• 更新日 : 2024年1月18日

おすすめスケジュール管理ツール・アプリ7選(ビジネス向け)

おすすめスケジュール管理ツール・アプリ7選(ビジネス向け)

スケジュール管理とは、個人やチームが日々の業務を効果的に計画し、時間を最適に活用するためのプロセスです。何をいつ行うか、どのタスクの優先順位が高いかなどを明確にし、組織の目標達成や生産性の向上に役立てます。

本記事ではスケジュール管理の目的やメリットを解説するとともに、おすすめのスケジュール管理ツール・アプリを紹介します。

スケジュール管理とは?

スケジュール管理とは、何を・いつ行うかという計画を立て、予定通りに実行することです。何をいつ行うか、どのタスクを優先するか、期限はいつまでかなどを明確にし、目標達成や業務の効率化を図ります。

ここでは、スケジュール管理の目的やメリットをみていきましょう。

スケジュール管理の目的

スケジュール管理の目的は、主に以下の2点です。

  • 時間を効率的に活用する
  • タスクの優先順位をつける

スケジュール管理により時間を効率的に活用し、時間の浪費を防ぐことが目的です。計画的にスケジュールを立てることで、限られた時間の中で少しでも多くのタスクを達成できます。

スケジュール管理は、タスクの優先順位をつける目的もあります。重要なタスクを特定し、優先的に処理することで効率良く仕事をこなし、目標達成を早めることが可能です。

スケジュール管理のメリット

スケジュール管理を行うことで、次のようなメリットを得られます。

  • やるべき作業が明確になる
  • タスクの漏れを防ぐ
  • 急な状況変化に対応できる

スケジュール管理により作業予定が可視化され、やるべき作業が明確になります。時間とエネルギーを重要な仕事に集中させて、業務効率を高めることが可能です。

また、スケジュール管理はタスク漏れを防ぐ役割もします。スケジュール管理をしていないと、あとでやろうとしたことを忘れてしまう可能性があるでしょう。スケジュール管理では作業予定を記録し、予定通りに実行するため、大事なタスクを漏らすリスクがありません。

予定はそのまま進むとは限らず、相手の都合で急に変わることもあります。スケジュール管理をしていないと、急な状況変化に対応できないこともあります。スケジュール管理していれば、他の作業の期限が全体的に把握できるため、急な状況変化にも対応しやすい点がメリットです。

スケジュール管理ツール・アプリの選び方

スケジュール管理ツール・アプリはさまざまな種類があり、選ぶのに迷うかと思います。選ぶ際は、次の3点をポイントにすると目的に沿ったツール・アプリを選べます。

  • 料金(無料/有料)・試用期間があるか
  • 個人やチームなど目的に沿った機能があるか
  • 使い勝手に問題はないか

スケジュール管理ツール・アプリの選び方をみていきましょう。

料金(無料/有料)・試用期間があるか

長く使う上でツール・アプリの価格は重要です。無料のアプリはコストの心配なく気軽に使えるため、まず試してみたい場合や、頻繁に使わない場合に向いています。ただし、広告表示が邪魔だったり、使える機能が限られたりすることがあるでしょう。

タスクが多く、さまざまな機能が必要な場合は、購入するか毎月課金するタイプのツール・アプリがおすすめです。豊富な機能を備えたツール・アプリが多く、目的に合わせて便利な機能を利用できます。

有料版は試用期間を設けているタイプもあるため、まず使い勝手を試してみるとよいでしょう。

個人やチームなど目的に沿った機能があるか

スケジュール管理のツール・アプリは目的により必要な機能は異なるため、目的に沿った機能があるかどうかで選びましょう。

個人で使う場合は、日々の予定を整理しやすいものを選んでください。同期やクラウド機能がついたものであれば、スマホだけでなくPC・タブレットなど別のデバイスからも編集ができます。

プロジェクトの進捗管理などチームで使う場合は、メンバーとのスケジュール共有ができるものを選びましょう。

使い勝手に問題はないか

操作しやすく、使い勝手が良いことも重要なポイントです。メニューやアイコンがわかりやすく、スケジュールの作成・編集・確認・共有などが効率的に行えるものを選びましょう。

直感的に目的の操作ができる、データ入力がシンプルにできるといった点に着目してください。

自分の作業スタイルにカスタマイズできる機能があれば、さらに使いやすさが向上します。

おすすめのスケジュール管理アプリ7選

数あるスケジュール管理アプリの中から、特におすすめを7つ紹介します。

Googleカレンダー

カレンダー形式で、スケジュール帳と同じように毎日の予定を書き込んで管理できるアプリです。PC やスマホ、タブレットに対応し、どこからでも予定を作成・確認ができます。ビデオ会議の追加やToDoリスト作成など、豊富な機能が揃っています。

Gmailと連動し、施設やフライト・ホテルなどの予約が自動で追加できるのもおすすめポイントです。

Asana

タスクやプロジェクトを一元管理できる、チーム向けのアプリです。チームの計画やプロセスについて、関係者全員がクラウド上でリアルタイムに把握できます。

業務に必要な情報・コミュニケーション・必要な書類などをタスク単位で紐付けができ、メンバーの動きや仕事を整理して可視化できます。

自分のタスクが組織の目標にどう結びついているのか、どのプロジェクトにつながり、誰が関係しているのかをデータで把握できる点が便利です。

Microsoft To Do

マイクロソフトのアカウントがあれば無料で利用できるアプリです。簡単な操作で、日常生活からビジネスまで幅広いシーンでToDo管理でき、効率的な時間管理が可能です。

PC、スマホなどに対応し、デバイス間でスケジュールを迅速に同期できます。スケジュールはクラウド環境上に保存されるため、チームメンバーとの共有も簡単です。

サイボウズ Office

ビジネスにおける使い勝手を追求したアプリです。掲示板やメッセージなど、社内の情報共有やコミュニケーションを円滑にするさまざまな機能を搭載しています。

PCやスマホなどのデバイスに対応し、高いセキュリティを確保しながら社外からも簡単にアクセスできる点が便利です。導入前と後には丁寧なフォローとサポートが用意されており、社内で初めて導入するグループウェアでも安心して利用できます。

TeamOn

スケジュール共有やタスク管理、グループチャット、ファイル共有を一元化できるアプリです。社員やチームメンバーのスケジュール予定・ビジネスカレンダーが一目瞭然になり、同じスケジュールに複数メンバーを招待できます。メンバーとのスケジュール共有や調整・管理も簡単です。

メッセージのやり取りや、さまざまなファイル共有ができるグループチャットも搭載しています。ボイスメッセージやインターネット電話、グループビデオ会議の利用も可能です。

LINE WORK

LINEとつながるビジネスチャットで、スケジュール管理もできるアプリです。LINEの使いやすさを踏襲したチャットに加え、掲示板やカレンダーなど、ビジネスに必要な機能をひとつのアプリに搭載しています。

他部署のメンバーとグループを作成してプロジェクトを管理でき、必要な情報をひとつに集約して効率的な管理が可能です。

Time Tree

予定の共有と相談が簡単にできるコミュニケーションアプリです。カレンダーひとつで、決まった予定の共有や相談が簡単にできます。新しく作った予定や変更した予定は相手に素早く通知するため、大切な予定を忘れることがありません。

家族や友人など、コミュニティの数だけカレンダーを作れて、それぞれの予定を管理できます。

スケジュール管理の能力を高めるコツ

スケジュール管理能力を高めるには、いくつかのコツがあります。

ここでは、スケジュール管理を行う際に押さえたいポイントを紹介します。

やるべき業務をすべて把握し、漏れなく記載する

スケジュール管理能力を高めるには、やるべき業務を把握し、漏れなく書き出すことが大切です。

仕事は誰かとの約束やタスク、予定外の業務の3種類に分かれ、これらを把握し、次の順番で管理します。

  • 約束を書き出す
  • 約束の合間にタスクを配置する
  • 予定外の業務を考慮して空白を残す

まずはこの手順を基本にスケジュール管理を始めましょう。

作業に要した時間を記録する

スケジュール管理能力には時間を見積もる能力も必要です。作業に要した時間をこまめに記録しておけば、次に同じ業務を行うとき、どのぐらいの時間がかかるかを推測する際に役立ちます。初めて行う業務でも似たような業務の記録を参考にすれば、所要時間を見積もれるでしょう。

所要時間の記録は、タスクをできるだけ細分化することがおすすめです。細分化することで、どのプロセスに時間かかっていたかがわかります。時間を見積もる能力が向上し、スケジュール管理能力を高めるでしょう。

優先順位を決める

スケジュール管理能力では、タスクの優先順位をつける能力も大切です。仕事上の各タスクは「重要」「重要でない」「緊急」「緊急でない」のいずれかを判断し、4つの項目に振り分けましょう。同じ項目に複数のタスクがある場合、重要性あるいは緊急性が高いものを優先します。

重要性かつ緊急性の高いものは最優先に行い、そのあと重要性が高いもの・緊急性が高いものの順に対応していきます。

共通するタスクをまとめる

共通するタスクをまとめることも、スケジュール管理能力のひとつです。例えば「会議資料の作成」と「計画書の作成」は、どちらも資料作成で共通しています。

同じ作業内容のものを連続して行うことで集中力が途切れにくく、効率が良くなります。優先順位が変わらず、内容が共通するタスクを連続で行うようにするとよいでしょう。

振り返りを行う

1日の終わりにスケジュール管理の達成度を振り返ることも、スケジュール管理能力を高めるポイントです。振り返ることで、反省点や今後の改善点がわかります。

以下の点に着目し、スケジュールがずれた理由を振り返りましょう。

  • 予定より長引いた仕事はないか
  • 重要性の低いタスクにどのくらい時間をかけたか
  • 予定外の仕事があったか

スケジュール管理がうまくできなかった原因を見つけ、同じようなことにならないよう改善策を考えましょう。

スケジュール管理はコツを押さえよう

スケジュール管理は時間を効率的に活用し、タスクの優先順位をつける目的で行います。やるべき作業が明確になり、タスクの漏れを防ぐなどのメリットがあります。

スケジュール管理のツール・アプリを選ぶときは、目的に沿った機能があるか、使い勝手は良いかなどをポイントに選びましょう。また、スケジュール管理能力を高めるにはコツがあるため、把握しておくと、より効率的に時間管理ができます。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

※本サイトは、法律的またはその他のアドバイスの提供を目的としたものではありません。当社は本サイトの記載内容(テンプレートを含む)の正確性、妥当性の確保に努めておりますが、ご利用にあたっては、個別の事情を適宜専門家にご相談していただくなど、ご自身の判断でご利用ください。

関連記事