• 作成日 : 2024年7月24日

iQubeとは？特徴や使い方、機能、料金、おすすめの会社を紹介

iQube（アイキューブ）は、株式会社ガイアックスが開発したSaaS型ソーシャルグループウェアで、現在9,000社以上に導入されています。日常業務の効率化だけでなく、社内ノウハウの蓄積や共有に適した機能を提供し、多くのビジネスシーンで活用されています。

今回は、iQubeの特徴や利用シーン、基本機能、メリットについて詳しく紹介します。

iQubeとは？

iQube（アイキューブ）とは、株式会社ガイアックスによって開発され、現在9,000社以上で導入されているSaaS型ソーシャルグループウェアです。iQubeは日常業務の効率化に役立つだけでなく、社内におけるノウハウの蓄積・共有に適した仕組みになっています。

iQube

iQubeの特徴

iQubeでは、ビジネスシーンに必要な機能を低価格で利用できます。クラウド型なので社内はもちろん社外からも操作でき、出張が多い部署や働き方を多様化させたい会社にもおすすめです。

また、情報の開示先を細かく管理できることもiQubeの特徴です。特定のメンバーのみに公開したい重要情報から社内報のような全体向け情報まで、幅広く作成・管理できます。

iQubeの利用シーン

2008年の提供開始以降、iQubeは業種・職種を問わずさまざまなビジネスシーンで活躍しています。例えばスケジューリングや電話取り次ぎなどを効率化してミスを防いだり、過去のやりとりの履歴を残して「言った・言わない」を防いだりする効果が期待できます。また新人に早く業務に慣れてもらえるよう、専門用語やマニュアルを共有しておくこともよい方法です。

iQubeは社内利用を前提としていますが、情報の設定によっては社外メンバーとの共有も可能です。iQubeを使っている外部企業や、未来の仲間となる内定者とのやりとりにも役立ちます。

iQubeは、災害時や緊急時の連絡ツールとしても便利です。電話をかけたり一斉メールを送ったりする余裕がなくても、ネット環境さえあればスムーズに緊急連絡を送信・確認できます。

iQubeの基本機能

iQubeは、メール感覚で使えるメッセージ機能に加えて社内情報の共有やさまざまなタスク処理に役立つ機能を備えています。プランによって利用できる機能が若干変わるものの、ビジネスシーンで発生しがちなヒューマンエラーやタイムロスの削減に有効です。

以下では、iQubeのおもな機能について解説します。

スケジュール・ToDoリスト

スケジュール機能では、自分自身はもちろん他ユーザーやグループ、そして設備・備品類の予定を確認できます。スケジュールとレポート機能を連携させて、議事録などの作成を効率化することもよい方法です。

ToDoリストは、日々のタスクを登録・管理できる機能です。登録時に期限や重要度を設定することで、優先度の高いTodoをひと目で判別できます。また、自分が作ったタスクを他ユーザーへ依頼することも可能です。ToDoリストに登録した内容はスケジュールに自動反映されるため、誰がどれだけ仕事を抱えているかもスムーズに把握できます。

ファイルの共有や管理

iQubeのファイルは、グループ内の共有フォルダにファイルをアップロードするための機能です。使い心地は一般的なパソコンのファイル・フォルダ機能とほとんど変わらず、フォルダの閲覧権限やファイルの編集権限も細かく設定できます。セキュリティ対策も万全なため、重要なファイルも安心して保存できるでしょう。

ワークフロー

ワークフローは、社内における稟議生産や各種申請などの業務を一連の流れとして見える化かつ電子化する機能です。申請業務にともなう一連のタスクをクラウド上にまとめることで、いつでもどこでも確認や処理業務を済ませることができます。

余計な待ち時間や書類紛失などのリスクが発生しないことはもちろん、申請した書類がどこまで処理されているか確認できることが大きなメリットです。

社内Wiki

社内Wikiは、社内のさまざまな情報を体系的にまとめてスムーズに情報共有するための機能です。就業規則から社員向け読み物までさまざまな情報を共有でき、キーワード検索機能を使って情報を探すこともできます。部署内の業務マニュアルなどを保存する場合は、閲覧権限を自分の部署のみに限定します。社内Wikiに保存した記事はいつでも編集でき、特定の記事を社外へ公開することも可能です。

社内Wikiには、誰が閲覧したかをすぐに把握できる機能があります。閲覧していないユーザーがいればすぐに閲覧を促せるため、情報伝達の抜け漏れ防止に便利です。

掲示板

掲示板は、記事の作成・閲覧や記事へのコメント作成によってユーザー同士が交流するための機能です。特定の議題に対してコメントをつけたり複数のユーザーがコメントを投稿しあったりすることで、おのずとディスカッションが促されます。また、過去のディスカッションの記録をストックしておけることもポイントです。

打ち合わせをしたいが会議室を確保しにくいときや不在のメンバーがいるとき、議事録代わりにやりとりの記録を残したいときなども、掲示板が役立つでしょう。

アンケート

アンケート機能を使って、社内で自由にアンケートを作成・実施できます。回答結果は自動集計され、グラフで結果が表示されます。回答形式は単一回答のラジオボタン、複数選択可能なチェックボックス、フリーテキストから選択でき、アンケート1回あたりの設問数は最大10問です。

定期的に同じアンケートを取りたい場合、過去のアンケートの内容を引き継いで新しいアンケートを作ることができます。

タイムカード

タイムカードは、社内メンバーの出退勤情報を管理できる機能です。ホーム画面からワンクリックで出退勤を登録でき、外出時間や外出先からの帰社時間も登録できます。ユーザーによる不正打刻を防ぎたい場合は、IPアドレス特定による社外からの不正打刻防止機能などが便利です。

出退勤記録はExcel形式でエクスポートでき、勤怠の締め作業の効率化に役立ちます。

電話メモ

電話メモに必要項目を入力して作成するだけで、電話の宛先となるユーザーへメモの内容が通知されます。「折り返しお電話ください」「また電話します」などの基本的な用件をラジオボタンで選べるため、電話を受けながらでもメモを作成しやすいでしょう。メール通知機能を使って、自分宛の電話を外出先から知ることもできます。

iQubeを利用するメリット

iQubeの活用によって日常業務にまつわるさまざまなストレスが軽減され、生産性向上はもちろん社内コミュニケーションの活性化にも役立つと期待されています。業務マニュアルの見直しやオフィスのレイアウト変更だけでなく、iQubeを使うことも働きやすい職場づくりに役立つでしょう。

Qubeのメリットについてより具体的に解説します。

10名まで無料で利用できる

iQubeは、10名まで無料で使うことができます。無料プランは期間限定となりストレージ容量などの制限もありますが、ひとまず何人かで使い心地を試してから全社での導入を検討したい場合に便利です。

無料プランの提供終了後や11名以上のグループの場合は有料となりますが、1ユーザー当たりの利用料は月額数百円で済みます。サポートサービスやセキュリティオプションは無料で利用できるため、安心して使い続けられるでしょう。

操作がシンプル

グループウェアにおいて、「いかに効率よくタスクを処理できるか」「すべてのユーザーにとって操作しやすいかどうか」は重要なポイントです。

iQubeは簡単な操作で直感的に操作でき、公式サイトには詳しいマニュアルが準備されています。パソコン・スマホに不慣れな人や初めてグループウェアを導入する会社でも、それほど抵抗なく操作できるでしょう。

スマホに対応

iQubeは、パソコンだけでなくスマホやタブレットからも利用可能です。現場での作業や出張が多くてもリアルタイムで情報確認やタスク処理ができ、日常業務を効率よく進められます。iQubeはどの端末でもすべてブラウザからの利用となり、わざわざアプリをインストールしたりストレージの残り容量を心配したりする必要がありません。

社内ノウハウの蓄積・共有

社内Wikiを用いた業務の見える化や情報共有は、業務の属人化防止と生産性向上を目指すためにも重要です。紙やDVDなどのように収納場所を取らず情報更新も簡単なうえ、検索機能を活用して必要な情報をすぐに探し出せます。

社内ノウハウの蓄積は、集合知の活用にもつながります。大量の情報を体系化したり分析したりすることで今までになかった視点からアイデアが生まれ、新しいノウハウの構築や課題解決に役立つでしょう。

強固なセキュリティ

iQubeでは、大切な情報を守るために全ページとログイン認証がSSL暗号化通信に対応しています。さらにiQubeのサーバーは24時間監視されており、万が一に備えてディスクへもバックアップされています。全機能においてユーザー1人ひとりのアクセス権限を設定でき、特定のグループ内だけで情報共有したい場合も安心です。

セキュリティを重視する会社では、社内サーバーを用いるオンプレミス型グループウェアがしばしば用いられます。しかし、iQubeはクラウド型グループウェアの中でも特にセキュリティ対策がしっかりしており、オンプレミス型に引けを取らない安全性が魅力です。

iQubeの使い方

iQubeでは、最大15種類の機能を使うことができます。いきなりすべての機能をマスターしようとするよりもまずはメインとなる機能の使い方を覚えることで、よりスムーズに運用しやすくなるでしょう。

以下では、iQubeのおもな機能の使い方について解説します。

スケジュールを作成する

スケジュール作成の手順は、次の通りです。

「毎週木曜日に会議」のように定期的に同じ予定が入る場合は、繰り返し機能が便利です。スケジュール作成画面で「繰り返し」を選択して条件設定すると、同じスケジュールが繰り返して表示されます。繰り返し期限は、予定開始日から最大1年です。

社内Wikiを作成する

社内Wikiの第一階層となるシリーズは、Supervisor権限のあるユーザーのみが作成できます。シリーズ記事の作成手順は、次の通りです。

第二階層となるサブシリーズ記事の作成手順は、次の通りです。

投稿用メールアドレスを登録したユーザーは、メールで記事を投稿できます。メールアドレスを登録したい場合は、トップ画面下部の「個人設定」から個人設定画面へ移動して「アカウント」「メール投稿用アドレス」を選択します。

「新規作成」画面で必要項目を入力・保存し、iQubeからの仮登録メールの指示に従って操作すれば登録完了です。

ワークフロー

ワークフローフォームは、「ワークフロー管理」の管理者権限を持つユーザーのみが作成できます。ワークフローフォームの作成手順は、次の通りです。

ワークフローを申請する場合はトップ画面サブメニューの「新規作成」から申請したいフォーム名を選び、タイトル・申請内容・経路などを選択して申請します。申請されたワークフローを処理する場合はサブメニューの「未処理」から処理したいタイトルを表示して「承認」「差し戻し」のいずれかを選び、「処理」を選択します。

iQubeの料金プラン

iQubeの1ユーザーID当たりの料金プランは、次の通りです。

出典：iQube「iQubeの価格」

次の機能は、1か月無料プランとプレミアムプランのみで利用できます。

• ファイル
• ワークフロー
• 掲示板
• アンケート
• タイムカード

1か月無料プラン提供終了後も引き続きiQubeを利用したい場合は、有料プランへ移行します。

iQubeがおすすめな会社

iQubeは、次のような会社におすすめです。

ユーザー数が増えても運用コストが比較的安価で済むiQubeは、多額の予算をかけにくい中小企業などでも気軽に導入できます。また、部署内やチーム内でiQubeを使うこともよい方法です。

グループウェアを導入しても、「何がどこにあるか分かりにくい」「従来のメールやファイルサーバーのほうが使いやすい」などの理由で活用されなくなるケースがあります。iQubeは高度なIT知識がなくても直感的に操作でき、業務と無関係な社内イベント情報なども気軽に共有できます。そのため、新しいグループウェアを使うことへの心理的ハードルを下げやすいでしょう。

効率的な業務運営を支える「iQube」

iQubeは、効率的な業務処理と情報共有を支援するSaaS型ソーシャルグループウェアです。特にスケジュール管理、ToDoリスト、ファイル共有、ワークフロー、社内Wiki、掲示板、アンケート、タイムカード、電話メモといった多様な機能が揃っており、ユーザーの生産性を向上させます。

さらに、10名まで無料で利用でき、操作もシンプルで直感的です。社内外からのアクセスが可能で、強固なセキュリティ対策が施されているため、安心して利用できます。これからの企業運営において、iQubeは欠かせないツールとなるでしょう。

• 監修：田島清子

  プロライター、ディレクター。大学で文芸を専攻し、大学卒業後は個人で執筆を続ける。出版業界を経てWeb業界に身を置き、法関連を中心に幅広い業界に関する記事を執筆・校閲。現在はプレイヤーとディレクターを兼任。
  
  特に起業・会社設立・確定申告・業務効率化分野の校閲に強みを持つ。

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