- 更新日 : 2024年7月3日
スプレッドシートの共有方法は？使い方やよくあるトラブルを解説
Googleスプレッドシートには共有機能があり、ほかのメンバーと共同編集が可能なため、多くのビジネスシーンで活用されています。しかし、スプレッドシートの共有方法が複雑なため、上手く使いこなせない方も少なくないのではないでしょうか。
この記事では、スプレッドシートの共有方法と使い方、スプレッドシートのよくあるトラブルについて解説します。
目次
Googleスプレッドシートとは？
Googleスプレッドシートとは、Google社が提供する無料表計算ソフトです。Webブラウザ上でリアルタイムの共同編集が可能で、互換性のあるExcelファイルをそのまま編集することもできます。
アプリのインストールは不要で、Googleアカウントさえあれば誰でも無料で利用可能です。ユーザーの間では「スプレッドシート」の略称で呼ばれ親しまれています。
スプレッドシートの主な使い方
スプレッドシートの主な使い方は以下のとおりです。
- Webブラウザ上で表計算ができる
- Excelの変換ができる
- 複数人で共有・共同編集ができる
- コメントでコミュニケーション可能
- スマホからも利用可能
それぞれの使い方について見ていきましょう。
Webブラウザ上で表計算ができる
Googleスプレッドシートでは、Excelのような表計算をWebブラウザ上で素早く簡単に行えます。
WindowsでもMacでもWebブラウザから同じインターフェースで利用でき、アプリをインストールする必要もありません。
スマートフォン・タブレットであればモバイル版アプリが用意されているため、いつでもどこでもオンライン上での表計算が可能です。
Excel の変換ができる
GoogleスプレッドシートとExcelには互換性があります。
そのため、ExcelファイルをGoogleドライブにアップロードすれば、変換の必要なくそのままスプレッドシートで編集可能です。
またGoogleスプレッドシートで作成したシートを、Excel形式でダウンロードすることもできます。
複数人で共有・共同編集ができる
Googleスプレッドシートの特筆すべき点は、複数人による同時編集が可能なことです。
これまでは表計算ソフトを利用する場合、その都度メールにファイルを添付してお互いに送信し合いながら編集するのが一般的でした。
共同編集機能を活用すれば、ひとつのファイルで複数人による共同編集ができるため、作業効率が大幅に向上します。
コメントでコミュニケーション可能
Googleスプレッドシートでは、他のチャット機能を使わなくとも、シート内でコミュニケーションをとれます。
単にシートを共同編集するだけだと、共同作業者が「なぜそのように編集したのか」といった理由や背景が分からず、意思疎通の面でトラブルに発展することもあるでしょう。
コメント機能を用いれば、作成した表について複数のメンバーで議論できるため、スムーズな意思疎通を図れるようになります。
スマホからも利用可能
Googleスプレッドシートは、iPhoneやAndroidなどのスマートフォンからも利用できます。
ただし、パソコンと比べると画面が小さいため、本格的な編集には向きません。出先でシートを確認したり、簡単な編集を行ったりする用途であれば十分に使えるでしょう。
【PC版】スプレッドシートを共有する方法
Googleスプレッドシートの共有方法を2点紹介します。以下を参考にして、スムーズにシート共有を行いましょう。
メールアドレスで共有する
Googleスプレッドシートをメールアドレスで共有する手順は、以下のとおりです。
- 共有するファイルを選択
- シート編集画面で「共有」をクリック
- 共有相手のメールアドレスもしくはグループを入力し「完了」をクリック
- 共有相手に付与するアクセス権限を「閲覧者」「閲覧者（コメント可）」「編集者」の3種類から選択（共同編集したいときは「編集者」を、勝手に編集されるのを防ぎたいときは「閲覧者」を選ぶ）
- 「送信」をクリックして完了
リンクで共有する
Googleスプレッドシートをリンクで共有するには、以下の手順を踏みます。
- 共有するファイルを選択
- シート編集画面で「共有」をクリック
- 「リンクを取得」で「リンクをコピー」をクリック
- アクセス権限を変更するには「変更」をクリックして「閲覧者」「閲覧者（コメント可）」「編集者」のいずれかを選択
- リンクをコピーしてGmailなどで共有
【スマホ版】スプレッドシートを共有する方法
Googleスプレッドシートは、スマートフォンアプリでも使えます。Googleスプレッドシートのファイルをスマートフォンで共有する方法は、以下のとおりです。
- Googleスプレッドシートアプリを起動して、共有するファイルを選択
- 共有ボタン（人型のアイコン）をクリック
- 「ユーザーまたはグループを追加」の欄に共有したい相手のメールアドレスを入力
- 共有相手に付与するアクセス権限を「閲覧者」「閲覧者（コメント可）」「編集者」の3種類から選択（共同編集したいときは「編集者」を、勝手に編集されるのを防ぎたいときは「閲覧者」を選ぶ）
- 送信ボタン（手紙のアイコン）をクリックして完了
スプレッドシートのファイル共有を解除する方法
一度共有したスプレッドシートは、以下の手順で共有設定を解除できます。
- 共有を解除したいファイルを選択
- シート編集画面で「共有」をクリック
- 共有を解除したいユーザーを見つける
- 名前の右側に表示されているプルダウンメニューをクリック
- 「アクセス権を解除」をクリック
- 「保存」をクリックして完了
スプレッドシートのよくあるトラブル
Googleスプレッドシートで起こりがちなトラブルと対処法を紹介します。
Googleスプレッドシートは多機能なゆえ、上手に活用しなければトラブルを引き起こす可能性もあるため、以下の内容を確認するようにしましょう。
共有できないときの確認ポイント
Googleスプレッドシートのファイルを共有できない場合、まずはシークレットモードでログインできるか確認しましょう。
Google Chromeであれば「設定ボタン」から「新しいシークレットウインドウ」をクリックするか、「Command + Shift + N」のショートカットキーでシークレットモードに入れます。
シークレットモードでスプレッドシートにログインできる場合は、ブラウザが原因かもしれません。拡張機能の使用を一時停止してみたり、別のブラウザを試してみたりしてください。
また、そもそもログインできているかどうかも確認しましょう。権限をアドレスで付与されている場合は、共有しているアカウントでログインしていないとシートには入れません。
一度ログアウトして再度ログインする手段も有効なため、問題が解決しない場合は試してみましょう。
ファイルが消えたときの対応法
何らかの理由によりファイルが消えてしまった場合でも、削除から30日以内かつスプレッドシートの作成者（オーナー）であれば復元可能です。
オーナーによるファイルの復元手順は以下のとおりです。
- Googleドライブにアクセスし、サイドバーから「ゴミ箱」をクリック
- 削除したファイル一覧が表示されるので、復元したいファイルを右クリックして「復元」を選択
もしオーナー以外のメンバーが共有ファイルを削除してしまった場合は、誰のゴミ箱にもデータが残らないため、以下の操作でデータを復元します。
- Googleドライブにアクセスし、画面右上に表示される「！（感嘆符マーク）」をクリック
- 「履歴」をクリックし、復元したいファイルを右クリックして「コピーを作成」を選択
以上の手順で、マイドライブにデータが復元されます。
スプレッドシートを共有して業務効率化を図ろう
この記事では、Googleスプレッドシートの共有方法と使い方、スプレッドシートのよくあるトラブルについて解説しました。
Googleスプレッドシートの基本的な使い方と共有方法を押さえておけば、オンラインでのスムーズな共同編集が可能です。
Googleスプレッドシートの共有機能を有効活用して、生産性向上を実現しましょう。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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