• 更新日 : 2024年1月18日

Googleスプレッドシートの使い方は?Excelとの違いやスマホの操作方法

Googleスプレッドシートの使い方は?Excelとの違いやスマホの操作方法

Googleスプレッドシートとは、Google社が提供しているオンライン上で編集可能な表計算ソフトです。PCやスマホを用いて無料で利用できる特徴があります。

本記事では、業務効率化に役立つGoogleスプレッドシートの使い方を初心者でもわかりやすく解説します。

Googleスプレッドシートとは?

Googleスプレッドシート(Google sheet)とは、Google社が提供している表計算ソフトです。

書類の作成やデータ分析などで利用できます。以下の項でGoogleスプレッドシートの機能を解説します。

無料で使える表計算ツール

Googleスプレッドシートは、無料で利用可能な表計算ソフトです。Googleアカウントを取得すると、誰でもすぐに利用できます。

Excelと近い使用感で利用できますが、コストがかからず、他ユーザーとの共有もしやすいことから、ビジネスで利用される場面が増えています。

基本的には無料での利用で問題ありませんが、保存できるデータ数を増やしたい方は、GoogleワークスペースのBusiness Standardがおすすめです。通常、データは15GBのみ保存できますが、Business Standardに加入すると、2TBの保存が可能になります。

参考:Google「Google Sheets」

PC以外にスマホ・タブレットでも使える

Googleスプレッドシートは、アプリを使用すると、パソコンだけでなくスマホやタブレットでも利用できます。

新しいスプレッドシートを作成したり、関数を用いて編集したりできます。また、スマホでも他ユーザーとスプレッドシートを共有して同時・共同編集も可能です。パソコンを開く手間がないため、社内以外でも仕事が可能になります。

外出先で資料内容を確認したい場合や、社内での作業の続きを行いたいときに役立ちます。

GoogleスプレッドシートとExcel(エクセル)の違い

GoogleスプレッドシートとExcelの違いは、以下3点が挙げられます。

  • オンライン上に保存可能
  • 自動保存可能
  • URLでの共有が可能

Excelと比べた違いとして、オンライン上に保存されることが挙げられます。クラウド上に入れていなくてもオンラインで保存されるため、他の媒体でも閲覧可能です。

さらに、自動保存もできます。Excelでは、設定しない限り自動保存ができません。しかし、Googleスプレッドシートでは、編集した後すぐに自動保存してくれるため、間違えて削除しても復元できます。

Excelと違う点として、URLで共有可能な点が挙げられます。他ユーザーと共有したい際に、URLを送るだけで編集や閲覧が可能です。

Googleスプレッドシートの主な機能

Googleスプレッドシートは、同時作業やExcelでの出力などの機能があります。

本項では、Googleスプレッドシートの主な機能を7つ解説します。うまく活用して、チームでの業務を効率化しましょう。

他ユーザーと同時作業・共有

Googleスプレッドシートは、他ユーザーと共有して同時編集ができます。Googleドライブに置いたりURLを共有したりすることで、共同編集が可能です。

それぞれのメンバーが同時に入力できるため、メンバーの作業完了を待つ必要がありません。

編集している際には、閲覧しているメンバーが表示されます。誰が作業しているのかをリアルタイムで判断できるでしょう。

具体的な活用方法として、ガントチャートをGoogleスプレッドシートで作成し、作業の進捗管理ができます。

俯瞰的に全体のスケジュールが確認できるため、スムーズな作業進行に役立つでしょう。

ファイルのやり取り不要

Googleスプレッドシートを利用すると、ファイルのやりとりが不要になります。クラウドのストレージに置いたり、URLの共有をしたりするだけで、作業する人に共有することが可能です。

チームで作業する際には、データの置き場所を決めて各自で仕事ができるでしょう。

オンラインで資料の公開

Googleスプレッドシートはオンラインで資料公開できます。Webブラウザで閲覧や編集できるため、PCやスマホにデータを残さずに作業できます。

それにより、端末をなくしても、クラウド上にあるため重要な情報が消えません。

データの自動保存

Googleスプレッドシートの機能として、データの自動保存ができる点は挙げられます。

編集するとすぐに自動保存してくれるため「保存し忘れ作業したデータがない」といった事態を回避できます。

Excel(エクセル)に変換

Googleスプレッドシートは、Excelへの変換が可能です。顧客に、Excelでのデータ提出を求められた際には、すぐに変換できます。

普段は、入力が便利なGoogleスプレッドシートに入力しつつ、提出する際にはExcelに変換して提出するといった方法がおすすめです。

PDFやCSVでの書き出し

Googleスプレッドシートは、PDFやCSV形式に書き出せます。

使用するシーンとして、顧客へのPDF提出が挙げられるでしょう。

Googleスプレッドシートは、共有する相手の端末環境によって、表示が崩れてしまい、情報共有に支障をきたす可能性があります。

同じ表示にしたい際には、一旦PDFやCSVに出力して、紙で印刷したような画面で提出しましょう。

データの復元

Googleスプレッドシートでは、データが簡単に復元できる機能があります。

データの履歴が残っているため、重要データを誤って消してしまった事態でもすぐに復元可能です。

保存せずに消してしまい復元できないといった状態を回避できます。

Googleスプレッドシートのよくある使い方

Googleスプレッドシートは、作業をスムーズにする機能を備えています。
本項では、Googleスプレッドシートのよくある使い方を8つ解説します。

基本的な使い方を理解して、業務効率化につなげましょう。

新しいシートを作る(ファイル場所の確認)

Googleスプレッドシートで、新規作成する方法を解説します。

Googleスプレッドシート 使い方1

Googleスプレッドシート 使い方2

1.Googleドライブを開き、左上の「新規」をクリックし、Googleスプレッドシートを選択してください。

Googleスプレッドシート 使い方3

2.Googleスプレッドシートが新規作成できました。新規作成すると、すぐに入力可能です。

別シートと区別するために、作業に取りかかる前に名前をつけましょう。

Googleスプレッドシート 使い方4

Googleスプレッドシート 使い方5

3.作成したシートの格納場所を知りたい場合は、左上のファイルバーから「詳細」をクリックしてください。

ファイルを共有する

URLからファイルの共有をする方法を解説します。

Googleスプレッドシート 使い方6

1.右上の共有ボタンをクリックしてください。

Googleスプレッドシート 使い方7

2.一般的なアクセスの制限付きを「リンクを知っている全員」に変更しましょう。

Googleスプレッドシート 使い方8

3.「リンクを知っている全員」に変更すると、以下の権限を付与できます。

  • 閲覧者
  • 閲覧者(コメント可)
  • 編集者

作業するメンバーごとに、付与する権限を分けましょう。

その後リンクをコピーすると、ファイルを共有できます。

保存履歴を確認する

更新する前にデータを戻したいときに利用できる保存履歴の確認方法を解説します。

Googleスプレッドシート 使い方9

1.右上の保存履歴アイコンをクリックしてください。

Googleスプレッドシート 使い方10

2.何時何分に変更したのか履歴が表示されます。

日時をクリックするとデータが復元されます。

エクセルに変換する

Googleスプレッドシート 使い方11

1.エクセルに変換したい場合は、ファイルバーをクリックし、Microsoft Excelをダウンロードします。

Googleスプレッドシート 使い方12

2.ダウンロードされたファイルを開くと、スプレッドシートと同様の形式で表示されます。関数や書式も同様のため、変換してすぐに作業できます。

エクセルファイルをスプレッドシートで開く

Googleスプレッドシート 使い方13

1.エクセルファイルをスプレッドシートで開きたい際には、ファイルバーの「開く」をクリックしてください。

Googleスプレッドシート 使い方14

2.アップロードから、「参照」をクリックします。

Googleスプレッドシート 使い方15

3.スプレッドシートで開きたいエクセルファイルを選択してください。

Googleスプレッドシート 使い方16

4.エクセルをGoogleスプレッドシートで開けました。形式を崩さずに変換できるため、エクセルとGoogleスプレッドシートの両方を使いたい方におすすめの方法です。

関数を挿入する

Googleスプレッドシートでは、関数が利用できます。

以下のような簡単な計算をもとに説明します。

Googleスプレッドシート 使い方17

1.「1〜10」までのセルの入力された値を合計したい場合を想定します。

Googleスプレッドシート 使い方18

Googleスプレッドシート 使い方19

2.SUM関数を利用して「SUM(B1:B10)」と関数を挿入すると、「B1〜B10」までの合計が計算できます。

グラフを作る

縦棒と折れ線を組み合わせた複合グラフの作り方を説明します。

Googleスプレッドシート 使い方20

1.上記の売上管理表をグラフ化します。複雑なデータをわかりやすいグラフに変換しましょう。

Googleスプレッドシート 使い方21

2.グラフ化したいセルを全て選択して、挿入バーから「グラフ」をクリックしてください。

Googleスプレッドシート 使い方22

3.データをもとに、縦棒グラフができました。

右側にある「複合グラフ」を選択します。

Googleスプレッドシート 使い方23

4.縦棒グラフから複合グラフに切り替わりました。複合グラフは、複数のデータを視覚化したいときに役立ちます。

簡単に作成できるため、売上管理や顧客管理などの比較したいデータがある場合に、利用してみましょう。

履歴から復元する

データの復元方法を解説します。

Googleスプレッドシート 使い方24

1.上記の変更履歴アイコンをクリックします。

Googleスプレッドシート 使い方25

2.変更履歴の日時から、復元したい時間帯を選ぶとデータを回復できます。数分ごとにバックアップされているため、復元したいデータを確認してみてください。

スマホ版Googleスプレッドシートの使い方

スマホアプリでのGoogleスプレッドシートの使い方を解説します。スマホでGoogleスプレッドシートを利用できるようになると、外出先でも利用できるため、時間の有効活用につながります。

新規シート追加の方法やデータ入力方法などを説明するため、スマホで利用したい方は参考にしてください。

新規作成

ファイルを作成したい際には、右下の作成アイコンをタップします。

新しいスプレッドシートを作成する」ボタンを押すと作成できます。

Googleスプレッドシートを新しく作成する場合は、別ファイルとわかりやすくするために、名前をつけておきましょう。

セルにデータ入力

セルにデータ入力する際には、スプレッドシート内で、編集したいセルをダブルタップします。そのあと、記載したい事項を入力しましょう。

入力・編集した後に、完了アイコンを押すとセルに表示されます。

シートの追加

スプレッドシートを開いた状態で右下の「+」アイコンを押すと、シートが追加されます。作業用途別に複数のシートの作成が可能です。

他ユーザーでも理解しやすいように、シートごとに名前を付けましょう。

ファイルの共有

Googleスプレッドシートでファイル共有をしたい際には、右上の設定ボタンをクリックしてください。

アクセス共有をタップして、一般的なアクセスから制限付きのユーザーを「閲覧者」「閲覧者(コメント付き)」「編集者」に変更しましょう。

その後、右上の設定アイコンをクリックして、共有とエクスポートをタップし、リンクをコピーします。

そして、他ユーザーにリンクを送り、ファイル共有が完了します。

Googleスプレッドシートで生産性を向上させよう

Googleスプレッドシートは、無料で登録・編集が可能な表計算ソフトです。

ファイルの共有ができたり自動保存ができたりするなど、業務効率化するにあたってさまざまな機能が備わっています。

Googleスプレッドシートを活用して、業務効率化につなげましょう。


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