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  • 作成日 : 2025年9月17日

スプレッドシートのオーナー権限を確認・変更するには？一括変更方法や注意点を解説

Googleスプレッドシートを組織で活用していると、人事異動や退職に伴いファイルのオーナー権限を変更する必要が生じます。オーナー権限を適切に権限を移行しなければデータの管理や業務の継続に支障が出る可能性があります。

本記事では、オーナー権限を変更する手順から、変更時の注意点、複数ファイルの一括変更方法、現在のオーナーを確認する方法まで、わかりやすく解説します。

スプレッドシートでオーナー権限を変更する手順

スプレッドシートのオーナー権限変更は、ファイルの最高権限を他のユーザーに譲渡する重要な操作です。組織内でのファイル管理において、適切なタイミングでオーナー権限を移行することは、業務の継続性を保つために欠かせません。

オーナー権限を持つユーザーは、ファイルの削除、共有設定の変更、他のユーザーの権限変更など、すべての操作を行うことができます。そのため、権限の譲渡は慎重に行う必要があり、正しい手順を理解しておくことが大切です。

ここでは、パソコンとモバイル端末それぞれでの操作方法を、実際の画面操作に沿って詳しく説明していきます。

パソコンでオーナー権限を変更する方法

パソコンのブラウザからGoogleスプレッドシートのオーナー権限を変更する手順を解説します。この方法が最も一般的で、確実に権限を変更できる方法です。

参考：ファイルのオーナーを他のユーザーにする – パソコン – Google ドキュメント エディタ ヘルプ

STEP1：共有設定画面を開く

まず、オーナー権限を変更したいスプレッドシートを開きます。画面右上にある「共有」ボタンをクリックするか、ファイルメニューから「共有」→「他のユーザーと共有」を選択します。

共有設定画面が開いたら、現在ファイルにアクセス権限を持っているユーザーの一覧が表示されます。この画面で、各ユーザーの現在の権限レベル（オーナー、編集者、閲覧者、コメント可）を確認できます。

STEP2：新しいオーナーを追加する

新しいオーナーとなるユーザーがまだ共有リストに含まれていない場合は、まず「ユーザー、グループ、カレンダーの予定を追加」欄にメールアドレスを入力して追加します。

権限レベルは一旦「編集者」として追加し、その後オーナーに変更する流れになります。組織アカウントの場合は、組織内のユーザーであることを確認してから追加することが重要です。

STEP3：権限をオーナーに変更する

追加したユーザーまたは既存の共有ユーザーの右側にある権限ドロップダウンメニューをクリックします。メニューから「オーナー権限を譲渡」を選択します。

「オーナー権限を譲渡しますか？」の確認ダイアログとともに相手のメールアドレスが表示されるので、内容を確認して「招待メールを送信」をクリックします。この操作により、相手ユーザーにオーナーへの招待を送れます。招待を承諾した相手ユーザーがファイルのオーナーとなり、元のオーナーは編集者権限に変更されます。

STEP4：変更完了の確認

オーナー権限の譲渡が完了すると、新旧両方のオーナーに確認メールが送信されます。新しいオーナーには権限を受け取ったことが、元のオーナーには権限を譲渡したことが通知されます。

共有設定画面で、権限が正しく変更されていることを確認しましょう。新しいオーナーの名前の横に「オーナー」と表示されていれば、変更は成功です。オーナーは一人のみです。

モバイル端末での操作方法

スマートフォンやタブレットのGoogleスプレッドシートアプリからもオーナー権限の変更は可能ですが、一部制限があります。

アプリでの基本操作

Googleスプレッドシートアプリを開き、対象のファイルを選択します。画面右上の共有アイコン（人型のアイコン）をタップして共有設定画面を開きます。

しかし、モバイルアプリからは直接オーナー権限を譲渡することができません。アプリでは共有ユーザーの追加や、編集・閲覧権限の変更のみが可能です。

モバイルブラウザを使用する方法

オーナー権限を変更する必要がある場合は、モバイルブラウザでGoogleドライブまたはGoogleスプレッドシートにアクセスし、「デスクトップ版サイトを表示」オプションを有効にします。

これにより、パソコンと同様の操作でオーナー権限を変更できます。画面は小さくなりますが、ピンチ操作で拡大しながら作業を進めることができます。

スプレッドシートでオーナー権限を変更する際の注意点

オーナー権限の変更は、単なる権限の移行以上の意味を持ちます。組織のデータガバナンスやセキュリティ、業務の継続性に直接影響するため、十分な注意を払って実行する必要があります。

変更前の重要な確認事項

オーナー権限を変更する前に、必ず確認すべき重要なポイントがいくつかあります。これらを怠ると、後々大きな問題に発展する可能性があります。

ファイルの重要度と影響範囲の把握

変更対象のスプレッドシートが、どの程度重要なデータを含んでいるか、どれだけの人数が利用しているかを確認します。特に、他のシステムと連携している場合や、定期的な更新が必要なファイルの場合は、慎重な対応が必要です。

また、そのファイルから派生した他のファイルやレポートがないか、関連するワークフローがないかも確認しましょう。オーナー変更により、これらの関連プロセスに影響が出る可能性があります。

新オーナーの適格性確認

新しいオーナーとなる人物が、そのファイルの管理に適しているか慎重に検討します。技術的なスキルだけでなく、データの機密性を理解し、適切に管理できる人物であることが重要です。

組織内での役職や責任範囲、データアクセスに関する権限レベルが適切であることも確認しましょう。場合によっては、上司や情報システム部門の承認を得ることも必要です。

権限変更に伴うリスクと対策

オーナー権限の変更には、いくつかのリスクが伴います。これらのリスクを理解し、適切な対策を講じることで、安全な権限移行を実現できます。

データ消失リスクへの対応

新しいオーナーが誤ってファイルを削除してしまう可能性があります。権限変更前に、必ずファイルのバックアップを作成しておきましょう。「ファイル」→「コピーを作成」で複製を作り、安全な場所に保管します。

また、重要なファイルについては、定期的な自動バックアップの仕組みを構築することも検討しましょう。Google Vaultなどのアーカイブサービスを活用することで、管理者を通じてデータを復元できる場合があります。

アクセス権限の意図しない変更

新しいオーナーが共有設定を変更し、必要なユーザーがアクセスできなくなる可能性があります。現在の共有設定をスクリーンショットなどで記録しておき、変更後も同じ設定が維持されているか確認しましょう。

特に、リンクを知っている全員がアクセスできる設定になっている場合は、セキュリティ上のリスクがないか再評価する良い機会でもあります。

組織のポリシーとの整合性

多くの組織では、データ管理に関するポリシーやガイドラインが定められています。オーナー権限の変更も、これらのルールに従って行う必要があります。

コンプライアンスの確認

個人情報や機密情報を含むファイルの場合、オーナー変更に関して特別な手続きが必要な場合があります。組織の情報セキュリティポリシーやデータ保護規定を確認し、必要な承認プロセスを経ることが重要です。

監査証跡の観点から、いつ、誰が、なぜオーナー権限を変更したのかを記録しておくことも推奨されます。これらの記録は、将来の監査や問題発生時の調査に役立ちます。

引き継ぎ文書の作成

オーナー権限の変更と併せて、ファイルの管理方法や更新頻度、関連する業務プロセスなどを文書化して引き継ぐことが大切です。新しいオーナーが円滑に業務を継続できるよう、十分な情報提供を行いましょう。

特に、マクロやスクリプトが含まれている場合は、その動作や修正方法についても詳しく説明する必要があります。

スプレッドシートでオーナー権限を一括で変更する方法

組織の再編や大規模な人事異動の際には、多数のファイルのオーナー権限を一括で変更する必要が生じます。一つずつ手動で変更するのは非効率的で、ミスも発生しやすくなります。ここでは、効率的な一括変更の方法を紹介します。

Google Apps Scriptを使用した自動化

Google Apps Script（GAS）を使用することで、プログラム的に複数ファイルのオーナー権限を変更できます。この方法は技術的な知識が必要ですが、大量のファイルを扱う場合には最も効率的です。

STEP1：スクリプトエディタの準備

Googleドライブで新しいGoogleスプレッドシートを作成し、「拡張機能」→「Apps Script」を選択してスクリプトエディタを開きます。ここに、オーナー権限を変更するためのスクリプトを記述します。

スクリプトでは、Drive APIを使用してファイルの一覧を取得し、それぞれのファイルに対してオーナー権限の変更を実行します。事前にDrive APIを有効化する必要があることに注意しましょう。

STEP2：対象ファイルのリスト作成

一括変更の対象となるファイルのIDまたはURLをスプレッドシートにリストアップします。各ファイルのIDは、URLの「/d/」と「/edit」の間の文字列です。

このリストには、ファイル名、現在のオーナー、新しいオーナーのメールアドレスなども含めておくと、処理の確認が容易になります。

STEP3：スクリプトの実行と確認

作成したスクリプトを実行すると、リストに基づいて順次オーナー権限が変更されます。処理の進行状況や結果をログに記録するようにしておくと、問題が発生した場合の対処が容易になります。

大量のファイルを処理する場合は、API の制限に注意し、必要に応じて処理を分割して実行することも検討しましょう。

Google Workspace管理コンソールの活用

組織でGoogle Workspaceを使用している場合、管理コンソールから一括でオーナー権限を変更できる場合があります。

管理者権限での操作

Google Workspace管理者は、管理コンソールの「アプリ」→「Google Workspace」→「ドライブとドキュメント」から、組織内のファイルを管理できます。

ユーザーが退職する際などは、そのユーザーが所有するすべてのファイルを別のユーザーに一括で譲渡する機能が利用できます。これにより、個別にファイルを確認する手間を省けます。

データ移行ツールの使用

Google Workspace では、データ移行サービスも提供されています。これを使用すると、あるユーザーのすべてのファイルを別のユーザーに移行できます。

ただし、この方法は組織全体に影響する可能性があるため、IT部門や管理者と十分に協議した上で実行する必要があります。

サードパーティツールの活用

市場には、Googleドライブのファイル管理を支援するサードパーティ製のツールも存在します。これらのツールを使用することで、より柔軟な一括操作が可能になる場合があります。

ツール選定の注意点

サードパーティツールを選ぶ際は、セキュリティとプライバシーに十分注意する必要があります。ツールがアクセスする権限の範囲を確認し、信頼できる開発元のものを選びましょう。

また、組織のセキュリティポリシーに照らして、外部ツールの使用が許可されているか確認することも重要です。多くの組織では、事前の承認プロセスが必要となります。

費用対効果の検討

有料のツールを使用する場合は、手動での作業時間と比較して費用対効果を検討します。定期的に大量のファイル管理が必要な場合は、ツールの導入により大幅な時間削減が期待できます。

無料試用期間があるツールも多いので、実際の業務で使用してみて、効果を確認してから本格導入を決めることをお勧めします。

スプレッドシートでオーナーを確認する方法

ファイルのオーナーが誰であるかを確認することは、適切な権限管理の第一歩です。特に共有ファイルが多い組織では、定期的にオーナーを確認し、適切な管理体制が維持されているかチェックすることが重要です。

個別ファイルでのオーナー確認

スプレッドシートのオーナーを確認する最も基本的な方法から説明します。

ファイル内での確認方法

スプレッドシートを開いた状態で、画面右上の「共有」ボタンをクリックします。表示される共有設定画面で、各ユーザーの名前の横に表示される権限レベルを確認できます。

オーナーは「オーナー」と明記されており、他のユーザーとは明確に区別されます。通常、オーナーは一人だけです。

ファイル情報からの確認

「ファイル」メニューから「詳細」→「詳細情報」を選択すると、ファイルのプロパティが表示されます。ここでも、オーナー情報を確認できます。

この方法では、ファイルの作成日時や最終更新日時など、他の有用な情報も同時に確認できるため、ファイルの管理状況を総合的に把握するのに役立ちます。

Googleドライブでの一覧確認

複数のファイルのオーナーを効率的に確認する方法を紹介します。

詳細表示での確認

Googleドライブで、表示形式を「リスト表示」に切り替えます。さらに、表示オプションから「オーナー」列を追加することで、ファイル一覧画面で各ファイルのオーナーを確認できます。

この表示方法を使用すると、フォルダ内のすべてのファイルのオーナーを一目で確認でき、管理が必要なファイルを素早く特定できます。

検索機能の活用

Googleドライブの検索機能を使用して、特定のユーザーがオーナーのファイルを検索することも可能です。検索ボックスに「owner:メールアドレス」と入力すると、そのユーザーがオーナーのファイルのみが表示されます。

この機能は、退職予定者が所有するファイルを事前に確認したり、特定部門のファイル管理状況を把握したりする際に非常に有用です。

組織全体での管理方法

大規模な組織では、より体系的なオーナー管理が必要となります。

定期的な棚卸しの実施

四半期や半年ごとに、組織内のファイルオーナーの棚卸しを実施することを推奨します。各部門の責任者と協力して、重要なファイルのオーナーが適切に設定されているか確認しましょう。

特に、長期間更新されていないファイルや、退職者がオーナーのままになっているファイルがないか重点的にチェックします。これにより、潜在的なリスクを早期に発見し、対処できます。

管理台帳の作成

重要なファイルについては、別途管理台帳を作成することも有効です。ファイル名、用途、オーナー、副管理者、更新頻度などを記録し、定期的に更新します。

この台帳があれば、緊急時の対応や引き継ぎ作業がスムーズに行えます。また、監査対応の際にも、適切な管理が行われていることを示す証拠となります。

オーナー以外が権限を変更することはできる？

Googleスプレッドシートの権限管理において、オーナー以外のユーザーができることとできないことを正確に理解しておくことは、セキュリティと効率的な協業の両立に不可欠です。

編集者権限でできること

編集者権限を持つユーザーは、ファイルの内容を自由に編集できますが、権限管理に関しては制限があります。

他のユーザーの追加

編集者は、新しいユーザーを共有リストに追加することができます。ただし、付与できる権限は自分と同等以下の権限（編集者、コメント可、閲覧者）に限られます。

これにより、プロジェクトメンバーが必要に応じて新しい協力者を追加できる柔軟性を保ちながら、権限の無制限な拡大を防ぐことができます。

共有リンクの作成

編集者は、ファイルへのアクセスリンクを作成し、共有することができます。ただし、リンクの公開範囲（組織内のみ、リンクを知っている全員など）の変更には、オーナーの設定によって制限がある場合があります。

組織のセキュリティポリシーによっては、この機能が制限されていることもあるため、事前に確認が必要です。

編集者権限でできないこと

編集者権限では実行できない重要な操作がいくつかあります。

オーナー権限の譲渡

編集者は、ファイルのオーナー権限を他のユーザーに譲渡することはできません。これは、ファイルの最終的な管理責任を明確にし、無断での権限移行を防ぐための重要な制限です。

オーナー変更が必要な場合は、現在のオーナーに連絡を取り、適切な手続きを踏む必要があります。

他のユーザーの権限変更・削除

編集者は、既に共有されている他のユーザーの権限を変更したり、共有リストから削除したりすることはできません。これにより、プロジェクトメンバー間での不適切な権限操作を防いでいます。

ただし、自分が追加したユーザーについては、一定の管理権限を持つ場合があります。

組織で取り組むべき事項

効果的な権限管理を実現するために、組織として取り組むべき事項を整理します。

役割に応じた権限設定

組織内での役割や責任に応じて、適切な権限レベルを設定することが重要です。すべてのユーザーに編集権限を付与するのではなく、実際の業務に必要な最小限の権限を付与する「最小権限の原則」を適用しましょう。

定期的に権限の見直しを行い、不要になった権限は速やかに削除することで、セキュリティリスクを低減できます。

副管理者制度の導入

重要なファイルについては、オーナーに加えて副管理者を指定する運用を検討しましょう。副管理者は編集者権限を持ち、オーナーが不在の際の対応や、日常的な共有管理を担当します。

この制度により、オーナーへの負担を軽減しながら、適切な管理体制を維持できます。ただし、副管理者の役割と責任を明確に定義し、文書化しておくことが重要です。

緊急時対応プロセスの整備

オーナーが急に不在となった場合の対応プロセスを事前に定めておきましょう。IT部門や上位管理者による緊急アクセス手順、Google Workspace管理者による介入方法などを明確にしておきます。

このプロセスには、誰が、どのような状況で、どのような手順で介入できるかを詳細に記載し、関係者全員で共有しておくことが大切です。

オーナー権限を正しく管理して安全なスプレッドシート運用を実現しよう

Googleスプレッドシートのオーナー権限は、データ管理と業務継続に直結する重要な設定です。オーナーの確認や変更はPCから行うのが基本で、モバイルアプリには制限があります。変更時にはバックアップや共有設定の確認を行い、新しいオーナーが適切に管理できる体制を整えることが欠かせません。

Google Workspaceの管理機能やApps Scriptを活用すれば、一括変更も可能です。適切な権限管理を行うことで、安全で効率的なファイル共有が実現できます。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

  • 監修：マネーフォワード クラウド

    マネーフォワード クラウド 業務効率化の基礎知識 編集部では、業務効率化や生産性向上のノウハウ、クラウドツールの使い方など、ビジネスシーンで役立つ基礎知識をご紹介しています。

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