• 作成日 : 2025年11月25日

基幹業務ワークフローとは？連携でミス削減と効率化を実現

基幹業務とワークフローの連携は、企業の正確なデータ管理と業務効率化を両立させるために重要な取り組みの1つです。紙やメールに依存した運用では、処理の遅延や転記ミスが発生しやすく、業務全体に負荷がかかりやすい状況です。基幹システムとワークフローを適切に統合すれば、承認済みデータの自動反映や進捗の可視化が可能となり、業務品質を大きく向上できるでしょう。

当記事では、基幹業務とワークフローの関係性や連携メリット、導入のポイントを解説します。

基幹業務のワークフローとは？ まず知っておきたい基本ポイント

基幹業務のワークフローとは、企業の基幹システムと申請・承認フローを一体的に管理する仕組みです。基幹業務の正確性とスピードを高めるために、申請から処理までの流れを電子化し、自動的に基幹データへ反映できる点が特徴です。

会計・勤怠・販売管理などは企業全体に影響するため、ワークフローを連携させることで手入力の削減や内部統制の強化につながります。基幹業務の効率化を検討する際は、単なるデジタル化ではなく、システム間の連携設計まで視野に入れることが大切です。

基幹業務とワークフローの基本的な関係性

基幹業務とワークフローは、業務処理の「根幹」と「流れ」を担う関係にあります。基幹業務は会計・人事・販売管理など、企業活動の基礎データを扱う仕組みで、正確性が不可欠です。一方ワークフローは、申請から承認までの手続きを電子的に管理する役割を持ちます。

通常、経費精算や休暇申請などの業務は基幹システムへデータ登録する前段として承認プロセスを必要とするため、両者は密接に結びついています。ワークフローで承認されたデータを基幹システムへ自動連携できれば、手入力によるミスや二重処理を防げます。企業が基幹業務の品質を高めたい場合、ワークフローとの適切な連携が大切です。

企業の根幹を支える「基幹業務」

基幹業務とは、企業活動を支える会計、人事、勤怠、販売管理などの業務全般を指します。これらの業務で扱うデータは経営判断や法令対応に直結するため、正確性・一貫性・信頼性が求められます。

しかし、基幹システムだけでは申請・承認のプロセス管理はカバーしきれないケースがあるため、周辺業務との連携や承認手続きの効率化が課題です。基幹業務を安定的に運用するには、入力データの正確な収集と承認プロセスの透明性が不可欠です。

申請・承認を電子化する「ワークフロー」

ワークフローとは、申請から承認までの業務フローを電子化し、決裁手続きを管理する仕組みのことです。ワークフローを導入すると、申請画面で必要情報を入力し、設定された承認ルートに基づいて自動的に通知が行われます。承認状況をリアルタイムで確認でき、処理履歴も自動で残ります。また、入力チェック機能により記入漏れを防ぎ、申請フォーマットを統一できる点も大きなメリットです。

企業が業務効率を高める上で、ワークフローシステムは基幹業務を支える重要な前提となるケースが増えています。

両者の連携・統合が求められる背景

基幹業務とワークフローの連携が求められる背景には、業務の複雑化と正確なデータ管理ニーズの高まりがあります。

申請・承認プロセスが紙やメールのままでは、基幹システムへの手入力作業が必要となり、ミスや遅延が発生しやすい状況となっています。また、承認ルートが部門ごとに異なる場合、統制が効きにくく、内部監査への対応も煩雑です。さらに、企業が迅速な経営判断を行うには、基幹データをリアルタイムで取得できる体制が不可欠で、ワークフローと基幹システムを分断して運用することは非効率です。

両者を統合することで、承認済みデータの自動登録、履歴の一元管理、進捗の可視化が可能になり、業務全体の品質向上につながります。

基幹業務のワークフローに見られるよくある課題

基幹業務のワークフローでは、紙やメールを中心とした運用が残っている企業ほど、承認の遅延やデータ不整合が発生しやすい状況にあります。ここでは企業でよく起きる代表的な課題を紹介します。

承認プロセスが属人化・ブラックボックス化する

承認プロセスが属人化すると、特定の担当者に判断が集中し、承認ルートが明確でなくなる点が問題です。紙やメール運用では、申請書がどこに滞留しているのか把握しづらく、担当者の不在や業務負荷によって処理が遅れるケースが発生します。また、口頭指示や慣例で承認ルートが決まっている場合、内部統制の観点でも不備が生じます。

承認基準や判断プロセスが明確でないまま運用を続けると、監査対応にも時間がかかり、業務品質が低下します。承認ルートの標準化や可視化が行われていない企業ほど、この課題が顕在化しやすいため、ワークフローの仕組みでプロセスを固定化する取り組みが求められます。

基幹システムへの手入力でミス・二度手間が発生する

基幹システムにデータを手入力する運用では、入力ミスや重複作業が発生しやすい点が大きな課題です。申請書を紙で受け取り、承認後に担当者が基幹システムへ転記するプロセスは、時間がかかる上、数字の誤入力や記載漏れのリスクがあります。また、メール添付のExcelを確認しながら転記する場合も同様に、作業効率と正確性が低下します。

特に、経費精算や支払依頼、受注登録などの業務はデータ量が多く、担当者の負荷も大きくなりがちです。手入力作業を放置すると、基幹データの整合性が損なわれ、後工程に影響が及ぶ可能性があります。

申請・承認の進捗状況がリアルタイムで把握できない

紙やメール中心の運用では、申請・承認の進捗をリアルタイムで確認できず、業務の遅延や問い合わせが増える点が問題になります。申請者は「どこで止まっているのか」を確認できず、担当者への確認依頼が増えて現場の負担が高まります。また、管理者側も処理件数や滞留箇所を把握できないため、業務改善につなげにくい状況です。

進捗が可視化されない状態が続くと、業務の予測が立てにくく、締め処理や月次業務にも影響を及ぼす可能性があります。ワークフローを導入して状況を一覧化できれば、ボトルネックの把握やスムーズな運用が実現できます。

基幹業務とワークフローを連携・統合する3大メリット

基幹システムとワークフローを連携すると、申請・承認からデータ反映までを一体的に管理できるため、企業全体の業務品質が向上します。ここでは、基幹業務とワークフローを統合することで得られる代表的なメリットを解説します。

業務プロセスの標準化と大幅な効率化

基幹業務とワークフローを統合すると、申請から承認、そして基幹システムへの登録までの流れを統一できます。ルートや判断基準を明確にできるため、部門ごとに異なる運用が解消され、業務プロセスの標準化が進みます。また、承認後の自動登録や入力チェックの省力化により、作業時間の削減が実現します。

経費精算、勤怠申請、販売管理など、データ量が多い業務ほどアナログな処理の負担が大きいため、統合による効率化の効果は特に高まります。プロセスが可視化されることで改善点も把握しやすくなり、業務全体のスピード向上につながります。

内部統制の強化とコンプライアンスの遵守

ワークフローを基幹業務と連携させることで、承認経路や履歴が自動的に記録され、内部統制の強化につながります。紙やメールでは承認の証跡が残りにくく、監査対応に時間がかかる傾向がありますが、ワークフローなら誰がいつ承認したかを正確に把握できます。これにより、承認権限の逸脱防止や不正リスクの低減が可能です。

また、法令や社内規程に沿った承認ルートをシステムで固定化できるため、規程に則した運用が維持されやすい点もメリットです。記録の透明性が高まることで、監査や内部調査にもスムーズに対応できる体制を構築できます。

データの一元管理による経営判断の迅速化

ワークフローと基幹システムを統合すると、承認済みデータが自動的に基幹システムに蓄積され、正確で一貫したデータ管理が可能になります。データが散在しないため、最新情報を基にした分析やレポート作成が容易になり、経営判断のスピードが向上します。

また、売上・原価・労務・在庫などの基幹データをリアルタイムに把握できれば、予算管理や進捗管理の精度も高まります。データの一元管理は、経営の意思決定を支える基盤となり、企業の競争力向上にも寄与します。

基幹業務とワークフローの主な連携・統合パターン

基幹業務とワークフローを統合する方法には複数のパターンがあり、企業の運用方針や既存システムの構成によって最適な形が異なります。大きく分けると、基幹システム自体にワークフロー機能を内蔵する方法と、外部のワークフローシステムと連携させる方法が代表的です。

ここでは、それぞれの特徴と選定ポイントを解説します。

基幹システム内蔵型とワークフローシステム連携型

基幹システム内蔵型は、ERPや会計システムなどにワークフロー機能が標準搭載されている形で、基幹業務と承認フローが同じ基盤で完結します。データ連携の手間が少なく、設定変更も一元的に管理しやすい点が特徴です。

一方、ワークフローシステム連携型は、外部のワークフローサービスと基幹システムをAPIやWebサービスで接続する方法で、複雑な承認ルートや高いカスタマイズ性を求める企業に適しています。既存基幹システムを変更せずに承認プロセスのみ強化できるため、段階的なDXにも向いています。

各パターンのメリット・デメリットと選び方

基幹システム内蔵型のメリットは、追加システムが不要な点や運用負荷の軽さで、デメリットは機能の自由度が低いケースがあることです。対して、ワークフロー連携型は柔軟な承認ルート構築や外部サービスとの拡張性が強みですが、連携開発や運用コストが発生する可能性があります。

選定時は、現行業務に必要な承認フローの複雑度、既存基幹システムの改修可否、将来のシステム拡張計画を基準に判断しましょう。承認件数が多い企業や部門横断の運用が多い企業ほど、ワークフロー連携型の効果が出やすい傾向があります。

自社に合うワークフローシステム選びの3つのポイント

ワークフローシステムを選ぶ際は、単に機能が豊富かどうかではなく、自社の基幹業務との適合性や将来の拡張性を踏まえて判断する必要があります。ここでは、選定時に押さえるべき3つのポイントを解説します。

既存の基幹システムとの連携実績の有無

ワークフローシステムを選ぶ際は、自社で利用している基幹システムとの連携実績があるかを必ず確認しましょう。会計・勤怠・販売管理などの主要システムとの連携方式が明確であれば、導入後のデータ連携がスムーズになり、開発コストも抑えられます。また、類似業界での導入事例があると、運用中のトラブル発生リスクも低減できます。

特に既存の基幹システムを大きく改修できない場合は、連携経験が豊富なワークフロー製品を選ぶことで、導入負荷を最小限に抑えられます。

複雑な承認フローにも対応できる柔軟性

企業によって承認フローの構造は異なり、申請内容によって承認者やルートが変わることがあります。そのため、ワークフローシステムが条件分岐、多段階承認、代理承認などに対応できるかは重要な選定基準です。運用を進める中で承認ルールを変更したり、例外処理を追加したりする場面も発生するため、ノーコード・ローコードで設定できる柔軟性も評価ポイントです。

複雑な業務フローを無理にシステムへ合わせると運用負荷が増えるため、システム側の柔軟性が高いことは長期的な安定運用につながります。

導入形態（クラウド／オンプレミス）の選択肢

ワークフローシステムはクラウド型とオンプレミス型のいずれかを選択できます。

クラウド型は初期費用が抑えやすく、アップデートを自動で受けられる点がメリットで、スピーディーな導入を目指す企業に向いています。一方、オンプレミス型は自社環境に構築するため、セキュリティ要件やカスタマイズ性を重視する企業で採用されやすい傾向があります。

選定時は、自社のセキュリティポリシー、運用体制、既存システムとの整合性を踏まえた上で、どちらの導入形態が適しているかを検討しましょう。

【システム別】基幹業務とワークフローの連携・効率化事例

基幹システムとワークフローを連携すると、申請・承認からデータ登録までのプロセスが自動化され、担当者の作業負荷や処理時間を大幅に削減できます。ここでは、代表的な3つのシステム別に連携による効率化の事例を紹介します。

会計システム連携（経費精算・支払依頼の迅速化）

ワークフローと会計システムを連携すると、経費精算や支払依頼の承認後にデータを自動登録でき、手入力の負担を大きく減らせます。領収書の添付漏れ防止や勘定科目の自動設定にも対応しやすく、経理担当者の確認作業がスムーズになります。

また、承認履歴が残るため、監査対応や内部統制の観点でもメリットがあります。

勤怠管理システム連携（休暇・残業申請のペーパーレス化）

勤怠管理システムとワークフローを連携することで、休暇申請や残業申請を紙・メールからデジタルに置き換えられます。申請内容は承認後に自動で反映されるため、総務・人事部門の手作業を減らせる点が大きな利点です。進捗確認もしやすく、申請者・管理者双方の負担が軽減されます。ペーパーレス化の促進にもつながります。

販売管理システム連携（見積書承認・受注登録の自動化）

販売管理システムとワークフローを連携すると、見積書承認や受注登録のプロセスが効率化され、商談スピードを高められます。承認済み見積の情報をそのまま受注データとして基幹システムへ登録できるため、二重入力や転記ミスを防げる点がメリットです。営業・管理部門間の連携が円滑になり、受注処理のリードタイム短縮にもつながります。

基幹業務とワークフロー連携で実現する業務品質向上

基幹業務とワークフローの連携は、業務処理の正確性・スピード・透明性を高めたい企業にとって大きな価値があります。承認ルートの標準化や履歴管理の強化により内部統制を維持しやすくなり、基幹システムへの自動登録によって転記作業の削減とミス防止が実現します。データが一元管理されることで分析やレポート作成も迅速になり、経営判断の質向上にも寄与します。

基幹業務の効率化を実現するには、連携実績、承認フローへの対応力、導入形態などを総合的に判断し、最適なワークフロー環境を構築することが大切です。

• 監修：マネーフォワード クラウド

  マネーフォワード クラウド 業務効率化の基礎知識 編集部では、業務効率化や生産性向上のノウハウ、クラウドツールの使い方など、ビジネスシーンで役立つ基礎知識をご紹介しています。