- 作成日 : 2024年11月5日
ペーパーレス化に伴う案内文の文例集！社内社外・請求書など書き方を解説
請求書など社外・社内文書のペーパーレス化にあたっては、関係者へあらかじめお知らせして、電子化に向けた対応を依頼する必要があります。取引先等の了承を得るには、どのような案内文書の作成が適切なのでしょうか。
本記事ではテンプレートとして使える案内文書の例文やメール送付時の注意点を解説するので、ペーパーレス化の際に役立ててください。
目次
ペーパーレス化に伴う案内文の役割は？
請求書ペーパーレス化に伴う案内文書の役割とは、取引が滞らないように電子化に伴う対応を依頼し、その了承を得ることです。自社が紙の請求書の郵送を廃止すると、電子化された請求書の受領体制を取引先は整える必要があります。
了承を得ないまま電子化を開始すると、請求書の支払いに対応してもらえないかもしれません。そこでトラブルを回避するためにも、案内文書の送付が必要になるのです。ペーパーレス化の手法や目的などを詳しく伝え、取引先から事前に了承を得るようにしましょう。
ペーパーレス化に伴う案内文のポイント
了承を得るポイントを押さえ、失礼に当たらないようにマナーを意識しながら案内文書を作成することが大切です。ここでは、案内文書を作成するポイントについて見ていきましょう。
社外・取引先には文書・メールで案内を送る
あらかじめ文書・メールなどで電子化に踏み切る旨を取引先にお知らせしましょう。口頭では、関係者に電子化の決定やその開始時期が正確に伝わらない可能性があります。認識の齟齬によるトラブルを回避するためにも、記録に残る方法を取ることが重要です。
問い合わせ・サポート体制を整える
ペーパーレス化の決定をお知らせすると、取引先からの問い合わせが増えることが想定されます。そこで丁寧かつ誠実な対応ができるよう、事前にFAQと回答を作成しておきましょう。サポート体制を整えておくことが、取引先との信頼関係を醸成する上で重要です。
紙の文書からの移行期間を確保する
ペーパーレス化に対応するためには、社内の受け入れ体制を整備する必要が出てきます。そこで完全に切り替えるまでに、紙の文書も併用できる「移行期間」を確保しておくのがおすすめです。またペーパーレス化の直前に案内文書を送付するのは、配慮が足らず失礼に当たるので注意しましょう。
ペーパーレス化（電子化）の理由を明記する
案内文書には、ペーパーレス化を決定した理由を記載しておくことも重要です。自社の都合よりは、社会的な要請である点に触れておくと取引先からの納得が得られやすいでしょう。
そこでマクロ的な環境の変化を理由に挙げます。
ペーパーレス化（電子化）によるメリットを記載する
デジタル文書の発行側と受領側の双方にメリットがあれば、取引先もペーパーレス化（電子化）に対応のしがいがあるというものです。コスト削減が可能になるほか、事務処理のスピードが格段に向上するなどのメリットを記載しましょう。
使用するシステムを明確にする
日頃の業務で使用する文書は多岐に渡ります。案内文書の中で、どのシステムを利用して、どの業務にかかる紙の利用を減らしていくのか明確に示しましょう。
ペーパーレス化に伴う案内文の構成
ここでは、案内文書の構成要素について具体的に見ていきましょう。
①時候の挨拶
社外に向けて発信する案内文書は、社内文書とは異なり、儀礼的な時候の挨拶を含みます。相手を気遣ったり祝意を表したりすると誠実な印象を与えるために、時候の挨拶は案内文書に欠かせません。季節や行事に合わせて「新春の候」「師走の候」などの書き出しで始めることもありますが、特に季節感を出さない方法もあります。
②電子化の理由
時代の変化に伴う社会的な要請であることを、電子化の理由として記載するのがおすすめです。郵送廃止に直結する理由として、働き方改革によるテレワークの導入や郵便法改正による2021年秋からの郵便局サービス縮小の影響が考えられるでしょう。また環境保護の観点から、ペーパーレス化をお知らせするのも1つの方法です。
③電子化による双方のメリット
文書の電子化が双方にもたらすメリットを挙げ、Win-Winの成果を得られる点を記載します。下記のような具体例を添えると、取引先の理解がより深まるでしょう。
- 発行から受領までのタイムラグがない
- 封筒の開封作業がなくなる
- 担当部署とのデジタル文書の共有が容易になる
- 文書の保管に伴う場所・手間が不要になる
④利用開始日
記書きを設けて、取引先が実務上知るべき情報を簡潔に示しましょう。いつからペーパーレス化に移行するのか、利用開始日を明記します。
⑤システムの説明や確認方法
自社が導入するシステムの概要や、電子化された文書の確認・ダウンロード方法も、取引先が実務上必要な情報です。取引先のメールアドレスが必要になる場合は、依頼内容として明記します。
⑥問い合わせ先
記書きの最後に、本件への問い合わせ対応窓口の情報を記載します。担当者が決まっていれば、あわせて記載しましょう。
請求書のペーパーレス化に伴う案内文の書き方
ここでは、特に請求書のペーパーレス化に伴う案内文書の書き方のポイントや注意点について見ていきましょう。
移行の2～3ヶ月前には案内文を送る
請求書を電子化する際に、あらかじめ取引先へ対応のお伺いを立てる必要があります。スケジュールに余裕を持たせ、移行の2〜3ヶ月間には案内文書を送付しましょう。
なお請求書への押印は法的な要件ではありませんが、商慣行として定着しています。効力のある電子印鑑が押印された請求書をダウンロード可能な点を記載すれば、安心感を与えられるでしょう。
電子・紙どちらにも対応できるようにする
従来通り、紙の請求書を郵送する余地も残しておくなど柔軟な対応を心がける必要があります。たとえば次のような取引先からは、郵送あるいはFAX以外の対応はできない旨の回答が寄せられることが考えられます。
- 独自フォーマットの指定請求書を使用している
- 紙による請求書を想定した処理を前提としている
- デジタル媒体の利用に対して制限が設けられている
請求書のペーパーレス化に伴う案内文の文例
ここではテンプレートとして利用できるよう、請求書ペーパーレス化に伴うお知らせの例文をご紹介します。
発行側が請求書の電子化を案内する場合
まず請求書の発行側が電子化をお知らせする際の例文を見ていきましょう。
お取引先様 各位 拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。 さて、この度弊社では、環境への配慮やテレワーク需要の高まりから、従来郵送しておりました請求書をペーパーレス化する運びとなりました。 貴社におかれましては、より早く確実に請求書内容をご確認いただけるほか、過去1年分の請求書をいつでも確認・ダウンロードできるようになります。なお、貴社の電子請求書のご利用は無料です。 お手数をおかけいたしまして誠に恐縮ではございますが、何卒、ご理解ご協力のほどお願い申し上げます。末筆ながら、皆様のご多幸とご繁栄を心よりお祈り申し上げます。 敬具 記
|
受領側が請求書の電子化を開始する場合
請求書の受領側が電子化を開始する際の例文も見ていきましょう。
お取引先様 各位 拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。 さて、この度弊社では、生産性向上を目指し納品書・請求書をクラウド上のシステムで一括管理する運びとなりました。 つきましては、貴社へのお支払いにつきましても本システムを介して行わせていただきたく、ここにお知らせ申し上げます。貴社におかれましても、ペーパーレス化によりファイリングの手間を削減できるものと考えております。 お手数をお掛けして誠に恐縮ではございますが、昨今の環境意識の高まりにも応える取組みとして、何卒、ご理解ご協力のほどお願い申し上げます。末筆ながら、皆様のご多幸とご繁栄を心よりお祈り申し上げます。 敬具 記
以上 |
領収書のペーパーレス化に伴う案内文の文例
ここではテンプレートとして利用できるよう、領収書ペーパーレス化のお知らせに伴う案内文書の例文をご紹介します。
お取引先様 各位 拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。 さて、この度弊社では、昨今の環境意識の高まりを受け、従来は郵送しておりました領収書をペーパーレス化する運びとなりました。 つきましては、〇〇年〇〇月の領収書発行分より、電子メールによるご送付とさせていただきたく、ここにお知らせ申し上げます。 サステナブルな社会実現に向けた取組みの一環として、何卒、ご理解ご協力の程お願い申し上げます。末筆ながら、皆様のご多幸とご繁栄を心よりお祈り申し上げます。 敬具 |
なお記書きの内容は、上述した「請求書のペーパーレス化に伴う案内文」を参考にアレンジしてみてください。
【関連）内部リンク】
社内のペーパーレス化に伴う案内文の文例
社内文書には表題をつけ、より直接的で簡潔な文章を心がけましょう。ここでは、テンプレートとして使えるよう、給与明細ペーパーレス化に伴う社内向け案内文書の例文を示します。
社員各位 給与明細ペーパーレス化のお知らせ 下記の要領で、給与明細のペーパーレス化を実施いたします。 この取組みは、社内における紙の使用量を削減し、生産性向上やリモートワーク拡大を目指して実施するものです。 インターネット接続環境下であれば、いつでもクラウド上でWeb給与明細の確認が可能になります。 記
以上 |
【関連）内部リンク】
ペーパーレス化に伴う案内文をメールで送る場合の注意点
ビジネスメールを送信する際には、受信者に配慮した書き方をすることが大切です。
件名を工夫する
受信者が確実かつ安心して案内文書を確認できるように、件名を工夫しましょう。
|
メールの冒頭で目的を説明する
ビジネスメールの要件が端的に伝わるよう、冒頭でメール送付の目的を説明しましょう。
この度、弊社では紙による請求書の郵送を廃止し、ペーパーレス化する運びとなりましたのでお知らせします。詳細につきましては、下記の添付ファイルよりご確認くださいませ。 添付ファイル：請求書の郵送廃止及び電子化のお知らせ.pdf |
問い合わせのメールアドレスを明記する
受信者が不明点をすぐに問い合わせできるように、メールアドレスを明記するようにします。
【メールの送信者が問い合わせ窓口担当者である場合】
| ご不明点やご質問等ございましたら、本メールに返信いただきますようお願い申し上げます。 |
【別の担当者が問い合わせ窓口を担当する場合】
| ご案内内容につきましてご不明点やご質問などございましたら、下記担当者までご連絡をお願い申し上げます。 |
案内文書による事前周知でペーパーレス化をスムーズに実現
ペーパーレス化移行の際には、円滑な取引・業務を継続するためにもメールなどで案内文書を送付し、関係者から事前に了承を得る必要があります。電子化にあたっては、システムの導入や業務規程の整備といった対応に追われがちです。スケジュールに余裕を持たせて、社内・社外にお知らせしましょう。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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