更新日 : 2025年1月29日

業務効率化の成功事例・アイデア一覧！企業事例や職種別も紹介

業務効率化とは、業務を行う際の「無理・無駄・ムラ」を無くし、仕事を効率的に行うための取り組みです。業務効率化のアイデアとして、ペーパーレス化やAIの活用などが挙げられます。

本記事では、業務効率化の成功事例や職種別のアイデア、注意点を解説します。業務効率化の事例を参考に自社の生産性を高め、競争力を強化しましょう。

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業務効率化とは？
業務効率化のメリット
業務効率化の事例・アイデア一覧
業務効率化に成功した企業事例
業務効率化の職種別の事例
業務効率化を成功させるポイント
業務効率化を実施する際の注意点
業務改善アンケートのテンプレート（無料）
業務効率化の事例を参考にして仕事をスムーズに進めよう

業務効率化とは？

業務効率化とは、業務プロセスを見直しながら「無理・無駄・ムラ」を解消し、効率的な業務遂行を目指す取り組みです。業務効率化により、業務にかかる時間やコスト、人材リソースの削減ができ、企業の利益を増やせます。

業務効率化には、従業員の生産性を向上させる効果があります。人的なリソース不足により、今ままで着手できなかった業務も取り組めるようになるでしょう。

業務効率化のメリット

業務効率化は、企業が継続的に成長していくために必要な取り組みです。ここでは、業務効率化がもたらすメリットを3つ見ていきましょう。

売上の増加

バックオフィス業務のみならず、営業活動の業務効率化に取り組むことは、売上の増加を見込める点がメリットです。たとえば営業支援サービスを導入し、顧客管理・案件管理と請求書発行業務をシステム連携させれば、手入力の手間や営業と経理担当者のコミュニケーションに費やす時間を削減できます。入力や状況確認にかかっていた時間を、顧客との直接的なコミュニケーションや分析・戦略立案にあてれば、売上増加に繋がるでしょう。

従業員のモチベーションアップ・離職率低下

業務効率化によって残業が減り、無駄な作業の負担から解放されることで、従業員はより創造的な仕事にリソースを割けるようになる点がメリットです。従業員のモチベーションは自然に向上し、意欲的に業務に取り組めるようになることから、高いパフォーマンスを発揮しやすくなります。その結果、従業員は「自分の能力が活かされている」と感じ、組織に貢献している手応えを得られることから、離職率の低下も期待できるでしょう。

ビジネスチャンスの創出や事業拡大

業務効率化に取り組むと、新しいアイデアを創出しやすい環境が整う点がメリットです。業務効率化に取り組む過程では、業務プロセスやフローの可視化を行い、ビジネスにおける課題の特定と解決策の検討を重ねていくことになります。企業の競争力を強化し、市場での優位性を築くために必要なものを洗い出す作業を通じて、事業拡大につながるビジネスの革新、あるいは新機軸のビジネスチャンスを創出する機運が高まるでしょう。

業務効率化の事例・アイデア一覧

業務効率化を行う際には、多種多様なアイデアが役立ちます。

例えば、紙でのやり取りをやめてクラウド上で共有すると、印刷や手渡しなどの時間がなくなります。また業務のマニュアル化により、一人一人に教育しなくても、仕事が回るようになるでしょう。

さらに、利益に直結するコア業務以外の業務を委託するアウトソーシングも重要です。

本項では、業務効率化を行うための11の事例・アイデアを解説します。

無駄な業務の削減

投入するリソースと成果がマッチしない、あるいは煩雑さをうむ原因となっている業務を削減することで、かかる時間を大幅に削減できます。具体的には、頻繁に行われる会議や紙ベースでの共有資料の作成、煩雑な稟議や届出申請などが挙げられます。

無駄な業務を削減する際には「何のために行われているのか」「業務を削った場合、生産性にどのような影響があるのか」という点を考えることが重要です。

ペーパーレス化

文書を電子化し、クラウド上に保管することで情報の共有がスムーズになり、複数人での業務が短時間で終わるようになります。

とくに、電子文書はファイル名やファイル内の文字も検索できるため、必要情報をすぐに見つけ出せるでしょう。ペーパーレス化に移行すれば、物理的な保管スペースはもちろん、印刷・郵送・紙の用紙にかかっていたコストも削減可能です

共有フォルダにアクセス権限を設定すれば、文書の改ざん・消失や情報漏洩のリスクも減少します。

AI・オンラインツールの導入

昨今では、多種多様なオンラインツールが提供されており、それぞれの企業が抱えている問題に応じた適切なツールを選べます。

例えば、業務をスムーズに進めるためには、従業員間のコミュケーションが欠かせません。SlackやChatworkに代表されるコミュニケーションツールの導入により、スピーディかつ場所を問わないコミュニケーションが可能です。情報共有や質問・相談が容易になることから、リモートワークも導入しやすくなります。

そのほかにも、AIの導入も活発です。たとえばクラウドにアップロードした契約書の種類や項目名をAI-OCRが読み取り、契約台帳を自動作成する機能などが登場しています。

業務のマニュアル化

業務の手順やルールをマニュアルにまとめると、業務の属人化を回避し、業務品質のムラを解消できます。

従業員教育には、動画マニュアルも有効です。マニュアルを作る際には、誰が読んでも理解しやすい文章や図表を使い、わかりやすさを考慮しましょう。それにより、他部署の同僚や入社したての従業員でもすぐに理解し、問題なく仕事に取り組めます。

また、マニュアルは、業務が円滑に進むように、チームでの業務開始前に用意しておきましょう。仮に、マニュアルに不備があれば、途中で修正してください。

業務の自動化

業務を行う際に、同じ作業を繰り返す場合は、自動化しておくのがおすすめです。

具体的には、ExcelやOutlook、Wordでの定型的な作業は、マクロを利用すると実行したい処理の操作を自動化できます。高度なプログラミング知識がなくても、短時間で反復作業を完結できるようになります。

マクロボタンを設定すれば、ワンクリックで作業を完結させることも可能なので、作業効率が大幅に向上するでしょう。今まで数時間かかっていた作業でも、数分で終われる場合があるため、試してみてください。

データベースの一元管理

データベースとは、一定のルールのもとに整理されたデータの集合体のことです。データを蓄えるだけなく、必要に応じて取り出せます。業務効率化の観点から、部門の垣根を越えてデータベースを一元管理することが重要です。

データベースでは、企業がこれまで収集した顧客情報のほか、質問と回答や顧客からの意見など、やり取りの履歴も管理します。一元管理されていれば、顧客からの問い合わせの際には、どの部署の担当者であっても必要な情報を的確に把握でき、待たせずに対応できるでしょう。

データの活用

意思決定する際には、個々の経験則や勘だけで物事を決めるのではなく、データに基づいた判断が重要です。

大量のデータを解析すれば、自社のビジネスの現状をより正確に把握できます。

例えば、マーケティング戦略を考える場合、顧客の購買データを分析すれば、購買予測や売上アップにつながるヒントが見つかるでしょう。購買履歴や属性などの情報に基づいて、ターゲティングの精度を高めるといった活用方法が考えられます。

担当者の変更

社内で苦手な仕事を担当している従業員がいた場合、得意な分野に職務を変更することは、業務効率化の有効な手段です。誰にでも得手不得手があり、苦手な仕事ではパフォーマンスを発揮できずに、生産性が大幅に低下してしまいます。

それに伴い、チーム全体のパフォーマンスも低下する恐れがあります。

そこで従業員のパフォーマンスやスキルを可視化し、適性のある分野に配置しましょう。適材適所を実践することで、自社の生産性が大きく向上する可能性があります。

アウトソーシングの実施

限られたリソースを最大限に活用するためにも、一部の業務を外部に委託しましょう。

とくに、利益に直結するコア事業に集中するために、それ以外の業務を積極的にアウトソーシングすることを推奨します。

例えば、事務作業や補助金関連の業務などをアウトソーシングする方法などが挙げられます。

社内の環境整備

社内で、従業員がパフォーマンスを向上しやすい環境を整えると、業務効率化につながります。

自分のペースでスキルアップできる環境の整備や、業務分担の見直しなどを検討しましょう。スキルアップ支援は業務の質を向上させるだけでなく、従業員のモチベーション向上にもつながります。

「各部署の人員が適切か」「担当者が不足している部署がないか」など、人員配置の見直しも、無理なく円滑に業務を遂行する上で重要です。

スキルアップや適切な人的リソースの配置により、業務効率化が実現できるでしょう。

テレワークの導入

仕事と家庭を両立したいと考える従業員をテレワークに配置することは、生産性の向上はもちろん、人材の流出防止につながります。

通勤による心身の負担を軽減できるテレワークの導入は、家族とのコミュニケーションを増やしたい従業員にとってメリットが大きい施策です。子育てや介護など家族との時間を増やすために、ワーク・ライフ・バランスを重視している従業員も多くいるでしょう。

さらに柔軟な働き方の選択肢が広がると、優秀な人材を確保しやすくなることから、競争力の強化にもつながります。

業務効率化に成功した企業事例

契約業務のシステム化で工数削減｜キューサイ株式会社
当たり前を変え業務効率向上｜株式会社シップス
環境整備により業務効率化を実現｜株式会社ブリヂストン
ITツールの活用で業務効率化を実現｜東日本電信電話株式会社（NTT東日本）
経費処理のシステム化で業務削減｜株式会社Amazia

昨今、さまざまな企業が業務効率化を目指しています。

キューサイ株式会社では、契約業務の電子化を行い、委任状や解約に関する書類の処理を効率化しています。さらに、東日本電信電話株式会社では、在宅勤務やWeb会議の導入により、時間外労働を13％減少できました。

本項では、業務効率化の成功事例を紹介します。

契約業務のシステム化で工数削減｜キューサイ株式会社

キューサイ株式会社では、契約業務を電子化しました。契約書や発注書を始め、委任状や解約に関する書類など、いろいろな文書の処理を効率化したのです。

紙による契約の場合も、マネーフォワードクラウド契約のワークフローを活用し、内部統制を強化できています。これにより、契約業務にかかる時間は月62.7時間から15時間に短縮でき、大幅な効率化を実現しています。

キューサイ株式会社の業務効率化事例をより詳しく知りたい方は、以下の記事を参考にしてみてください。

マネーフォワードクラウド事例

月62.7時間から15時間へ！2名体制でひっ迫していた契約業務の大幅な工数削減を実現。 - 「マネーフォワ...

「ウェルエイジングカンパニー」として、青汁やヘルスケア、スキンケア事業を展開しているキューサイ株式会社。同社では2023年1月よりマネーフォワードクラウド契約を導入し、契約書や発注書、また申込書や解約に関する書面など、様…

当たり前を変え業務効率向上｜株式会社シップス

株式会社シップスでは、当たり前とされていたルールの見直しにより、業務効率を大幅に向上させました。

具体的には「掃除を営業時間外に行う」という既存のルールを変更し、客数が少ない時間帯に、店内フロアを4分割して掃除を行う新たな取り組みを実施しています。

その結果、販売戦略を練るための時間を確保でき、売上が5億円増加し、残業時間も25％削減できています。

参考：株式会社ワークライフバランス「行政・研究機関・民間企業の事例」

環境整備により業務効率化を実現｜株式会社ブリヂストン

株式会社ブリヂストンでは、効率的な業務運営を実現するため、会議スペースの設置に取り組みました。

単に会議室を増やすだけではなく「立ったままで短時間の会議」や「2人だけの打ち合わせ」「客先との打ち合わせ」など、目的に応じた空間利用を行い、業務の質と効率を向上させています。

この取り組みにより、年間の平均休暇取得日数も12. 3日から15日へと増え、より従業員が働きやすい労働環境が整いました。

参考：働き方・休み方改善ポータルサイト「取組事例」

ITツールの活用で業務効率化を実現｜東日本電信電話株式会社（NTT東日本）

NTT東日本では、事務作業を始めとする時間的コストを短縮するために、ITツールの活用に取り組んでいます。在宅勤務の推進とWeb会議の導入により、従業員の働き方が大きく変化しました。

その結果、時間外労働は13％減少し、月間時間外労働が45時間以上となる従業員も34％も減少しています。これにより、業務効率化だけでなく、労働環境の改善も達成されています。

参考：株式会社ジャストシステム「5つの成功事例から考えた業務効率化のアイデア」

経費処理のシステム化で業務削減｜株式会社Amazia

株式会社Amaziaでは、経費処理のシステム化により、業務を大幅に効率化しています。

業務効率化に取り組む前までは、交通費精算において、取引先訪問ごとの経路をインターネットで検索し入力する手間がありました。

しかし、システム化によりこの作業が不要になり、ICカードの読み取りだけで経費精算が可能になっています。

株式会社Amaziaの事例について詳しく知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。

マネーフォワードクラウド事例

紙の経費精算業務をなくし、マネーフォワードクラウドで締め作業までスピーディに完結できました - 「マ...

業務効率化の職種別の事例

職種により、業務効率化の効果が異なります。

例を挙げると、経理部門では会計業務をシステム化することで、定型業務の効率化を図れます。人事・労務部門では、採用業務において、Web会議を用いた効率化が可能です。

そのほかにも、カスタマーセンターはチャットボットを活用して、自動回答を行っています。

本項では、職種別の業務効率化の事例を6つ紹介します。

経理

経理部門は、ルーティン業務が多いため、業務効率化を適用しやすいとされています。例えば、会計ソフトを利用して会計業務をシステム化すれば、手入力による作業を削減できます。

また、法人クレジットカードの活用により出入金の流れを一目で把握できるようになれば、現金のチェックにかかる手間を省くことも可能です。細かい作業が多い経理部門でも、業務効率化により従業員の負担を減らせるでしょう。

人事・労務

人事・労務部門では、業務を効率化するために、多種多様なアウトソーシングサービスやパッケージシステムが利用されてきました。

とくに、面接や面談のプロセスについては、Web会議システムを活用したオンライン化が進められています。

さらに、採用業務全体をアウトソーシングし、業務負荷の軽減と効率化を実現しています。

事務

事務部門では、備品の発注や書類に関する業務など、オンラインで完結するサービスの活用が進んでいます。

例えば、書面への捺印や手書きの署名もデジタル化され、業務効率化が図られています。電子署名法などの関連法令が整備されたことに加え、テクノロジーが進化したことにより、契約締結プロセスも、現在はクラウド上で完結することが可能です。

多種多様な商品や資材を抱える業態では、在庫管理システムの利用により、在庫管理の効率化も実現しています。これらの取り組みにより、事務部門の業務負荷の軽減と効率化が進んでいます。

営業

営業部門では、現在、外出せずに営業活動を行う「インサイドセールス」が注目を集めています。インサイドセールスは、Web会議システムなどを活用して遠隔で営業活動を行う職種です。これにより、訪問先への移動時間を営業時間として活用できます。

そのほか、Web会議システムの録画機能を利用すれば、営業報告の作成も容易になります。これらの取り組みにより、営業部門の業務効率化が進められるでしょう。

カスタマーセンター

カスタマーセンターでは、顧客からの問い合わせに対して、チャットボットを活用した自動回答が行われています。これまでに寄せられた質問をデータとして集約し、あらかじめ登録したシナリオやAIによる機械学習をもとに、チャットボットが回答するというものです。

さらに、従業員が直接対応すべき問い合わせのみを電話やチャットで有人対応して、労力の削減を行っています。

カスタマーセンターでは、従業員が重要な対応に集中して、より高品質なサービスを提供しているのです。

企画・経営

企画・経営部門では、AIの力を借りてアイデア出しをスムーズに行う手法が注目を集めています。具体的には、AIにアイデアを出してもらったり、自身が考えたアイデアをAIに評価してもらったりする方法です。

また、市場分析などの業務もAIを活用して、業務効率化が可能になります。市場規模が大きい業界でも、AI活用により、効率的に行えるようになるでしょう。

業務効率化を成功させるポイント

業務効率化を効果的に実現するためには、どのような点に留意しながら取り組めばよいのでしょうか。ここでは、前述の成功事例から導き出した、業務効率化を成功させるポイントについて見ていきましょう。

現状の課題を把握し、ゴールを明確に設定する

業務効率化を成功させるためには、現状の課題を正確に把握した上で、達成すべきゴールを明確に設定することから始めます。

適切なソリューションを選定するためにも、どのような業務を誰が担当しているのか、所要時間・工数はどれくらいか、どれくらいの人員が必要なのかを把握した上で課題を特定することが重要です。さらに特定した課題に対して、業務効率化を通じてどのような結果を得たいのか明確にします。

たとえば、経費精算の際に申請書作成や領収書の添付が煩雑で、証憑とデータの突合に手間がかかっているケースを考えてみましょう。立替払いをした従業員への支払いにかかる時間を短縮するには、申請業務や経理業務を自動化できる経費精算システムが有効です。明細データと領収書画像の自動取得や、スマホアプリで申請・承認が可能になれば、ペーパーレス化と入力自動化を実現できます。

トライアル期間を設け、実施可能な体制を構築する

どんなに優れたソリューションを導入する場合であっても、業務効率化の取り組みは長年続けてきた業務の進め方に混乱を生じる可能性があります。そこで、まずはトライアル期間を設けて、全社的に稼働させる前に推進体制を構築しておくことが大切です。

ソリューション導入後に「不評でうまく活用されなかった」という事態を回避するためにも、小さく始めることも検討しましょう。トライアル期間に現場の声をヒアリングし、フィードバックをもとに改善点を見つけたり、全社的な稼働に踏み切るかどうか決定したりします。

マニュアルを作成し、従業員に充分に周知する

業務効率化を成功させるには、作成したマニュアルを従業員に活用してもらうことが不可欠です。そこで、メールや社内ポータルなどを通じて、マニュアルを全社に向けて公開しましょう。マニュアルがどの共有ファイルに格納されているのかも明記し、従業員の誰もがアクセスできる体制を整えるようにしてください。

マニュアルを更新した際にも、同じように周知します。最新の情報に更新されていないマニュアルは、信用されず活用されなくなるので注意が必要です。更新時には、具体的な変更点や更新日のほか、変更に至った背景を説明すれば、従業員の理解が捗るのでおすすめです。周知が徹底していれば、最新のマニュアルに基づいて作業してもらえるでしょう。