  • 氏名
  • 電話番号
  • メールアドレス

上記に加え、後任者との関係をスムーズに構築する目的として、後任者のスキルや人柄がわかる前向きな紹介を一言添えるとよいでしょう。

感謝のメッセージ

これまでの協力や、指導に対する感謝のメッセージを添えます。相手との具体的なエピソードを入れると丁寧な印象です。

文末付近に以下の枕詞をつけると、自然に感謝の言葉や業務での思い出を記載しやすい傾向です。

  • 最後になりますが
  • 改めてにはなりますが

丁寧に感謝を伝えることで、今後も良好な信頼関係を続けられるでしょう。

引継ぎメールの例文【前任者から相手方へ】

前任者から相手方へ送る引継ぎメールの例文3つを、シーン別に紹介します。

  • 転勤・異動による引継ぎ
  • 退職による引継ぎメール
  • 長期休暇による引継ぎメール

引継ぎメールの書き方のポイントを押えました。ぜひ参考にしてください。

転勤・異動による引継ぎ

転勤や異動の際は、人事異動に伴う異動であることを伝えます。

件名:異動のご挨拶/XX株式会社 山田太郎

本文:
株式会社〇〇 営業一部
△△ △△様

いつもお世話になっております。
XX株式会社の山田です。

この度人事異動に伴い、4月1日付けで現在の◆◆部から異動することとなりました。

在任中は、△△様に大変お世話になり、深く御礼申し上げます。
後任は弊社の佐藤が担当いたします。

佐藤は※※業務の経験が長く、信頼のおける人物です。
後日改めて、佐藤からご連絡いたします。

本来は直接ご挨拶にお伺いすべきところ
メールでのご連絡となりましたことをお詫び申し上げます。

今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。

退職による引継ぎメール

退職の場合は、退職理由を「一身上の都合」とし、今後も会社同士の関係を良好に保てるような挨拶で結ぶとよいでしょう。

件名:担当者変更のご連絡/XX株式会社 山田太郎

本文:
株式会社〇〇 営業一部
△△ △△様

いつもお世話になっております。
XX株式会社の山田です。

私事で大変恐縮ながら、一身上の都合により3月31日をもちましてXX株式会社を退職することとなりました。

在任中は△△様に大変お世話になり、深く御礼申し上げます。
後任は弊社の佐藤が担当いたします。

佐藤は※※業務の経験が長く、信頼のおける人物です。
後日改めて、佐藤からご連絡いたします。

本来は直接ご挨拶にお伺いすべきところ
メールでのご連絡となりましたことをお詫び申し上げます。

今後も貴社のさらなるご発展を心よりお祈りいたします。

長期休暇による引継ぎメール

長期休暇の場合は、不在の期間と代理の担当者を明確に記載し、取引先やクライアントが連絡先に迷わないようにしましょう。

件名:不在のご連絡(8/10〜8/16)/XX株式会社 山田太郎

本文:
株式会社〇〇 営業一部
△△ △△様

いつもお世話になっております。
XX株式会社の山田です。

私事で大変恐縮ながら、この度下記日程で不在となります。
不在時は◆◆部 ◻︎◻︎が担当いたしますので、
恐れ入りますが下記までご連絡をお願いします。

==============================
・不在期間   :8月10日(月)〜8月16日(日)
・不在中の連絡先:◆◆部 ◻︎◻︎
TEL:XXX-XXXX-XXXX
MAIL: ZZZZ@example.com
==============================

不在期間にいただいたメールは8月17日(月)以降に確認いたします。
不在中はご迷惑をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

引継ぎメールの例文【後任者の挨拶メール】

後任者の挨拶メールは、取引先やクライアントとの関係を構築するためのメールです。挨拶メールを送ると、以降のコミュニケーションがスムーズに進むこともあります。

件名:着任のご挨拶/株式会社XX 佐藤花子

本文:
株式会社〇〇 営業一部
△△ △△様

平素より大変お世話になっております。
株式会社XXの佐藤と申します。

この度、貴社担当者の山田が4月1日付けで異動となりましたため、
後任として佐藤が担当いたします。どうぞよろしくお願い申し上げます。

以前は※※に関する業務を担当していました。
早く皆様のお力になれるよう、精一杯努めてまいります。

後日改めてご挨拶させていただきたく存じますが、
取り急ぎメールでご連絡申し上げます。

引継ぎメールのマナーや注意点

引継ぎメールのマナーや注意点を、以下に3点紹介します。

  • 早めに送る
  • 前任者が先にメールを送る
  • 丁寧に伝える

引継ぎメールを送信する際は、自社内の後任者だけでなく、関係者へ配慮するとよいでしょう。

早めに送る

業務に関わる取引先やクライアントには早めに連絡を行い、後任者への引継ぎの期間を十分に取れるようにします。

引継ぎ期間を確保することで、取引先やクライアントとの関係づくりを含めた後任者へのサポートが可能となるでしょう。

早めに送る際の注意点は、情報解禁のタイミングです。具体的には、異動などの情報は社内限りなのか、社外へ共有してよいのかを上司に確認します。適切なタイミングで引継ぎメールを送信しましょう。

前任者が先にメールを送る

引継ぎメールは、前任者が先に送り、その後に後任者から着任の挨拶に関する連絡をするのが一般的です。

後任者が先に挨拶メールを送ることがないように、後任者とメール送信の時期を確認するとよいでしょう。

前任者から送る挨拶メールの際に、追って後任者から連絡を行うことを一言添えるとスムーズな引継ぎにつながります。

丁寧に伝える

引継ぎメールの挨拶は、今までの感謝の気持ちを込めて丁寧に送りましょう。具体的には、以下に配慮すると丁寧で好印象です。

  • 直接の関わりが深い取引先やクライアントには個別に送信する
  • 直接挨拶ができずメール連絡のみとなる場合は、お詫びの一文を添える

担当者が交代しても会社間の取引や関係は今後も続きます。良好な関係が続くよう、丁寧な引継ぎメールを送りましょう。

丁寧な引継ぎメールで良好な関係を続けよう

引継ぎメールとは、異動や退職、長期休暇により、担当者が変更する際に取引先やクライアントに送信するメールです。引継ぎメールは担当者変更の連絡と、後任者がスムーズに業務を引継げるようにアシストする役割があります。

担当を外れた後も会社間の取引は続きます。ポイントを押えた丁寧な引継ぎメールを送ることで、今後も会社間の良好な関係を続けることにつながるでしょう。


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