• 作成日 : 2024年3月22日

書類作成の基本とは?文例や効率化するコツ、テンプレートも紹介

書類作成の基本とは?文例や効率化するコツ、テンプレートも紹介

書類は、社内の情報共有や社外への情報発信の際に欠かせないものですが、書類作成に割ける時間は限られているため、作成のコツを押さえた上で取り組むことが大切です。

本記事では、書類作成に時間がかかってしまう方や、効率よくわかりやすい書類を作成したい方向けに、書類作成の基本からポイント、そして便利なテンプレートもご紹介します。

書類作成の基本とは?

書類作成の基本を押さえた上で、実際の業務で実践していくことが、客観的にも見やすい書類の作成につながります。ここでは、書類作成時に留意すべきポイントをいくつか紹介します。

必要事項に過不足がない

書類作成の目的に応じて、必要な情報を全て含んでいること、そして余計な情報がないことを意識しましょう。書類を作成する前に、必要な情報や入れるべき項目について吟味したうえで、書類作成に取り組むことが重要です。

文書が簡潔にまとまっている

書類作成時には、文書が対象者に向けて簡潔にまとまっていることも重要です。読み手が情報を理解しやすいように、序論・本論・結論の流れで構成します。さらに、できるだけシンプルでわかりやすい言葉を選ぶことが伝わりやすい文章を作成するコツです。

また、一度文書を完成させた後に、文書を推敲する時間を設けることも大切です。冗長な表現や不要な情報を削除したり、わかりやすい表現にブラッシュアップしたりすることで、文書の精度が高まるでしょう。

文体や言葉遣いが統一されている

文体や言葉遣いもビジネス文書を作成する上で、読み手を意識する必要があります。文体が一貫していることで、内容の理解を助け、書類全体の説得力を高めます。一般的には「です・ます調」が推奨されますが、組織によってルールが異なる場合もあるため、事前に確認しておきましょう。

書類作成後は、他者からのフィードバックを求めることで、文体や言葉遣いの統一性をさらに向上させられます。

読み手の立場で作成されている

書類を作成する際には、読み手が何を求めているか、どのような情報が必要かを理解することが重要です。読み手のニーズを把握しておくことで、内容をより関連性が高く、読み手にとって価値のあるものにできます。

読み手の立場を理解し書類を作成することは、書類作成業務の経験を積んでいくとともに磨かれるスキルの一つのため、地道に業務を積み重ねて行くことが大切です。

レイアウトが整っている

レイアウトを整えることも忘れてはいけません。文字フォント、色、余白などレイアウトを統一させることで、書類の読みやすさが向上するでしょう特に外部へ提出する場合の書類は、受け手に対してより良い印象を与えられます。

他者からフィードバックしてもらうことで、適切なレイアウトを決定しましょう。

Wordで書類を作成する手順と方法

Wordで書類を作成する一般的な手順と方法について紹介します。

Wordを開く

まずは、PCのスタートメニューやデスクトップのショートカット、タスクバーからWordのアイコンをクリックして開きます。Wordが開いたら、「新規文書」を選択するか、画面に表示されているテンプレートの中から適切なものを選びます。特定の用途に合わせたテンプレート(履歴書、レポート、手紙など)を使用すると、作業をより効率的に行えます。

各種設定を整える

新規文書が開いたら、テキストを入力し始めます。その際に テキストを選択し、ホームタブにある書式設定オプション(フォントの種類、サイズ、太字、斜体、下線、文字色など)を使用して、文書の見た目を整えます。

また、段落グループ内のオプションを使用して、テキストの整列(左揃え、中央揃え、右揃え、両端揃え)、行間、段落間隔などを調整します。

画像や図形の挿入する

テキストが完成したら、「挿入」タブをクリックし、画像、図表、リンク、ヘッダー&フッター、ページ番号などを文書に追加し、文書の情報を補完しましょう。

文書の用途に応じて、画像や図形を適切な箇所に挿入することで、文書全体のわかりやすさにつながります。

文書を保存・印刷する

作業を保存するために、「ファイル」タブをクリックし、「名前を付けて保存」を選択します文書を保存する場所とファイル名を選んで、「保存」をクリックします。Word文書は通常、「.docx形式」で保存されます。

文書を印刷する場合は、「ファイル」タブから「印刷」を選択し、印刷オプションを調整して、「印刷」ボタンをクリックします。

書類作成を効率化するコツ

書類の作成業務に慣れてきたら、徐々に効率化する方法も実践しましょう。ここでは、書類作成を効率化するコツをいくつか紹介します。

構成を考えてから書類作成に入る

書類作成作業に入る前に書類の構成を考えておくとスムーズに作業が進みます。作成する書類の結論から逆算し目次を考え、各目次の中身をどうするかを把握した後に、書類作成作業に入りましょう。

書類作成経験の少ない方は、書類の構成が完成した段階で、上司に確認してもらうことも有効です。計画的に書類作成業務を進めていきましょう。

テンプレートを活用する

書類作成においても、目的に応じてテンプレートが公開されています。テンプレートを活用することで、ゼロから文書を作成する手間を省き、時間を節約できます。

また、テンプレートには基本的な項目が組み込まれているため、情報の抜け漏れを削減し、業務の品質の担保につながるでしょう。

ショートカットキーを使用する

書類作成の効率化には、ショートカットキーの使用が非常に有効です。ショートカットキーを活用することで、マウス操作を減らし、作業の速度と効率を大幅に向上させられます。

Windows全般においては、「Win + Ctrl + D」で仮想デスクトップを追加したり、「Ctrl + N」で新しいファイルを作成したりできます。ブラウザ操作においても、「Ctrl + T」で新しいタブを開く、または「Ctrl + Shift + T」で最後に閉じたタブを開くなど、多くのショートカットキーが利用可能です。

第三者にチェックしてもらう

作成した書類を第三者にチェックしてもらうことは、文書の質を高め、ミスを減らすために非常に有効です。特に複数人での文書作成が必要な場合や、文書がオフィシャルで使用される場合において重要なプロセスです。

Microsoft WordやGoogleドキュメントのようなアプリケーションは、テンプレートの利用やクラウド上での共有機能を通じて、文書作成プロセスの効率化を図ることができ、初心者から上級者まで幅広いユーザーに対応しています。

書類作成に役立つビジネステンプレート

マネーフォワードでは、さまざまな業務の効率化にお役立ていただけるビジネステンプレートを用意しています。

人事に関するテンプレート一覧(通知書、辞令、契約書、各種届出書・申請書など)

企業人事ご担当者向けに、通知書、辞令、契約書をはじめ各種書類のテンプレートをご用意しています。人事のコア業務へ集中すべく、書類作成業務の効率化を図るうえでおすすめです。

人事のテンプレート(ワード)一覧

勤怠に関するテンプレート一覧(勤怠管理表、日報、各種申請書など)

企業経理ご担当向けに、勤怠管理表、日報をはじめ各種申請書をご用意しています。経理の書類作成業務の効率化を実現する一助となれるよう、書類の多くをテンプレート化しています。

勤怠のテンプレート一覧

給与に関するテンプレート一覧(給与規程、各種依頼書・申請書など)

給与管理は複雑で時間のかかるプロセスですが、企業経理ご担当向けのテンプレートも豊富にご用意しています。給与規程から各種依頼書、申請書まで、あらゆる必要書類を簡単に作成できるようになります。

給与のテンプレート一覧

社会保険に関するテンプレート一覧(健康保険資格取得証明書、育児休業申請書、各種申請書など)

社会保険の手続きに関する書類テンプレートもご用意しています。社会保険手続きにかかわる書類作成は、煩雑で時間を要する作業です。下記テンプレートに今すぐアクセスして、業務の効率化を図りましょう。

社会保険のテンプレート一覧

マイナンバーに関するテンプレート一覧(マイナンバー提出用紙など)

マイナンバー制度の導入に伴い、さまざまな場面でマイナンバーの提出が求められるようになりました。マイナンバー提出用紙をはじめとする関連書類の準備に時間を要している企業のご担当者も多いのではないでしょうか。当社ではイナンバーに関する提出書類のテンプレートもご用意しています。ぜひご活用ください。

マイナンバーのテンプレート一覧

スマホで書類作成はできる?

モバイルファーストが浸透しつつある中で、書類作成もスマホで作成できます。iPhoneの「メモ」アプリや、「Googleドライブ」アプリを活用することで、紙の書類をスキャンし、PDFとして保存・共有できます。

また、Microsoft Lensなどのアプリを使用すると、撮影した書類をWord形式で保存することも可能。スマホだけで高品質の文書作成が実現できます。

スマホで作れる書類作成アプリ

スマホで書類を作成する際のおすすめアプリをいくつか紹介します。外出先などで、書類の作成や修正が必要になったときに重宝するでしょう。

なお、掲載している内容は2024年3月18日時点の情報です。

Evernote

Evernoteは、テキスト、画像、動画、PDFファイルなどあらゆるデジタルデータをオンライン上に保存できるアプリです。マルチデバイス対応で、どこからでもアクセス可能。無料プランの提供もあり、チームでのコミュニケーションにも役立つでしょう。また、保存したデータは検索可能で、情報管理が容易になります​。

出典:Evernote

Dropbox Paper

Dropbox Paperは、オンライン上でテキストや画像、動画、ファイルを自由に組み合わせて作業できるワークスペースです。共同作業も可能で、多様な用途に対応しています。

Dropboxアカウントがあれば、料金プランにかかわらず誰でも利用でき、主にテキスト入力、画像の挿入、動画の貼り付け、ToDoリスト作成など、豊富な基本機能が無料で利用可能です。

出典:Dropbox Paper

Pages

PagesはAppleが開発したMacおよびiOS用のワードプロセッサ兼ページレイアウトアプリケーションです。直感的な使い方で初心者にもおすすめで、アップデートごとに機能が向上しています。

テキスト入力、リンク挿入、文字の検索・置換など便利な操作が多数あり、理想的な文書を簡単に作成できます。

出典:Pages

書類を作成した後の管理も重要!

書類作成は、目的に応じて作成のコツやテンプレートを活用しながら、読み手を意識して作成することが重要です。そして作成した書類は誰に共有するのか、どこに保存するのかなど管理するルールを決め、スムーズに運用していくことが求められます。

運用面まで配慮された書類の作成ができるよう、この記事を参考に明日からの書類作成に取り組んでみてください。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

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