- 作成日 : 2024年10月18日
ペーパーレス化にタブレットを取り入れるメリットや進め方を解説！
ペーパーレスを始めるにあたっては、電子化するための機器やクラウドツールの導入が必要ですが、中にはこれらとともにタブレット端末を導入する企業も多く存在します。今回は、ペーパーレス化推進にタブレットがおすすめな理由から、メリット・デメリット、さらにペーパーレス化の基本的な進め方まで分かりやすく説明します。
目次
ペーパーレス化にタブレットがおすすめな理由は？
ペーパーレス化の推進にあたって、タブレットは電子化した書類の閲覧や操作でスマホに、デバイスの持ち運びの点でPCに優位性があるためおすすめされます。
そもそもペーパーレス化とは、紙で運用していた各種書類を電子化し、パソコンやスマホから利活用できるようにする取り組みのことです。
そしてタブレットとは、スマートデバイスの一種です。大きなタッチスクリーンが特徴的で、ノートパソコンとスマートフォン（スマホ）の中間に位置する端末と言えます。
ペーパーレス化で電子化した資料は、社内にいなくてもノートパソコンやスマホから簡単に閲覧できます。しかし、ノートパソコンは使用するたびに開閉の動作が発生するほか、立ったままでの操作が難しく使用シーンを選びます。そして、画面の小さなスマホは視認性が低く、商談や情報共有の際には使用しにくいことがネックです。
一方で、持ち運びがしやすく、画面の大きいタブレットは電子化した資料の閲覧・編集において優位性があり、ペーパーレス化との相性が良いデバイスとされています。
ペーパーレス化にタブレットを取り入れるメリット
ペーパーレス推進においてタブレットを取り入れることには、多くのメリットがあります。ここからは、ペーパーレス化におけるタブレット活用の代表的なメリットを5つ紹介します。
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持ち運びしやすい
ペーパーレス化にタブレットを取り入れる魅力の1つが、持ち運びのしやすさです。
タブレットのサイズはA4サイズの紙資料やパソコンよりも一回り小さく軽量であることが特徴で、中には収納ポケットにすっぽりと入るサイズのデバイスも存在します。
衣服のポケットにも入るサイズのスマホに比べると携帯性は劣るものの、タブレットはスマホの小さい画面よりも視認性が高く、携帯性・操作性・利便性のバランスがとれたデバイスと言えます。商談や資料共有といったシーンにおいては、タブレットが適しているでしょう。
紙代・印刷代のコストを削減できる
ペーパーレス化の主なメリットとしても通ずるものの、ペーパーレス化とタブレットの導入によって各社員がすべての社内データを業務用タブレットから確認することが定着すれば、用紙代・印刷代といった各種コスト削減にもつながります。
また、紙の印刷が減れば「捺印」や「書面配布作業（封入・手渡し・投函など）」といった業務も自ずと減り、人的コストの削減にも寄与するでしょう。
セキュリティ対策にもなる
紙媒体の書類には、紛失・盗難・改ざん・情報漏洩といったセキュリティリスクを伴います。加えて、セキュリティリスクは文書の持ち出しによってさらに増大するので、テレワークが普及する現代において紙の運用は時代に合わない運用方法と言えるでしょう。
しかし、電子化した資料データを業務用タブレットで利活用できるようにすれば、各データにおけるアクセス権限の設定や、ログによる配布者・編集者の追跡が可能となり、セキュリティリスクの低減に大きくつながります。
資料を検索しやすい
従来の紙書類での運用方法では、保管場所から特定の書類を見つけるために資料を1冊ずつ確認したり、膨大な情報量の資料から特定の内容を見つけるために1ページずつ確認したりと、目的の情報へと辿り着くまで多大な手間と時間がかかっていました。
しかし、電子化した資料をタブレットをはじめとした端末から閲覧して全文検索やキーワード検索を用いれば、資料を1冊あるいは1ページずつ確認しなくても目的の情報まで瞬時にアクセスできるようになります。結果として、業務効率化や生産性の向上につながるでしょう。
場所を選ばず資料を閲覧・修正できる
ペーパーレス化にタブレットを取り入れることで、資料の閲覧・修正がどのような場所にいても行えるようになります。
例えば紙の会議資料を用意し、参加者に配布して社内会議を行う場合、直前にミスが発覚したら修正・再印刷・再配布といった手間がかかるのがデメリットです。しかし、業務用タブレットとペーパーレス会議システムを導入すれば、クラウド上に保存された文書を即座に修正するだけで、修正後の資料を会議参加者全員が閲覧できるようになります。
また、社員が個別に業務用タブレットを利用すれば、資料の複製・共有もよりスムーズとなります。このように、タブレットを活用したペーパーレス化は、社内全体の業務の柔軟性と効率を飛躍的に向上させる重要な要素と言っても過言ではありません。
ペーパーレス化にタブレットを取り入れるデメリット・注意点
ペーパーレス化にタブレットを取り入れることには、注意点とも言えるデメリットも存在します。あらかじめ把握しておけば、ペーパーレス化におけるタブレット導入の失敗を回避できるでしょう。
ここからは、ペーパーレス化にタブレットを取り入れる主なデメリットを3つ紹介します。
端末の導入時にコストがかかる
ペーパーレス化にタブレットを取り入れる際は、当然ながら導入コストがかかります。ノートパソコンに比べると初期投資額は抑えられるものの、タブレットの場合は端末代だけでなく、月々の通信費やセキュリティの整備にかかる費用も発生します。
企業の財務負担をできる限り抑えたいなら、どのデバイスや通信プランが最適なのかをよく検討することが大切です。
メモを取りにくい
タブレットをはじめとした各種端末にはいずれもメモ機能が備わっていますが、紙とペンでメモを取ることに慣れ親しんでいる方にとって、端末でメモを取ることはむしろ面倒に感じる傾向があります。
「重要な情報も紙とペンを使ってメモする」という状況が続く限り、タブレットを導入したペーパーレス化のメリットを最大限得られません。
紙面より見にくい場合がある
一般的に多くの企業で用いられる紙書類はA4サイズ（横210mm×縦297mm）となる一方で、タブレットは10インチ程度となります。10インチのタブレットの画面サイズはB5サイズとなり、A4サイズの紙書類と比べて見にくくなることに注意が必要です。
タブレットは二本指で簡単に拡大・縮小できるものの、使い慣れていない方にとっては操作が難しく、かえって業務効率が低下するおそれもあるでしょう。
ペーパーレス化の基本的な進め方
最後に、ペーパーレス化の基本的な進め方を順に沿って分かりやすく説明します。
| 1 | ペーパーレス化の目的や意義を決める |
|---|---|
| まずは、ペーパーレス導入の目的やその意義を明らかにします。ペーパーレス化はあくまでも社内が抱える課題を解決するための手段であることを認識し、達成したいゴールを定めることで、ゴールに適した手段を発見しやすくなります。 | |
| 2 | ペーパーレス化をする紙媒体と優先順位を決める |
| ペーパーレス化の目的や意義を明確化した後は、実際にペーパーレス化を進める紙媒体とその優先順位を決定します。すべての紙書類を一気にデジタル化すると、社内オペレーションの大幅な変化によって従業員や取引先に混乱を招くおそれがあるため、優先度の高い書類を絞り込んだ後、徐々にその範囲を広げていくことがポイントです。 | |
| 3 | 必要なツールやサービスを選ぶ |
| ペーパーレス化を進める紙媒体と優先順位が決定したら、必要なツールやサービスを選定・導入します。ツールやサービスを選ぶポイントは、「ペーパーレス化の目的や対象に適しているかどうか」です。タブレットの導入は、「紙書類を多く扱っている現場作業の効率化・DX推進」といったケースで特におすすめと言えるでしょう。 | |
| 4 | 従業員に周知する |
| ペーパーレス化の目的・対象と必要なツール製品が決定したら、従業員に周知します。ペーパーレス推進によるツール導入後は、業務プロセスの変化などによって主に従業員に負担がかかります。ペーパーレス化を円滑に進めるには従業員からの協力が不可欠だと考え、しっかりと周知しましょう。 | |
| 5 | 運用ルールを決めて実行する |
| ペーパーレス化の目的やツール導入による社内オペレーションの変化について従業員に周知した後は、ペーパーレス化の運用ルールを定めて実行します。このとき定めた運用ルールは単純に口頭で説明するだけでなく、従業員向けに運用マニュアルを作成したり、研修会を開いたりして十分にフォローしていくことが大切です。 | |
タブレットを活用したペーパーレス化は業務の柔軟性と効率化の向上につながる
ペーパーレス化と同時にタブレットを導入すると、電子データ活用における利便性のさらなる向上や紙代・保管コストの削減をはじめとしたメリットがあります。一方で、システム化にコストが発生する・紙資料よりも見にくくなる可能性があるというデメリットもあります。
タブレットを導入したペーパーレス化を円滑に進めるには、あらかじめ目的や意義を明確化し、必要なクラウドサービスを選定した上で運用ルールを従業員に周知することが大切です。
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