500名規模の企業でありながら契約業務は2名体制。
業務がひっ迫しており、省力化が急務だった

ーーマネーフォワード クラウド契約導入以前は、どのような課題感をお持ちだったのでしょうか？

青山：弊社では業務効率化を推進するべく、2022年に財務、人事、総務を含めた管理業務の棚卸しプロジェクトを発足していました。どの業務にどれくらいの時間がかかっているのか、すべて記録を行った結果、契約業務は事務手続きに月62.7時間、審査業務に月27時間と、他の管理業務と比べて飛び抜けて工数がかかっていたことが判明したんです。

弊社は社員数が500名規模でありながら、契約業務に関しては契約審査業務が1名、事務手続きが1名の2名体制となっています。リーガルチェックから印紙購入、そして台帳入力から契約書のPDF化など、すべて2人で行わなくてはならない状況であったため、担当者に膨大な負荷がかかってしまっている状況でした。

そこで契約業務の省力化が急務であると判断し、契約事務手続きをシステム化できないかと検討しはじめたことが、マネーフォワード クラウド契約を導入したキッカケでした。

ーー最終的にマネーフォワード クラウド契約を導入するに至った理由や決め手は何ですか？

中野：実は棚卸しプロジェクト以前から、「電子契約で締結できますか？」といったお声を取引先からいただくことがあり、世の中が電子契約の流れにあるなと感じていました。

他社の電子契約サービスの導入を検討したこともありましたが、そのサービスは送信数に応じた従量課金制であったことがネックで、当時は導入を断念してしまったんです。というのも従量課金の場合は、社内に電子契約を普及すればするほど追加料金が発生するため、契約書だけでなく、発注書などのドキュメントにも使おうと思うと、膨大なコストがかかってしまいます。そのため、当時は費用対効果を見出すことができませんでした。

青山：そんな中、契約業務の省力化という課題に直面したことで、改めてサービスの比較検討をはじめたんです。他部門でマネーフォワードの経費精算や労務システムの導入を検討していたこともあり、それであれば同一システムで揃えられる「マネーフォワード クラウド契約」が良いのではと考えるようになりました。

最終的に決め手となったのは、送信数に応じた従量課金制ではない点ですね。金額が変動しないので、コスト面を気にすることなく社内に展開していけるだろうと。

また、他社サービスは便利な機能があっても、それらがオプション機能で別途費用がかかる一方、マネーフォワード クラウド契約であれば使いたい機能が基本プランで揃っています。発注書などの様々なドキュメントをクラウド上で一元管理できる点も嬉しいポイントでした。

サポート面においても、マネーフォワードの担当者の方は非常に親切で、こちらが抱えている課題をどうすれば解決できるかを一緒に考えてくださり、安心して相談できるパートナーだと思えたことも大きかったです。

申込書など様々なドキュメントにも活用。
自動で格納されて契約台帳として機能するため、大幅な工数削減を実現

ーー現在どのようにマネーフォワード クラウド契約をお使いいただいていますか？

相場：導入以前はほぼすべてが紙契約でしたが、少しずつ電子契約に移行しているので、現在は電子契約での締結が5割といった状況です。契約書や発注書をメインに、委任状や解約に関する書面など幅広い用途で活用しており、非常に利便性が高まっていると感じています。

また、NDAや発注書、申込書などドキュメントごとにワークフローを設定しているのですが、紙契約の場合であっても、押印申請の際にマネーフォワード クラウド契約のワークフローを活用しているため、内部統制強化にも繋がっています。

ーーサービス導入後、実際の運用開始までに苦労した点や課題は何かありましたか？

相場：社員へどういった内容の説明を行い、どういう方法で浸透させていくかが頭を抱えた点でした。申請者を限定すれば説明対象も限られますが、今後誰が利用するかがわからないため、全社的に説明する必要があるだろうと部内で決定しました。しかし500名規模で説明会を行うというのは時間も手間もかかってしまいますから、最終的にはマニュアル動画を制作して社内に展開することにしました。

その際に、マネーフォワードの担当者の方は動画シナリオのチェックや、動画の素材となるマニュアル資料の提供などいろいろとサポートしてくださって。取引先に送る案内文やマニュアルも用意してくださり、本当に助かりました。

UIもシンプルで使いやすいので、各部署の担当者が自ら「この書面も電子化できるのでは」と、今ではどんどん活用が進んでいる状況です。社内浸透も問題なく、また現場も取引先に紙契約から電子契約への切り替えをスムーズに提案できていると聞いています。

ーー実際にマネーフォワード クラウド契約をお使いいただく中で、期待通りだった、もしくは期待以上だったことなどがあれば教えて下さい。

相場：もともと紙契約のときは、原本をPDF化するという作業を行っていたんです。これがデータ化してタイトルをつけて、正しい場所に格納してと細かい業務の連続であるために地味に負荷のかかる作業でした。そのうえ、PDF化よりも優先度が高い業務はいくつもありますから、どうしても作業が後回しになり、量がふくれあがるのを見て頭を悩ませておりました。

マネーフォワード クラウド契約を導入してからは、締結が完了した電子契約書は自動でクラウド上に格納されますし、そのまま契約台帳としても機能します。申請時に契約管理項目をうめることで、後工程の業務もなくなりましたし、契約書と付随する情報の一元管理もできたりと、契約業務に関する作業時間が大幅に削減できたことは期待以上でした。

契約事務手続きは月62.7時間から月15時間へと大幅に短縮。
現場と向き合える時間を確保できるようになった

ーーマネーフォワード クラウド契約導入により、どういった効果を実感されていますか？ 

相場：紙契約でかかっていた収入印紙税や郵送代などのコスト削減はもちろん、送り状作成や、製本といった作業がなくなったことによって、業務負荷を大幅に削減できています。実際に月62.7時間かかっていた契約事務手続きは、現在月15時間へと短縮することができました。

業務効率化によって、契約業務に限らず、様々な管理業務に関するフィードバックを現場からもらえる時間も確保できるようになりました。会社としてより生産性を高められるアプローチができるようになったことも、導入効果のひとつだと感じています。

中野：導入以前は押印申請をするのも、まずは紙の申請書を用意して、上長の承認を得たものが回覧され、最終的に総務で内容を確認して押印するといった流れとなっていました。

そのため、事業所間での書類のやり取りや内容の確認作業等で、押印完了するまでに1週間かかることもありましたし、ステータスも不明確であったため、現場からも「今日商談だから契約書を渡したいのだけど、今どうなってる……？」といったコミュニケーションが度々発生しているような状況でした。

今では押印が平均1.5日、最短30分で完了しており、スムーズな押印申請フローが構築できたことも大きな効果だと考えています。

ーー最後に、あらためてマネーフォワード クラウド契約導入のご感想を教えてください。

青山：業務効率化を実現できたことはもちろんですが、携わってくださったマネーフォワードのみなさまが、私たちの課題に対して一緒に親身になって考えてくださり、手厚くサポートしていただけたことが本当に嬉しく思っています。

別部門でもマネーフォワード クラウド債務支払を利用させていただいていますが、その担当者もマネーフォワードのサポート体制にとても感謝していました。そうしたサポートであったり、機能改善であったりと、「お客さまが望むものを提供していきたい」という姿勢がみなさま一人ひとりから感じられて、本当に素晴らしい会社だなと思っています。

中野：マネーフォワードのみなさまのサポートの手厚さというのは、本当に素晴らしいですよね。特に、いろいろとご相談に乗っていただく中で、こちらが抱えている課題や疑問に対してだけでなく、こうした使い方もできる、こうしたことも解決できるといった具合に、親身になってフォローいただけたことは本当に感謝しています。

相場：いろいろと無茶な開発要望も出させてもらっているのですが、マネーフォワードは開発スピードが本当に早く、どんどんサービスとして成長していっていることを日々感じています。今後もより良いサービスへと進化していくことに心から期待しています。

そして弊社としても、まだ紙契約は別の管理台帳で管理している状況なので、将来的にはすべてをマネーフォワード クラウド契約で一元管理できる体制にしていきたいと考えています。

ーー従業員のみなさま、そしてバックオフィス担当者のみなさまの負担をより軽減できるようなサービスづくりに尽力して参ります。貴重なお話をありがとうございました！

（キューサイ株式会社：https://corporate.kyusai.co.jp/）