- 作成日 : 2024年10月18日
バックオフィスをペーパーレス化するメリットとは？やり方も解説！
近年では、働き方改革によるテレワークの普及やDX化の推進によって、ペーパーレス化が注目されています。ペーパーレス化には業務効率化やコスト削減が期待できるとされており、多くの企業では紙書類を多く扱うバックオフィス部門から導入を進めることも特徴です。
当記事では、ペーパーレス化の概要から、バックオフィスがペーパーレス化するメリット・デメリット、さらにバックオフィスにおけるペーパーレス化の方法まで詳しく解説します。
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ペーパーレス化とは？
ペーパーレス化とは、これまで紙で運用していた資料・文書などの各種書類を電子化（データ化）し、スマホやパソコンで保存・活用できるようにする取り組みのことです。
広義にとらえると、「紙媒体の本や雑誌から電子書籍に変える」「紙チケットから電子チケットに変える」などの例もペーパーレス化の一環となります。しかしビジネスにおいては、紙書類を電子化して業務効率の向上やコストの削減を図ることも含めてペーパーレス化と呼ばれています。
ペーパーレス化が注目される背景
ペーパーレス化が注目される背景としては、「DX・働き方改革の影響」「新型コロナウイルス感染症の対策」「コロナ禍による業務のあり方の変化」などが挙げられます。
政府は2018年に、DX（デジタルトランスフォーメーション）の実現を目標として掲げると同時に、労働環境の改善を図る「働き方改革」の推進も本格化させました。
ペーパーレス化はDXおよび働き方改革の双方において重要な取り組みとされ、e-文書法や電子帳簿保存法などの法改正が進められてきました。とは言え、ペーパーレス化を積極的に進める企業はまだ少数にとどまっていました。
しかし、2020年に新型コロナウイルス感染症（COVID-19）が世界的に広がり、社員の感染防止対策として多くの企業がテレワークを導入しました。テレワークが普及する過程では、書類のやり取りや保管における課題や紙書類の非効率さが浮き彫りとなり、ペーパーレス化への注目が一気に高まりました。
ペーパーレス化はバックオフィス部門から始めよう
DX推進に向けて、社内のすべてを一気にペーパーレス化するのは決して簡単ではありません。
社員のITリテラシーを含む「IT技術の仕組み・体制」が整っていないほど、ペーパーレス化の失敗リスクが高まります。IT技術の仕組み・体制を整えるには、IT人材の確保・教育やITシステム導入による環境整備といった投資が必要で、コストも時間もかかるでしょう。
全社DXを着実に進めるためには、スモールスタートで取り組むこと、つまり特定の部署・部門からDX化を進めることが重要です。
多くの企業では、バックオフィス部門からペーパーレス化を始めています。バックオフィス部門は、総務や経理、人事など基本的に顧客と直接関わることのない職種・業務の総称です。社員が円滑に働ける環境の整備や健全な企業活動に向けた仕組みづくりを主な業務としており、「企業の屋台骨」とも言われています。
入力や集計、出力といった自動化できる業務も多く、バックオフィス領域からペーパーレス化を進めることでDX推進の第一歩をスムーズに切れるでしょう。
また、バックオフィス業務は法改正の影響を大きく受けることも特徴です。法改正への対応が遅れると法令違反になるおそれもあるため、ペーパーレス化の体制をできる限り早い段階で整えておくことが重要です。
バックオフィス部門でペーパーレス化するメリット
バックオフィス部門におけるペーパーレス化には、業務効率化と生産性の向上、セキュリティの強化、オフィススペースの有効活用、コスト削減、企業イメージの向上などさまざまなメリットがあります。
ここからは、バックオフィス部門におけるペーパーレス化の代表的なメリットを3つ紹介します。
業務効率・生産性が向上する
バックオフィス部門におけるペーパーレス化は、業務効率化・生産性向上に大きく寄与します。
例えば、これまで紙ベースで作成していた稟議書を電子化すれば、決裁者が社内にいなくても承認を得られるようになり、社内稟議のスピードが上がります。さらに、捺印が必要な書類の電子化に加えて電子署名・電子契約に対応したクラウドサービスを利用すれば、捺印そのものを廃止でき双方の業務負担を大きく軽減できるでしょう。
また、ペーパーレス化はバックオフィス部門全体だけでなく、細分化された部門・業務ごとにもさまざまなメリットをもたらします。例えば経理業務ではデータ化された情報の自動取込・仕訳入力ができるようになり、人事労務業務ではクラウドサービスの電子データ配信によって印刷・封入・捺印といった煩わしい紙書類の配布作業も減ります。
資料の紛失・盗難のリスクを削減できる
紙ベースの重要書類は、「鍵付きキャビネットでの保管」など物理的なセキュリティ対策しか行えません。また、紙書類を持ち出す場合は紛失や盗難といったリスクがあることも問題視されています。
しかし、ペーパーレス化によって重要書類をすべてデータ化すれば、アクセス権限・閲覧権限を容易に設定できるほか、ログ管理によって誰がいつ閲覧・編集したかをすべて記録できるようになります。持ち出しや災害による紛失・盗難・劣化の心配もありません。
高いセキュリティ性を維持したまま重要書類を長期保管できる点は、ペーパーレス化の大きなメリットと言えるでしょう。
オフィススペースを有効活用できる
ペーパーレス化によって、オフィススペースの有効活用にもつながります。
紙書類を保管するには書類棚やキャビネットといった物理的な保管場所が必要です。こうした保管場所は基本的にオフィス内に設けられますが、保管すべき書類が膨大な量となればその分大きな保管スペースが必要となり、オフィススペースを圧迫する要因となります。
しかし、ペーパーレス化によって書類をクラウドに電子保存できれば、物理的な保管場所は必要ありません。オフィスの省スペース化とテレワークの導入との相乗効果で従来のオフィスに必要だったスペースの一部が不要となり、有効活用できるだけでなくオフィスの縮小も検討できるようになります。オフィスを縮小することで、賃料・光熱費のさらなる抑制にもつながるでしょう。
バックオフィス部門でペーパーレス化するデメリット
バックオフィス部門でペーパーレス化を進めることには多くのメリットがある一方で、少なからずデメリットもあることに注意が必要です。ここからは、バックオフィス部門におけるペーパーレス化推進の主なデメリットを3つ紹介します。
システム変更や定着に手間がかかる
紙ベースの運用を廃止してシステム化した場合、社内オペレーションの変更や定着に手間がかかるおそれがあります。特に、ペーパーレスの業務フローに慣れないうちはかえって時間がかかるケースも多々あるでしょう。
社員全員が早い段階で電子文書の取り扱いに慣れて問題なく操作できるようにするためにも、ITツール導入による新たな業務プロセスに関する研修会を開いたりマニュアルを作成したりして、社員をフォローしていくことが重要です。
導入時の環境整備にコストがかかる
バックオフィス部門でペーパーレス化を進めるにあたっては、これまで紙で運用していた書類をスキャンしてデータ化する機器や電子文書を作成するツール（電子契約システム・人事労務システムなど）を導入するなど、IT環境の整備が欠かせません。場合によっては、ITツールに詳しいバックオフィス担当者の確保も必要になるでしょう。
IT環境の整備においては、高額な初期コストが発生する点と各種機器のメンテナンスなどにかかるランニングコストも定期的に発生する点に注意が必要です。データ化したい情報が膨大なほどコストも大きくなります。
ITリテラシーが求められる
前述の通り、これまで資料・文書などの各種書類を紙で運用してきた企業にとって、ペーパーレス化は社内オペレーションが大きく変化する取り組みとなります。ペーパーレス化はセキュリティ強化につながるものの、変化した社内オペレーションに慣れていないうちはむしろセキュリティリスクが高まると言っても過言ではありません。
デジタル化された機密データを安全に取り扱いながらペーパーレス化を滞りなく進めるには、一定のITリテラシーが必要です。最低限のITリテラシーを備えてもらうためにも、社員全員に対する研修と十分なサポートを提供しましょう。
バックオフィス部門におけるペーパーレス化のやり方
最後に、バックオフィス部門におけるペーパーレス化のやり方（進め方）を分かりやすく解説します。
| 1 | ペーパーレス化する業務の優先順位を決める |
|---|---|
| まずは、ペーパーレス化を進める理由や目標とすべきゴールを明らかにした上で、ペーパーレス化する業務とその優先順位を決めます。 | |
| 2 | 必要なツールやサービスを選ぶ |
| ペーパーレス化する業務と優先順位が決まったら、それらに適した必要なツールやサービスを選びます。ツールやサービスを選ぶときは、機能性はもちろん導入コストやセキュリティ性もチェックしましょう。 | |
| 3 | 社内にペーパーレス化の目的や意義を周知する |
| 必要なツールやサービスを選んだ後は、社員全員に対して「なぜペーパーレス化を進めるのか」「ペーパーレス化を進めることでどのようなメリット・変化が生じるのか」をしっかりと周知します。 | |
| 4 | 運用のルールを決めて従業員向けにマニュアルを作成する |
| ペーパーレス導入の目的や意義を周知するだけでは社内に浸透しない可能性もあるため、必要に応じて社内オペレーションや導入ツール・業務システムの運用マニュアルを作成します。対象者にはある程度の教育期間を設けてから、ペーパーレス化を実行しましょう。 | |
バックオフィス部門のペーパーレス化は社内の業務効率化に大きくつながる
ペーパーレス化とは、紙で運用していた契約書・請求書などの各種書類を電子化し、クラウド上で保存・活用できるようにする取り組みのことです。
企業活動の基盤となるバックオフィス部門からペーパーレス化を進めることで、DX推進の第一歩をスムーズに切ることにつながります。ペーパーレス化を滞りなく進めるためにも、あらかじめ最適なツールの導入や社員へのIT教育を実施するとよいでしょう。
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