• 作成日 : 2025年11月25日

電子印鑑でワークフローを効率化！メリットと選び方・注意点

電子印鑑を利用したワークフローシステムは、紙の押印や出社を前提とした承認作業をデジタル化し、申請・承認業務を大幅に効率化できる仕組みです。電子帳簿保存法への対応やテレワークの普及により、多くの企業で導入が進んでいます。電子印鑑を使うことで、承認の滞留防止、ペーパーレス化によるコスト削減、証跡管理の強化など複数のメリットが得られます。

当記事では、電子印鑑付きワークフローの仕組みやメリット、システム選びのポイント、導入時の注意点を分かりやすく解説します。

ワークフローにおける電子印鑑とは？

ワークフローにおける電子印鑑とは、紙の書類に押印していた「承認」「決裁」のプロセスをデジタル上で代替する仕組みです。ユーザーIDや権限、承認操作の履歴を基に「誰が、いつ、どの処理を承認したか」を電子的に証跡として残せる点が特徴です。一般的には、名前印・日付入り印・社印などを電子的に生成し、ワークフロー上の承認ステップで自動表示されます。

紙の印鑑と異なり、電子印鑑はログイン情報や操作ログ、アクセス制御と組み合わせることで「なりすまし押印」のリスクを減らし、承認プロセスの信頼性を高めやすい点が強みです。電子帳簿保存法への対応やリモートワークの普及により、電子印鑑は多くの企業で標準機能として活用されています。

電子印鑑付きワークフローを導入するメリット

電子印鑑付きワークフローを導入すると、紙の押印や出社を前提とした承認作業をオンライン化でき、業務スピードの向上・コスト削減・内部統制強化を一体的に実現できます。ここでは、電子印鑑付きワークフローを導入するメリットを紹介します。

申請・承認業務の効率化

電子印鑑を備えたワークフローでは、紙の回覧や押印作業が不要となり、申請から承認までの手続きがすべてオンラインで完結します。承認依頼は自動通知され、承認者はPC・スマホを問わず外出先でも押印できるため、処理の滞留が大幅に軽減されます。

また、入力チェックや選択肢制御などの機能により、記入ミスや不備を減らせるため、差し戻し対応の負担も減少します。さらに、承認状態をリアルタイムで確認できるため、業務の見通しが良くなり、部門間での連携もスムーズになります。紙の移動や管理が不要となることで、全体のリードタイムを短縮できる点が魅力です。

ペーパーレス化によるコストの削減

電子印鑑の導入により、紙の申請書や印刷物が不要となり、紙代・印刷代・トナー代といった直接コストを削減できます。また、書類保管のためのキャビネットや保管スペースが不要になり、管理コストやオフィス面積の削減にも寄与します。紙書類は紛失や破損のリスクがあり、再発行や確認作業に時間がかかる場合がありますが、電子化されたワークフローではデータ管理が容易で、必要な情報をすぐに検索できます。

さらに、電子帳簿保存法の要件を満たしたシステムであれば、法的に求められる保存義務にも対応しつつ、長期にわたる運用コストを抑えられる点がメリットです。

承認プロセスの可視化による内部統制の強化

電子印鑑付きワークフローでは、誰がいつ承認したかといった操作履歴が自動で記録され、承認プロセスが透明化されます。紙の回覧では追跡が難しい滞留箇所も、一目で確認できるため、管理者は遅延の原因を特定しやすくなります。さらに、承認ルートや権限を適切に設定することで、誤ったルートで処理が進むことを防ぎ、内部統制上のリスクを抑えることができます。

必要に応じて過去の履歴を検索できるため、監査対応や内部チェックも効率的になります。証跡管理の強化は、不正防止やコンプライアンス維持の観点でも重要な要素であり、電子ワークフローはその基盤として非常に有効です。

テレワークなど多様な働き方への対応

電子印鑑の導入により、押印のための出社が不要となり、申請・承認業務を場所に依存せず実施できます。PC・スマホ・タブレットから簡単に操作できるため、リモートワーク中でも承認作業が滞ることなく業務を継続できます。特に、外出の多い営業職や出張が多い役職者にとっては、迅速な承認が可能になり全体の業務効率が向上します。

また、在宅勤務や時差勤務、サテライトオフィスなど、多様な働き方に柔軟に対応できる点も大きな利点です。紙の印鑑では困難だった働き方にも対応でき、組織としての生産性向上や働き方改革の推進につながります。

電子印鑑付きワークフローシステムの選び方

電子印鑑付きワークフローを導入する際は、承認経路の複雑さへの対応、申請書フォーマットの互換性、既存システムとの連携性、そしてスマートフォンでの操作性が重要です。自社の運用に適合するかを総合的に判断する必要があります。ここでは、電子印鑑付きワークフローシステムの選び方を紹介します。

自社の承認フロー（複雑な経路）に対応できるか

企業の承認フローは、金額基準・部署・役職・申請区分などによって、大きく分岐したり、並列承認が必要になる場合があります。電子印鑑付きワークフローを選ぶ際は、これらの複雑なルールをシステム上で再現できるかが重要ポイントです。特に、条件分岐、代理承認、経路の自動スキップ、差し戻し処理などが柔軟に設定できるかを確認しましょう。

また、組織変更に合わせて承認ルートを管理者が自社で簡単に編集できるかも重要です。視覚的にフローを設計できるノーコード型の製品であれば、運用負担が大きく軽減され、承認ルールの変更にも迅速に対応できます。

既存の申請書フォーマット（Excel等）が利用できるか

多くの企業では、長年使われてきたExcelやWord形式の申請書が存在し、それらを完全に廃止することは難しい場合があります。そのため、既存フォーマットをワークフロー上でそのまま利用できるか、あるいは自動で取り込んでフォーム化できるかは重要な比較ポイントです。Excelレイアウトを保持したまま入力項目を連携できる製品であれば、現場の負担を最小限に抑えて移行できます。

また、既存フォーマットを画像として貼り付ける方式や、ファイルを添付する方式しか対応していない場合は、入力チェックや自動計算が行えず運用効率が下がることがあります。どの方式で取り込めるかを事前に必ず確認することが必要です。

他の業務システム（会計・人事等）と連携できるか

電子印鑑付きワークフローは単独で使うより、会計システム・人事システム・SaaSツール・チャットツールとの連携によって効果を最大化します。CSVインポート／エクスポートはもちろん、API・Webhookを用いたリアルタイム連携ができるかどうかは、運用効率に直結します。特に、社員データを人事システムから自動同期できる機能があると、異動時のアカウント更新作業が大幅に削減されます。

また、SlackやTeamsへの通知連携、スプレッドシートやBIツールへの自動書き出しが可能な製品であれば、情報共有や分析も容易になります。自社の既存環境とどこまで連携できるか、導入前に必ず確認することが重要です。

スマートフォンでの承認が可能か

電子印鑑を用いた承認作業では、役職者や外出が多い社員でも申請をすぐに確認・対応できるように、モバイル対応が重要なポイントとなります。スマートフォン用の専用アプリがあるか、ブラウザからでもスムーズに操作できるかは重要な比較ポイントです。画面が小さくても申請内容が見やすく、承認ボタンや差し戻し操作が直感的に使えるUIであるかを確認しましょう。

また、プッシュ通知で承認依頼を受け取れるシステムであれば、承認の滞留を防止できます。さらに、会社のセキュリティポリシーに合ったモバイル管理（MDM）や多要素認証に対応していることも大切です。モバイル利用が多い企業ほど、スマートフォンで承認できるフローを作れるかどうかが、業務において重要になります。

電子印鑑付きワークフロー導入時の注意点

電子印鑑付きワークフローを導入する際は、法的有効性の理解、費用対効果の算定、既存業務フローの見直しと社内教育が重要です。正しく準備することで運用トラブルを防ぎ、期待した効果を得られます。

法的有効性（電子署名との違い）を理解する

電子印鑑は、紙の押印をデジタル化した「印影画像」であり、多くの場合、本人確認の強度は電子署名より弱くなります。一方で、電子署名は電子証明書に基づき「誰が承認したか」を技術的に証明でき、電子帳簿保存法や契約の真正性が求められる場面で推奨される方式です。ワークフロー上の電子印鑑は、承認者アカウントと操作ログによって承認行為を証跡化できるため、社内決裁では一般的に問題なく運用されています。

ただし、契約締結など法的リスクが高い業務に電子印鑑を利用する場合は、自社規程・法的要件・取引先との合意を確認する必要があります。用途に応じて電子署名との使い分けを明確にすることが重要です。

導入・運用にかかる費用対効果を試算する

電子印鑑付きワークフローは、紙・印刷・郵送コストの削減、承認スピードの向上、業務標準化など大きな効果をもたらしますが、導入には初期費用・月額費用が発生します。加えて、運用開始後には管理者の設定作業やシステム管理コストも一定量必要です。そのため、導入前に「削減される工数」「紙の削減量」「承認リードタイムの短縮」などを定量的に試算し、投資回収期間（ROI）を把握しておきましょう。

特に利用ユーザー数や承認ルートの複雑性によって費用が変動するため、複数製品で見積りを比較することが有効です。費用と効果のバランスを事前に明確にし、経営層・現場双方が納得できる導入計画を立てる必要があります。

既存業務フローの変更と社内教育を徹底する

電子印鑑付きワークフローを最大限活用するには、紙運用前提の古い業務フローをそのまま移植するのではなく、手順の整理と見直しが不可欠です。不要な承認ステップや重複作業が残ったままだと、ワークフロー化しても効率化が十分に得られません。また、システム導入後は申請者・承認者・管理者ごとに必要な操作が異なるため、マニュアル整備や研修の実施が重要です。

特に、電子印鑑の仕組みやログの扱い方など、紙運用との違いを正しく理解してもらうことが定着の鍵になります。運用開始後は問い合わせ窓口を設け、現場の課題を継続的に改善することで、ワークフローが確実に定着し、効果を最大化できます。

電子印鑑付きワークフローで承認作業をもっとスムーズに進めましょう

電子印鑑付きワークフローは、申請・承認をオンライン化し、業務効率化・コスト削減・内部統制強化を同時に実現できる仕組みです。紙の印鑑より信頼性が高く、ログ管理による証跡確保も可能なため、テレワーク環境でも円滑に運用できます。

導入時は、承認フローの複雑さへの対応、既存フォーマットや他システムとの連携、スマホ承認の使いやすさを比較することが重要です。また、電子署名との違いの理解、費用対効果の算定、業務フローの見直しと社内教育を徹底することで、効果的な定着と運用が実現します。

• 監修：マネーフォワード クラウド

  マネーフォワード クラウド 業務効率化の基礎知識 編集部では、業務効率化や生産性向上のノウハウ、クラウドツールの使い方など、ビジネスシーンで役立つ基礎知識をご紹介しています。