- 更新日 : 2024年12月12日
管理会社からのお知らせを作成するポイントは？テンプレートも紹介
マンションや賃貸物件の管理会社として、入居者へのお知らせを正確かつ適切に行うことは信頼を保つために重要です。工事やルール違反への注意喚起など、状況に応じた内容を迅速に伝えられる文書作成が求められます。
当記事では、管理会社が使用するお知らせ文のポイントやテンプレートを紹介し、特に注意が必要なシーン別の文例を詳しく解説します。
目次
マンション・不動産管理会社からのお知らせが必要なケース
マンション・不動産管理会社からお知らせを出す必要があるのは、例えば以下のようなケースです。
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共用部の利用方法に関するお願いは、ゴミ捨て場・駐車場・駐輪場などの利用について、ルール違反や入居者間トラブルがあった場合に行います。また、ペット飼育や騒音など、専有部に関してルール違反やほかの入居者からのクレームがあった場合も、お願いという形でお知らせを出す必要があります。
管理会社のお知らせの無料テンプレート
賃貸管理会社からのお知らせを作る際は、一から文面を考える以外に、テンプレートを活用する方法があります。テンプレートを活用すれば、迅速に整った文面を作成できます。お知らせの作り方に迷ったときは、以下のテンプレートを活用してみてください。
シーン別！管理会社から入居者へお知らせする際のポイント
管理会社からのお知らせは、ビジネスライクな文章で、適切な書式を用いて作成する必要があります。どのような内容のお知らせを出す場合でも、すべての年代・職業の入居者が内容を理解できるよう、端的かつ分かりやすい文面を心がけましょう。情報の記載漏れや誤字脱字がないのはもちろん、日付や発行元などの情報も明記して、入居者の信頼を得られる文書を発行することが大切です。
以下では、シーン別に、お知らせ文書を作成する際のポイントや文例を紹介します。
騒音についてお知らせする際のポイント
騒音について注意する際は、トーンを抑えたビジネスライクな文章で協力を求めましょう。感情的な文章が混じると、暴力沙汰など、より大きなトラブルにつながるリスクがあります。
騒音を出している入居者は、自身が大きな音を立てていることに気づいていないケースも多いため、騒音の原因を指摘し、解決策の具体例を提示しましょう。
【文例】
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オーナーチェンジについてお知らせする際のポイント
賃貸物件の管理会社変更を行う場合、入居者側にも家賃の振込先変更などの手続きが発生します。できるだけ丁寧な対応を心がけ、変更が決定したら早い段階でお知らせを出すことが大切です。入居者とすぐに連絡が取れない可能性もあるため、変更の2か月前、遅くとも1か月前には周知を行いましょう。
【文例】
現在入居していただいております物件の管理会社が20◯◯年◯月より変更になります。 20◯◯年◯月より家賃のお支払口座が下記の通り変更になりますので、お間違いのないようお支払いをお願いいたします。 ご不明点がありましたら、お気軽にお問い合わせください。
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工事についてお知らせする際のポイント
工事を行う場合、騒音やにおい、洗浄水の飛散、工事車両の駐車などさまざまな要因で居住者や近隣住民に迷惑をかける可能性があります。工事が決まり次第、工事期間や施工業者の連絡先、工事内容、予想される影響などをすみやかに通知しましょう。
【文例】
下記の通り、共用部の設備工事を実施します。工事中は作業員が敷地内に立ち入ることがあり、ご迷惑をお掛けしますが、ご理解を賜りますようよろしくお願いいたします。
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以下の記事では、工事のお知らせの書き方や、作成する際の注意点などについて解説しています。工事のお知らせを作成するときは、ぜひ参考にしてください。
工事のお知らせ例文・テンプレート付き！近隣挨拶の範囲やマナーも解説
喫煙についてお知らせする際のポイント
ベランダや共用部での喫煙が問題となっている場合、まずは張り紙や案内文書のポスト投函による注意喚起を行いましょう。その後も改善が見られない場合は、喫煙禁止の徹底を求める書面を再度送付し、違反者に対しては場合によって罰則や契約解除の検討を進める必要があります。
敷地内でのタバコを禁止したい場合は、賃貸契約書に喫煙禁止の旨を記載することで、喫煙を止めてもらうよう働きかけが可能です。入居時点で賃貸契約書に喫煙禁止の記載がないときでも、繰り返し注意して止めない場合は、不法行為と認められる可能性があります。
【文例】
マンション敷地内（共用部）での喫煙は禁止です。下記の点にご留意をお願いいたします。
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ペットについてお知らせする際のポイント
ペット飼育不可の物件でペットの飼育が発覚した場合、書面にペット飼育不可の物件であることや契約違反であることを明記し、すみやかに注意喚起を行いましょう。契約違反の事実を知りながら黙認すると、ほかの入居者もペットを飼い始める可能性があります。
【文例】
当マンションでは、ペット飼育が禁止されています。また、一時的にペットを預かることも禁止されています。入居者が快適に過ごせるよう、マンション内のルールを遵守していただけるよう、お願いいたします。
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ゴミ出しについてお知らせする際のポイント
ゴミの出し方や分別に関するトラブルが起きた際は、迅速かつ適切に注意喚起を行う必要があります。対応が不十分な場合、カラス・猫によるゴミの散乱や悪臭の原因となる上、ほかの入居者にもルール違反が伝播し、物件全体のモラルが低下するリスクがあるため要注意です。
【文例】
最近、ゴミ出しマナーに関する苦情が管理会社に多数寄せられています。再度、ゴミ出しのルールを徹底していただきますよう、お願いいたします。 ゴミ出しルール
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お願いという形の周知で状況が改善しない場合、監視カメラの設置やゴミの開封によりルール違反者を特定する旨の警告を行うことも1つの手です。
家賃滞納についてお知らせする際のポイント
家賃滞納が発生した場合、まず該当の入居者に電話や口頭で督促を行います。うっかり振込を忘れているケースも多いため、最初の段階では穏やかな口調で支払いを促しましょう。何度電話をしても連絡が取れない場合は、滞納が長期化する前に書面で督促状を送ります。
【文例】
ご利用いただいております下記物件の賃料について、連絡させていただきます。 物件名：◯◯ 室番号：◯◯号室 現在、◯月分賃料のお支払日を過ぎておりますが、ご入金の確認ができておりません。 内容をご確認のうえ、早急なご入金およびその旨のご連絡をお願いいたします。 家賃滞納額：◯◯円 振込先：◯◯銀行 ◯◯支店 普通◯◯ 口座番号：◯◯ |
督促状を送っても支払いがない場合は、連帯保証人に連絡する旨を記載した督促状を再送する、内容証明郵便を送るといった対応も検討してみてください。
管理会社からのお知らせを作成してトラブルを未然に防ごう
管理会社からの通知文書は、入居者との円滑なコミュニケーションを支える重要なツールです。正確で分かりやすい表現を心がけ、内容の漏れや誤字脱字を防ぐことが大切です。
当記事で紹介したテンプレートや文例を活用し、場面に応じた対応力を高めてください。迅速かつ誠実な情報共有が、信頼される管理会社の基盤を築きます。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
※本サイトは、法律的またはその他のアドバイスの提供を目的としたものではありません。当社は本サイトの記載内容（テンプレートを含む）の正確性、妥当性の確保に努めておりますが、ご利用にあたっては、個別の事情を適宜専門家にご相談いただくなど、ご自身の判断でご利用ください。
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