• 作成日 : 2025年11月25日

ワークフロー管理入門｜メリット・選び方・導入手順を解説

ワークフロー管理とは、申請・承認業務を可視化し、デジタル上で最適化するための仕組みです。紙やメールでのやり取りに時間がかかり、承認が滞ると感じている企業ほど、ワークフローの整理とシステムの導入が有効です。

当記事では、ワークフロー管理の基本とメリット、システム選びの基準、導入ステップを分かりやすく解説します。

ワークフロー管理とは？基本的な3つの要素

ワークフロー管理とは、業務の流れを可視化し、関係者が迷わず処理できる状態を作るための仕組みです。ここでは、ワークフロー管理を構成する3つの基本要素を解説します。

ワークフロー（業務の一連の流れ）

ワークフローとは、業務が「誰から誰へ、どの順番で進むのか」を示す一連の流れのことです。業務手順を定義することで、担当者が迷わず処理でき、属人化を防げます。

たとえば「稟議申請→上長承認→役員承認→経理処理」というように、処理順序や判断に必要な情報を明確にすることで、業務のバラつきがなくなります。紙やメールに比べ、流れを明確にすることで業務全体の標準化につながりやすい点が特徴です。

ワークフロー管理（流れの可視化と最適化）

ワークフロー管理とは、業務の流れを見える化し、実際の手続きを最適な形に整えていくことです。部署間や担当者間で起こる「どこで止まっているか分からない」「承認経路を間違える」といった問題を解消できます。

可視化の段階では、現状の流れを整理し、ムダや重複を把握します。最適化の段階では、承認ステップを簡略化したり、必要な情報を統一フォーマットにしたりすることで、業務プロセスそのものがスムーズに回る状態を作ります。

ワークフローシステム（管理を自動化するツール）

ワークフローシステムとは、申請・承認プロセスをデジタル上で自動化するためのツールです。紙の回覧やメール連絡を置き換え、業務フローが止まらない仕組みを実現します。

システムを導入すれば、申請内容の入力、承認依頼、差し戻し、ステータス確認などがすべてオンラインで完結します。また、承認ルートの自動設定や通知機能によって「誰のところで止まっているか」が一目で分かるため、担当者が進捗管理に追われる必要もありません。

なぜ今ワークフロー管理が重要なのか？

ワークフロー管理が重要な理由は、企業の業務プロセスが複雑化し、従来の紙やメールでは処理が追いつかなくなっているためです。ここでは、ワークフロー管理が必要とされる理由を解説します。

業務プロセスを可視化・標準化するため

業務の流れを「見える化」し、誰が見ても同じ手順で処理できる状態を整えるためにワークフロー管理は欠かせません。可視化によって、業務のムダや重複に気づき、標準化された手順に落とし込むことで業務の質が安定します。

現状、多くの企業では申請者ごとに使うフォーマットが違ったり、承認者がいないと業務が止まったりする課題が生じます。ワークフロー管理を導入すれば「誰が、どの順番で、どの情報を確認するべきか」が明確になり、業務の再現性が高まります。また、標準化されたフローがあることで、新任者や異動者もスムーズに業務に参加でき、教育コストも削減できます。

意思決定の迅速化と生産性を向上させるため

ワークフロー管理は、意思決定を速くし、組織全体の生産性を高める基盤になります。承認依頼が止まる原因をなくし、関係者がリアルタイムに状況を把握できるため、結果として処理速度の向上につながります。

従来のメールや紙ベースでは「誰が承認待ちなのか分からない」「催促しないと進まない」といった問題が起こりやすくなります。ワークフロー管理を整えることで、承認ルートが自動化され、ステータスも一目で確認可能になります。加えて、スマホやPCからすぐに対応できるため、外出中でも承認が進み、全体の処理時間が短縮されます。

内部統制の強化とコンプライアンスに対応するため

ワークフロー管理は、内部統制の強化やコンプライアンス対応にも直結します。承認履歴が自動で記録され、適切なルールに沿って処理されているか追跡できるため、不正防止や監査対応に有効です。

紙やメールでは、承認ルートの抜け漏れや、後から履歴を追えないといったリスクがあります。ワークフロー管理を導入すると、承認者の権限設定やアクセス制限を適切に管理でき、重要書類の扱いも統一されます。また、承認の順序やルール違反を防止する仕組みがあるため、業務プロセスの透明性が高まり、組織としての信頼性向上にもつながります。

テレワークなど柔軟な働き方を実現するため

ワークフロー管理は、テレワークやハイブリッドワークなど柔軟な働き方を支える基盤です。物理的な職場に依存しないワークフローが構築されることで、場所に関係なく申請・承認が可能になります。

紙やハンコに依存した承認フローでは、在宅勤務中に業務が止まりやすく、担当者の負担も増えます。デジタル化されたワークフロー管理を導入すれば、オンラインで申請・承認が完結し、社員の働き方に合わせてスムーズに業務を進められます。

ワークフロー管理が役立つ主な業務例

ワークフロー管理は、申請・承認が発生するあらゆる業務に効果を発揮します。ここでは、代表的な業務例を紹介します。

稟議書・申請書の承認

稟議書や申請書の承認業務は、ワークフロー管理の効果が最も出やすい領域です。承認ルートが自動設定され、ステータスの確認や差し戻しが簡単になります。

従来の紙やメールによる稟議処理では、承認者不在による停滞や「回したつもり・届いていない」などのミスが起こりやすくなります。ワークフロー管理を導入すれば、申請内容を入力すると自動で承認フローが生成され、必要な担当者に通知されます。誰の段階で止まっているかも可視化されるため、無駄な催促や確認作業が不要になります。

交通費や交際費などの経費精算

経費精算は申請件数が多く、担当者の負担が大きい業務の1つです。ワークフロー管理によってフォーマットが統一され、申請漏れ・入力ミスの削減につながります。

紙の領収書提出からメールでの申請まで、経費精算はフォーマットの違いや添付不足が起こりやすい業務です。ワークフロー管理システムを使えば、申請内容・金額・証憑の添付を入力画面でチェックでき、承認者も内容を整理された状態で確認できます。さらに、承認後は経理システムへ情報が連携されるため、二重入力や転記ミスも防げます。

休暇取得や残業の勤怠管理

休暇申請や残業申請も、ワークフロー管理によって大幅に効率化できます。勤怠情報の整合性が保たれ、管理職も迅速に承認できます。

従来の勤怠申請では、紙の申請書や口頭のやり取りが混在し、申請内容の抜け漏れや更新し忘れが起こりがちです。ワークフロー管理を導入することで、休暇日・残業時間・理由などが統一された形式で提出でき、勤怠システムとも連携しやすくなります。また、管理職はPCやスマホから簡単に承認できるため、テレワーク中でも処理が滞りません。

契約書や報告書の回覧

契約書・報告書などの文書回覧も、ワークフロー管理によってスムーズに行えます。関係者全員が最新版の文書を確認でき、修正履歴や承認状況も一元管理されます。

紙の回覧では、誰がどこまで確認したのか、どのバージョンが最新なのかが分からなくなることが多いものです。ワークフロー管理を適用すると、回覧ルートが自動化され、確認漏れを防止できます。また、変更点の通知やバージョン管理もシステム上で行えるため、契約書や重要文書のチェックにおけるミスを大幅に減らせます。

失敗しないワークフロー管理システムの選び方

ワークフロー管理システムを選ぶ際は、「使いやすさ」「柔軟性」「連携性」「デバイス対応」「サポート・セキュリティ」を基準に比較することが重要です。ここでは、システム選定で必ず確認すべきポイントを解説します。

全社員が直感的に使えるか

直感的に操作できるシステムを選ぶことが重要です。使い勝手が悪いと、現場への定着が難しく、導入の成功率が下がります。管理部門の担当者だけでなく、申請者・承認者など全社員が日常的に利用するため、「迷わず操作できるUIかどうか」は必須のチェックポイントです。

たとえば、申請画面の入力項目がシンプルか、承認待ちの一覧がすぐ確認できるか、ボタン配置が分かりやすいかなどが判断基準になります。実際の画面に触れるデモ環境がある場合、社内の複数部署に試してもらい、使いにくい箇所がないかを確認しておくと安心です。

自社の承認ルールに柔軟に対応できるか

自社特有の承認フローに柔軟に対応できるかどうかも重要なポイントです。承認経路を無理にシステムへ合わせると、現場で混乱が起き、運用コストが増えてしまいます。

企業によって、部署ごとの承認ステップや金額による承認権限の違い、代理承認や差し戻しルールなど、細かい条件が存在します。ワークフロー管理システムを選ぶ際は、「条件分岐が設定できるか」「複数ルートの設定が可能か」「代理承認・再申請に対応しているか」を確認しましょう。また、ルール変更があった際に社内で簡単に設定変更できるかどうかも、長期運用では重要な評価基準になります。

既存の業務システムと連携できるか

既存システムと連携できるかは、業務の二重入力を防ぎ、全体の生産性を高めるために必須です。連携性が弱いと、情報が分断され、結局手作業が残ってしまいます。

企業では、経理システム、勤怠管理ツール、SaaS型申請サービス、ファイルストレージ（Googleドライブ、OneDriveなど）などさまざまなツールが運用されています。ワークフロー管理システムは、これらとデータ連携することで、申請内容の自動反映や、証憑ファイルの共有を円滑に行うことができます。

特に、API（アプリケーション連携）が用意されているか、クラウドサービス同士の連携機能があるかは確認しておきましょう。連携性が高いほど、業務プロセス全体の自動化が進みやすくなります。

マルチデバイス（スマホなど）に対応しているか

スマホ・タブレットなど、複数デバイスで操作できるかどうかも重要です。外出中やテレワーク中でも承認業務を滞らせず、業務スピードを維持できます。

現代の働き方では、管理職や承認者が常にデスクにいるとは限りません。マルチデバイス対応のワークフロー管理システムであれば、通知を受け取り次第すぐに承認できるため、無駄な待ち時間を減らせます。

また、UIがスマホ環境でも最適化されているか、アプリ版が用意されているか、通知設定が柔軟に行えるかなども確認ポイントです。モバイル対応は、テレワークやハイブリッドワークを支える重要な要素となります。

サポート体制やセキュリティは万全か

安心して長期間運用するためには、サポート体制とセキュリティ対策が整っていることが欠かせません。サポートが弱いとトラブル時に業務が止まり、セキュリティが不十分だと情報リスクが高まります。

サポート面では、導入時の設定支援や運用相談、マニュアルの充実性、問い合わせ対応の迅速さなどが重要です。チャット・メール・電話など複数のサポートチャンネルがあるかも確認しましょう。

セキュリティ面では、データ暗号化、アクセス権限管理、ログ管理、クラウド環境の堅牢性などがポイントになります。特に、重要書類や個人情報を扱う企業では、セキュリティ対策が公開されているサービスを選ぶことが安心につながります。

ワークフロー管理システムの導入ステップ

ワークフロー管理システムの導入は、段階的に進めることで失敗を防ぎ、社内定着をスムーズに進められます。ここでは、導入時に押さえるべき4つのステップを解説します。

導入目的の明確化と対象業務の選定

最初のステップは「なぜ導入するのか」を明確にし、どの業務から適用するかを決めることです。目的が曖昧なまま進めると、機能選びや運用方針が定まらず、導入が迷走する原因になります。

具体的には、「承認スピードを上げたい」「紙の管理をやめたい」「内部統制を強化したい」など、解決したい課題を具体化します。その上で、対象業務を選定します。

現状の業務プロセスと課題の可視化

次に、現状の業務フローを可視化し、どこに問題があるかを洗い出します。現状分析が不足していると、必要な機能が分からず、システムと業務のミスマッチが起きやすくなります。

業務プロセスの流れを図に起こし、「どこで滞るのか」「誰が何に時間を使っているのか」を明確にすることで、改善ポイントが見えてきます。

システムの選定とテスト導入

課題が整理できたら、候補となるシステムを比較し、テスト導入（PoC）を行います。比較する際は、直感的な操作性、承認ルールの柔軟性、既存システムとの連携性、スマホ対応、セキュリティなど、設計書で整理した選定ポイントを踏まえることが重要です。

テスト導入では、実際の申請フローを登録し、複数部署の社員に操作してもらいます。テストを行うことで、使い勝手の確認や、自社業務とのフィット感を事前に検証できます。

本導入と社内ルールの策定・定着

システムを正式導入した後は、社内ルールの整備と定着プロセスが不可欠です。運用ルールが曖昧なままでは、使い方が部署によって異なり、混乱を招いてしまいます。

まず、申請方法・承認順序・差し戻しルール・証憑添付の有無など、運用ルールを明確に文書化します。次に、マニュアルの作成や研修を行い、全社員が同じ基準で操作できる状態を作ります。

また、運用開始後1～3か月は、問い合わせ対応や改善提案を受け付け、ワークフローの微調整を行う期間として設定すると効果的です。

ワークフロー管理で業務改善を加速させよう

ワークフロー管理は、業務フローを整え、申請・承認の停滞を防ぐための重要な基盤です。業務の可視化、迅速な意思決定、内部統制の強化、柔軟な働き方の実現など、多くのメリットがあります。適切なシステムを選び、段階的に導入を進めれば、バックオフィス全体の生産性が向上します。自社の課題に合ったフローを整備し、効率的な業務運用を実現しましょう。

• 監修：マネーフォワード クラウド

  マネーフォワード クラウド 業務効率化の基礎知識 編集部では、業務効率化や生産性向上のノウハウ、クラウドツールの使い方など、ビジネスシーンで役立つ基礎知識をご紹介しています。