• 作成日 : 2025年11月25日

電子決裁ワークフローとは？メリット・デメリット・導入の手順を解説

電子決裁ワークフローは、紙やメールで行っていた社内の申請・承認・決裁をデジタル化し、統一されたルールで処理できるようにする仕組みです。申請書の回覧や押印のために担当者が社内を移動する必要がなくなり、テレワーク環境でもスムーズに意思決定を進められます。

一方で、電子決裁ワークフローの導入には、既存システムとの連携や従業員教育など、あらかじめ検討しておきたいポイントも存在します。当記事では、電子決裁ワークフローの基本的な仕組みと主な機能、メリットとデメリット、活用できる業務領域、導入時の手順やシステムの選び方を解説します。自社での導入を検討している担当者の方はぜひお役立てください。

電子決裁ワークフローとは

電子決裁ワークフローとは、企業内の申請・承認・決裁の流れをデジタル化し、統一された仕組みで処理するためのシステムです。紙やメール中心の運用では確認漏れや遅延が起こりやすいため、電子的なフローで一元管理することで、全体の正確性と処理速度を向上させられます。

電子決裁ワークフローは、申請内容の作成から承認、決裁、履歴保存までの一連の流れを可視化し、内部統制の強化にもつながります。

電子決裁とは

電子決裁とは、稟議・経費精算・契約管理などの決裁手続きを電子的に行う仕組みで、紙の押印や対面での承認を必要としません。特に、テレワークやフレックス勤務が増えている企業では、申請者と承認者の物理的距離に左右されずに業務を進められるため、決裁の停滞を抑制できます。

対象範囲

電子決裁ワークフローの対象範囲は、経費精算や稟議、購買申請、契約書確認、人事関連手続きなど、組織内で発生するほぼすべての承認業務です。これらは従来、紙の申請書やExcelファイル、メールの添付資料で運用されていましたが、電子化によって一元管理が可能になります。

特に、規程に基づく承認ルートが複雑な大企業や、複数部門が関与する業務では、電子決裁の導入によってルールの統一と処理漏れの防止が実現しやすくなります。対象範囲を広く捉えることで、業務プロセス全体の標準化や適正な権限管理につながり、内部監査の効率化にもつながります。

電子決裁ワークフローの主な機能

電子決裁ワークフローの主な機能は、申請書フォーム作成、承認ルートの自動設定、進捗の可視化、通知機能、履歴管理、外部システム連携などです。

まず、申請書フォームでは紙やExcelで扱っていた内容をデジタル入力に置き換え、必須項目の抜け漏れを防ぎます。承認ルート機能では、金額や申請区分に応じて適切な承認者を自動で判定し、ルール逸脱を防止します。また、進捗管理機能により、どの段階で承認が滞っているかをリアルタイムで把握でき、業務遅延を減らせます。

さらに、会計・勤怠・購買システムなどとの連携により、データの転記作業を削減し、誤入力リスクの低減にも効果があります。

電子決裁のメリット

電子決裁には、処理速度の向上、決裁プロセスの可視化、情報管理の効率化という3つの大きな効果があります。ここでは、それぞれのメリットを詳しく解説します。

処理速度が上がる

電子決裁は、紙の回覧や対面での押印を不要にするため、決裁までの時間を大幅に短縮できます。承認者が社外や別拠点にいる場合でも、電子的な承認ボタンで対応できるため、承認待ちによる業務停滞を抑えられます。

さらに、承認ルートが自動判定される仕組みを使えば、誰に回すべきかを迷う必要がなくなり、処理の一貫性も高まります。このように、物理的な移動・作業を伴わないプロセスに置き換えることで、組織全体の決裁リードタイムを短縮し、業務スピードの向上につながります。

決裁業務の可視化と進捗管理が可能になる

電子決裁は、申請から承認・決裁までの流れをリアルタイムに把握できる点が特徴です。紙ベースの運用では「誰のところで止まっているか」が見えにくく、担当者が進捗を自力で追跡する必要がありました。一方、電子ワークフローでは、各申請のステータスがシステム上に表示され、滞留箇所や遅延の原因を即時に確認できます。

管理部門は、承認者の負荷状況や処理スピードの偏りも可視化でき、組織全体のボトルネックを改善しやすくなります。また、進捗に応じた自動通知機能により、承認依頼の見落とし防止にも効果があります。

情報の保存と検索が簡単になる

電子決裁では、申請書・承認履歴・添付資料などの情報がすべてデジタル形式で保存され、必要なときに即座に検索できます。紙資料の場合、保管場所の管理や紛失リスク、過去データの照合に多くの時間を要しますが、電子化することでこれらの課題をまとめて解消できます。

検索機能を使えば、申請番号、金額、申請者名、日付などさまざまな条件で絞り込めるため、監査対応や内部調査の効率も向上します。また、改ざん防止のログ管理機能により、いつ誰がどの操作を行ったかを正確に追跡でき、コンプライアンス面でも有用です。データのバックアップやアクセス権設定もシステム上で行えるため、安全性と管理性を両立できます。

電子決裁のデメリット

電子決裁は多くの業務効率化につながりますが、導入状況や運用ルールによっては新たな課題が生じることがあります。ここでは、電子決裁で発生しうるデメリットを紹介します。

紙と混在する場合は管理の手間が増える

電子決裁と紙の申請書が混在すると、管理業務が複雑化しやすくなります。電子データと紙資料の両方を保管する必要が生じ、保管場所・検索手段・更新管理が分断されるため、担当者の作業負荷が増えます。

また、一部の申請が紙で運用される場合、電子フローでの進捗管理や履歴確認が漏れる可能性もあります。特に、契約書の原本管理や押印を必要とする手続きが残っている企業では、運用方法の統一が課題になります。

こうした混在運用を回避するには、対象業務の範囲を明確にし、可能な限り電子化を進める方針を持つことが大切です。

既存のシステムとの連携が必要になる

電子決裁を定着させるためには、会計システム、購買システム、勤怠管理システムなどとの連携が必要になります。連携が不十分な場合、データの二重入力や転記作業が発生し、かえって業務負担が増える可能性があります。

また、API連携やマスターデータの整合性を確保するための設定作業には、一定の専門知識や導入コストが必要です。特に、既存システムが古い場合やカスタマイズが多い環境では、連携要件の調整に時間がかかることがあります。

導入前には、自社のシステム構成を棚卸しし、連携に必要な範囲と作業量を把握することが求められます。

従業員教育が必要になる

電子決裁を円滑に運用するためには、従業員への操作教育やルール周知が欠かせません。新しいシステムに不慣れな従業員が多い場合、入力ミスや誤った承認操作が発生し、業務の混乱につながる恐れがあります。また、承認ルートや申請区分がデジタル化されることで、従来の紙運用とは異なる判断基準に適応する必要があります。

同時に、権限設定やログ管理など、システム特有の運用ルールを理解してもらうことも大切です。教育不足は導入効果を十分に引き出せない要因になるため、説明会・マニュアル整備・FAQの公開など、継続的なサポート体制の構築が求められます。

電子決裁ワークフローの導入形態の違い

電子決裁ワークフローには、クラウド型・オンプレミス型・ハイブリッド型という3つの導入形態があります。企業の規模やセキュリティ要件、既存システムとの相性によって最適な方式は異なります。導入形態を正しく選ぶことで、運用の安定性とコスト効率を両立でき、電子決裁システムの効果をより高められます。

クラウド型

クラウド型は、インターネットを通じてサービスを利用する方式で、初期コストを抑えたい企業やスピーディな導入を求める企業に適しています。サーバーの構築・運用が不要なため、情報システム部門の負担を大きく軽減できます。

また、機能改善やセキュリティ更新がサービス提供側で継続的に実施されるため、常に最新状態で利用できる点もメリットです。拠点数が多い企業やテレワーク環境では、どこからでも同じ環境にアクセスできる利便性も備えています。

一方で、自社独自の複雑な承認ルートや特殊な連携要件がある場合、カスタマイズの自由度に制約が生じることがあるため、導入前に要件との適合度を確認しましょう。

オンプレミス型

オンプレミス型は、自社内にサーバーを設置し、システムを構築・運用する方式です。高度なセキュリティ要件や、社内ネットワーク限定での運用が必要な企業に向いています。データを社内で一元管理できるため、アクセス権限や保存ポリシーを細かくコントロールしやすく、内部統制や監査要件の厳しい企業では大きな利点になります。また、カスタマイズ性が高く、自社固有の承認フローや業務ルールを柔軟に組み込むことが可能です。

ただし、サーバー保守・更新・セキュリティ対策を自社で行う必要があるため、情報システム部門の負荷やランニングコストはクラウド型より重くなる傾向があります。長期的な運用体制を考慮した上で導入することが求められます。

ハイブリッド型

ハイブリッド型は、クラウド型とオンプレミス型を組み合わせた方式で、柔軟性とセキュリティの両立を目指す企業に適しています。

たとえば、機密性の高いデータはオンプレミス環境で管理しつつ、日常的な申請業務はクラウドで処理するなど、用途に応じた構成が可能です。この方式により、重要度の高い情報は自社管理で保護しつつ、クラウドの利便性やスケーラビリティも活用できます。また、段階的にクラウド移行を進めたい企業にとっても有効な選択肢です。

一方で、2つの環境を並行して運用するため、システム構成が複雑になり、連携設定やデータ同期の管理が必要になります。運用負荷を見越した体制づくりがポイントです。

電子決裁ワークフローの活用方法

電子決裁ワークフローは、会計・契約・人事など幅広い社内業務に適用でき、申請から承認、記録保存までを一元的に管理できます。業務ごとに異なるフローを統一できるため、内部統制の強化や処理ミスの削減に効果があります。特に、部門横断でやり取りが発生する業務では、進捗の可視化と履歴管理が大きな価値を生みます。

ここでは、電子決裁ワークフローの活用方法を解説します。

会計と経費精算

会計・経費精算では、電子決裁ワークフローの効果が最も顕著に表れます。従来の紙運用では、領収書の貼付、申請書の記入・回覧、承認者への提出といった手作業が多く、記入漏れや差し戻しが頻発していました。電子化によって、申請フォームの必須項目チェックにより入力不備を防ぎ、承認ルートを自動判定することで処理の標準化を実現できます。

また、会計システムとの連携により、承認済みデータを自動で仕訳登録でき、二重入力や転記ミスのリスクを抑えられます。さらに、領収書画像の添付機能を活用すれば、紙の保管負荷も軽減され、監査時の証憑提出もスムーズです。

契約と購買

契約・購買業務では、複数部門が関わることが多く、承認ルートが複雑になる傾向があります。電子決裁ワークフローを活用することで、契約内容や依頼金額に応じた承認ルートを自動で設定でき、規程に沿った適正な承認プロセスを維持できます。契約書ファイルや見積書などの関連資料を電子的に添付できるため、紙資料の回覧に依存せず、関係者が同じ情報を迅速に確認できます。

さらに、購買システムや在庫管理システムと連携すれば、発注から支払までのプロセスを一貫して管理でき、不正防止や内部統制の強化にもつながります。履歴管理機能により、契約の更新時期や購買実績の振り返りも簡単です。

人事と総務

人事・総務領域では、入退社手続き、異動申請、在宅勤務申請、備品管理など、日常的に多くの申請業務が発生します。電子決裁ワークフローを導入することで、これらの申請を統一フォーマットで処理でき、担当部門の負荷を大きく軽減できます。

特に入社手続きのように複数部署の確認が必要な業務では、ワークフローによって工程が可視化され、漏れや遅延を防げます。また、総務が管理する備品購入や社内稟議も電子化することで、承認状況や履歴をリアルタイムに確認でき、トレーサビリティが向上します。人事情報を扱うため、アクセス権管理やログ記録の仕組みが充実している点も、安全な運用に役立ちます。

電子決裁ワークフローの導入手順

電子決裁ワークフローを効果的に導入するためには、業務の現状把握から要件定義、試行導入、全社展開という段階的な進め方が大切です。各段階で必要な作業を明確にすることで、導入効果を最大化できるので、ここではワークフローの導入手順を解説します。

現状棚卸

現状棚卸では、組織内の申請・承認業務を1つずつ洗い出し、どこに課題があるかを確認します。紙、メール、Excelなど、部門ごとに異なる運用方法が混在しているケースが多いため、それぞれの手順や承認者、必要書類を詳細に把握します。また、承認の停滞が発生しやすい業務や、差し戻しが多い手順、担当者によって進め方が異なる工程など、現場が抱える問題点も整理します。

現場担当者へのヒアリングを行うことで、管理部門だけでは気づきにくい実態が明らかになることも珍しくありません。現状を正確に見える化することで、「電子化すべき業務の優先度」や「必要な機能」が明確になり、後続の要件定義につなげやすくなります。

要件定義

要件定義の段階では、現状棚卸で見つかった課題を踏まえ、「どのようなワークフローを実現したいか」を具体的な機能要件として整理します。承認ルートの自動化、会計・勤怠・購買など他システムとの連携範囲、申請書フォームの構成、ログ管理やアクセス権限の要件など、必要なポイントを明確にします。内部統制の観点からは、誰がいつ承認したかを履歴として残せる仕組みや、改ざん防止の設定も必要です。

また、管理部門だけで要件を固めるのではなく、実際に申請・承認を行う現場担当者や部門責任者と協議し、認識のずれが生じないように調整します。要件が曖昧なまま導入を進めると、追加開発や運用トラブルにつながるため、この段階の精度が成功のポイントです。

試行導入

試行導入は、本格運用前に問題点を洗い出す重要な工程です。特定の部署や限られた種類の申請を対象に、実際の運用に近い形でテストを行い、「申請」「承認」「決裁」「記録保存」までの一連の流れが想定どおりに動作するかを確認します。通知設定、添付資料の扱い、承認ルートの分岐など、細かい部分の動作検証も欠かせません。

また、利用者が操作しやすい画面になっているか、承認判断に必要な情報が揃っているかなど、ユーザー体験の観点でも確認します。試行段階で得られるフィードバックは非常に有用で、申請区分の見直しやフォームの改善、ルート設定の調整など、全社導入前に最適な形へ仕上げるための基礎になります。

全社展開と教育

全社展開では、試行導入で改善した内容を基に、組織全体で電子決裁ワークフローを本格運用します。この段階で大切なのが、従業員への教育とルールの周知です。操作マニュアルや利用ガイドの整備、オンライン研修や説明会の開催、よくある質問（FAQ）の共有など、利用者が迷わず操作できる環境を整える必要があります。

また、導入初期は問い合わせが増えるため、サポート窓口や対応フローを整備しておくと運用が安定しやすくなります。導入後も定期的に運用状況を振り返り、滞留の多い申請や利用されていない機能を確認し、必要に応じてルールやシステム設定を見直すことで、長期的に定着しやすい仕組みになります。

電子決裁ワークフローシステムの選び方

電子決裁ワークフローを導入する際は、業務範囲・コスト・既存書式との整合性・組織規模との相性・サポート体制といった複数の観点から比較することが重要です。導入後に「思ったように使えない」「現場が使いこなせない」といった問題が起きないよう、要件に合うシステムを丁寧に見極める必要があります。

ここでは、選定時のチェックポイントを分かりやすく解説します。

対応できる業務の範囲

システムがどの業務に対応できるかは非常に重要な選定ポイントです。経費精算や稟議申請だけでなく、契約管理、人事申請、購買、社内依頼など、企業によって必要となるワークフローは大きく異なります。

まず、自社の申請業務を棚卸しし、どこまで電子化したいかを明確にします。その上で、システムが標準機能として対応できる業務、追加設定で対応できる業務、対応が難しい業務を評価します。また、将来的に電子化する可能性のある業務があれば、その拡張性も確認しておくと安心です。対応範囲が広いシステムは、全社統一の仕組みを構築しやすく、運用負荷の軽減にもつながります。

コスト

コストは導入前の意思決定で必ず比較すべき項目です。費用は「初期費用（設定・構築）」「月額利用料」「オプション費用」「サポート費用」など複数の要素で構成されます。

クラウド型は初期コストを抑えやすく、オンプレミス型はカスタマイズ性が高い代わりに運用コストがかかりやすいという特徴があります。自社の利用人数や申請件数に応じて料金が変動する場合もあるため、見積りは現実的な運用量を前提に確認することが大切です。

また、導入後に必要となる追加設定や機能拡張の費用も見越して比較すると、長期的な運用にかかる総コストを見誤りません。

既存の申請書への対応範囲

既存の紙・Excel・PDFの申請書式をどこまでシステムに再現できるかも重要な評価ポイントです。企業ごとの申請書は独自ルールが多く、一般的なテンプレートだけでは対応しきれないケースがよくあります。入力項目の追加・削除、必須項目の設定、添付書類の扱い、金額に応じた承認ルートの分岐など、機能が柔軟であるほど移行がスムーズです。

また、紙の申請書にある特有の欄（社内用メモ欄、確認者欄など）を無理なくデジタル化できるかも確認が必要です。既存の運用を極力変えずに電子化できるシステムは、現場負担を抑えた導入につながります。

企業規模や既存の申請ルールとの一致度合い

企業規模や運用ルールにシステムが適しているかは、導入後の使いやすさに直結します。大企業では承認ルートが複雑で部門横断のフローが多いため、高い柔軟性と管理機能が必要です。一方、中小企業では簡単な設定でスムーズに使える操作性が重視されます。

また、金額基準や組織階層に応じた承認ルート、代理承認の扱い、差し戻しルールなど、既存ルールをどこまで再現できるかも確認ポイントです。現行ルールと大きく乖離するシステムを選ぶと、現場が混乱し、定着に時間がかかるため注意が必要です。

導入後のサポートの手厚さ

電子決裁ワークフローは導入して終わりではなく、運用開始後のサポートが非常に重要です。問い合わせへの対応速度、設定変更のサポート範囲、マニュアルやFAQの充実度、定期的なアップデート、専任担当の有無などを確認します。導入初期は操作方法に関する質問が多く発生するため、サポート体制が整っているベンダーは安心感があります。

また、法改正や内部統制要件の変更に対応できるアップデートがあるかどうかも、長期的な運用には欠かせません。サポート品質の高さは、システムの定着速度にも大きく影響します。

電子決裁ワークフロー導入を成功させるポイント

電子決裁ワークフローは、申請から承認・決裁・履歴管理までのプロセスを一元化し、処理速度の向上と内部統制の強化を同時に実現できる仕組みです。会計・契約・人事など幅広い業務で活用でき、紙資料の管理負荷や承認の滞留といった従来の課題を着実に減らせます。

一方で、既存システムとの連携設計や運用ルールづくり、従業員教育をなおざりにすると、期待したほどの効果が得られないおそれがあります。導入を成功させるには、まず現状の申請・承認業務を棚卸しし、課題と目的を明確にすることが大切です。その上で、段階的な試行導入を行い、自社のルールや利用者の声を反映させながら全社展開へとつなげる視点が欠かせません。

クラウド型かオンプレミス型かといった導入形態やサポート体制も含め、自社にとってバランスの良い電子決裁ワークフローを選定し、長期的な運用最適化を目指しましょう。

• 監修：マネーフォワード クラウド

  マネーフォワード クラウド 業務効率化の基礎知識 編集部では、業務効率化や生産性向上のノウハウ、クラウドツールの使い方など、ビジネスシーンで役立つ基礎知識をご紹介しています。