更新日 : 2024年7月3日

Web社内報とは？ツール導入のメリット・デメリット、おすすめツール7選

Web上で閲覧できる社内報のことを「Web社内報」と言います。社内報は、会社の経営理念や社内の出来事を社内で共有するためのツールで、従来的には紙の冊子で配布されていました。近年は、紙媒体からデジタル媒体への転換に伴い、社内報もWeb上で閲覧できるようになっている企業が多くあります。この記事では、Web社内報のメリット・デメリットやWeb社内報ツール・アプリの選び方について解説するので、ぜひ参考にしてください。

Web社内報とは？

Web社内報とは、Web上で閲覧する社内報です。自社の最新ニュースや業界トレンド、社員紹介など、多彩な情報を提供する役割を担っています。在宅勤務やリモートワークなど働き方が多様化した昨今、Web社内報の導入に踏み切った企業が増えています。

社内報には企業理念やビジョンの共有や社内コミュニケーションの促進を図る目的があり、従来は紙媒体で発行・配布することが主流でした。紙媒体からWebへと発信の手法が変わっても、社内報の目的に変わりはありません。

Web社内報を導入するメリット

Web社内報を導入するメリットは、さまざまなものがあります。例えば、ペーパーレス化やコスト削減、スピーディーな情報共有、情報漏洩の防止などがメリットです。以下では、Web社内報の導入によって得られる主な7つのメリットを取り上げ、詳しく解説します。

ペーパーレス化

Web社内報を導入する大きなメリットは、ペーパーレス化を実現できる点です。紙媒体の社内報発行に伴う時間やコストを大幅に省ける上、Web上で簡単に情報共有できるようになり、業務の効率化にもつながります。

紙媒体からWebへと切り替えることで紙の消費量を減らせるため、環境問題やサステナビリティに対する企業の社会的責任も果たせます。

スピーディーな情報共有

社内報の記事作成から発信までの時間を短縮し、スピーディーに情報共有できるのはWeb社内報の魅力です。定期的な発行が慣例の紙媒体とは異なり、印刷や集配の必要がないため、いつでもリアルタイムの最新情報を発信できます。

在宅勤務やリモートワークをしている社員、支社や支店に勤務する社員も手軽に閲覧できる点もメリットです。

動画・音声の共有

Web社内報には、動画・音声を共有できるというメリットもあります。視覚や聴覚を活かした情報の提供は文字情報よりも受け入れられやすく、社員間の共感やコミュニケーションを深める手段として有効です。

社員インタビューの動画や、現場の様子を撮影した動画、文字情報では分かりにくい内容をアニメーションにした動画など、多彩なコンテンツを盛り込むことが可能です。

過去記事の確認や検索

Web社内報の記事はすべてアーカイブとしての保存が可能であるため、過去記事の確認や検索も簡単にできます。新卒や中途採用の社員も入社以前の過去記事を検索して閲覧できるなど、社歴を問わず情報共有できる点はメリットです。

万が一、配信済みの記事に誤りがあった場合も、Web社内報ならば直ちに加筆や修正を行えます。印刷後の修正が困難な紙媒体との大きな違いです。

コストの削減

Web社内報は紙媒体よりも、低コストで制作できます。紙媒体の社内報には紙代や印刷代などの物理的コスト、集配や管理に関わる人的コストが欠かせず、発行の頻度が高くなるほどコストはかさみます。こうしたコストを削減できる点はWeb社内報のメリットです。

効果測定

効果測定できる点もWeb社内報の強みです。紙媒体の場合、どのような記事を、どの程度読まれているかといった実情を数値に表すことは困難です。一方、Web社内報はアクセス解析するツールやシステムを活用することで効果測定できます。

効果測定で収集できるデータは、閲覧数・読了率・平均滞在時間・閲覧する時間帯・フィードバックなどです。社員が関心を寄せる記事の傾向や配信のタイミングなどが明らかになり、コンテンツの改善や質の向上に活用できるでしょう。

情報流出や漏洩防止

セキュリティ対策を講じたWeb社内報は、情報管理の点において紙媒体の社内報よりも優れています。紙媒体の場合、社員が社外に持ち出した社内報が部外者に読まれ、情報流出や情報漏洩につながるリスクもあり、セキュリティ面において万全とは言えません。

Web社内報の場合、特に重要な情報にはアクセス制限をかけたり、部署や役職によって公開範囲を変更したりして、情報管理を徹底することが可能です。

Web社内報を導入するデメリット

Web社内報を導入するにあたっては、多くのメリットがある一方でいくつかのデメリットも伴います。導入コストの負担や閲覧環境の制限などです。ここでは3つのデメリットを取り上げ、それぞれについて解説します。

ツールの導入・運用コスト

Web社内報には、配信するためのシステムの導入・運用コストが必要です。一般的に「初期費用」や「月額費用」と呼ばれるコストです。ただし、初期費用や月額費用の金額設定は、Web社内報の配信サービスを提供している企業によって異なります。

不要なコストを増やさないためには、導入前に各種サービスの内容や金額設定を比較し、長期的にコストパフォーマンスが良いサービスを選ぶことをおすすめします。

教育時間や体制の整備

Web社内報の配信には、社員への教育時間や社内体制の整備が欠かせません。まず、社内のインターネット接続やデバイスなどの環境・体制を整備し、Web社内報の運用に個々の社員が対応できる準備を行う必要があります。

また、Web社内報ツールを活用する場合、ツールを使いこなすための教育時間も不可欠です。導入時には相応の時間やコストを費やすことが、Web社内報の円滑な運用につながります。

閲覧環境の制限

Web社内報には、閲覧環境の制限がデメリットとなる可能性があります。紙媒体の社内報をクライアントや退職者にも配布していた企業は、Web社内報を社員以外に閲覧可能とするかどうかなどを検討する必要も出てくるでしょう。

ただし、閲覧環境の制限をメリットに転換することは可能です。公開範囲を指定できる機能を備えたWeb社内報ツールを活用すれば、ターゲットを絞った緻密な配信もできます。

Web社内報ツール・アプリの選び方

Web社内報ツール・アプリを選ぶ際のポイントは、社内報を配信する目的や自社の設備に適しているかどうかを見極めることです。使いやすさやセキュリティ機能などを比較し、最適な1つを選ぶ必要があります。6つのポイントについて解説します。

情報の種類

Web社内報は、企業理念やビジョンを浸透させ、社内コミュニケーションを活性化するための手段です。このため、多くの社員に読まれるコンテンツを制作する必要があり、情報の種類には工夫を凝らすことが大切です。

例えば、アクセス解析できるWeb社内報ツール・アプリを採用すると、人気が高い記事の傾向が分かり、コンテンツ制作のヒントとなります。あるいは、アンケート機能を利用できれば、社員のニーズに応じた情報を届けられるでしょう。

機能や使いやすさ

Web社内報ツール・アプリに備わっている機能の種類は、ツール・アプリを選ぶ際の重要なポイントです。コメント・動画配信・検索・プッシュ通知など、自社にとって必要な機能を想定し、Web社内報ツール・アプリを選ぶ必要があります。

記事作成や管理・運営を行うWeb社内報の担当者にとっては、使いやすさも見過ごせないポイントです。簡単に管理・運用ができれば、担当者の負担を軽減できます。各社が提供している無料体験版で使いやすさを確かめることもおすすめです。

予算・コスト

Web社内報の導入と運用に必要となる予算・コストは通常、初期費用と月額費用です。Web社内報ツール・アプリの提供企業によっては、初期費用のみ、または月額費用のみで利用できます。

ユーザー数やストレージ容量などによって金額が変動したり、オプション機能の追加によって別途料金が発生したりするケースもあります。自社で必要となるサービス内容やユーザー数を把握し、予算・コストと照らし合わせた上で選んでください。

カスタマイズや拡張性

Web社内報に求める機能や用途は企業によって異なります。このため、自社の用途に必要なカスタマイズの可否や拡張性の有無といった視点からWeb社内報ツール・アプリを選ぶことが大切です。

例えば、情報の公開範囲をカスタマイズできるWeb社内報ツール・アプリならば、情報の内容や受け手を選別して発信でき、情報漏洩の防止にもつながります。より安全で効果的に社内コミュニケーションを推進できるでしょう。

セキュリティ

Web社内報には企業に関するさまざまな情報が詰まっているため、Web社内報ツール・アプリには適切なセキュリティ対策が必須です。企業活動に悪影響を及ぼさないためにもセキュリティ対策の内容までしっかりと確認してください。

具体的なセキュリティ機能には、ログイン承認やIPアドレス制限、セキュリティログ監視、アカウントロックなどが含まれます。

サポート体制

サポート体制とは、導入前のコンサルティングや導入時のレクチャー、運用開始後のサポートなどです。サポートの内容によって、追加料金が発生する可能性もあります。

サポート体制が充実したWeb社内報ツール・アプリを選び、Web知識が豊富ではない社員を含め、誰もが安心して制作に携われる環境を整えることをおすすめします。

Web社内報を活用して効率的な情報共有を

紙の社内報に比べて、Web社内報にはさまざまなメリットがあります。スピーディーな情報共有や動画・音声の共有が可能となり、コスト削減につながることが主なメリットです。しかし、社内体制の整備や閲覧環境の制限で、十分な配慮も必要となります。Web社内報を実施する場合は、ツール・アプリを上手に選んで、効率的な社内報の配信を目指しましょう。

※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

監修：三田村浩太
プロライター。法律や税金関係の制度に詳しく、さまざまなWebメディアで初心者向けの解説記事を執筆している。企業経営に関する最新の法改正にも対応できる記事となるように努めている。また、地域の中小・零細企業経営者に向けて、経営効率や労働環境の改善を目的としたDX促進への提言を社会活動として積極的に行っている。

※本サイトは、法律的またはその他のアドバイスの提供を目的としたものではありません。当社は本サイトの記載内容（テンプレートを含む）の正確性、妥当性の確保に努めておりますが、ご利用にあたっては、個別の事情を適宜専門家にご相談いただくなど、ご自身の判断でご利用ください。

# 業務効率化の基本

業務の自動化とは？メリットや方法、実施の手順を紹介

業務の自動化とは、人が行っていた仕事をITツールに任せて効率化につなげることを指します。コスト削減や、人材不足を解消できる点などがメリットです。本記事では、業務の自動化の定義や目的・必要なツール・成功事例を解説します。業務の自動化の意味を…

詳しくみる

# 業務効率化の基本

週報とは？基本のテンプレート項目と書き方、継続させるコツを紹介

週報とは、業務の進捗状況や成果を週単位で報告する書類のことです。日報が毎日の業務報告を行い、月報が1か月ごとの報告を行うのに対して、週報は週ごとの業務内容を記載する点が異なります。週報は目標の管理や振り返りに役立つのがメリットです。本記事で…

詳しくみる

# 業務効率化の基本

業務プロセスとは？なぜ重要？業務フローとの違いや改善手順を解説

業務プロセスとは、企業が業務を達成するための業務の流れのことです。ビジネスプロセスや業務工程などと言い換えられることもあります。業務プロセスを改善することで、生産性を向上できる点がメリットです。本記事で、業務プロセスを可視化する業務プロセ…