- 更新日 : 2024年12月12日
イベント案内状の書き方｜書く場合のポイント・テンプレ・例文を紹介
イベントの成功には、効果的な案内状の作成が重要な役割を果たします。案内状は、参加者にイベントの情報を正確に伝えるだけでなく、興味を引き、集客につなげるための第一歩です。イベントの目的や参加方法を明確に示すことで、参加者の理解を深め、有益なコミュニケーションを図ることができます。
この記事では、イベント案内状の書き方やポイント、そして具体的な例文について紹介するので、ぜひ参考にしてください。
イベント案内状とは？
イベントの案内状とは、展示会や記念イベント、発表会など催し物の開催を知らせる書状のことです。イベントのテーマや目的を分かりやすく説明し、日時、場所など詳細情報を提供します。イベントへの関心を高め、相手のアクションを促すために必要なものです。
案内状と招待状の違い
イベントの開催を知らせる書状として、イベント招待状を思い浮かべる人も多いでしょう。しかし案内状と招待状は、送付先との関係性や送付の目的が異なります。
案内状はイベントの概要を伝えたり参加を促したりする案内文です。おもてなしが目的の招待状とは異なり、自社イベントや展示会出展の告知として送付します。できるだけ多くの人に来てもらうことが大切なため、新規顧客から既存顧客、見込み顧客、取引先まで広範囲の人に送付されることが多いでしょう。
一方、招待状は、文字通り相手を「招待」するために送るものです。入場チケットが必要なイベントであればチケットを同封した上で送付し、招待された相手に無償でイベントを楽しんでもらいます。送付する目的は、相手をイベントに呼び、おもてなしすることです。そのため、不特定多数に送るのではなく、すでにある程度のつながりがあり、関係を維持もしくは深めたい相手に送ります。
イベント案内状の無料テンプレート
すぐにイベント案内状を作りたい場合は、テンプレートを使用するとスムーズに作成できます。イベント名や開催日時、場所など、必要な情報が分かりやすく配置された案内状が簡単に作れます。
下記のリンクでは、無料のイベント案内状テンプレートのダウンロードが可能です。
イベント案内状を出す目的
イベント案内状を出す際は、出す目的を明確にして、案内状としての役目を果たすために必要な情報を載せることが大切です。まずは、イベント案内状の目的を5つのポイントに分けて詳しく解説します。
参加者を募り集客につなげるため
イベント案内状の主な目的は、より多くの人に来場してもらうことです。アプローチしたい層に対して案内状を出し、集客を目指しましょう。
イベントに参加してもらうには、まずはイベントの開催を広く知らせなければなりません。会場に足を運んでもらえれば、商品やサービスを直に紹介でき、取引の継続や新規顧客の開拓につながります。
参加者の関心・興味を引くため
イベント案内状によって、イベントに対する参加者の関心を高められます。イベント開催日時のお知らせだけでは、参加者の興味を引き出し、来場意欲を起こさせるのは難しいでしょう。「行きたい」と思わせるには、イベントが参加者にとって有益となることをアピールする必要があります。
その点、イベント案内状はイベントへの期待感を高めるのに役立ちます。目を引くようなキャッチコピーやイベントの特徴を記載することで、イベントへの興味を抱かせ、参加を促しましょう。
イベントの目的・テーマを明確にするため
イベント案内状を送ることで、イベントの開催とともに、イベントの目的やテーマを知ってもらえます。開催側が意図していた目的と参加者が期待していた内容にすれ違いが生じると、参加者はイベントに対してマイナスイメージを持ってしまいます。ひいては、企業自体への評価にも響くでしょう。
参加者の期待値を調整するためにも、事前にイベントのテーマや来場のメリットを明確にする必要があります。案内状を通して、開催に至った背景や参加者が得られるものを伝えるなら、参加者を落胆させてしまうリスクを防げます。
参加方法・条件を説明するため
イベント案内状は、参加方法を伝える役割も担っています。参加費用の有無、定員人数、申し込み方法など、イベント参加に関わる詳細な情報を伝えられます。必要な持ち物や注意事項、参加条件などがあれば、忘れずに記載しましょう。
詳細が不明なイベントは、参加をためらわせてしまいます。詳細をきちんと記載し、イベントに安心して参加してもらえるようにしましょう。また、「キャンセル時の対応が思っていたものと違う」というトラブルも避けられます。
参加者との有益なコミュニケーションを図るため
イベント案内状の送付は、送り先とのコミュニケーションの機会にもなります。最近やり取りが遠ざかっていた相手であれば、イベント案内状の送付をきっかけとして再度コミュニケーションを強化できます。新規の相手の場合は、イベント案内状から自社について知ってもらい、よい印象を残せるかもしれません。
送付方法はメール、郵便、手渡しなどさまざまな方法があります。幅広く送るにはメールを活用した方法が効果的です。一方、相手との関係を直接深めたい場合は、訪問して手渡しするほうが相手の反応をうかがえ、コミュニケーションのよい機会となるでしょう。参加の有無にかかわらず、イベント案内状の送付自体がプロモーションとして効果を発揮します。
イベント案内状の書き方のポイント
イベント案内状の目的を念頭に記載する内容やレイアウトを決めるなら、目的に沿った効果的な案内状が作成できます。ここでは、分かりやすい案内状の書き方を説明します。
タイトルはイベントの内容・目的を端的に表す
目につきやすいタイトル部分に、イベントの内容や目的を簡潔に記載しましょう。分かりやすく魅力的なタイトルは、じっくりと本文を読むというアクションを促します。
タイトルを考える際は、受け取った人の好奇心をくすぐり、詳細についてもっと知りたいと思わせることが大切です。長々とした文章は要点が伝わりにくく、先を読む意欲を失わせてしまいます。「限定」「新商品」など、特別感があり、参加者の興味を引きそうなフレーズを使うとよいでしょう。
イベントの概要を分かりやすく記載する
本文では、どのようなイベントか概要を分かりやすく説明します。イベントに関する情報は、参加を決める上で大切なポイントです。季節に沿った挨拶文の後に概要を記載し、以下のような情報を提供します。
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場所を説明する際は、最寄り駅や会場の地図を記載するのがおすすめです。イベント内でさまざまな企画が用意されているなら、細かなタイムスケジュールも載せるとよいでしょう。参加費が必要なイベントでは、必ず正確な金額を明示します。イベントの説明が長くなりそうな場合は、イベントに関するWebサイトのURLを記載するのも1つの方法です。
ターゲットを明確化し対象者が一目で分かるようにする
案内文章の作成時には、ターゲットを明確に絞り込み案内状の文章中に記載します。対象者が分かると、受け取った相手は自分に関係するイベントだと認識できます。
対象者をアピールするには、「○○業界の方に向けた情報」「営業スキルを磨きたい方必見」など、どのような人に向けたイベントなのかをはっきりと示しましょう。受け取った相手がイベントを我が事として捉えるなら、参加を検討しながら読み進めてもらえます。自分にぴったりなイベントと感じてもらえることが、集客率のアップにつながります。
イベントに参加するメリット・得られる情報を具体的に伝える
イベント案内状を通して、来場するメリットを具体的にイメージしてもらうことが大切です。イベントのアピールポイントを定め、案内状に落とし込みましょう。
「最新情報の解禁や体験イベントがある」「幅広い人脈を作れる」「サンプルを受け取れる」など、参加するからこそ得られる情報をアピールします。イベント案内状を受け取った相手に、イベント参加が自分にとって有益となると感じてもらうことを目指します。ただし、誤解を招くような表現や過剰な訴求をしないよう注意が必要です。
申し込みまでの動線をシンプルでスムーズに設計する
申し込みが必要なイベントの場合は、申し込み方法をシンプルなものにし、手順を分かりやすく記載しましょう。申し込み方法が分かりにくいと、参加意欲をそいでしまう恐れがあります。
申し込み方法は、電話、郵送、FAX、メールなど使用するさまざまなツールがあげられます。電話・FAX番号やURL、メールアドレスなど連絡先の情報を忘れずに記載しましょう。オンラインでの申し込み方法を取り入れる際は、二次元コードを記載すると参加者がスムーズに申し込めます。
文字やレイアウトは見やすく読みやすく工夫する
レイアウトや書式にも気を配り、情報の配置や文字の大きさなど読みやすいイベント案内状になるよう心がけます。レイアウトが見にくいと、厳選された内容であっても情報が頭に入らず、読み進める意欲を奪ってしまいます。文字は適度な大きさで、余白を取りつつ情報を記載しましょう。
色や画像を使用する際は、加工が派手になりすぎないよう注意が必要です。ポイントとなる部分だけ、色や太文字を使うとよいでしょう。凝りすぎず、シンプルな作りのほうが読みやすくなります。
イベント案内状の書き方・例文
ここでは、一般的なイベント案内状の例文を紹介します。記載すべきポイントを押さえ、下記の例文を参考にイベント案内状を作成しましょう。
下記は、新製品の展示を想定した案内状の例です。
【イベント案内状の例文】
令和◯◯年◯月◯日 ◯◯株式会社 事業部 ◯◯様 新製品◯◯展示会のご案内 拝啓 ◯◯の候、貴社におかれましては、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。日頃より格別のご高配を賜り、厚くお礼申し上げます。 この度、弊社では新製品◯◯のデモンストレーションとして展示会を開催する運びとなりました。先日発表いたしました新機能をご来場の皆様に体験していただく無料体験会を実施予定です。また、従来品である◯◯や◯◯を検討していただいている方々に向けた相談会も、合わせて開催いたします。 ご多忙の中、大変恐縮ですが、この機会に弊社の商品を実際に手に取って体感していただきたくご案内申し上げます。 敬具 記 日時：令和◯◯年◯月◯日 10:00～17：00 場所：株式会社◯◯ 本社ビル内 展示ホール 東京都◯◯区◯◯1-1-1 アクセス方法：◯◯駅より徒歩2分（地図を掲載） 参加費：無料 申し込み方法：電話（03‐◯◯◯◯‐◯◯◯◯ 9：00～18：00）もしくはWebフォーム（https://◯◯◯.com 24時間対応） 申し込み期限:◯月◯日迄 お問い合わせ先：03‐◯◯◯◯‐◯◯◯◯ 担当◯◯ |
効果的なイベント案内状で集客を成功させよう
イベント案内状は、参加者にイベントの魅力や目的を効果的に伝えるための重要なツールです。タイトルや内容を明確にし、参加者にとってのメリットを具体的に伝えることで、より多くの人に参加してもらうことが可能です。また、案内状のデザインやレイアウトにも配慮し、視覚的にも読みやすいものにすることが大切です。
案内状の書き方のポイントを押さえ、魅力的な案内状を作成し、イベント運営を成功させましょう。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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