• 更新日 : 2024年3月7日

チェックリストアプリおすすめ7選!機能の選び方や効果的な利用方法

チェックリストアプリおすすめ7選!機能の選び方や効果的な利用方法

チェックリストアプリは、業務を漏れなく進めるのに役立つアプリです。作業の可視化や共有ができるほか、スケジュール調整がしやすいメリットがあり、プロジェクトや作業の進捗管理に役立ちます。この記事ではタスク管理を効率よくしたい方に向けて、チェックリストアプリの選び方やおすすめのアプリ、効果的にチェックリストを作成する方法などを紹介します。

チェックリストアプリを利用するメリット

チェックリストアプリとは、タスクや手順をToDoリストとしてまとめ、プロジェクトや作業の進捗を管理できるアプリです。特に複数の作業を抱えているときにはチェックリストアプリが効果を発揮します。

チェックリストアプリによるメリットは次の通りです。

業務の抜け漏れを防ぐ

チェックリストアプリでタスクや手順をリストアップすると、タスクを一覧で把握できるため業務の抜け漏れを防げます。業務に抜け漏れがあると、場合によっては大きなミスや信頼の失墜につながるでしょう。ミスの防止や信頼を失わないためには、チェックリストアプリでタスクを万全に管理することが重要です。

また、紙ベースのメモでは、リストアップしたタスクを見落としてしまう場合があります。アプリの通知機能を使えば、本人が忘れていてもリマインドできるため、見落としややり残しを防ぎやすくなるでしょう。

作業の可視化や共有ができる

チェックリストアプリを活用すると、タスクそのものが一目見て把握できるだけでなく、作業の進捗を可視化できます。進捗を視覚的に把握できると、業務のペース配分の見直しやモチベーション管理に役立つでしょう。

また、チームやプロジェクト間でタスクの把握や共有ができ、個人の仕事だけでなくチーム・プロジェクト全体の仕事がスムーズに進められます。アプリによってはチャットやコメントでやり取りできる機能もあり、コミュニケーションの活性化も期待できるでしょう。

スケジュール調整がしやすい

チェックリストアプリでタスクが明確になると、スケジュール調整がしやすくなります。どのタスクをいつまでに終えればよいのか、タスクに優先順位をつけられるので、重要な課題を見失わずに行動でき、作業の効率化にも役立つでしょう。

外部との商談や複数の締め切り・納期を抱えている場合も、スケジュール通りに進行できるでしょう。また、急なスケジュールの変更やトラブルがあっても、全体の進捗に大きな影響を及ぼさず、無理なくスケジュールを調整できます。

チェックリストアプリの選び方

チェックリストアプリはそれぞれ特徴や機能が異なり、選び方はさまざまです。ここではビジネス利用を想定して、チェックリストアプリの選び方を紹介します。自分に合った機能を探してみましょう。

チームで共有しやすいか

ビジネス利用の場合、チームでタスク管理をすることが多いため、メンバーにまんべんなく情報を行き渡らせることが大切です。そこで、アプリを選ぶ際は、チーム全体で情報共有できる機能が搭載されているかを考えましょう。

タスクを見ながらスムーズにコミュニケーションを取れることが望ましく、お互いにコメントを残せる機能があるアプリがおすすめです。チームの状況に応じて使いやすい機能が備わっているアプリを探しましょう。

マルチデバイス対応か

オフィスのパソコンや出先のスマホ・タブレットなど、さまざまな方法でアクセスできるようマルチデバイスに対応したアプリを選びましょう。

複数のデバイスで使えると、誰がどのデバイスでタスクを作成しても、どこからでも同じ情報を共有できます。また、1つのアプリで一元管理できるので、複数のアプリに同じ情報を入力し直す必要がなく、情報の食い違いも発生しにくくなるでしょう。

タスクに変更があってもリアルタイムで確認しやすいため、スピード感のある対応も実現できます。

無料か有料か

チェックリストアプリには、無料で使えるものと有料のものがあります。ビジネス利用の場合、価格だけでなく機能の違いにも着目しましょう。

無料のアプリは費用がかからず、予算を押さえたい場合に向いているものの、機能が制限されているアプリがほとんどです。一方、有料のアプリは機能が充実している傾向があります。特に複数人での共有機能は有料版のアプリに搭載されているケースが多く、ビジネス目的の利用であれば有料のアプリから探すのがおすすめです。

操作しやすいか

チェックリストアプリは日常的に使うアプリです。操作しやすく、日々のタスク管理が快適になるアプリを選びましょう。タスク管理に時間や手間をかけずにすむように、操作性がシンプルなアプリを選ぶのがおすすめです。

また、複数人で共有する場合は、誰でも操作できるかという点にも注目してください。チームやプロジェクトには新人やアプリの操作が苦手な人もいるかもしれません。タスクを全員で共有するためにも、初めて使う人でも直感で使えるようなアプリを選ぶとよいでしょう。

目的の機能が備わっているか

自分たちの目的に沿った機能が備わっているアプリを選びましょう。必要な機能は、管理するタスクの種類や頻度などによっても異なります。

日常的なタスク管理が多い場合はタスク入力自体が簡単なアプリ、月・週単位で繰り返し同じ業務が発生する仕事であれば、繰り返し入力できるアプリが便利です。

カレンダーやメールなど他のアプリと連携できるものもあります。よく使うアプリと連携できるものがあれば、より効率的にタスク管理ができるでしょう。

チェックリストアプリおすすめ7選(無料あり)

多くのチェックリストアプリがある中で、実際にどのアプリを選択すればよいか判断するのは難しいでしょう。

ここでは、おすすめのチェックリストアプリを、特徴を交えて紹介します。特徴を比較し、自分たちにとって使いやすいアプリを見つけましょう。

Todoist

Todoistは、有料もしくは無料で利用できるチェックリストアプリです。マルチデバイス対応で、Windows・Mac・iPhone・Androidなど多くの端末から利用できます。

タスクにサブタスクを追加できるので、1つのタスクをさらに細分化して管理する場合に便利です。

無料で使える「初心者」プランのほか、「プロ」プランがメンバー1人あたり月額588円、「ビジネス」プランが月額888円です。

参考:Todoist | ToDo リストで仕事と生活を整える

Google ToDo リスト

Google ToDo リストは、Googleが提供するサービスの1種です。GoogleカレンダーやGmail、ドライブなど他のGoogleのサービスと連携して使える点が最大の特徴です。特にGmailでは、メールの内容をそのままタスクに追加できる機能が使え、Googleのサービスをよく使う人に向いています。

また、タスクの繰り返し入力も簡単に行える機能が備わっています。月次・週次などのタスクを管理する際にも便利です。

参考:Google ToDo リストの概要

ToDoリスト

AsanaのToDoリストは、多様な機能を備えたチェックリストアプリです。カスタマイズ性が高く、大小さまざまなタスクを柔軟に管理でき、NIKKEIやソフトバンクなどの大企業でも導入されています。シンプルで見やすく、直感的な操作感も魅力です。

無料版でも充実した機能を利用でき、最大10人のユーザーとタスクを共有できます。有料版では最大500人まで共有できます。また、「Starter」ではワークフロービルダー、「Advanced」ではポートフォリオ機能などが搭載されており、管理職向けの機能も満載です。

参考:To-Do リストソフトウェアアプリ

Microsoft To Do

Microsoft To Doは、マイクロソフトが提供する無料のチェックリストアプリです。WindowsやAndroid、iPhoneと幅広いプラットフォームでタスクの同期を取れるため、オフィスや自宅、外出先などさまざまな場所からタスクを確認できます。

タスクの分類や期日の追加機能も搭載されており、タスク管理が簡単に行える点も魅力です。他のユーザーとの共有も簡単な操作ででき、チーム間での運用にもおすすめできます。

参考:Microsoft To Do アプリ

Checklist

Checklistは、無料で使えるチェックリストアプリです。タスクの入力とチェックに特化した、シンプルで高い操作性が特徴です。

基本のタスク入力は、画面遷移せずに連続で行えるため、わずらわしさを感じにくい作りになっています。他にも、一括でチェックを入れたり外したりする機能や、項目のコピー・移動機能など、簡単な操作でスムーズにタスクを入力できる機能が搭載されています。

リストに未完了の項目数に応じたバッジやリストのフィルタリング表示で、タスクの進捗が一目で分かる点も魅力です。

参考:Checklist – 究極のチェックリストアプリ

Check

Checkは、簡単な操作でチェックリストを作成できる無料のアプリです。機能が厳選されていて分かりやすく、誰でも使える手軽さが魅力です。

「確認リスト」や「会議に必要なもの」といったカテゴリーを作成し、カテゴリーの下にチェック項目を追加します。各項目やチェックボックスが、大きく見やすいように作られています。

複雑なタスク管理よりも、個人のタスクだけを管理する場合や、スピーディーにチェックリストを作りたい場合に便利なアプリです。

参考:Check – 簡単なチェックリスト

Focus To-Do

Focus To-Doは、集中力を最大化する時間管理術「ポモドーロテクニック」の機能を搭載した業務効率化アプリです。WindowsやMacなどのPCに加え、AndroidやiOS系のデバイスなど幅広いプラットフォームで利用できます。Google Chromeの拡張機能としても使えます。

ポモドーロテクニックの機能だけでなく、チェックリスト機能も搭載されており、リマインダーやサブタスク、繰り返し入力などタスク管理の基本的な機能が満載です。タスク管理をしながら作業そのものも効率化したい場合におすすめです。

参考:Focus To-Do

効果的にチェックリストを作成する方法

チェックリストを作成しても、次のような場合はなかなか定着しません。

  • チェック項目が多い
  • 運用の手順が定まっていない
  • 更新されない

そこで、ここではチェックリストを効率的に作成・運用するためのポイントを解説します。

誰が見ても理解できるように作成する

チェックリストそのものを定着させるためにも、誰が見ても一目で理解できるチェックリストを作ることが大切です。リストが分かりやすければ重宝されるようになるでしょう。

一目で分かるようにするには、初めてその業務を実践する人でも分かるように意識するのがポイントです。見出しや項目は大きく見やすい表示で、項目も関連性の高いカテゴリーでまとめると、必要な項目を探しやすく親切なリストになります。

色つきのリストを作る場合も、視認性を重視して色を選ぶとよいでしょう。

チェックリストの判断基準を曖昧にしない

各項目の判断基準が曖昧な場合、正しくチェックできなくなり、チェックリストが形骸化する恐れがあります。誰がチェックしても同じ結果になるように意識し、明確に判断できるような項目を設けましょう。

基準を明確に示すには、「確認」「理解」といった曖昧なフレーズを使わず、具体的な表現を使いましょう。たとえば数値で表すことは、明確な表現方法の1つです。数値化が難しい項目も、チェックしてほしい箇所や状態などを具体的に記載すると、人によって判断がブレにくくなります。

文章は簡潔にする

チェックリストの項目は難しい表現や冗長な言い回しを避け、簡潔な文章で表すようにしましょう。文章が簡潔だとチェックする際に短い時間で意味が理解でき、チェックにかける時間を短縮できます。また、誰が読んでも認識のズレが起きにくく、同じ意味に取れる表現を使いましょう。

項目をダラダラと一文で表現しようとすると、文章が読みにくくなります。文章をシンプルにまとめるためには、箇条書きやサブタスクを活用するのもおすすめです。

状況に応じてチェックリストを更新する

現場の状況や作業内容は変化します。チェックリストの内容が古くなるとチェックの意味がなくなり、リストも形骸化します。状況に応じてチェックリストを更新し、リストの内容を現場の実態に即した状態に保つことが大切です。

現場の状況に合わせて更新のタイミングを定めると、更新が滞りにくくなります。半年に1回は内容を見直すと、リストの正確性を保てるでしょう。また、更新作業の負担を軽くするために、手軽に更新できるツールやアプリを取り入れるのも有効です。

チェックリストアプリを活用して業務の抜け漏れを防ごう

チェックリストアプリとは、タスクや手順などをToDoリストとしてまとめて管理できるアプリのことです。タスクを一覧で把握できるため、業務の抜け漏れを防いだり作業を可視化できたりするメリットがあります。チェックリストアプリを選ぶときは、プランの価格だけでなく、共有のしやすさや機能性・操作性を考慮しましょう。


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