• 作成日 : 2025年11月25日

ワークフローの承認ルートとは？システム導入のメリットや注意点を解説

ワークフローの承認ルートは、申請がどの部署・どの担当者を経由して最終決裁に至るかを定める重要な仕組みです。承認ルートの設計が曖昧なまま業務を進めると、承認漏れや滞留が起こりやすくなり、内部統制にも影響します。

当記事では、代表的な承認ルートの型や設定タイミング、紙ベース運用で生じやすい課題を整理し、ワークフローシステム導入のメリットや見直し時のチェックポイントを解説します。現状のフローに課題を感じている担当者の方はぜひご覧ください。

ワークフローの承認ルートとは？

ワークフローの承認ルートとは、申請がどの担当者に回り、どの順番で確認されていくかを整理した経路を指します。

経費精算や稟議、人事手続きなど、企業内の申請は種類が多く、内容によって必要な承認者や確認範囲が変わります。承認ルートをあらかじめ設計しておくことで、申請の流れが明確になり、判断基準のばらつきや処理の滞留を防ぎやすくなります。

特に、金額・リスク・影響範囲といった要素ごとに承認者を分けると、担当部署が本来の責任範囲に沿って確認でき、組織全体の業務精度を保ちやすくなります。承認ルートは、日々の申請業務を効率的に進めるための基盤として機能し、組織運営の安定に直結する仕組みです。

ワークフローで承認ルートが重要な理由

承認ルートが適切に設計されていると、申請の処理速度と正確性を保てます。

企業では経費精算や稟議など、多様な申請が日常的に発生しますが、誰が確認すべきかが曖昧なままだと、承認漏れや判断基準の不統一が生じやすくなります。承認ルートを明確にすることで、責任範囲が整理され、関係者それぞれがどの段階で何を判断すべきか理解しやすくなります。

さらに、承認の進捗を把握しやすくなる点も大切です。承認がどこで滞留しているかを把握できると業務遅延の予防に役立つ他、組織の内部統制という観点でも効果があり、不正を見逃しにくくなります。

ワークフローにおける承認ルートの型

承認ルートには複数の型があり、申請の性質や求められる確認範囲によって使い分ける必要があります。ここでは代表的な4つの型を取り上げ、特徴と適した利用場面を解説します。

直線型

直線型は、申請が一方向に進む最もシンプルな承認ルートです。申請者から上長、部門長、経営層といった順番で承認が進む構造で、各工程を順番に通過して最終決裁に至ります。経費精算など、判断基準が比較的明確で段階的な確認が適している申請に向いています。

直線型は関与する承認者が固定されているため、責任範囲が分かりやすく、進捗の把握もしやすい点が特徴です。その一方で、承認者の不在や滞留があると次工程へ進めないため、処理速度が遅くなる可能性があります。業務の特性として、順番に確認する必要がある申請に適した仕組みです。

指名型

指名型は、申請内容に応じて承認者を申請者側で選択できる方式です。たとえば設備管理に関する申請であれば設備担当の管理職、採用に関する内容であれば人事部門の責任者といったように、申請ごとに最適な承認者を柔軟に指定できます。

専門性が高く、申請内容によって確認すべき担当者が変わる業務でよく用いられます。固定ルートでは対応しきれない場合に有効で、知識や権限のある担当者に直接申請を送れるため、判断の質を高めやすい構造です。ただし、承認者の選択基準が明確でないと誤った担当者に送付してしまう可能性があるため、運用ルールの整理が不可欠です。

並列型

並列型は、複数の承認者が同じタイミングで確認する承認ルートです。安全性・法務・情報セキュリティといった分野が絡む申請では、複数担当者による同時チェックが必要になる場合があります。並列型を使うと、各承認者が個別に判断し、その全員の確認が完了した時点で次工程へ進みます。

複数観点からの検証が求められる場合に有効で、個別に順番待ちをせずに処理を進められるため、直線型よりも処理速度を維持しやすい点がメリットです。一方で、1人でも承認が滞ると全体が止まるため、担当者の負荷や応答状況を考慮した設計が欠かせません。

分岐型

分岐型は、申請内容や金額、リスクレベルによって承認ルートが変わる構造です。たとえば、10万円未満の経費なら上長のみ、50万円を超える場合は部門長と経営層も承認する、といったように、条件によってルートが自動的に分岐します。

金額や重要度で承認範囲が大きく変わる業務に適しており、無駄な承認工程を省きながら必要なチェック体制を維持できます。ワークフローシステムなどの仕組みと相性が良く、条件設定を使えば判断基準を統一しやすくなります。複雑な業務でもルールを明確にし、申請量の増加にも対応しやすい点が特徴です。

承認ルートはいつ・どのように設定する？

承認ルートは、申請が正確かつスムーズに処理されるよう、あらかじめ設計しておくことが大切です。ここでは、代表的な「事前設定型」と「未定義型（動的承認）」の特徴を整理し、どのような場面で適しているかを解説します。

事前設定型

事前設定型は、ルートをあらかじめ固定しておく方式で、最も一般的な承認フローの設計方法です。経費精算や勤怠関連、購買申請など、内容と確認範囲が明確な業務で活用される傾向があります。

事前設定型の強みは、運用ルールが統一されるため、関係者全員が同じ基準で承認手続きを進められる点です。申請者は迷わずフローに従えるため、担当者による判断のばらつきを抑えられます。さらに、ワークフローシステムと組み合わせると、金額や部門に応じて自動的に承認者を振り分ける条件設定も可能です。

処理量が多い組織や、内部統制を強く求められる場面では、事前設定型が適しています。

未定義型（動的承認）

未定義型（動的承認）は、申請ごとに承認者をその都度選ぶ方式で、専門性が高い業務や案件ごとに確認範囲が変わる場面で役立ちます。設備トラブルの対応、プロジェクト単位の稟議、契約内容に応じた法務確認など、固定ルートでは対応しきれない申請に向いています。

動的承認のメリットは、申請内容に応じて最適な担当者へ申請を回せるため、判断の質を高めやすい点にあります。一方で、申請者が承認者を誤って選んでしまうリスクがあるため、ルール設計と説明が十分でないと運用負荷が増える可能性があります。

紙ベースの承認ルートでよくある課題

紙で申請や承認を運用している場合、担当者の状況が把握しづらく、処理の遅延やミスにつながるだけでなく、さまざまな課題が発生します。ここでは、紙ベース特有の課題について解説します。

進捗が可視化されず追跡できない

紙の申請書は、どの段階で誰が承認しているのかが分かりにくい点が大きな問題です。担当者の机に置かれたまま滞留してしまうと、遅延に気づきにくく、申請者側が状況を確認するにも時間がかかります。

特に複数の担当者を経由する場合、書類の所在が把握できず、紛失リスクも高まります。問い合わせ対応のたびに関係者へ確認する必要があり、業務効率が下がる要因になります。紙ベースの運用では、進捗が見えないことで組織全体の処理スピードが安定しづらく、担当者間の連携にも負荷がかかりやすい状態になります。

申請・承認の手続きに時間がかかる

紙の申請では、書類作成・印刷・押印・配布といった複数の工程が必要になり、そのすべてを手作業で行わなければなりません。承認者が不在の場合、決裁が止まってしまい、処理の遅延が発生しやすくなります。部署をまたぐ場合は、書類の移動にさらに時間がかかり、テレワーク環境では運用自体が困難になります。

また、書類の差し戻しが発生すると、再印刷や再提出が必要となり、手戻りの影響が大きくなります。業務量が増えるほど遅延の影響が拡大し、結果として組織全体の意思決定が遅れるリスクが高まります。

紙代やインク代・書類の保管に手間や費用がかかる

紙での運用は、印刷コストや備品費といった目に見える費用だけでなく、保管スペースの確保や管理作業といった見えにくいコストも発生します。申請書は年度ごとに保存期間が定められている場合が多く、廃棄までの間に膨大な書類が積み上がります。保管棚やロッカーの整備、定期的な整理作業なども必要になり、間接的な作業負担が増える傾向があります。

紙が増えるほど検索性が落ち、必要な書類を探すのにも時間がかかります。こうした保管・管理にかかる手間は見逃されがちですが、長期的には大きな運用コストにつながります。

承認ルートの改善でワークフローシステムを導入するメリット

ワークフローシステムを導入すると、申請や承認の流れをデジタル上で管理でき、紙ベースの運用で発生していた遅延や属人化を抑えられます。ここでは、承認ルートの改善において特に効果が大きいメリットを整理します。

承認の進捗を見える化できる

ワークフローシステムでは、各申請がどこまで進んでいるかをリアルタイムで確認できます。「誰のところで止まっているのか」「いつ承認されたのか」といった情報を一覧で把握できるため、状況確認のために部署間で連絡を取り合う必要が減ります。紙ベースでは特に起こりやすい「所在不明」が発生しにくく、紛失リスクの低減にもつながります。

また、管理者は分析機能を活用することで、遅延しやすい部署や時間帯を把握でき、業務改善につなげることもできます。進捗が可視化される環境は、組織規模が大きいほど効果を発揮します。

決裁のスピードを上げられる

書類の印刷・押印・持ち回りといった作業がなくなるため、申請から決裁までの時間を大幅に短縮できます。承認者が出張中でも、PCやスマートフォンから承認できるため、不在による滞留の発生を抑えられます。

さらに、金額や申請種類に応じて承認ルートを自動で切り替える設定を行えば、必要な承認のみを経由でき、過剰な工程を排除できます。差し戻しがあった場合も、再印刷や再配布を行わずにオンラインで修正・再提出できるため、手戻り時間が最小限で済みます。

意思決定の速度を高めたい企業にとって、ワークフローシステムの導入は大きなメリットになるでしょう。

第三者による不正を抑制できる

ワークフローシステムでは、申請・承認の履歴が自動記録されるため、不自然な処理や不正行為が見えやすくなります。誰が、いつ、どの申請を承認したのかが明確に残るため、紙ベースのように書類を差し替えたり順番を変えたりする不正が行いにくくなります。

また、承認ルートや権限を統一することで、特定の担当者に依存しない透明な運用が可能になります。内部統制を求められる企業や、外部監査を受ける組織では、ログ管理が整備されていることが大きな信頼性につながります。

印刷・配送などの間接コストを削減できる

紙の申請書を運用する場合、印刷代・インク代といった直接費用に加えて、書類を運ぶ時間や郵送費、保管スペースなどの間接コストも発生します。ワークフローシステムを導入すると、これらのコストを大幅に削減できます。

デジタルデータとして保存するため、書庫やキャビネットが不要になり、資料検索もキーワード検索で短時間に行えます。紙の仕分けや整理といった事務作業も不要になり、担当者の作業負担を大きく減らせます。

長期的に見ると、紙運用にかかる総コストを削減できる点は非常に大きなメリットです。

無駄な移動や出社を減らして生産性を上げられる

ワークフローシステムでは、申請や承認のためにオフィスへ戻らなくても手続きを進められるため、働く場所の自由度が高まります。外出中の承認や、リモートワーク環境での手続きにも対応でき、移動時間のムダを抑えられます。書類の受け渡しや押印作業が不要になることで、担当者は本来の業務に集中しやすくなります。

また、組織全体でワークフローを統一すると、情報共有が迅速になり、部署間のやり取りにかかる時間も減ります。働き方改革やハイブリッドワークを進めている企業にとって、生産性向上に直結する効果が期待できます。

承認ルートの改善でワークフローシステムを導入する際の注意点

ワークフローシステムを導入すると承認プロセスは大きく改善できますが、運用設計を誤ると手間や混乱を生む可能性があります。最初に確認すべき点は、現状の承認ルートがどの程度複雑化しているか、誰がどの判断を担っているかを正確に把握することです。

紙やメールで属人化していた運用をそのままシステムに置き換えると、過剰な承認や不要な工程まで固定化されてしまい、効率化につながらないケースがあります。また、設定する承認ルートが細かくなりすぎると、申請者や管理者の負担が増え、メンテナンスが難しくなります。組織変更や業務フローの変更が発生した際に、設定が容易に更新できるかも大切です。

さらに、利用部門への説明や教育が不足していると、誤った承認者の選択や申請ミスが増え、システムに対する不信感につながります。セキュリティ面でも、承認権限の設定やログ管理の取り扱いを明確にし、個人情報や機密情報を適切に扱える体制を整えることが欠かせません。

導入時には、システムの機能だけでなく、運用ルール・教育・メンテナンスまで含めた全体設計を行うことがスムーズな定着につながります。

ワークフローの承認ルートを見直す場合のポイント

承認ルートの見直しは、業務効率を高める上で重要な取り組みです。現状のフローが申請内容に合っているか、過剰な承認や重複作業が発生していないかを定期的に点検することで、処理スピードや内部統制の質を改善できます。

ここでは、承認ルートを見直すときに確認したい代表的なポイントを整理します。

申請の性質に合った承認者の配置になっているか確認する

承認ルートを改善する際は、まず各申請に求められる専門性やリスクに応じて、承認者が適切に配置されているかを確認しましょう。たとえば、少額の備品購入や事務用品の発注まで部門長や経営層が承認しているケースは、ルートが過剰に重くなっている典型例です。こうした申請は、現場の上長が判断できるようにルートを簡素化することで、処理スピードが安定し、負荷も軽減されます。

一方で、契約変更・顧客情報を扱う申請・セキュリティ関連の申請など、組織に影響が大きいものについては、法務部門や情報システム部門などの専門部署が確認に参加する必要があります。申請の種類・金額・影響範囲・法令リスクといった基準ごとに承認者の役割を整理し、業務の実態に合ったルートへ再配置することで、判断の質を確保しながら無駄な工程を避けられます。

また、特定の承認者に承認依頼が集中し、業務停滞が発生している場合は、権限を委譲したり、代行承認を設定したりする方法も有効です。負荷分散を行うことで、承認ルート全体の流れが滑らかになり、組織全体の処理品質が向上します。

不要な承認工程や過剰な承認者がないかを見直す

承認ルートにおける遅延の多くは、必要以上に承認工程が積み重なっていることが原因です。紙やメールで運用していた頃の慣習がそのまま残り、「一応承認してもらう」という目的の曖昧な工程が残っていることもあるので、ルートを精査し、各工程がどのような判断権限を持っているかを確認します。

一方で、内部統制の観点から必要な承認工程まで削ってしまうと、適切なチェックが機能しなくなる可能性があります。工程を減らす場合は、金額基準・リスク基準を明確化しましょう。また、役職単位ではなく「権限範囲」に基づいた承認設計に変えることで、無駄を削りつつ統制を維持できます。

手作業を自動化できる工程がないか洗い出す

承認ルート改善の大きなポイントは、手作業に頼っている工程の中に、システム化や自動化によって置き換えられる部分がないかを見つけることです。特に申請フォームの自動チェック、添付資料の入力漏れチェック、申請書の自動生成といった機能は、多くの業務で効果を発揮します。また、承認が滞っている担当者に自動でリマインドする機能を活用すれば、催促のための連絡業務を減らせます。

自動化の対象を洗い出す際は、実際に申請処理を担当している現場スタッフの意見を取り入れることが効果的です。日常的に発生している細かな作業を拾い上げることで、自動化の余地が正確に見えてきます。結果として、ルート全体の処理時間が短縮され、人的ミスの発生も抑えられるため、業務品質と生産性の双方が向上します。

組織に合った承認フロー設計がワークフロー改善のポイントに

ワークフローの承認ルートを適切に設計・運用することは、申請処理のスピードと正確性を保つだけでなく、内部統制やコンプライアンスを支える土台づくりにつながります。同時に、紙ベースでの運用時に生じていた滞留や紛失、保管コストといった課題を洗い出し、ワークフローシステムでどこまで自動化・見える化できるかを検討する視点も欠かせません。

承認者の配置や承認工程の数、手作業の自動化余地を定期的に点検することで、組織の成長や働き方の変化に合った承認ルートを維持できます。日常業務で感じている小さな不便に着目しながら、自社に最適なフローとシステム環境へのアップデートを進めましょう。

• 監修：マネーフォワード クラウド

  マネーフォワード クラウド 業務効率化の基礎知識 編集部では、業務効率化や生産性向上のノウハウ、クラウドツールの使い方など、ビジネスシーンで役立つ基礎知識をご紹介しています。