作成日 : 2025年11月25日

電子承認ワークフローとは？導入メリットからシステムの選び方まで

企業の申請・承認業務は日常的に発生するため、処理スピードや正確性が組織全体の生産性に直結します。電子承認を効率化する仕組みとして注目されているのが、電子承認ワークフローです。電子化によって承認ルートの自動処理や進捗の可視化が進み、意思決定のスピード改善や内部統制の強化につながります。

当記事では、電子承認ワークフローの特徴、導入メリット、注意点、システム選定のポイントなどを解説するので、自社に最適な仕組み選びの参考にしてください。

電子承認ワークフローとは？
電子承認ワークフローを導入するメリット
電子承認ワークフロー導入時の注意点
電子承認ワークフローシステムの主な機能
電子承認ワークフローの導入方法
自社に合う電子承認ワークフローシステムの選び方
電子承認ワークフロー導入で業務効率を着実に高めるために

電子承認ワークフローとは？

電子承認ワークフローとは、社内の申請・承認手続きを電子化し、決裁までの流れを自動で処理する仕組みです。これにより、紙やメールに依存した運用よりも、スピード・正確性・可視性が向上します。

電子承認ワークフローでは、あらかじめ設定した承認ルートに沿って申請が進み、担当者へ自動通知されるため、承認漏れや滞留の発生を抑制できます。紙書類の場合に起こりやすい、保管場所の分散やファイル名の不統一といった管理上の問題も減らせます。テレワークや出張が多い企業では、場所を問わず申請・承認できる点もメリットです。

電子承認ワークフローは、業務効率化だけでなく、透明性の高い承認プロセスを構築するための基盤として企業で広く導入が進んでいます。

電子承認ワークフローを導入するメリット

電子承認ワークフローを導入することで、申請・承認にかかる時間の短縮、紙運用に伴うコストの削減、働く場所に依存しない承認体制の確立など、効果が得られます。ここでは、導入メリットについて詳しく解説します。

承認業務のスピードアップと可視化

電子承認ワークフローは、承認までの時間を短縮し、申請の進み具合をひと目で把握できるようにする仕組みです。紙やメールでの運用では、担当者が不在だったり確認が遅れたりすることで、承認までの流れが止まることがあります。電子化すれば、申請が自動で次の承認者に送られ、担当者には即時通知されるため、処理が滞りにくくなります。

また、現在どの段階にあるのか、どこで止まっているのかといった状況を画面上で確認できます。管理部門は遅れの原因を特定しやすく、業務改善にもつなげやすくなります。

ペーパーレス化によるコスト削減

電子承認ワークフローを導入すると、印刷・保管・回覧にかかる紙のコストを大きく削減できます。紙で運用している場合、印刷費用だけでなく、書類の保管スペースや管理にかける時間も積み重なり、見えないコストが増えていきます。

電子化によって書類がデータとして保存されるため、検索が容易になり、保管場所を確保する必要もありません。過去の申請書を探す手間も減り、管理業務にかかる時間を短縮できます。ペーパーレス化は、コスト削減と業務効率化の両面で効果が期待できる取り組みです。

リモートワークなど多様な働き方への対応

電子承認ワークフローは、どこからでも申請・承認ができる働きやすい環境づくりに役立つ仕組みです。紙や社内ネットワークに依存する従来の運用では、出社しなければ承認できない状況が発生することがあり、リモートワークとの相性がよくありません。

クラウド型のワークフローシステムを利用すれば、パソコン・スマートフォンのどちらからでもアクセスでき、外出先や出張中でも承認作業をスムーズに進められます。意思決定が滞りにくくなり、業務のスピードを保ちやすくなります。拠点が複数ある企業でも一元的な運用がしやすい点がメリットです。

内部統制とセキュリティの強化

電子承認ワークフローは、承認履歴の自動記録や権限設定により内部統制を高められる仕組みです。紙だと誰がいつ承認したのか追跡しにくく、書類の紛失や改ざんといったリスクも残ります。

電子化すれば、申請・承認・差し戻しなどの操作履歴が自動で保存され、監査対応がしやすくなります。利用者ごとに閲覧権限を細かく設定できるため、必要な人だけが情報にアクセスできる環境を整えられます。クラウド型システムでは暗号化通信や多要素認証などのセキュリティ機能が標準搭載されることが多く、情報管理面でも安心して活用できます。

電子承認ワークフロー導入時の注意点

電子承認ワークフローは多くのメリットがありますが、導入段階での検討不足や運用設計の甘さがあると、期待した効果を得られないことがあります。特に、コスト試算、既存フローとの整合性、電子化できない書類への扱いは事前に整理しておきたいポイントです。ここでは導入前に確認したい主な注意点を解説します。

導入・運用コストの試算

電子承認ワークフローを導入するときは、初期費用と運用コストの双方を正確に把握することが欠かせません。システムによって料金体系は異なり、初期設定費用、ユーザー数による月額料金、外部システム連携の追加費用などが発生するケースがあります。導入後に「思った以上にコストが増えた」という状況を避けるためにも、利用範囲と将来の拡張性をふまえて試算する必要があります。

また、紙の削減効果や管理時間の短縮など、削減できるコストも合わせて見積もり、総保有コストで判断すると費用対効果を把握しやすくなります。無料トライアルやデモを活用して運用イメージをつかみ、自社の規模や業務量に合う料金体系を選ぶことが大切です。

既存業務フローの見直しと調整

電子承認ワークフローを効果的に運用するには、既存の承認ルートや手続きの見直しが不可欠です。紙ベースやメール中心の運用では、歴史的経緯で承認者が増えていたり、不要なステップが残っていることがあります。そのままシステム化すると、電子化しても業務が速くならず、負担だけが増える結果になりかねません。

導入前に、申請の種類ごとに必要な承認者・判断基準・手続きの順番を整理し、シンプルなフローに調整しましょう。関係部門との合意形成も大切で、事前にルールを統一しておけば、運用開始後の混乱を抑えられます。

電子化対象外の書類への対応

電子承認ワークフローを導入しても、一部の書類は法令や運用上の理由から電子化できないケースがあります。こうした書類がある場合、電子承認と紙書類の運用をどう組み合わせるかを事前に明確にすることが必要です。

紙の原本管理と電子承認の記録を紐づける方法や、スキャンデータの扱い方を整理しておくことで、抜け漏れを防げます。また、将来的に法改正や電子帳簿保存法への対応が必要になる場合もあるため、運用ルールは定期的に見直し、最新の要件に合わせて更新することが望まれます。

電子承認ワークフローシステムの主な機能

電子承認ワークフローシステムには、申請から承認までの流れを自動化し、業務全体の効率と透明性を高めるための機能が備わっています。代表的なものとして、承認ルートの自動設定、文書やログの管理機能、さらには他システムとの連携機能があります。これらの機能を理解しておくことで、自社に合うシステムを判断しやすくなるでしょう。

申請・承認ルートの自動化

申請・承認ルートの自動化は、電子承認ワークフローの中核となる機能です。事前に設定したルートに沿って申請が自動で流れるため、担当者が都度メール送信や受け渡しを行う必要がなくなります。申請内容に応じて承認者を自動判定する仕組みを設定できるシステムが多く、金額・部署・申請種別といった条件に応じて適切な承認者へ振り分けることが可能です。

この機能により、承認漏れや滞留が発生しにくくなり、処理のスピードが安定します。また、差し戻しや代理承認といった例外処理もシステム上で制御できるため、属人的な対応を減らし、標準化されたプロセスを維持できます。

文書管理と証跡（ログ）の保存

電子承認ワークフローには、申請書類や添付資料を一元管理する文書管理機能が備わっています。紙の書類と違い、紛失や版の混在が起きにくく、必要な資料を検索してすぐに確認できます。さらに、変更履歴や承認履歴などの証跡（ログ）が自動で保存され、誰がいつどの操作を行ったかを明確に追跡できる点も大きな特徴です。

文書管理と証跡保存は、企業のコンプライアンスや情報管理の質を高めるための必須機能です。

他システムとの連携

電子承認ワークフローは、経理・人事・会計などの他システムと連携させることで、さらに高い効果を発揮します。たとえば、経費精算システムと連携すれば承認済みデータを自動で会計処理へ送信でき、二重入力の削減やミス防止につながります。人事システムと連携することで、組織変更に合わせて承認ルートを自動更新する運用も可能です。

また、クラウドストレージや電子契約サービスとの連携に対応する製品も増えており、文書の保管場所を統一したり、契約書の承認から締結までの流れをつなげたりできます。システム連携は、部署をまたぐ業務の効率化に大きく貢献し、全社的な業務最適化を実現する上で欠かせない要素です。

電子承認ワークフローの導入方法

電子承認ワークフローを効果的に導入するためには、現状の課題整理から運用定着までのプロセスを段階的に進めることが大切です。ここでは、導入の流れを4つのステップに分けて解説します。

STEP1：現状の課題分析と目的設定

導入の最初のステップは、現状の課題を整理し、電子承認ワークフローを導入する目的を明確にすることです。紙運用で滞留が発生しているのか、承認者が多く処理が遅いのか、管理部門が書類対応に追われているのかなど、具体的な問題点を洗い出します。同時に、改善したい業務指標（承認時間の短縮、紙コスト削減、内部統制強化など）も数値で整理しておくと、後の比較検証がしやすくなります。

目的が曖昧なまま導入すると、機能選定や運用ルールがぶれやすく効果が見えづらくなるため、初期段階で方向性を共有しましょう。部門横断で課題を共有し、導入目標を明確に定義することで、スムーズなプロジェクト進行につながります。

STEP2：対象業務の選定とフロー設計

次のステップでは、電子化する対象業務を選び、最適な承認フローを設計します。いきなり全業務を電子化しようとすると負荷が大きくなるため、まずは申請件数の多い業務や滞留が起こりやすい業務から始めることが一般的です。経費精算、勤怠、稟議など、各業務の承認ルート・判断基準・必要書類を整理して、無駄なステップや重複を取り除きます。

フロー設計では、例外処理（差し戻し、代理承認、緊急ルートなど）の想定も重要です。関係部門と運用ルールをすり合わせ、標準化されたフローを構築することで、電子化した後もスムーズに運用できます。

STEP3：システム選定とテスト運用

第三のステップは、自社の業務に合うシステムを選び、テスト運用で使い勝手を確認することです。システムごとに機能や料金、カスタマイズ性が異なるため、事前の比較検討が欠かせません。承認ルートの柔軟さ、文書管理機能、ログ保存、外部システム連携の有無など、自社が重視する項目を明確にして選定します。

導入前にはテスト環境で試し、実際の申請パターンを再現しながら操作性や画面の分かりやすさを確認します。利用部門からのフィードバックを取り入れることで、本番運用後のトラブルを回避しやすくなり、利用定着にもつながります。

STEP4：本格運用と定着化

最後のステップは、本格運用の開始と、ルールを社内に定着させる取り組みです。運用開始後は、利用者向けの研修やマニュアル整備、問い合わせ対応などのサポート体制を整備することが大切です。初期は操作に慣れない社員も多いため、丁寧なフォローが求められます。

運用が軌道に乗ったら、申請処理時間や滞留箇所を定期的に確認し、フロー改善や設定変更を行います。組織変更や業務内容の変更にも対応しながら継続的に見直すことで、電子承認ワークフローが長く機能し続け、業務効率を安定して向上させられます。

自社に合う電子承認ワークフローシステムの選び方

電子承認ワークフローを導入する際は、業務内容との適合性、セキュリティ水準、料金体系、サポートの充実度といった複数の観点で比較しましょう。ここでは、失敗しないための選定ポイントを解説します。

業務内容に合うカスタマイズ性

電子承認ワークフローを選ぶ際は、自社の承認フローにどの程度合わせられるかが大きな判断軸になります。企業ごとに申請の種類や承認者の組み合わせが異なるため、金額や部門に応じて柔軟に承認ルートを変えられるか、例外処理（差し戻しや代理承認など）へ対応できるかを確認する必要があります。

特に、複雑な承認プロセスを持つ企業では、条件分岐や自動判定機能がどの程度使えるかがポイントです。テンプレートだけでは対応しきれない場合、項目追加や画面レイアウトの調整など、どこまでカスタマイズできるかも検討材料になります。

セキュリティ要件の確認

電子承認ワークフローは、社内の機密情報や個人情報を扱うため、セキュリティ要件が十分かどうかを事前に確認することが欠かせません。通信の暗号化、多要素認証、アクセス権管理、ログ保存といった基本的な機能が備わっているかは必ずチェックすべきポイントです。

セキュリティ要件を満たしたシステムを選ぶことで、安心して承認業務を電子化できます。

料金体系とサポート体制

電子承認ワークフローは製品ごとに料金体系が異なるので、初期費用・月額費用・オプション費用を含めた総コストで比較しましょう。ユーザー数課金なのか、申請数課金なのか、外部システム連携に追加料金が必要なのかなど、料金構造が合わないと運用後のコストが膨らむ可能性があります。

また、導入後のサポート体制も見逃せないポイントです。マニュアル整備、問い合わせ対応の速度、初期設定の支援範囲、運用定着のための研修など、サポートの質は運用の安定に直結します。トライアルを通じて操作感やサポートの対応を確認し、自社の業務量や体制に合ったプランを選ぶことで、導入後のトラブルを最小限に抑えられます。