- 作成日 : 2024年7月24日
社内コミュニケーションツールで解決できることは？目的別おすすめ12選！
社内コミュニケーションツールとは、社員同士でコミュニケーションがとれるビジネス用ツールのことです。導入することで、リモートワークで直接会話ができない場面でも意思疎通ができ、チームワークや生産性の向上が期待できます。この記事では、社内コミュニケーションツールで解決できることと、おすすめの社内コミュニケーションツール（無料あり）を12種類紹介します。
目次
社内コミュニケーションツールとは？
社内コミュニケーションツールとは、社員同士のコミュニケーションをスムーズに行うためのツールです。チャットや通話ができるツールだけでなく、ファイルの共有やタスク管理ができるツールもあります。
現代ではさまざまな連絡手段がありますが、社内で利用するツールを統一することで伝達がスムーズになり、過去のやり取りも確認しやすくなります。
また、社内コミュニケーションツールはメールよりも気軽に連絡がとりやすいツールです。ちょっとした相談がしやすくなり、仕事のスピードや社員のモチベーションを上げる効果も期待できるでしょう。
9割以上が社内コミュニケーション不足で業務の障害になると感じる
HR総研が2023年1月に実施した「社内コミュニケーション」に関するアンケートによると、9割以上が「社内のコミュニケーション不足が業務の障害になる」と感じていることがわかりました。
具体的には、迅速な情報共有や部署間の連携に支障をきたすと認識されており、さまざまな業務に影響が出ていることが推測されます。社内コミュニケーションが不足すると、同じプロジェクトを遂行するチームメンバー同士であっても、認識のズレや確認不足が生じて、大きなミスにつながります。
また、経営陣と社員のような縦の関係性だと、もっとも多く障害が起きているとされたのが「目指す方向への認識の統一」です。経営陣が目指すビジョンが社員に伝わらなかったり、現場の状況を経営陣が把握できていなかったりすると、離職率が上がるリスクもあるでしょう。
社内コミュニケーションツールの導入で解決できること
社内コミュニケーションツールを導入すると、以下のメリットがあります。
- 幅広く同時に情報伝達ができる
- タスクの進捗状況を把握しやすい
- 上司と部下のコミュニケーションが円滑になる
- 対面での会議を減らすことができる
- 仕事の品質や生産性の向上につながる
幅広く同時に情報伝達ができる
社内コミュニケーションツールを使うと、1対数人の情報伝達が可能になります。たとえば、通常の電話では1対1のところ、ZoomやGoogle MeetといったWeb会議ツールを使えば、複数人との会話が可能です。
また、メールを複数人に送信する場合、全員のアドレスを把握し、宛先に入れる必要があります。一方、SlackやChatworkといったチャットツールでは、グループを作成すれば、簡単に複数人とのやり取りが可能です。
また、Google Driveのようなファイル共有ツールを使うと、さまざまな形式のファイルを保存し、同時に複数人が確認できます。必要な相手に毎回ファイルを送らなくて済むため、効率的な情報共有が可能です。
タスクの進捗状況を把握しやすい
TrelloやAsanaのようなタスク管理ツールを使うと、タスクの進捗状況をチェックできます。たとえば、ある案件のタスクをツールで入力しておけば、同じチームのメンバー間で進捗状況の把握が可能です。進捗を共有することで、遅れている業務へのリソースを増やしたり、早い段階で課題解決に取り組めたりします。
とくに、入社したばかりの社員や新しいチームにジョインした際は、どのタスクから取り組むべきか迷うこともあるでしょう。タスク管理ができる社内コミュニケーションツールは、優先度を明確にし、スケジュール通りの業務遂行に役立つでしょう。
上司と部下のコミュニケーションが円滑になる
社内コミュニケーションツールを使えば、手軽に連絡することが可能です。メールのように形式的な挨拶も不要なため、連絡のハードルが下がり、上司と部下のコミュニケーションも円滑になります。
また、ツールによっては、社内SNSのような形で仕事に関係ない趣味の話をするコミュニティをつくることも可能です。チームメンバーだけでなく、部署や役職を超えたコミュニケーションがしやすくなるでしょう。
対面での会議を減らすことができる
Web会議ツールを導入すれば、対面での会議を減らせます。対面の会議では会議室の確保が必要であり、全員が時間を作って特定の場所に集まらなければなりません。とくに、人数の多い会議を開く際は日程調整に苦労するでしょう。
Web会議ができる社内コミュニケーションツールを使うと、オンライン上で複数人と会議ができるため、場所やタイミングの幅が拡大します。スケジュールを立てやすくなったり、参加人数が増えたりなど、メリットも多いでしょう。
対面の会議が必要な場面もありますが、議論内容がオンラインで十分であれば、Web会議ツールをうまく活用すると時間を有効活用できるようになります。
仕事の品質や生産性の向上につながる
社内コミュニケーションツールを使うと、仕事の品質が上がります。社員一人ひとりが持つ情報やノウハウを共有しやすくなったり、社員同士のコミュニケーションが活発化して新しいアイディアが生まれやすくなったりするためです。
業務連絡が口頭ではなく、文字として記録に残る点も特徴です。伝え忘れや確認漏れといったミスを減らすことにもつながるでしょう。
また、チャットで連絡すれば相手を待つ必要がありません。直接だと相手に話しかけるタイミングを見計らう必要がありますが、チャットなら聞きたいことをあらかじめ連絡しておき、お互いが空いたタイミングでコミュニケーションがとれます。時間ロスを軽減し、生産性の向上にもつながるでしょう。
社内コミュニケーションツールの主な機能
社内コミュニケーションツールには、さまざまな種類と機能があります。以下では、5つの主な機能・メリット・選び方を紹介します。
- チャット・グループチャット機能
- ファイル共有
- タスク管理
- Web会議・通話機能
- Web社内報
チャット・グループチャット機能
チャットとは、リアルタイムで離れた場所にいる人とコミュニケーションを行う手段です。打ち込んだ文字が相手へ即時で届き、迅速なコミュニケーションがとれるのが特徴です。また、グループチャットは特定の部屋を作り、複数人でチャットを行う機能を指します。
チャット機能はリアルタイムでやり取りができるため、スピーディーな対応が求められる場面で役立ちます。異なる場所にいても、一度に複数人へ連絡ができることもメリットになるでしょう。
チャットツール内では、社内のさまざまな情報が行き来することになります。チャットツールを選ぶ際は、高いセキュリティを備えているかチェックするとよいでしょう。
ファイル共有
社内コミュニケーションツールには、ファイル共有が可能なタイプもあります。Excel・Wordのようなドキュメントや、画像・動画などのメディアの共有が可能です。
また、ファイル共有ツールには以下の2種類があります。
| 種類 | 特徴 |
|---|---|
| ファイル転送型 | ファイルを送る機能に特化している |
| クラウドストレージ型 | ファイルをアップロードして保管できる |
ビジネスシーンでは、保管が可能で情報共有がしやすいクラウドストレージ型を利用するとよいでしょう。
社内の情報を一箇所に集約できる便利な機能ですが、データ容量が少ないとそのメリットを発揮できません。とくに、容量が大きいメディアを保管することが多い場合は、データ容量を確認したうえでファイル共有ツールを選んでください。
タスク管理
タスク管理ができる社内コミュニケーションツールでは、タスクを可視化し、複数人で進捗を確認できます。
リモートワークをする企業が増えている現代では、社員それぞれの働きが見えにくいという課題があります。タスク管理ツールを導入することで、上司が部下へのマネジメントをしやすくなったり、遅れているタスクをチームでカバーしやすくなったりするでしょう。
タスク管理ツールでは、それぞれのツールで持つ機能が異なります。たとえば「ガントチャート」の機能があれば、チームメンバーそれぞれのタスクの流れを把握し、スケジュール通り動けているかチェックすることが可能です。通知機能があれば、タスクの抜け漏れや遅れを防ぎやすくなるでしょう。
重視する機能は何かを考慮し、必要な機能が備わったタスク管理ツールを選んでみてください。
Web会議・通話機能
Web会議・通話機能のある社内コミュニケーションツールでは、オンラインで複数人と会議や通話ができます。映像と音声のリアルタイムの通信ができるほか、会議の中で必要なテキストやURLを送ったり、自分のパソコン画面を見せながら説明などができる「画面共有」ができたりします。
Web会議や通話機能のツールを導入する際のポイントは、利用目的に合わせて選ぶことです。全社で利用するなど利用人数が多い場合は、同時接続できる人数をチェックしたり、通信の安定性を考慮したりするとよいでしょう。
Web社内報
Web社内報とは、専用ツールによってWeb上で作成・公開する社内報のことです。社内報は、経営方針の情報共有を目的のひとつとしていますが、リモートワークが進む昨今では紙媒体よりWebで共有することが注目されています。
Web社内報であればペーパーレスなのでコストを抑えられたり、コメント機能が付いていれば社内のコミュニケーション活性化につながるでしょう。
【チャット】おすすめの社内コミュニケーションツール（無料あり）
チャットは、一度に複数人への連絡が気軽にできる便利な機能であり、社内コミュニケーションツールに欠かせません。以下では、おすすめのチャットツールを紹介します。
- Slack
- Chatwork
- Microsoft Teams
Slack
Slackはチャット機能だけでなく、ビデオ通話・ファイル管理・リマインダーなど、あらゆる業務効率化のための機能が備わっているチャットツールです。
Googleアプリとの連携がしやすいため、普段の業務でGoogleアプリをよく利用する企業に向いているでしょう。
| 料金 | ・フリー：無料 ・プロ：月額1,018円 ・ビジネスプラス：月額1,760円 ・Enterprise Grid：要お問い合わせ ※税込み表記 ※年契約の場合 |
| 運営会社 | 株式会社セールスフォース・ドットコム |
| 公式サイト | https://slack.com/intl/ja-jp |
※2024年7月1日現在
Chatwork
ChatWorkは日本企業が提供するチャットツールで、44万社以上の利用実績があります。国際的なセキュリティ規格を取得しており、セキュリティ水準も高いのが特徴です。
機能がシンプルであるため、チャットコミュニケーションが初めての人や、年配の人が多い企業に向いているでしょう。
| 料金 | ・フリー：無料 ・ビジネス：月額770円 ・エンタープライズ：月額1,320円 ※税込み表記 ※年契約の場合 |
| 運営会社 | 株式会社kubell |
| 公式サイト | https://go.chatwork.com/ja/ |
※2024年7月1日現在
Microsoft Teams
Microsoft Teamsは、マイクロソフトが運営するチャットツールです。OutlookやExcelなどの「Microsoft 365」ツールとの連携ができるため、Windowsのパソコンを利用する企業で使いやすいでしょう。
| 料金 | ・Microsoft Teams Essentials：月額659円・Microsoft 365 Business Basic：月額989円 ・Microsoft 365 Business Standard：月額2,061円 ※税込み表記 |
| 運営会社 | Microsoft社 |
| 公式サイト | https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software |
※2024年7月1日現在
【ファイル共有】おすすめの社内コミュニケーションツール（無料あり）
ファイルを共有するツールがあると、社内メンバーに必要な資料や情報が簡単に共有できるようになります。おすすめのファイル共有ツールは以下のとおりです。
- Google Drive
- Dropbox
- Microsoft OneDrive
Google Drive
Google Driveは、文書や画像などのファイルを保存および編集できるオンラインストレージサービスです。Microsoft Officeなど、Google以外の文書も格納することが可能です。
自社ではGoogleアプリを利用していて、取引先ではMicrosoft Officeを利用している場合などに便利でしょう。
| 料金 | ・個人向け：無料 ・Business Standard：月額1,360円 ※年契約の場合 |
| 運営会社 | Google社 |
| 公式サイト | https://www.google.com/intl/ja_jp/drive/ |
※2024年7月1日現在
Dropbox
Dropboxは、世界中の7億人以上のユーザーが利用するオンラインストレージサービスです。Dropboxのアカウントを持っていない人でもフォルダにアクセスでき、簡単にファイルの保存・共有が可能になります。
複数の場所やデバイスからアクセスできるため、海外で働くメンバーや海外の企業とファイル共有をする企業に向いているでしょう。
| 料金 | ・Plus：月額1,200円 ・Essentials：月額2,000円 ・Business：月額1,500円 ・Business Plus：月額2,400円 ※税込み表記 ※年契約の場合 |
| 運営会社 | Dropbox社 |
| 公式サイト | https://www.dropbox.com/ja/ |
※2024年7月1日現在
Microsoft OneDrive
Microsoft OneDriveは、Microsoftのストレージサービスです。OneDrive内で保存したファイルは自動でバックアップされ、誤って削除しても30日以内であれば復元もできます。
「OneDrive」から直接Excelを開けるなど、Microsoft製品との相性が良いため、Office365ユーザーやWindowsユーザーが多い企業に向いています。
| 料金 | ・OneDrive for Business （Plan 1）：月額824円 ・Microsoft 365 Business Basic：月額989円 ・Microsoft 365 Business Standard：月額2,062円 ※税込み表記 |
| 運営会社 | Microsoft社 |
| 公式サイト | https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/onedrive/online-cloud-storage |
【タスク管理】おすすめの社内コミュニケーションツール（無料あり）
タスク管理ツールがあれば、タスクの進捗やスケジュールを管理できるようになり、業務効率が向上します。おすすめのタスク管理ツールは、以下のとおりです。
- Trello
- Asana
- Backlog
Trello
Trelloは、直感的に使える利便性の高さと、カスタマイズのしやすさが特徴のタスク管理ツールです。タスクごとにカードを作成してボードに貼り、誰が進行していて、今どのようなステータスなのかを一目でチェックできます。
抱える案件の量が多いと、タスクひとつずつを見ていくのは大変です。メンバーの多いチーム編成をする企業でTrelloを利用すれば、チームリーダーや上長が一覧でタスクを把握でき、マネジメントがしやすくなるでしょう。
| 料金 | ・FREE：無料 ・STANDARD：月額5ドル ・PREMIUM：月額10ドル ・ENTERPRISE：月額17.5ドル ※年契約の場合 |
| 運営会社 | Atlassian社 |
| 公式サイト | https://trello.com/ja |
※2024年7月1日現在
Asana
Asanaは、ポートフォリオ機能やオートメーション機能など、独自の機能を搭載したタスク管理ツールです。ポートフォリオ機能では複数のプロジェクト全体をチェックできたり、オートメーション機能ではルーティンタスクなどを自動で処理できたりします。
個人のやるべきことを明確化するのに優れているツールであるため、個人タスクの多い企業に向いています。
| 料金 | ・Personal：無料 ・Starter：月額1,320円 ・Advanced：月額2,970円 ※税込み表記 ※年契約の場合 |
| 運営会社 | Asana社 |
| 公式サイト | https://asana.com/ja |
※2024年7月1日現在
Backlog
Backlogは、経済産業省や大手企業を含む、14,000件以上の契約数を誇る日本企業が提供するタスク管理ツールです。タスク進捗ができるのはもちろんのこと、ファイルの共有やコメント・スタンプなどでコミュニケーションがとれるのも特徴です。
人数によって料金が変わらないため、大人数の組織に向いています。
| 料金 | ・スターター：月額2,970円 ・スタンダード：月額17,600円 ・プレミアム：月額29,700円 ・プラチナ：月額82,500円 ※スターターは30人まで、ほかは人数無制限 ※税込み表記 ※年契約の場合 |
| 運営会社 | 株式会社ヌーラボ |
| 公式サイト | https://backlog.com/ja/ |
※2024年7月1日現在
【Web会議】おすすめの社内コミュニケーションツール（無料あり）
社内メンバーと連絡をとる際、チャットツールは気軽で便利ですが、会議や通話をする場面では「Web会議」ができるツールが便利です。以下では、おすすめのWeb会議ツールを紹介します。
- Zoom
- Google Meet
- Microsoft Teams
Zoom
Zoomは、URLのみで誰でもWeb会議に参加できるツールです。専用アプリのインストールが不要なので、社外の人とも気軽に会議をセッティングできます。
最大1,000名の大規模なミーティングにも利用でき、接続環境の安定性が高いため、社員数が多い企業の全社ミーティングなどに向いています。
| 料金 | ・ベーシック：無料 ・プロ：月額1,948円 ・ビジネス：月額2,750円 ・ビジネスプラス：月額3,152円 ・エンタープライズ：要お問い合わせ ※税込み表記 ※年契約の場合 |
| 運営会社 | Zoom Video Communications, Inc. |
| 公式サイト | https://zoom.us/ja |
※2024年7月1日現在
Google Meet
Google Meetは、Googleアカウントを持っていれば誰でも主催者になることが可能で、操作性のシンプルさとわかりやすさが特徴のWeb会議ツールです。月額680円の最安のプランでも、最大100名で24時間の会議ができます。
できるだけコストを抑えつつ、シンプルな機能だけ求めている企業におすすめです。
| 料金 | ・Business Starter：月額680円 ・Business Standard：月額1,360円 ・Business Plus：月額2,040円 ・Enterprise：要お問い合わせ ※年契約の場合 |
| 運営会社 | Google社 |
| 公式サイト | https://meet.google.com/ |
※2024年7月1日現在
Microsoft Teams
Microsoft Teamsはチャットで社内コミュニケーションがとれるツールですが、Web会議や通話もできます。Web会議中には、議事録など保管しておきたいデータを「会議スレッド」にアップロードしてまとめておくことも可能です。
Microsoft Teamsは、チャット・Web会議・ファイル共有などさまざまな機能が備わっているため、ひとつのツールに集約したいと考えている企業に向いています。
| 料金 | ・Microsoft Teams Essentials：月額659円 ・Microsoft 365 Business Basic：月額989円 ・Microsoft 365 Business Standard：月額2,061円 ※税込み表記 |
| 運営会社 | Microsoft社 |
| 公式サイト | https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software |
※2024年7月1日現在
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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