作成日 : 2025年11月25日

ワークフローシステムを導入するメリット6つ｜主な機能や選び方も紹介

ワークフローシステムは、企業内で日常的に発生する申請・承認業務をデジタル化し、処理の正確性とスピードを向上させるための基盤です。ワークフローシステムを導入することで、プロセスの標準化・履歴管理・データの一元化につながり、業務全体の精度を高められます。

当記事では、ワークフローシステムの基本的な仕組みや、導入によって得られる具体的なメリット、導入時の比較ポイントなどを解説します。ワークフローの導入を検討している方はぜひ参考にしてください。

ワークフローシステムとは
ワークフローシステムを導入するメリット6つ
ワークフローシステムの主な機能
ワークフローシステムの選び方
ワークフロー整備が企業にもたらすメリットとは

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムとは、社内の申請・承認業務を電子化し、手続きを効率化する仕組みです。紙やメールを使った運用よりも正確性と透明性を高められる点が特徴です。

ワークフローシステムは、稟議や経費精算、勤怠関連などの業務プロセスをデジタル化し、担当者から承認者へと進む流れを一元管理します。あらかじめ設定したルートにもとづき自動で処理が進むため、承認漏れや書類の滞留が起きにくくなります。また、操作ログが残ることで手続きの履歴を即時に確認でき、社内ルールの遵守状況を把握しやすくなります。

ワークフローシステムは、業務効率化だけでなく、内部統制やコンプライアンス強化にも寄与する基盤として、多くの企業に導入されています。

ワークフローシステムを導入するメリット6つ

ワークフローシステムを導入すると、申請・承認業務の効率化だけでなく、統制強化やペーパーレス化など幅広い効果が得られます。ここでは、ワークフローシステムを導入する6つのメリットについて解説します。

承認作業の手間を減らせる

ワークフローシステムを導入すると、申請書の作成・提出・確認に必要な作業が大幅に簡素化されます。紙の申請書を印刷して回覧する必要がなく、メールで担当者を探す手間もなくなるため、日常的に発生する細かな作業への負荷が軽くなります。よく使う書類はテンプレート化できるので、入力する項目が明確になり、担当者は必要事項を選択するだけで申請を作成できます。

承認者が不在の場合は代理承認の設定が活用でき、業務が止まりにくい点も実務上の価値が高い部分です。進捗はシステム上で可視化され、滞留している申請をすぐに確認できます。申請・承認にかけていた時間を削減し、担当者が戦略的な業務に集中できる状況を整えやすくなります。

決裁までの時間を短縮できる

ワークフローシステムでは、申請書があらかじめ設定された承認ルートに沿って自動で流れるため、紙やメールで起きやすい「誰のところで止まっているのか分からない」という状況が発生しにくくなります。承認者は届いた通知から内容をそのまま確認でき、承認も数クリックで完了できます。

複数段階の承認が必要な稟議や契約書関連の手続きでは、従来の紙運用と比べて処理のスピードが大きく変わります。外出中でもスマートフォンから承認でき、出社を待たずに判断できる環境が整います。また、承認期限の設定やリマインド機能を利用すれば、判断の遅延を防ぎやすくなります。

意思決定までの流れがスムーズになり、企業の業務スピードを底上げしやすくなります。

内部統制を強化できる

ワークフローシステムは、申請・承認のプロセスをシステム上に記録し、履歴を追跡できる点が大きな特徴です。誰が・いつ・どのように処理したかを明確に確認でき、業務プロセスの透明性が高まります。紙やメールでは履歴が散在しやすい一方、ワークフローシステムではログが一元的に保存され、監査時にも必要情報をすぐに提出できます。

また、担当者・承認者・管理者それぞれに適切な権限と操作範囲を割り当て、権限外の承認や情報操作が起きにくい仕組みを設計できるため、ガバナンスを保ちやすくなります。属人的な運用が少なくなることで、不正リスクの抑制や規程どおりの手続きの徹底につながり、企業全体のリスク管理を安定させられます。

テレワークにも対応できる

ワークフローシステムは、申請・承認のプロセスをオンライン上で完結できるため、出社を前提としない働き方にも適しています。紙の書類を回す必要がなく、在宅勤務や外出中でもスムーズに手続きを進められます。

クラウド型であればインターネット環境があればどこからでもアクセスでき、パソコンだけでなくスマートフォンやタブレットも使えます。申請状況の確認や承認操作も画面上で完了し、書類の持ち回りや押印のために出社する必要がなくなります。チームメンバーが離れた場所で働いても進捗が共有されるため、コミュニケーション不足による遅延も起きにくくなります。

ペーパーレス化を実現できる

ワークフローシステムを活用すると、稟議書・申請書・領収書などの書類を電子化し、紙を使わずに一連の業務を進められます。印刷・ファイリング・廃棄にかかる作業やコストが減り、保管スペースも必要なくなります。

電子データは検索機能ですぐに探し出せるため、書類の山から必要なものを探すといった作業は不要です。紛失のリスクも小さく、管理の手間も軽くなります。電子化されたプロセスは内部統制の観点とも相性がよく、監査時には該当データをスムーズに提示できます。

企業のデジタル化を進めたい場合の基盤としても活用しやすく、業務のスリム化と情報管理の向上につながります。

データ活用を促進できる

ワークフローシステムには、申請件数・承認時間・部門別の処理傾向などを可視化する機能が搭載される場合が多く、業務データを分析しやすい環境が整います。どのフローで処理が滞りやすいか、どの部署の申請が多いかを把握できれば、改善策を検討しやすくなります。

また、外部システムと連携すれば、経理や勤怠などの情報と合わせた分析も可能になります。データにもとづいて業務を見直すことで、担当者の負担軽減や処理品質の向上を段階的に実現できます。改善した効果も数値で確認できるため、継続的な業務最適化にもつながります。企業の意思決定の質を高める上でも、情報が蓄積されるワークフローシステムは役立ちます。

ワークフローシステムの主な機能

ワークフローシステムには、申請作成から承認、通知、データ管理までを一元化する機能が備わっています。企業ごとのルールに合わせたフロー設定や外部システムとの連携も可能で、業務全体の効率化と統制の強化に役立ちます。

入力フォーム作成機能

入力フォーム作成機能は、申請書類をシステム上で自由に設計できる機能です。経費精算、稟議書、備品購入といった定型業務に必要な項目を追加したり、必須項目を設定したりすることで、入力漏れや書類の差し戻しを防ぎやすくなります。紙の書類をそのままデジタル化するだけでなく、選択式や自動計算などの入力補助も活用でき、担当者は短い操作で正確な申請を作成できます。

さらに、業務の変更に合わせてフォームを随時修正できるので、運用とのズレが生じにくい点も強みです。承認者にとっても読みやすいレイアウトで表示されるため、内容確認の時間が短縮されます。部門ごとに異なる書類を共通の仕組みで管理でき、組織全体の書類ルールの標準化にもつながります。

承認フローの設定機能

承認フローの設定機能は、申請がどの順番で誰に回るのかを定義する機能です。申請内容や金額に応じて承認者を自動で切り替えられるため、人の判断に頼らず適切なフローを維持できます。部署や役職階層などの企業ルールを反映させることで、紙運用で起こりやすい承認漏れや宛先間違いのリスクを抑えられます。

また、条件分岐を設定すれば、「一定金額以上は上長承認を追加」「特定の部署だけ別ルートを通す」といった柔軟な設計も可能です。代理承認や差し戻しの動作も仕組みとして組み込めるため、業務の流れを止めずに運用できます。

申請・承認機能

申請・承認機能は、ワークフローシステムの中心となる機能で、申請内容の入力から承認までを1つの画面で完結させる仕組みです。担当者は必要項目を入力するだけで申請を提出でき、承認者は届いた申請を画面上で確認して判断できます。紙書類の回覧や押印のための移動が不要になり、作業のスピードが大きく向上します。

承認者が内容を確認しやすいよう、添付資料のプレビューや過去の関連申請の参照といった補助機能が用意されていることも多いです。差し戻しやコメントの記録も残るため、申請内容の修正やコミュニケーションもスムーズに行えます。業務の流れが滞りにくくなり、申請処理のスピードと精度を両立できる点が大きなメリットです。

通知機能

通知機能は、申請の到達や承認依頼、差し戻し、完了報告などの状況をリアルタイムで知らせる機能です。メール・アプリ通知・ブラウザ通知など、利用環境に合わせて複数の方法で受け取れるため、重要な処理を見落としにくくなります。紙やメールベースの運用では、申請が届いたことに気付かず処理が遅れるケースがありますが、通知機能を使えばタイミングを逃さず対応できます。

通知の条件を細かく設定すれば、「自分が承認者のときだけ通知」「差し戻しがあったときだけ通知」といった運用も可能です。承認期限が迫った際のリマインドも設定できるため、業務の遅延も防げます。

外部システム連携機能

外部システム連携機能は、ワークフローで処理したデータを経理システム、勤怠管理、会計ソフトなどに自動で連携できる機能です。二重入力を避けられるため、担当者の作業負担が軽減され、入力ミスも起きにくくなります。

たとえば、経費精算の承認が完了したタイミングで会計システムへ自動反映したり、勤怠の申請内容を人事システムに連携したりと、部門をまたぐ業務を途切れず処理できます。CSV出力やAPI連携など、企業の運用環境に合わせた接続方法を選べるケースが多く、既存システムとの親和性も高めやすい点がメリットです。

データが一元化されることで業務状況を正確に把握しやすくなり、社内全体の効率化と情報管理の向上につながります。

ワークフローシステムの選び方

ワークフローシステムを選ぶ際は、導入形態、連携性、サポート体制などを総合的に確認しましょう。企業ごとの業務フローや管理ルールに合うかどうかで、運用のしやすさや効果が大きく変わります。ここでは、ワークフローシステムを選ぶときに確認したいポイントを解説します。

オンプレミス型かクラウド型か

ワークフローシステムには、オンプレミス型とクラウド型の2種類があり、どちらを選ぶかは企業の運用方針によって変わります。

オンプレミス型は自社サーバーにシステムを構築する方法で、情報管理を自社内で完結させたい企業に適しています。セキュリティ要件を細かく設定できる一方、初期費用や保守コストが高くなりやすい点は考慮が必要です。

一方、クラウド型はインターネット環境があればどこからでも利用でき、サーバー管理やアップデートをサービス側が担うため、導入負担が少ない特徴があります。テレワークや複数拠点で業務を行う場合にも導入しやすく、運用開始までの期間も短縮できます。

費用面・セキュリティ要件・社内体制を比較し、利用目的に最も合う形態を選びましょう。

他システムと連携しやすいか

ワークフローシステムを選ぶ際は、既存の業務システムとスムーズに連携できるかどうかを確認することが欠かせません。ワークフローは単独で使う場面が少なく、経理システム、勤怠管理、人事システム、会計ソフトなどと連携させることで業務効率が大幅に高まります。CSV出力やAPI連携、クラウドサービス同士の自動連携など、対応できる方法が多いほど柔軟に運用できます。

連携性が高い仕組みであれば、二重入力の削減や入力ミス防止につながり、担当者の負担が軽減されます。また、データが一元化されることで業務の進捗管理やレポート作成がしやすくなり、部門間での情報共有の質も向上します。自社が現在利用しているシステムだけでなく、将来導入予定のサービスとの相性も含め、拡張性まで見据えた選定が求められます。

相談できる体制があるか

導入後の運用を安定させるためには、システム提供会社のサポート体制も重要な判断材料です。問い合わせ窓口の対応速度や、設定変更・トラブル解消に関する支援の範囲などを事前に確認しておくことで、実際の運用で困ったときに適切なサポートを受けられます。特に、初めてワークフローを導入する企業では、フロー設計やフォーム作成を相談できる体制があるとスムーズに運用を開始しやすくなります。

また、マニュアルやオンラインヘルプの充実度、担当者向けの研修や操作説明会の有無なども確認ポイントです。導入後に業務フローが変わった場合、設定変更を自社で行えるか、もしくはサポート側に依頼できるかによって運用負荷が大きく変わります。長期的に利用する前提で、安心して問い合わせできるパートナーを選ぶことが、安定したシステム運用につながります。